機關事業單位檔案管理信息化建設路徑分析

林峰屹

摘 要：機關事業單位檔案管理工作的難度一直比較大，加快信息化建設有助于提高其管理效率。機關事業單位檔案管理信息化建設路徑應當不斷創新、發展，提高檔案管理的規范性，以順應時代發展的要求。目前，機關事業單位檔案管理對信息化建設的重視程度不足，信息化建設速度較慢，信息化建設方法落后。本文針對這些問題進行了深入分析，提出了提高機關事業單位檔案管理信息化建設意識、構建完善的機關事業單位檔案管理激勵機制、應用先進的檔案管理信息化技術、加大檔案管理信息化建設投入以及優化檔案管理制度等檔案管理信息化建設路徑，希望可以為相關研究人員提供參考。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；信息化建設路徑

隨著信息技術水平越來越高，其應用范圍也越來越廣。機關事業單位檔案管理信息化建設要從具體的情況出發，充分體現機關事業單位的性質和特點，把握檔案管理的需求與目標。近年來，機關事業單位對檔案管理工作的重視程度不足，在信息化建設方面的投入比較少，整體上存在各種各樣的問題。機關事業單位檔案管理信息化建設屬于時代發展的必然結果，對于機關事業單位改變現狀具有積極作用。目前，機關事業單位檔案管理信息化建設存在一定的難度，為此，在實踐中積累經驗、總結教訓非常重要。

一、機關事業單位檔案管理信息化建設的意義

1．順應時代發展的要求

時代發展速度越來越快，機關事業單位檔案管理面臨的機遇與挑戰越來越多。開展機關事業單位檔案管理信息化建設工作，有助于順應時代發展的要求，抓住發展機會，提高機關事業單位的整體實力。信息時代背景下，信息技術的發展速度非常快，信息技術水平也越來越高，信息技術在很多行業應用之后產生了顯著的效果。機關事業單位產生的數據和信息越來越多，檔案管理內容龐大，涉及方方面面的問題，要想確保檔案的意義發揮到最大，需要解決機關事業單位面臨的管理難題。信息化建設能夠在一定程度上解決機關事業單位檔案管理工作滯后、工作效率不高等問題。通過信息化建設可以建設檔案信息管理平臺，并結合檔案管理的實際情況不斷優化平臺，構建扎實穩固的檔案管理體系。信息化建設對機關事業單位產生的影響非常大，信息技術的應用可以節省人力，甚至取代人工，對控制檔案管理失誤率具有積極作用。

2．提高檔案管理的規范性

機關事業單位檔案管理信息化建設可以提高檔案管理的規范性，有效保障檔案管理工作的質量。機關事業單位檔案管理工作相對滯后，無論是技術水平還是人才素養都比較低，無法適應管理工作的需求。檔案管理工作的順利、高效開展，對管理模式的要求比較高。信息化建設可以讓檔案管理中存在的不足與問題得到解決與優化，構建規范化的檔案管理系統。目前，機關事業單位的檔案管理工作仍然以人力為主，由于信息化建設水平不足，檔案管理的規范性與預期之間存在較大的差距。通過信息化建設可以降低檔案管理的難度，節省檔案管理的時間，合理安排檔案管理人員，逐漸構建系統化、科學化的檔案管理體系，檔案管理的規范性就會明顯得到提升。

二、機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1．對信息化建設的重視程度不足

從機關事業單位檔案管理的實際情況來看，很多單位對信息化的認識不足，缺乏專業的知識與素養，尚未形成信息化建設的意識，導致檔案管理工作長期停滯不前，檔案管理的意義和價值沒有發揮出來。機關事業單位的領導人員對檔案管理工作的重視程度不足，沒有制定信息化建設的方案。檔案管理人員在這樣的氛圍下很難產生信息化管理意識，對于信息化管理技術的學習熱情不高，綜合素養長期無法得到提升，自然無法適應新時代的檔案管理需求，對于機關事業單位的發展無法起到推動作用。機關事業單位檔案管理信息化建設措施比較落后，沒有制定創新、調整的方案，在調取檔案的時候效率比較低，檔案的保存質量較差，出現錯誤的概率比較高，不僅破壞了機關事業單位的形象，還導致公民的權益受到侵害。近年來，機關事業單位面臨的競爭壓力不斷增加，如果信息化建設的速度跟不上，檔案管理作為機關事業單位的重要工作內容，其整體質量無法得到保障，機關事業單位將會面臨巨大的發展困境。

2．信息化建設速度較慢

機關事業單位對信息技術的引進和應用不夠重視，導致檔案管理的信息化建設速度比較慢，限制了機關事業單位的發展與進步。目前，信息技術仍然處于持續完善、創新的過程中，信息技術成果在很多領域都發揮著重要的作用。檔案管理工作中應用信息技術需要具備一定的條件，而信息化建設就屬于構建條件的重要一步。機關事業單位對自身的定位存在問題，缺乏為人民服務的意識與覺悟，對于信息化建設工作的重視程度不足，以至于信息化建設工作無法推進。很多機關事業單位在設置檔案管理部門時缺乏依據，甚至有的單位未設置獨立的檔案管理部門。在這樣的模式下，檔案管理信息化建設工作會遇到很多的阻礙。此外，機關事業單位對于檔案管理的激勵機制認識不準確，以至于檔案管理人員的信息化建設積極性不高。機關事業單位相較其他類型的企業檔案管理信息化建設意識不強，以至于很多信息化建設資源、條件沒有得到充分的應用，檔案管理信息化建設的速度無法提升，對于檔案管理乃至機關事業單位發展都存在消極影響。機關事業單位的決策層、領導層缺乏學習信息化技術、信息化經驗的意識。

3．信息化建設方法落后

機關事業單位檔案管理信息化建設方法落后，建設效果長期比較差。機關事業單位沒有順應時代的要求，設置的發展目標缺乏合理性，對檔案管理工作的定位不準確，采用的信息化建設方法十分落后。很多機關事業單位現在還在沿用傳統落后的信息化建設方法，長時間看不到效果也不采取創新發展措施。機關事業單位檔案管理信息化建設對人力、物力以及財力的要求比較高，當這些條件沒有得到充分滿足之后，信息化建設方法的采用就會受到限制。檔案管理人員工作過程中采用的方法將直接影響工作效率與工作質量，信息化建設的方法落后則意味著檔案管理目標無法實現。盡管機關事業單位對信息化建設工作采取了一定的措施，但由于受傳統思維的限制，信息化建設方法的創新力度不足，檔案功能無法充分發揮作用。

三、機關事業單位檔案管理信息化建設路徑

1．增強檔案管理信息化建設意識

機關事業單位應當從檔案管理的功能與作用出發，考慮到機關事業單位的發展，增強信息化建設意識，為檔案管理工作創造有利的條件。穩定有序地推進檔案管理信息化建設工作，培養機關事業單位檔案管理人員的信息化建設意識。機關事業單位可以從檔案管理人員的綜合素養考核做起，促使其積極學習信息化建設知識，培養檔案管理人員的信息化管理能力。在單位開展信息化建設宣傳工作，通過培訓、講座等方式組織檔案管理人員學習信息技術知識，把握檔案管理信息化建設的目標與方向。給檔案管理人員提供充分、有效的信息化建設資料，為檔案管理工作構建共享平臺，充分應用信息技術，增強檔案管理人員對信息技術的認識。利用單位內部的管理平臺推送信息化建設相關知識與信息，組織開展專題會，結合機關事業單位的實際情況，設計信息化建設專題活動，組織檔案管理人員開展信息化建設問題探討活動，讓信息技術滲透檔案管理工作中。機關事業單位也要為檔案管理人員提供有效的學習平臺、自我提升平臺，讓單位內部的信息化建設氛圍越來越濃厚。

2．構建完善的機關事業單位檔案管理激勵機制

只有完善機關事業單位的檔案管理激勵機制，才可以為信息化建設提供支撐。創新激勵機制需要從機關事業單位的實際情況出發，抓住機關事業單位檔案管理工作的重點、難點以及檔案管理人員的現狀，以此為基礎制定激勵機制，可以盡快扭轉信息化建設的局面。檔案管理人員在激勵機制的作用下能夠調整心態，積極學習信息技術，為信息化建設工作貢獻力量。激勵機制中應當明確信息化建設的方向與目標，促使檔案管理人員更好地完成工作。激勵機制的創新方向要合理、明確，以便于為信息化建設服務。檔案管理人員在信息化建設方面的態度、表現等都要納入考核中，使激勵機制可以順利發揮作用。檔案管理人員的信息化建設工作得到了準確、客觀地評估之后，獲得相應的獎勵，能夠讓檔案管理人員看到自身工作的重要性，從而更主動地投入信息化建設工作中，為檔案管理工作創造更好的條件。激勵機制在應用過程中要接受檔案管理人員的監督，及時處理檔案管理人員的反饋意見，以便于推動信息化建設工作。積極研究與應用信息化的機關事業單位檔案管理激勵模式，滲透信息化建設理念的重要性，吸引更多優質的信息化建設人才，最大限度地充實機關事業單位檔案管理信息化建設人才體系。

3．應用先進的檔案管理信息化技術

機關事業單位檔案管理信息化建設對信息技術的依賴非常高，為此，在實踐中要積極引進并應用先進的信息技術。在實踐中將信息技術與檔案管理工作充分結合，促使機關事業單位順應時代發展的步伐，以獲得更好的發展機會，在激烈的競爭中保持良好的狀態。信息技術越來越多，不同的信息技術對檔案管理的作用不同，引進的時候需要選擇與檔案管理相關的，以便于加快信息化建設的速度。結合機關事業單位的檔案管理需求篩選信息技術，并進行試驗，確定能夠產生積極效果之后，方可以進入正式的使用過程，確保信息化建設效果達到預期。大數據技術作為重要的信息技術之一，其與檔案管理的融合具有顯著效果，積極引進大數據技術、培養大數據技術人才屬于機關事業單位當前信息化建設的重要任務。引進大數據技術節省檔案管理的時間、人力以及物力等成本，提高檔案管理的水平，提高檔案的調取與利用效率。物聯網技術、人工智能技術近年來發展迅速，產生了很多可以應用到機關事業單位檔案管理中的成果，積極地消化、應用非常必要。在此基礎之上，機關事業單位檔案管理部門的功能作用可以進一步發揮，促使用戶體驗感得到增強。

4．加大檔案管理信息化建設投入

信息化建設需要充分的條件，機關事業單位需要認識到這一點并采取積極的措施。檔案管理信息化建設的人力、物力以及財力資源都要達到一定的標準，才可以保障信息化建設的效果，為檔案管理工作創造有利的條件。為此，機關事業單位應當從現有的資源與條件出發，為檔案管理信息化建設工作提供支撐。如果，人力、物力以及財力不足，則需要及時完善，如制定合理、完善的人才招聘制度，明確要求檔案管理人員的信息技術水平，以確保進入檔案管理崗位的人員可以參與信息化建設工作。針對現有的檔案管理人員采取培訓、考核措施，淘汰信息技術水平低的人員，打造一支專業性強的檔案管理隊伍。檔案管理信息化建設需要的物力條件要從多方面著手加以完善，促使各個部門相互協作，發揮機關事業單位內部資源的作用與價值。機關事業單位也要與國家相關部門反映，獲得物力、財力支持。針對人力、物力以及財力資源制定科學調配方案，確保這些資源得到優化配置，能夠有序推進檔案管理信息化建設工作。機關事業單位應當明確檔案管理信息化建設在機關事業單位發展中占據的重要地位，以此為依據分配資源，提高資源的利用率。國家、政府也應當積極地開展機關事業單位檔案管理信息化建設水平調查研究活動，促使機關事業單位認清檔案管理中存在的問題，通過政策或法規為機關事業單位檔案管理信息化建設提供支持。

5．優化檔案管理制度

檔案管理制度的優化可以為信息化建設工作提供助力。機關事業單位要重視檔案管理制度，及時發現檔案管理制度存在的不足與問題，根據時代發展的特點以及信息技術的發展水平，制定完善的檔案管理制度。檔案管理制度的優化需要從檔案管理崗位、檔案管理流程以及檔案管理獎懲制度等多方面做起。當檔案管理制度得到充分優化之后，信息化建設的速度會加快，并有助于定期優化信息化建設方法，創新信息化建設理念。重新設置崗位意味著要積極吸收科學、合理的檔案管理經驗與研究成果，積累經驗、總結教訓，建構具體的檔案管理模式。檔案管理部門與其他部門之間存在職責交叉的情況，容易出現各種不良后果。為了解決此類問題，結合機關事業單位的發展目標，設置檔案管理崗位，明確各檔案管理人員的職責范圍，增強檔案管理人員的責任意識。檔案管理的流程優化可以借助信息技術完成，這屬于信息化建設的重要組成部分。機關事業單位要從基層著手，獲取檔案管理人員以及其他員工對檔案管理工作的態度與認識，以便于客觀地判斷檔案管理的質量。為員工提供反饋的渠道，讓員工參與到信息化建設工作中來，增強管理的實效，檔案管理的流程可以更加精簡有效。與檔案管理人員相匹配的獎懲措施很重要，機關事業單位要向優秀單位學習，制定科學的獎懲制度，吸收檔案管理人員的意見，保障員工的知情權、參與權以及決策權。通過這樣的方法凝聚企業員工的向心力，能夠讓檔案管理信息化建設工作持續推進，激發檔案管理人員的工作積極性。

四、結束語

綜上所述，需要不斷提升機關事業單位檔案管理信息化建設意識，如此才可以促使機關事業單位全面分析檔案管理存在的問題，發現信息化建設的必要性，制訂信息化建設的目標與方案。機關事業單位檔案管理信息化建設路徑的探索也要符合時代發展的背景，不斷優化機關事業單位的制度與體系，培養檔案管理信息化建設人才和信息技術應用人才，抓住機關事業單位檔案管理信息化建設的重點、難點。通過信息化建設工作，可以更快速地提高機關事業單位檔案管理的規范性和工作效率，促使機關事業單位的功能作用完全發揮出來。

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（作者單位：乳山市老年大學）