新時代事業單位檔案信息化的困境和路徑選擇

摘 要：事業單位的信息化建設已進入了新階段，面對新技術新介質的出現，事業單位信息化建設需要突破技術瓶頸，推進互聯互通，實現信息化建設的轉型。面對思想認識、體制機制、信息安全等方面的不足，在路徑選擇上要著重在文檔一體化、數據庫建設、管理模式和數字化檔案館建設上進行優化，以信息化轉型提升檔案服務的效能。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；路徑選擇

事業單位的信息化建設已取得了階段性成效，伴隨大數據技術的迅猛發展，信息化建設進入了轉型階段，既有機遇又有挑戰，需要順勢而為，以新技術的運用提升信息化效能，實現高質量提升。

1 機關事業單位檔案信息化建設的現狀

近年來，機關事業單位對信息化建設高度重視，已經形成一定的新經驗新做法，信息化建設已取得階段性的成效。

1.1 檔案信息化建設的體制架構已經形成

目前，國家對檔案信息化建設高度重視，已經將檔案信息化建設納入了數字中國建設內容。機關事業單位也緊跟國家部署安排，把信息化建設納入檔案工作的全流程，制定信息化建設遠景目標，并投入資金配備專業設備和軟件，開展系統的信息化專業培訓，搭建檔案管理信息化管理系統。在領導層面高度重視，把檔案信息化工作納入單位的經費預算，并與中心工作同部署、同安排、同檢查。在系統層面，始終把檔案信息化作為信息化建設的重點項目給予扶持，檔案信息化理念得到普遍加強。

1.2 檔案信息化基礎設施建設初具規模

近幾年來，在國家對機關事業單位辦公用房嚴格規定的前提下，大部分單位以對檔案工作高度負責的態度，專門建設了檔案管理用房。庫房建設嚴格按照九防要求，檔案庫房建設方案是利用大數據、人工智能、物聯網等技術，對檔案的存儲、查詢、利用、歸還等全流程管理，實現檔案資源的安全化、數字化、智能化、規范化管理，檔案信息化管理駛上了快車道。

1.3 檔案管理應用系統建設初呈網絡化

按照國家分類有關規定，嚴格執行分類標準，目前，機關單位的檔案類別主要有：文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。大部分文書檔案歸檔軟件使用自動化辦公系統，采用BMS構架，實行文書檔案網絡化目錄級管理；內部檔案歸檔有的采用自行開發的專門業務軟件，有效地提高了歸檔效率。這些軟件系統均可與密集架管理軟件實現無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架[1]。聲像檔案的管理也進入數據化時代，有的檔案室建立防磁庫房，對磁帶等進行了數據化加工，更好地留存了影響資料。這些應用軟件的開發利用，重塑事業單位檔案管理的模式，為檔案管理從信息化向智能化轉型打下堅實的應用基礎。

1.4 檔案信息化配套機制初步完善

制度建設邁出堅實步伐，大部分單位制定了較為完善的規章制度，檔案管理的信息化整理加工規范、信息使用管理規定等，為信息化建設的持續快速健康發展提供制度保證。信息化檔案意識深入人心，檔案管理的信息化模式已經成為人們的自覺行為，從檔案的產生到歸檔，實現全流程的信息化管理，改變過去僅有檔案室統一信息化的管理模式，避免檔案的丟失，保證齊全完整。檔案信息化的質量大幅度提升，環節更加緊密，責任更加清晰，效率得到有效提升。

1.5 相互依托的銜接機制基本構建

機關檔案室和信息技術部門在開展工作的過程中，是相互依托、互相彌補的關系。機關檔案室在檔案基礎業務、人員技能方面具有優勢，是機關檔案信息化建設的中樞系統，管理著整個機關的檔案收集、存儲和開發利用，是技術部門開展信息化建設的基本方向。從信息化的角度來講，技術部門在軟件研發管理、系統維護、人員培訓方面具有得天獨厚的優勢。兩個部門的有效配合，能夠高效地推動機關信息化水平的提升。近年來有的單位通過兩者的通力合作，基本實現所有檔案資源的全文數字檢索，積累了電子檔案生成、管理、歸檔、利用的事業單位實踐管理經驗，為其他單位提供可供參考的管理樣本，也探索了新時代事業單位信息化建設的基本路徑。

2 當前開展檔案信息化建設的困境

2.1 從軟硬件上來看，軟件開發浪費現象還比較嚴重

目前來看，軟件研發和應用存在的不一致的現象，有的單位購買或者自主研發的系統與其他系統不兼容或者共享利用困難，造成了資源浪費。主要表現在：一是單位上級頂層設計的軟件系統部門不符合全系統的實際，難以在下級有效推廣，這些軟件主要解決的是信息共享問題，但難以實現內部文件的安全流轉，主要依靠行政命令的方式加以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要，有的自主研發、有的采取外包形式，但是由于缺乏標準，有的與上級系統無法銜接，造成了多個軟件系統并存的現象。二是多個檔案管理系統并存，進行多重數據的錄入，但是系統之間難以形成有效連接和共享，無法進行高質量的數據互聯互通，既浪費了人力物力，也造成了工作效率的低下。這其中主要是兩方面原因造成的：一是系統內缺乏明確的建設標準和實施方案，軟件應用工作混亂無規則[2]。二是缺乏整體的設計和組織，軟件開發應用存在嚴重的浪費。就機關事業單位而言，牽頭主管部門要切實負責，圍繞國家的建設目標和規劃任務謀劃信息化建設，建立系統內的指標標準，搭建可供應用的數據系統。

2.2 從組織上來看，事業單位對檔案信息化重視程度不均衡

主要是對信息化帶來的效率提升和安全保障認識不充分，主要表現在：一是有的業務科室對檔案信息化的認識還有待提升。沒有認識到信息化建設對業務工作的推動作用。在系統軟件的使用上，有的同志還不積極不主動，認為網絡化辦公是一種負擔和累贅。二是技術支持還不夠。有的單位軟件研發隊伍不健全，人員構成不穩定，保障機制不夠完善。三是檔案室因條件限制，難以給予充分技術指導，造成了有些問題難以及時解決。四是多面手人才嚴重不足。目前，既具備檔案信息化技術，又善于鉆研檔案業務的人才較少，影響了工作效率。

2.3 從技能上看，檔案信息安全受到沖擊

檔案安全是檔案工作的底線和紅線。信息技術的飛速發展，既為檔案安全提供了安全外衣，但也面臨著新技術的沖擊。近年來，事業單位按照《文書類電子檔案檢測一般要求》《檔案信息系統安全保護基本要求》等工作標準，在電子檔案的檢測和管理等方面積累了豐富的經驗和做法。重要檔案資料實行異地備份、異質管理、多套備份等形式。但是，近十年來，伴隨大數據、互聯網+、人工智能等技術全面滲透到機關事業單位信息化的全流程，智慧化管理成為檔案信息化的現實指向，但是這些技術相較傳統的網絡通信數據庫等比較成熟的技術，其安全性和穩定性顯然還不夠。這也正是近年來頻頻曝出大數據侵犯個人資料和隱私等問題的原因。檔案的原始性、真實性決定其出現安全問題是不可挽回的損失。檔案信息安全與數據隱私保護的威脅與日俱增，信息安全風險產生一系列的連鎖反應。從檔案的管理、利用、數字檔案室的運營各環節都需要進行重塑或安全防護。物聯網技術在事業單位機關檔案管理中廣泛應用于檔案實體、建筑硬軟件中，但是也面臨著“信息安全”有關的挑戰。主要是檔案具有保密的屬性，有些檔案資源的利用有限度和要求，超出一定的范圍和層次，可能會給部分群體和社會公眾帶來危害。因此，檔案的保密性要求某些檔案信息不能隨意上網公開，需要分級利用、有序開放。

3 新時代事業單位檔案信息化路徑選擇

檔案信息化應用系統的使用最終將落實到綜合檔案管理機構，而對于檔案室而言，只有不斷完善信息基礎設施，推廣、普及、深化信息系統的使用。推進檔案事業的信息化高質量發展，需要建立面向管理和服務的綜合管理模式，走出一條符合事業單位發展實際、便于開發利用的特色信息化道路。檔案信息化方案通過嵌入新技術新模式對檔案資源進行重塑性的管理變革，實現檔案收集、分類、整理、利用的管理模式，推動檔案信息化事業的提質增效。

3.1 以文檔一體化促數據整合

硬軟件條件是信息化建設的基礎工程，沒有質的提升，信息化建設就處于低水平徘徊的處境。檔案信息基礎設施主要包括：交換機、路由器、高性能服務器、大容量存儲和備份設備，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等[3]。經過二十多年機關信息化建設的推進，大多數單位建設內部局域網，有的系統還建立自上而下的廣域網。但是，應該看到，檔案信息化建設還不均衡，地區和行業差距較大，有的單位還停留在傳統的管理模式上。信息化的建設需要一定的投入，但是對機關辦公效率的提升、數據的安全產生了質的變革，目前，應該從三個方面著手：一是檔案資料的局域網與辦公自動化同步建設。要把檔案信息化納入單位工作的總格局中，保持協調、同步發展。各單位在建設辦公自動化系統的同時必須考慮文檔一體化管理的要求。二是建設好檔案網站。目前很多檔案部門都建設了自己的檔案網站，為檔案網上利用提供方便。下一步需要加強網站欄目優化，更好提供精準服務。三是要有長遠打算，要積極關注大數據、物聯網等技術的發展，把建設數字檔案館作為未來的工作目標。

3.2 以專題數據庫建設促公共服務

推廣、普及、深化檔案管理信息系統的應用，為信息化造“車”。除了應具備完善的軟硬件基礎設施的規范化管理和精細化使用外，還需要有先進、實用、可靠的檔案管理軟件系統和數據庫存儲系統，包括辦公自動化系統和檔案管理信息系統。以滿足檔案管理綜合業務和局部業務需求的各種類型的檔案管理系統是管理永久檔案信息的軟件載體。而辦公自動化系統具有工具性，它主要是滿足機關人員的業務處理的共性需求，是實現檔案管理和業務信息交換、提供決策服務的數據紐帶，將整個工作群體與工作內容進行有效鏈接。它與檔案管理信息系統滿足業務部門、業務人員辦理業務的需求不同，與檔案管理信息系統既相對獨立又緊密聯系，既分工負責又互為補充，是檔案形成階段的系統載體。歸檔過程就是將辦公自動化系統中管理的數據遷移到檔案管理系統中，因此，在信息系統建設和使用過程中應將這兩大類系統區分開來。

“管理、決策和實施”是機關事業單位各項工作的開展流程，所有的工作流程和人員都是圍繞這個展開的，各類的會議紀要、工作部署、通知文件都是決策和實施工作的依據和準繩。這就決定了這個環節需要大量實際檔案數據的支持。因此，辦公自動化系統的使用不能停留在利用網絡收發電子文件的傳統層次上，檔案管理信息系統的使用也不能停留在僅僅是記載和查詢檔案目錄信息。它們的使用功能不僅僅包括公文的流轉、檔案的收管存用、信息的發布、郵件的接收等基本的功能，還應該突出信息傳輸快捷、知識賦能、流程化管控、信息共享、協同辦公等高級設置。要同步現代信息技術的應用成果和數據庫建設，將檔案信息系統的發展上升到大數據和智能化水平。

3.3 從信息管理向數據管理轉變

推進檔案管理現代化，為信息化提供制度化的便捷措施。通常比喻網絡為“路”，數據庫為“車”，信息為“貨”，“路”因“車”的存在而具有實際價值，“車”因“貨”的存在而具有實際意義，“貨”因“路”和“車”的存在而能夠發揮其作用，“路”“車”“貨”的安全有序必須建立健全和嚴格執行“交通法規”——規章制度。信息基礎設施是為信息化得到廣泛推廣而設置的，因此得到普遍的重視。信息化應用是指行業、單位內檔案管理由軟件管理系統來實現。

廣義的檔案管理應包含收集、鑒定、整理、組卷、利用等。檔案信息化的最終目標是利用現代科技技術加強檔案資源的快捷收集和安全保護，重新進行流程再造，更新傳統檔案管理的模式和方式，實現數據管理，從而提升檔案管理水平，提高檔案信息的價值和作用。規范、健全的信息化管理制度的制定與執行是檔案信息化發展的催化劑，是實現檔案現代化管理的必要手段。多年的經驗告訴我們，依法管檔的高素質檔案工作者才是信息化、現代化管理的掌舵手。

3.4 以數字檔案館建設促數據共享

信息化建設成功的經驗告訴我們，信息若無法共享使用，不能進行縱向、橫向的業務交流，數據無法便捷提取的信息化是不適應現代辦公要求的。這種模式打造的只能是單獨的信息樹，而不是整個數據森林，獨立的信息孤島為業務發展和數據整合制造障礙。實現信息管理和業務融合共享，為檔案信息化提供可持續發展的環境是檔案信息化建設的最終目的。一般來講，綜合集成系統將軟硬件資源進行排列組合，打造成一體化的檔案管理信息體系，形成相互貫通、信息共享、安全有效的有機整體。這個整體需要機關內部各相關主體的密切配合，也需要上級的服務要求和決策趨向有精準把握。在頂層應用的需求牽引下，在業務流程的總體框架內，綜合集成軟硬件、網絡資源，為管理提供手段，為決策提供支持，更為整個行業或機構科學、高效運轉，創造最大價值和效能提供信息化平臺[4]。

參考文獻

[1]龔瑛，李才庭，王濱.開展檔案信息化建設的做法和體會[J].法制與社會，2011（07）：15.

[2]姜麗偉.開展檔案信息化建設的做法和體會[J].辦公室業務，2012（07）：05.

[3]王梅春.企業檔案管理的網絡信息化及其開發和利用[J].現代經濟信息，2021（12）：08.

[4]郜翀，朱曼麗.在醫院檔案管理中整合檔案資源的探索[J].蘭臺世界，2022（09）：16.

作者簡介：宿錚（1989— ），碩士研究生學歷，昌平實驗室工程師，研究方向：檔案數字化和檔案利用。