成果文件導向下的醫(yī)院建設項目檔案管理研究

摘 要：隨著醫(yī)療機構基礎設施建設的持續(xù)增加，產生了大量的建設項目檔案。做好醫(yī)院建設項目檔案管理對提升醫(yī)院建設項目整體質量、便于后期運營維護和管理等，發(fā)揮著重要作用。本文首先分析了醫(yī)院建設項目檔案管理的重要意義、面臨的現(xiàn)實問題，并以成果文件導向為視角，提出了做好醫(yī)院建設項目檔案管理的路徑，以及需要注意的問題，以期提升醫(yī)院建設項目檔案管理的規(guī)范化、科學化水平。

關鍵詞：建設項目；檔案管理；醫(yī)院

引言

醫(yī)院建設項目檔案記錄了醫(yī)院項目建設的全過程，是在醫(yī)院項目建設過程中形成的文字、圖表、影像、實物等形式的文件材料。醫(yī)院建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范，是體現(xiàn)醫(yī)院建設項目質量的重要指標。隨著醫(yī)療機構基礎設施建設的持續(xù)增加，產生了大量的建設項目檔案。《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）等管理規(guī)范，對建設項目的文件形成、竣工圖編制，建設項目檔案整理、鑒定、保管、利用的時間、責任主體、要求等均做出明確規(guī)定[1]。這些具體規(guī)定，為醫(yī)院建設項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）管理提供根本遵循。成果文件導向下的醫(yī)院建設項目檔案管理，對項目檔案管理提出更高要求，項目檔案不僅具有憑證、參考功能，也是以成果文件導向促進項目檔案管理改革的重要手段[2]。本文從成果文件導向視角分析醫(yī)院建設項目檔案管理的重要意義、存在問題，提出服務于成果文件導向的醫(yī)院建設項目檔案管理路徑。

1 成果文件導向下的醫(yī)院建設項目檔案管理意義

1.1 建造、管理過程再現(xiàn)

項目檔案包括項目建設前期卷、施工卷、驗收卷、綜合卷，這些檔案資料是在醫(yī)院建設項目從其立項、設計、建設及其管理過程中產生，具有保存價值的信息資料[3]。項目檔案是醫(yī)院項目建設的重要產物，是研究建設項目的重要依據，通過對項目檔案資料信息的分析、研究，真實、完整再現(xiàn)項目建造準備、施工、驗收和管理等各階段過程。

1.2 使用、維修現(xiàn)實參考

通過項目檔案查詢利用，明晰醫(yī)院建設項目的內部結構及其功能，為醫(yī)院更好發(fā)揮建筑物其使用功能和價值提供直接參考。醫(yī)院建設項目在實際運轉使用過程中，隨著使用年限的不斷增加，各種建筑物結構逐漸老化，需要做好日常的維修和護理，尤其是隱蔽工程資料的查詢，以及水電線路的初始安裝情況的檔案查詢，為后期建筑物使用維修和改造提供信息指導。

1.3 審計、評審重要依據

根據審計法的相關規(guī)定，醫(yī)院建設項目屬于政府投資，還需要接受審計部門對其預算執(zhí)行情況和竣工決算情況實施項目審計。通過調閱項目檔案資料，為政府審計審查提供依據。因此，項目檔案是否齊全、準確，會直接影響審計結果的客觀、真實。近年來，醫(yī)院等級評審周期性舉行，其中硬件醫(yī)療條件、建設項目檔案也是醫(yī)院等級認定的重要評審內容。

1.4 運營、提標信息支撐

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院建設和管理逐漸從傳統(tǒng)邁向智慧化，建設項目電子文件與電子檔案數(shù)量和規(guī)模也不斷擴大。醫(yī)院項目檔案從傳統(tǒng)的紙質文件發(fā)展到如今的圖紙電子文檔，利用建筑物信息數(shù)據化和智慧化建設運營管理平臺，在醫(yī)院控制室便能全方位掌握各種運行數(shù)據和信息。這些信息資料來源于先期項目檔案，也為后期智慧醫(yī)院的提標升級提供有力信息支撐。

2 成果文件導向下的醫(yī)院建設項目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案意識不強

建設單位對醫(yī)院建設項目檔案管理的專業(yè)性不強，施工方“重施工、輕檔案”理念的存在，監(jiān)理方介入時間晚等，是影響項目檔案管理質量的重要因素[4]。究其原因，根本在于檔案意識不強，對項目檔案重要性認識不到位。由于職責落實不到位，參建單位、施工方、監(jiān)理單位把項目檔案整理歸檔理解為項目法人的事，項目完工后將相應歸檔資料交由項目法人。而項目法人中的業(yè)務部門又認為是檔案部門負責。由于責任認識不一致，一定程度上影響項目檔案資料的及時、完整收集，以及科學規(guī)范立檔、歸檔。就建設單位醫(yī)院來看，作為項目建設的主體之一，是整個項目檔案管理的重要參與者，但負責檔案管理人員對項目檔案的管理標準和要求了解不深不透，對于項目前期施工文件、建設管理及質保期檔案的收集整理的標準和要求，后期的項目建設預算文件、變更批復文件、建設項目后評價文件等等，收集不及時、整理不規(guī)范。

2.2 收集重點不明

醫(yī)院作為建設項目檔案管理的主體，既是項目檔案管理的重要參與者，也是監(jiān)督者。在實際管理過程中，存在檔案收集重點不明確等問題[5]。醫(yī)院建設項目工程前期卷包括醫(yī)院建設項目的建議書、報批文件、審批文件，可行性研究報告書、附圖、報批文件及審批文件；施工圖設計文件；工程質量監(jiān)督書、質量監(jiān)督計劃書。招投標卷包括招標文件；開標、評標會議文件；中標通知書。合同管理卷包括施工合同及附件；監(jiān)理合同及附件；相關工程建議及相關協(xié)議等。建設項目在不同階段其文件資料收集重點和收集范圍不同，醫(yī)院檔案人員檔案管理意識薄弱，對不同階段的檔案收集范圍、收集對象、收集的標準和要求不熟悉，導致檔案資料收集不及時，直接影響了建設項目后評價工作。

2.3 整理規(guī)范不夠

醫(yī)院建設項目檔案整理應嚴格按照相應的國家標準、行業(yè)規(guī)范[6]。除了要遵守《建設項目檔案管理規(guī)范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》外，紙質建設項目檔案裝訂應符合《紙質歸檔文件裝訂規(guī)范》要求；建設項目文件整理則按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理；建設項目檔案著錄及檔號編制應執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》《檔號編制規(guī)則》相應規(guī)定。但在實際操作過程中，一些醫(yī)院建設項目檔案管理者并未嚴格按照相應的標準和規(guī)范要求進行整理，只是單純將收集到的文件資料進行匯總，并未對其進行二次整理加工。如建設項目前期研究僅有會議記錄，缺少會議紀要，后期查找會議決議較為零散。

3 成果文件導向下的醫(yī)院建設項目檔案管理路徑

醫(yī)院建設項目檔案涉及環(huán)節(jié)多、周期長、范圍廣，要嚴格按照《建設項目檔案管理規(guī)范》及醫(yī)院建設項目檔案管理的特點和規(guī)律，以建設項目管理成果為導向，對其進行系統(tǒng)分類，堅持以成果文件為導向，將醫(yī)院建設項目文件及檔案分為基礎文件（前端項目籌備階段）、中間文件（中端）和成果文件（末端）三類（見表1）。

3.1 前端：項目籌備，建章立制，健全檔案管理體系

在醫(yī)院建設項目籌劃之初，就要同步推進檔案管理工作，將檔案管理與工程項目建設“三同步”。一是成立工作專班。醫(yī)院作為法人機構，牽頭建設項目各參加單位，成立由項目法人檔案管理機構牽頭，建設單位、監(jiān)理單位等組成的建設項目檔案工作專班，加強檔案工作領導。二是制定規(guī)章制度。根據《建設項目檔案管理規(guī)范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的規(guī)定，制定醫(yī)院建設項目文件和檔案工作方法、分類大綱、歸檔范圍、整理細則等，統(tǒng)一建設項目管理規(guī)范標準[7]。三是明確責任分工。除了項目法人的牽頭抓總責任外，還要科學設定建設單位、監(jiān)理單位等各參建的職責分工，在招投標文件制定中就要明確檔案管理標準和要求，包括建設項目文件的歸檔時間、標準要求，監(jiān)理單位對建設項目檔案的“完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性”承擔審查責任。

3.2 中端：施工階段，綜合協(xié)調，確保檔案制度落實

以各個階段形成的成果文件為目標，以各個環(huán)節(jié)的中間文件為依據，選擇性地收集基礎文件，最終匯總形成完整醫(yī)院建設項目檔案。一是基礎階段的成果文件。主要為項目核準資料、項目批復文件、設計中標通知書等。根據該階段成果文件，收集基礎文件：前期調研報告、決策文件、手續(xù)申報、招投標資料、設計需求資料等。以及中間文件：項目可研報告、規(guī)劃許可證、勘察報告、施工圖、圖審報告、施工圖預算，等等。二是中間階段的成果文件。主要為施工許可證、竣工圖、項目工程完工文件等。根據該階段成果文件，收集基礎文件：施工文件、設備文件、監(jiān)理文件等，以及中間文件：施工文件、設備文件、監(jiān)理文件；項目管理總結及報告等。三是竣工驗收的成果文件。主要為各類成果文件。根據該階段成果文件，收集基礎文件：項目竣工驗收備案；產權證。以及中間文件：項目質量驗收、消防驗收、竣工規(guī)劃驗收、節(jié)能驗收、檔案驗收等。施工階段是整個建設項目檔案管理的核心環(huán)節(jié)，需要協(xié)調各參建方、各部門，要求各參建單位做好項目文件整理及歸檔交底，并組織參與檔案資料收集、整理人員進行專門的檔案業(yè)務培訓，按照《建設項目檔案管理規(guī)定》，對檔案收集、整理、歸檔等進行指導、監(jiān)督、檢查、考核。建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理要確保其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.3 末端：竣工驗收，查漏補缺，推動檔案順利驗收

醫(yī)院建設項目在竣工驗收前需要對檔案進行專項驗收，做好查缺補漏，這也是醫(yī)院建設項目竣工驗收的重要內容之一。一要做到應歸盡歸。對照建設項目檔案管理規(guī)定，以及項目建設之初確定的歸檔范圍，檢查歸檔文件資料收集、整理、歸檔及移交工作是否符合規(guī)定，確保做到建設項目檔案應歸盡歸，符合歸檔要求。二要開展自查自檢。按照預先制定的歸檔范圍及標準要求，組織各參建單位對擬移交項目文件的整理、歸檔等進行自查自檢，達到驗收標準的，再提出檔案驗收申請。三要做好檔案移交。提交檔案驗收申請，并在通過檔案專項驗收半年后，向建設項目運行管理單位等移交建設項目檔案。至此，從收集、整理、驗收通過到順利移交，以成果文件為導向的建設項目檔案管理流程正式完成。

4 需要關注的幾個問題

4.1 安全管理是底線

建設項目檔案重要性毋庸置疑，要保證收集、整理、驗收、移交等每一個環(huán)節(jié)檔案資料的安全，守住安全底線。要求每一名從事檔案資料收集和檔案整理的人員強化風險意識，注重從事后處置為前端預防，從降低損害向降低風險轉變，始終堅持預防為主，防控結合理念。認真分析、排查每一個環(huán)節(jié)、每一個階段建設項目檔案可能存在或面臨安全風險點，如檔案資料收集、整理、移交等風險點，這些風險點的安全風險主要表現(xiàn)為資料收集不完整，有缺項，移交時信息泄露，移交未按規(guī)定操作，存在檔案遺失風險[8]。為此，要提前制定安全風險處置預案，確保應對措施周全，確保建設項目檔案實體、信息安全。

4.2 保密工作是紅線

建設項目檔案中涉及諸多工程參數(shù)、施工技術，工程造價等，各參建單位要嚴格遵守《保密法》，并執(zhí)行事先制定的各項保密規(guī)定。尤其是在委托第三方將建設項目檔案進行數(shù)字化時，要委托有檔案數(shù)字化資質的正規(guī)企業(yè)，并事先簽訂保密協(xié)議，確保建設項目檔案資料合規(guī)、受控，信息安全。

4.3 開發(fā)利用是生命線

“問渠那得清如許？為有源頭活水來”。醫(yī)院建設項目檔案的價值在于其開發(fā)利用，發(fā)揮其存史、存證、憑據的價值功能。為此，建設項目檔案保管部門要利用現(xiàn)代信息技術，全面推進項目檔案信息資源建設，注重建設項目檔案信息資源的整合、編研及信息開發(fā)利用，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更可持續(xù)、更高質量發(fā)展。

結語

做好醫(yī)院建設項目檔案管理有利于提升醫(yī)院建設項目整體質量、便于后期運營維護和管理等。醫(yī)院建設項目檔案數(shù)量大、內容多、載體多樣，針對這一特點和規(guī)律，探索采取全新視角，以成果文件為導向，從前端、中端和末端全生命周期做好醫(yī)院建設項目基礎文件、中間文件和成果文件的管理，切實增強醫(yī)院建設項目檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學化水平。

參考文獻

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作者簡介：李凱（1978— ），大學學歷，山東省日照市中醫(yī)醫(yī)院館員，主要從事建設檔案現(xiàn)代化管理研究。