中學檔案管理現狀分析及改進措施

許奮

摘 要：檔案是中學教育實踐活動的真實寫照，是中學教育實踐的結晶，是教育實踐活動的重要組成部分。目前，鑒于學校對檔案管理工作重視不夠，檔案管理不規范、信息記錄載體單一、人員不夠穩定等問題，建議從思想上重視學校檔案管理工作，積極完善檔案管理各項制度，加大財政資金支持力度，穩定學校檔案管理人員隊伍等相關措施。學校要從基層檔案管理入手，真實反映學生的學業、生活狀況，完善本校的檔案管理工作，使管理層更好地掌握學生成長歷程。加強中學檔案管理工作，不僅有利于學生自身的發展，還有利于學校整體建設。本文結合中學檔案的定義，以及當前中學檔案工作的特征，重點對存在的各種問題進行了剖析，并提出相應解決措施。

關鍵詞：中學；學生檔案；檔案管理

從檔案本身的功能來看，檔案在升學、就業、轉正、工齡計算、職稱申報、職務晉升、社會保險辦理、檔案專項核查和退休等工作中起著重要的輔助作用。因此，學生檔案在各個領域的作用日益受到人們重視。中學檔案管理工作質量好壞，直接關系到學校的綜合素質和教育人才的效果，其作用是顯而易見的。因此，要不斷完善學校的檔案工作，提高學校檔案工作水平，具有十分重要的實際作用。其中，學生檔案對學生的學業歷程進行了較為客觀的記錄，是中學開展各項評價工作、促進教育事業可持續發展的重要依舊。在新的時代，中學的檔案工作也將迎來新的發展機會和挑戰。

一、中學學生檔案管理的內容和重要性分析

近幾年，中學的檔案管理工作越來越規范化，中學檔案資料可劃分為紙質和電子化兩大類。由于中學實行電子學籍管理，學生在網絡上進行志愿填報，因此，建立電子文件是中學招生工作的一個關鍵環節。可以說，中學的學生資料涵蓋了所有的校園生活，其內涵十分豐富。

1.中學學生檔案概念

我國現行的中學學生檔案缺乏一個比較明確的定義，《高等學校檔案管理辦法》只對其構成進行了簡單的解釋和闡述。根據工作實踐，中學學生檔案是一種用來記錄和反映學生個人經歷、學習和成績的重要資料，包括報考、入學、個人履歷、學習培養、組織關系、獎懲和學歷等，可以劃分為中學學生的人事檔案和中學學籍檔案。

（1）組成內容

中學畢業生個人檔案通常只記載了學生個人各種有關資料，是對其個人發展歷程的一種歷史記錄。而中學學籍檔案則是一種文件或學籍文件，用于記載和反映學生在校期間的學業成績。該系統不但涵蓋了學校自身有關資料，還涵蓋了學校管理部門在招生、培養等方面所形成的具體檔案，如招生計劃、培養計劃等。

（2）產生時間

中學畢業生個人資料可以發生在入學之前，如大學之前的中學生教育，中學的學籍記錄只能從學生的教育階段生成。

（3）流轉和利用方式

學生的人事資料通常會在離開學校后轉入下一個歸檔機構，而歸檔工作則是由原來的歸檔機構來完成。中學的學生資料，則是由學校檔案室負責保存，并在此基礎上使用。

2.中學學生檔案管理工作的特點

（1）管理工作的長期性

從構成的視角來分析，中學學生的檔案資料大多是從學生教育階段生成的，是其成長歷程的一種客觀歷史記錄；從資源使用的視角，中學學生個人信息資源是與其個人的興趣密切聯系在一起的。因此，中學學生檔案工作是一個長期的工作，它必須與學生的整個生命過程相適應。

（2）管理工作的復雜性

中學畢業生的檔案管理工作十分繁雜，資料類型多樣化，整理過程復雜，有關文件的制定和使用工作涉及多個單位和部門，協調和保證工作困難。所以，要確保責任明確和信息整合，做到“全封閉”是中學學生檔案工作的根本需求。

二、中學學生檔案管理的問題分析

1.檔案管理意識有待加強

加強檔案管理的認識，是保證檔案工作順利進行的關鍵。在中學，學生是構成個人信息的主要因素。這一時期，學生的注意力集中在學業上，他們對于檔案的認識不夠清楚，檔案觀念比較弱，沒有充分認識到在今后的發展過程中，如升學、出國、入黨和就業等方面檔案起著非常重要的作用，在填寫有關材料時往往會出現誤填、漏填等問題。由于沒有注意到文件的搜集和流向，導致文件信息的殘缺，乃至遺失，從而給以后的發展帶來不利的后果。學生是檔案填寫和材料的主要來源，而學校的檔案管理工作存在著較大的問題。因此，要強化學校管理，建立健全檔案管理機制，制定相應的管理體系，并配置專業的管理人才。但是，當地政府和相關教育部門對學校的檔案工作認識不足，對普通中學的學生檔案管理工作存在一定的制約作用，并未發揮出引導、協調和監督的作用。

2.檔案管理信息化建設有待提高

隨著時代的發展，學校檔案工作必須按照時代發展的要求，逐步實行信息化管理。從學校檔案管理的實際運行狀況來看，學生檔案信息系統還處于較低的水平。目前，許多學校還采用傳統的紙質檔案管理方式，無法適應當前學校的檔案管理工作需要。中學的學生資料年年變動，資料要不斷更新，尤其是在轉校或升學期間，資料勢必發生變動，落后的檔案資料處理方式會造成極大的工作困難，如手工輸入不但會降低檔案資料的效能，還會影響檔案資料的準確度。一些學校利用檔案信息系統進行檔案管理，但目前信息化水平還很低下，只限于學生姓名、檔案號等基礎信息的輸入和查詢，檔案信息共享和傳遞、檔案信息的安全性與保密性得不到保障。

3.檔案管理人員素質有待進一步提升

培養專業、專職和穩定的檔案工作人員，有助于學校檔案管理工作可持續和穩定地開展。目前，學校檔案管理工作人員年齡較大，是制約檔案工作的重要因素。首先，許多學校沒有設立全職檔案管理人員，多數是由人事兼任，人員工作變動頻繁，工作不穩定。其次，由于學校檔案管理工作的特殊性，檔案工作人員大都沒有接受系統的檔案理論培訓，缺少相應的專業技術支持，影響檔案業務的正常開展。因此，人才結構老化，接受檔案數字化、檔案信息系統等新知識困難，嚴重制約了學校檔案管理工作的效能。

三、中學學生檔案管理存在問題的原因

1.對學生檔案管理工作重視程度不夠

目前，在“升學率指揮棒”的指導下，學校對教學成績的重視、對檔案管理工作的忽視，客觀上是一個很大的問題。一是中學校長沒有充分了解學生檔案管理工作的重要性，認為檔案工作質量并不能直接關系到學生的學業進步，存在對檔案工作認識不夠、在政策扶持上支持不夠和在經費保障上資金不到位等問題。二是部分中學檔案工作人員工作不積極，敷衍了事，造成檔案保管、移交過程中存在丟失、破損等問題。三是部分中學老師對檔案管理存在不正確的認知，未能提供完整的檔案，造成了學生檔案材料不完整，中學檔案管理比較混亂。

2.中學學生原始檔案管理缺乏規范性

檔案的完整性和真實性是最根本的要求。然而，由于受客觀和主觀因素的制約，尤其是缺乏專業檔案管理員和良好的工作環境，導致中學學生檔案完整性不能保證。比如，在一些邊遠中學，很多中學畢業生登記表、入學體檢表、學業獎罰和入學申請表等，這些最基礎的信息都會丟失，影響他們的升學和就業。

3.中學學生檔案信息記錄的載體較為單一

檔案數據中的各類信息都要以特定的方式記載與存儲，檔案的內容和信息的真實性、完整性就會得以保證，從而更好地反映學生的整體素質。然而，在某些中學，由于相關設備設施比較落后，記錄和保存的檔案資料大多是紙質材料。作為傳統的檔案儲存方式，紙質文件雖然具備了現代化手段所沒有的優點，但其保存難度大，容易損壞和被修改。例如，曾經有同學因為不喜歡自己的名字而私自修改名字，這對學校的檔案工作產生很大的影響，也導致以后的升學和就業等方面出現問題。

4.中學學生檔案管理較為混亂

中學檔案管理工作缺乏專門的辦公條件、專業的檔案管理設備設施和專業的管理人才，導致中學檔案管理工作混亂、缺乏規范性等問題。首先，中學沒有嚴格按照相關程序，將學生檔案資料送到指定的學校或者單位，而是讓學生拿著去學校或者單位報到，這違背相關規定。部分學生對檔案文件的保存認知比較差，不能按時交還相關部門，甚至有的同學私自打開檔案資料，嚴重影響了檔案的保密性和嚴肅性。其次，學校往往存在著學生重名的情況，不能對這些學生的檔案進行有效管理，導致其個人資料不夠完善，后續管理出現很多問題。

5.中學檔案管理人員隊伍不穩定

當前，部分中學的師資人員流動頻繁，缺乏專業人才，有些中學檔案管理員常常是由學校的老師擔任，經常發生人事變動，造成檔案管理崗位缺額，檔案資料不能妥善保管。新舊人員工作交接不順利，檔案管理工作開展十分困難。

四、中學學生檔案管理工作完善措施

1.要強化中學檔案管理意識

重視是做好工作的根本。加強學校檔案管理工作，加強對中學檔案工作的認識，是搞好中學檔案工作的重要因素。如果沒有引起校領導的重視，將導致學校機構設置、設備設施配置和工作人員配備等方面出現問題，而檔案管理工作人員在學校沒有被充分關注，也很難保證他們的工作積極性，從而導致他們覺得檔案工作是無關緊要的。中學檔案管理部門要深入了解檔案管理的有關政策，認識到檔案對于學生的重要性，以及檔案管理對于學校發展的重要性。

2.建立健全學生檔案管理制度

要使中學學生檔案管理制度化和規范化，必須持續完善有關管理制度。首先，要在學校明確檔案收集、歸類、整理、歸檔、存檔和查詢等各項工作，并對有關方面作出詳細的規范要求，加強制度落實，為中學學生檔案工作的開展提供制度保障。

其次，要積極吸取本校和國外中學在學生檔案工作方面的成功做法，建立健全中學檔案管理有償使用制度、檔案管理制度，以充實中學學生的檔案管理內容，增強學生的檔案利用效能，提高學校教師參與到學生檔案管理中的積極性。要根據當前檔案管理員多為兼職、職業技能不高和工作流動性大的實際情況，制定檔案管理員AB崗位制度和學生檔案管理持續管理制度，提高檔案管理人員愛崗敬業精神和業務能力，不斷提高中學學生檔案管理的服務能力。

3.加強對檔案管理人員隊伍建設

首先，要加強對檔案工作人員能力的培養。中學檔案管理工作要注重培養事業心強、政治思想較強、對教學管理熟悉和掌握一定檔案管理知識的教師，要加強對學生檔案的管理工作，努力保持學校檔案管理人員隊伍的穩定。其次，各級教育主管機關應與學校檔案主管部門聯合開展相關專業知識培訓班，以提升檔案管理人員的工作能力。要切實改善中學檔案管理員的福利，按時發放工資，增加升職的可能，還可以制定相應的激勵措施，以激發他們的工作熱情，使其更好地投身到學校的檔案管理工作之中。

4.加大投入檔案部門辦公設備設施

首先，要將檔案管理資金納入學校預算之中，將中學檔案館的建設納入整個校園基礎設施規劃之中，并在整個校園基礎設施的整體規劃和施工過程中，為檔案管理預留足夠場地。其次，要按照學校財政狀況，分步驟和有計劃地購置檔案管理的設備設施，尤其是掃描儀、打印機、傳真機、復印機和電腦等，加快學校檔案管理信息化建設。最后，應結合當前信息化的需要，在合適的條件下，將建立遠程網絡信息系統作為重點，逐步提升中學教育教學信息化程度。

五、結語

中學檔案管理工作在學生的升學、工作、生活中起著舉足輕重的作用，總之，加強中學檔案管理工作，不僅有利于學生自身的發展，還有利于學校的整體建設。

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（作者單位：海南省文昌中學）