淺談干部人事檔案管理及材料快速歸檔

李暉

摘 要：干部人事檔案管理是一個單位的重要工作內容，在很大程度上影響著機關事業單位以及國家經濟建設發展。隨著我國市場經濟不斷深入改革與完善，基層組織人員對工作積極性和主動性逐漸增強，但由于缺乏有效的監督制度和法制不健全，導致出現了一些問題，造成不良后果，這些都在一定程度上影響著單位人事檔案管理工作效率以及質量。因此，必須要不斷強化干部人事檔案管理，以保證基層組織人員對工作的積極性和主動性。

關鍵詞：干部；檔案管理；材料歸檔

隨著我國社會主義市場經濟體制不斷發展，社會組織的規模和種類也在迅速增加，其對人力資源等方面提出了更高層次要求。一方面，為機關事業單位提供更加豐富而優質的服務；另一方面，給廣大勞動者創造更多的就業機會。但是，目前仍存在著大量問題需要解決，一是檔案管理制度不健全、規范化程度低；二是由于缺乏專業性人才，導致干部人事資料在歸檔時出現錯誤；三是部分基層工作人員思想意識淡薄、綜合素質不高。針對以上情況提出以下幾點解決措施：一是加大宣傳教育力度及培訓手段；二是完善人事管理制度體系，并嚴格實行規范化操作；三是要加強領導重視程度和意識，對其進行嚴格的監督，確保工作有序開展。

一、建立干部人事檔案管理及材料快速歸檔的必要性

隨著新中國的成立，人事管理活動也逐漸開始發展，形成了干部人員存檔。這些檔案記錄和管理了相關人員的行為，為中國現代化建設提供了重要的參考。新中國成立后，中國現代干部人事檔案工作取得了長足進步，為國家的發展做出了重要的貢獻。在抗日戰爭期間，為了更好地管理黨、政、軍領導班子和黨員的人物存檔，形成了一套完整的機制，并制定了一系列嚴密的規章制度。在新中國成立初期，制定了共產黨員記錄表和鑒別資料。隨著黨的領導，國家經濟建設快速發展，黨員干部人事檔案管理工作也變得越來越完善。人事檔案是實現黨員干部管理工作目標的前提條件和基石。

檔案是一種物質財富，檔案管理必須要有專業的管理方式，是一項重要的管理工作，旨在維護和保護歷史文獻，為社會發展提供服務，其不僅需要檔案管理機構和檔案工作人員來完成，還需要通過科學的管理，實現社會歷史文件的有效保存和利用。檔案管理系統不僅是社會管理的重要組成部分，也是提供檔案信息服務的重要手段。它不僅僅是一種研究和編著的活動，更是一種服務性的管理工作，旨在滿足經濟社會的利用需求，為社會發展做出貢獻。檔案管理工作在人類社會發展史的各階段都起著重要作用，為經濟社會、政治和文化發展做出了貢獻。

檔案管理崗位具有明顯的政治性，它反映出不同階層之間的關系和利益，為統治階級提供政治和文化咨詢服務，這是檔案管理崗位政治性的重要體現。檔案管理工作十分重要，因關系到國家的政治和經濟利益，為了保護檔案，各單位都有相應的保密工作條件。一些文檔不會開放，有些文檔則必須在法律規定期限內才能開放，這種機密性也是檔案管理工作的一個重要特點。

二、干部人事檔案管理及材料快速歸檔存在的問題

1.檔案管理意識不強

檔案管理意識不強是一個普遍存在的問題，這主要是由于單位領導沒有足夠重視檔案工作，將其作為一種輔助性管理工作，而忽略了存檔建設、制度完善、管理人員配備及管理工作方法的更新，從而導致檔案管理工作效率低下。大多數員工認為，人事管理存檔就是個別的記錄，不必要進行專門管理。由于協議聘用制的普及，人員流動性增加，人事制度正在取代傳統的人事管理方式，這使得人事管理存檔對單位管理工作的意義變得越來越小。此外，還有的工作人員認為人事檔案管理工作僅僅是收收管管、翻翻找找以及查查看看，只要能夠應付得過去，就可以輕松完成，不必擔心難度太大。

2.傳統的干部人事檔案管理方式存在效率低下的問題

許多機關事業單位在保管干部人事檔案方面仍然存在許多問題。目前，人事檔案主要以紙質形式存儲，檔案資料的處理、查詢、統計和分析基本上都是沿用原有的手工方法，花費巨大資金和員工精力，信息化水平不高，工作效率低下。盡管有些單位已經建設了干部人事管理網絡，但其僅僅是在錄入、編輯和轉遞人員基本信息方面做出了努力，遠遠沒有達到中組部對于實行干部檔案工作信息化的要求，更不用說實行信息化管理了。由于人事檔案信息更新不及時，導致人事改革工作進程受到了嚴重影響。

隨著我國人事管理制度不斷完善，黨員干部人事檔案的內容也發生了巨大變化，從原來僅僅體現個別家庭背景和政治表現等基本信息內容，發展到涵蓋個人品德、能力、業績和廉潔等多方面的立體表現，人事檔案中搜集和歸檔的內容也在不斷增加。由于許多單位缺少專業的檔案管理工作人員，加之對黨員干部人事檔案管理崗位的認識不足，導致應歸檔的各種材料被積壓或散落在不同部門或個別工作人員手中，如單位接收的職工服務檔案資料，其中包括員工職務考核的參考資料原件，如果丟失將會給單位的管理帶來極大的困難。由于人事檔案不能按時整理和歸檔，導致黨員干部人事檔案信息資源無法有效開發利用，甚至造成原始材料的丟失。單位人事改革工作進程落后，只能被動搜集、補充和整理加工，以滿足上級主管部門督查、單位中層干部選拔考核及工作人員績效考評等需求。

3.檔案交接缺乏規范性，缺乏嚴格的程序和步驟以及有效的管理機制

當人事檔案管理人員離開崗位時，由于缺乏有效的監督，移交程序不合理，導致人員歸檔移交只有一串鑰匙和文件柜的移交，從而使得人事管理檔案工作上下脫節，職責不明確，最終導致人事管理檔案材料不完整，影響了人事檔案的完整性和延續性。

4.亟待加強檔案管理人員隊伍建設

由于缺少對干部人事檔案管理崗位的認識，檔案管理工作人員的整體素質參差不齊，有的員工只是兼職，本身并非檔案專業出身，未能全面掌握檔案收集、分門別類、編排、清理、歸檔立卷及文件傳遞等操作，加上沒有接受過培訓，缺少信息技術方面的技能，使得檔案信息記錄、檢索和統計分析等實際操作技能水平極低，很大程度上影響了檔案管理工作效率和質量，極大妨礙了單位人事檔案信息化建設的推進。

檔案管理是干部人事管理工作的重要組成部分，對加強黨風廉政建設、促進基層經濟社會發展具有十分深遠的意義。但是，目前有些領導和工作人員對于人事檔案工作不夠重視，在實際工作中，發現一些部門或人員認為紙質材料不重要，造成了大量浪費現象。有些單位工作人員對文書材料進行保管時只注重表面形式，并沒有真正做到及時歸檔利用，還有的單位將文件隨意放置于隱蔽處，這些都說明檔案管理人員缺乏工作積極性和主動配合的意識，沒有將人事檔案工作納入整個單位和部門的發展規劃中，導致人事檔案管理不到位，影響了其價值的發揮。

在檔案的收集、分類整理以及移交歸檔等環節中，要注意對干部人事檔案進行妥善管理。首先，領導個人職務發生變更時，應及時向相關部門反映；其次，上級單位和主管部門之間需要做好溝通工作；最后，對一些重要檔案資料的保存期限及保管方式應當作出明確規定，并制定相應規章制度來加以規范和約束。另外，還應該建立嚴格、完善且有效的操作程序，以保證檔案管理人員在歸檔過程中可以做到有法可依、有理可循。

三、完善人事檔案管理措施

1.完善人事檔案管理理念

首先，建立健全人事檔案管理制度。要根據國家相關法律法規，結合單位實際情況制定一套具有時代性和合理規范化的人事檔案管理工作體制和工作流程。同時，還要不斷提高對人才培養與使用、干部選拔任用等各個環節，進行科學和有效的規劃。其次，加大宣傳教育培訓工作力度。加強“政工”隊伍建設，通過開展講座或者網絡學習等方式來提升檔案管理人員的綜合素質，使其具備較高的思想政治素養。再次，還需要建立健全人事檔案管理制度。要想完善干部考核、選拔任用等工作，就必須制定一套科學、合理的規章條例來約束檔案管理人員的行為。另外，還需要對現有的工作人員進行培訓，通過加強宣傳教育增強其思想意識，提升對相關法律法規知識的掌握程度以及理解能力，從而使其更好地為檔案管理工作服務。最后，建立健全檔案管理隊伍人員配備機制與崗位輪換機制，要想提高干部的積極性，就必須對檔案管理隊伍人員進行合理分工，使其能夠根據實際工作需要充分發揮自己的才能。同時，還要完善人才儲備機制，通過科學、高效的管理來調動工作人員的積極性，只有這樣，才能使檔案管理隊伍人員素質得到提升，為干部提供良好的工作環境，從而更好地為檔案管理工作服務。

2.加強人事檔案工作，提高工作人員素質

首先，加強對檔案從業人員的素質教育，需要建立一支高水準、專業化的隊伍。在選拔干部時必須嚴格把關，對于一些工作年限不長、學歷高、有相關知識能力、能按期上崗且能夠勝任崗位職責的人員進行定期培訓。同時，也應該提高他們處理問題與解決矛盾糾紛以及其他事務等綜合素養。其次，是對檔案管理人員素質的培養，加強其對法律法規和政策制度的理解，使其能夠熟練掌握國家的相關規定。在干部人事檔案管理中，要加強對工作人員的培訓，不斷提高他們處理問題與糾紛的應變能力，加強對檔案管理人員的管理和監督，使其能夠更好地履行職責，并能在一定程度上保證干部人事檔案材料及時歸檔，為今后工作提供參考。

加強對檔案管理人員的培訓，提高其業務能力，使他們在工作中能夠準確把握各項材料分類、歸檔和管理等流程。同時，要重視人事部門人員素質提升。

（1）建立健全責任追究制度。將干部人事檔案管理工作落實到具體崗位進行工作考核，明確領導與基層工作人員各自應承擔哪些職責，并對其作出詳細說明，制定獎懲激勵措施和晉升機制等，以確保檔案管理工作能夠落到實處，提高管理人員隊伍整體素質。

（2）建立健全檔案管理制度。在對人員進行分類、歸檔和保管等環節，要做到精細化管理，將責任落實到具體人的身上。同時，還要加大監督機制建設與執行力度，通過完善人事檔案工作流程及操作規程，提高工作人員整體素質水平。此外，應做好相關材料管理工作，并及時反饋信息給上級領導部門或單位負責人員。

（3）建立健全考核制度和激勵懲罰措施，對干部進行合理、科學的獎懲，以提高干部工作的積極性。同時，在對干部進行獎懲時，要注重考核結果，并根據其表現和工作情況給予相應的獎勵或懲罰。

（4）建立健全檔案管理制度，規范其操作流程，明確責任劃分和工作要求。同時，在對干部進行獎懲時，要根據實際情況制定出科學、合理的考核標準及方法。

3.加強自身建設

加強自身建設，樹立正確的思想意識和工作態度，積極學習先進經驗。在實際操作中要注意以下幾個方面：一是對干部人事檔案管理制度進行完善；二是強化監督職能；三是建立科學規范的檔案資料分類系統與歸檔體系，提高基層公務員隊伍素質水平，不斷提升自身修養和專業技能。在工作中要注重時效性、嚴謹性及保密意識，也要注意對檔案資料進行定期歸檔，并根據相關規定及時更新；四是加強干部人事檔案管理隊伍建設。在實際操作過程中需要注重人員素質、能力和作風方面的培養與提高。另外，還應重視領導作用的發揮等問題。各級政府要充分認識到完善干部績效考評體系對于促進地方經濟發展的重要性，對相關制度進行不斷補充、修改和優化。在干部考核指標設計過程中，要充分考慮到干部的能力和素質等方面因素。同時，還應建立健全干部檔案材料管理制度，檔案管理人員在執行過程中出現問題時，能夠及時進行處理與反饋。在干部人事檔案材料管理過程中，應充分考慮到相關制度的制定與實施，并通過對基層單位情況進行深入調查分析后，確定考核標準和內容。

四、結束語

檔案材料的及時歸檔是保證檔案質量及其保密性、可靠性的有效措施，對單位而言，其重要性不言而喻。所以，在加強干部人事管理中做好這幾點工作就顯得尤為重要。首先，要做到認真負責地進行文書資料整理與核查；其次，要建立健全規范化統一的文件歸集制度，嚴格審核和監督檔案材料的入庫、領用以及報廢等環節，并及時對其保管期限作相應調整，使其能真正發揮作用；最后，要加強檔案管理人員的管理意識，建立健全規范化、標準化的檔案材料歸檔制度，并定期檢查?？偠灾龊萌耸沦Y料管理工作是促進干部發展和提高其自身素質及工作水平的有效途徑。隨著經濟社會不斷進步與發展，對行政事業單位提出了更高、更嚴格的要求，也給檔案管理人員帶來更大挑戰。因此，在新形勢下，必須盡快建立健全人事檔案管理制度，使干部人事檔案管理及材料快速歸檔工作順利開展。

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（作者單位：山東省德州市衛生綜合執法支隊）