新時期，信息資源共享下的基層檔案管理探析

趙新美

摘 要：檔案資料管理工作是基層單位管理工作內容中極為重要的部分，在新時期信息資源共享下的基層檔案管理工作，要突破傳統紙質版檔案管理工作的束縛，重視信息化技術手段在檔案管理工作中的應用，不斷提升檔案信息的安全性和完整性，為基層單位管理工作的開展提供基礎數據支撐。目前，隨著信息技術手段的不斷深化發展，在一定程度上為基層檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰，基層檔案管理人員應認識到對檔案管理工作進行創新優化的重要性，從思想、管理機制和工作內容上尋求新的發展路徑。基于此，文中針對新時期信息資源共享背景下的基層檔案管理工作創新策略進行簡要論述，旨在為相關行業人員提供經驗借鑒和幫助，助力基層檔案管理工作的有序開展。

關鍵詞：基層檔案管理；信息化；檔案信息；管理模式；優化策略

隨著現代化的信息技術手段在各個領域的滲透應用，極大促進了社會經濟的發展，在基層檔案數據管理工作中強化信息化技術手段的應用，能夠行之有效地提升基層檔案數據管理工作的質量。傳統形式的紙質版檔案管理除了極容易受到意外損壞外，在查閱和檢索過程中需要的人力較多，使得檔案管理工作的效率較低，不能契合信息化時代發展的需求。因此，基層檔案管理工作要對信息化技術手段的應用引起重視，對現有管理理念進行優化創新，積極引入先進的信息技術手段和設備設施，使基層檔案管理工作能夠高效開展。

一、檔案信息資源管理和共享概念

信息資源管理和共享理論指的是以文檔管理實踐為基礎，經過信息管理領域的專家學者長期摸索實踐所形成的，基層信息資源管理是由個體、社會組織、行業區域以及國家層面所組成。開展信息資源管理工作的核心在于社會組織層面上的信息資源數據管理，其主要目的在于為社會組織提供服務，以及保障社會組織的發展生存，基本上規模較大的社會組織都設置了專門的信息資源管理機構，使得信息資源管理的目標較為明確。

信息資源管理本身是開展管理活動的一種模式，同樣也是信息資源管理的手段和技巧，并非信息資源管理的主要對象。集約化的管理理念使得檔案資源管理和檔案管理工作存在較大的差異，集約化管理指的是管理手段和管理對象的集約化應用，管理對象的集約化指的是基層檔案管理工作中的人員、設備設施、資源等利用的集約化，管理方式和管理手段的集約化是多種信息管理手段的綜合。開展信息資源共享從其結構上可以分為以下幾個方面：一是基層檔案數據信息需求人員——充分利用基層檔案數據信息資源；二是檔案信息的傳播機構——開展協作交互；三是基層檔案數據信息——有序化的應用開發。在信息資源共享的三個要素中，信息資源都是其中不可或缺的重要基礎，作為基礎性的信息資源，必須要經過統一性的劃分和分工，才能夠形成獨屬于信息傳播機構的特點，為用戶提供契合實際需求的數據信息資源。因此，基層檔案管理工作中開展信息資源管理的最終目標在于對檔案數據信息的交互共享。

二、基層檔案管理信息化建設的重要性及創新優化意義

傳統形式上的檔案管理工作以紙質版檔案管理為主，紙質版檔案在外部環境，如溫度、蟲鼠災害、灰塵以及水火意外事故的影響下極容易出現一定程度上損壞。同時，紙質版檔案儲存所需的空間范圍較大，在后續的維護保養過程中需要持續不斷地投入資金，大量的紙質版檔案數據信息還給查閱工作形成了阻礙。在信息技術手段不斷深化發展的過程中，電子化、信息化的技術手段得到了廣泛應用，包括光盤刻錄技術、電腦文字掃描技術、微縮處理技術等。先進的技術手段在基層檔案管理中的應用使得檔案管理存儲量得到了顯著提升，且信息化檔案數據信息占用的空間較小，能夠進行較長時間的儲存，使得檔案數據信息的利用效率得到了顯著提升。電子政務及辦公自動化得到了廣泛性發展，社會各領域對檔案數據信息化的需求在不斷增大，這就需要基層單位加強檔案管理信息化建設，真正意義上滿足新時期信息資源共享背景下對檔案管理工作的開展需求。

1.信息化時代發展的現實需求

創新發展一直是促進人類社會和文明發展的驅動力，創新發展程度同樣也代表了社會文明是否具備長期發展的狀態。積極創新發展可以在一定程度上輔助人們更好地認識世界并改造世界，最終為人們的工作、生活提供便利。在檔案管理事業的發展歷程中，傳統形式上的檔案管理理念已經不能契合現代化檔案管理的實際需求，只有通過不斷的技術創新才能夠真正意義上提升基層檔案管理的工作質量和效率，才能夠有效推動基層檔案管理事業有序發展。

2.有效解決基層檔案管理工作中存在的現實問題

當前階段的檔案管理環境和以往的檔案管理環境有著明顯的區別，在對傳統檔案管理環境不斷優化的基礎上，基層檔案管理工作以及檔案管理信息化建設獲得了優化提升，使得基層檔案管理的服務職能也得到了進一步的優化發展，人們對于基層檔案管理工作有了更深層次的認知，擺脫了以往檔案無用化的錯誤理念。但值得注意的是，信息技術手段在基層檔案中的應用，并不意味著能夠徹底消除檔案管理工作中存在的問題，同樣存在著需要基層檔案管理人員亟待解決的難題，如更新基層檔案管理理念、深化基層檔案服務意識等，真正意義上解決基層檔案管理中的現實問題，唯一的途徑就是對基層檔案管理工作不斷創新。

3.推動基層檔案管理事業的發展

真正意義上做好基層檔案管理工作的前提就是檔案管理工作需要和本單位的實際情況相契合，同時，也需要和基層單位的經營管理理念相契合。基層單位要想有效突出其服務質量，就需要對社會發展形勢和技術發展態勢進行綜合考量。因此，為了實現基層檔案管理工作有序開展，要從社會發展的角度著手，結合社會實際發展情況，讓基層檔案管理工作符合社會的發展趨勢，真正做到和時代發展腳步同頻，為未來基層檔案管理工作開展奠定堅實基礎。基層檔案管理是整個檔案管理工作的重要組成部分，也是關系到基層單位信息化和管理水平的重要指標。推動基層檔案管理事業的發展，需要緊密結合基層單位的實際情況，充分考慮基層單位的管理理念和服務需求，切實提高基層檔案管理工作的水平和質量，進一步滿足其信息化和管理的需求。

三、傳統基層檔案管理工作中存在的不足之處

1.基層檔案管理的范圍較小

在傳統形式上的基層檔案管理工作中，檔案管理的內容基本以原件為主，以檔案原件的收集整理、保管儲存環節為其中的重要方面，即便是利用檢索工具和檔案類目編制工作，也基本上以案卷或者文件袋的方式為主，只能通過檢索工具檢索到檔案數據的皮毛，不能真正接觸到檔案資料的內在。只有深入檔案資料的內部，加強對信息資料單位和數據資料單元的分析，才能夠最大限度地提升檔案數據信息的利用效率。

2.基層檔案服務效率較低

目前，雖然大部分的基層單位已經配置了計算機輔助進行檔案信息管理工作，但大部分的計算機只是進行較為簡單的操作，鑒于長期發展下產生的數量龐大的基層檔案數據信息，信息化、電子化檔案數據信息的轉化耗時較長，借助計算機等設備設施進行簡單的數據檢索，也只能瀏覽到檔案資料編制的目錄，獲得的檔案數據信息資料有限，檔案資料信息利用的效率較低，使得基層檔案的服務職能沒有得到有效發揮。

3.基層檔案管理人員的信息化素養有待提升

目前，從事基層檔案管理工作的人員知識結構較為單一，對于專業的檔案管理知識和理論較為熟練，但對于計算機、掃描儀、微縮技術等自動化設備設施和技術手段的掌握程度不高，使得基層檔案管理工作的效率較低。除此之外，由于基層單位的特殊性以及社會發展條件的制約，使得部分基層檔案管理人員缺乏現代化、信息化的檔案管理知識培訓，導致整體基層檔案管理人員隊伍綜合素質不高。

4.基層檔案管理信息化建設程度不高

雖然部分基層檔案管理單位已經引入信息化技術輔助開展檔案管理工作，但大部分的設備設施基本用于日常辦公處理，對于基層檔案數據信息的加工、儲存以及創新應用尚處于效率較低的人工處理階段，基層檔案管理的信息化程度較低。部分基層單位對檔案信息化建設的重視程度不高，對基層檔案管理的經費投入不足，使得基層檔案管理的現代化、信息化發展程度不足，極大阻礙了基層檔案管理信息化發展進程。

四、新時期信息資源共享下的基層檔案管理創新優化策略

1.對基層檔案管理工作進行統一規劃

在信息化時代背景下，基層檔案管理單位在進行檔案管理工作信息化系統建設時，要結合本區域實際情況進行科學、統一的規劃管理，制定契合本地區域特點的管理方案，要盡可能加強各個部門之間的信息交互和溝通能力，實現部門間檔案數據資源的優化共享，促進檔案數據信息高效利用，為提升檔案管理工作質量提供幫助。與此同時，在對檔案管理工作進行統一規劃的基礎上，加強檔案管理信息化建設相關管理制度建設，盡可能提升領導部門對信息化建設的重視程度，在多方配合下為基層檔案信息化建設奠定制度基礎。

2.逐步增強基層檔案管理的資金扶持力度

推進基層檔案管理工作的信息化程度，需要相關單位加大對檔案管理工作的扶持力度。首先，要加強引入先進技術手段，為建設更為順暢的基層檔案信息化管理奠定基礎，行之有效地提升基層檔案管理的先進性。基層單位要為檔案管理工作配置專業的信息化設備設施，及時對老舊的技術和設備設施進行更新迭代，還需要積極引入和開發先進的檔案管理軟件，借助現代化的技術手段和設備設施實現基層檔案管理工作的電子化、信息化、智能化，確保基層檔案數據信息能夠得到最大限度地利用，發揮出基層檔案數據信息的重要價值。除此之外，基層檔案管理工作還需要配置較為專業的信息化管理人員，確保檔案管理相關人員能夠熟練應用信息化技術手段，為基層檔案管理工作的信息化發展提供優質服務。

3.建立健全信息化檔案管理制度體系

規章制度體系是各項事業發展的基礎性保障，在信息化時代，基層檔案管理工作的信息化建設發展需要相對科學、完善的信息制度體系，使得檔案管理信息化建設能夠按照相關標準要求來進行，盡可能在工作中降低人為原因導致的管理風險。信息化時代背景下的檔案管理信息化建設極容易受到網絡和計算機技術風險的影響，在對檔案信息進行管理的過程中發生安全隱患，因此，在應用檔案管理信息化系統時要注意信息技術平臺的規范性和安全性，避免在檔案管理工作中出現信息丟失和信息破損現象，以此來有效提升檔案管理的安全性。

4.強化基層檔案信息化建設安全管理意識

建立基層檔案管理信息化系統需要強化檔案數據庫的安全防護意識，這就在一定程度上要求基層檔案管理人員對安全防護工作引起重視，認真開展系統管理維護相關工作，通過在系統中設置身份認證等相關方法來提升基層檔案管理的安全性和有效性。在基層檔案管理人員應用信息化管理系統時明確各個管理人員的權限，確保每個管理人員能夠在自己的權限范圍內開展工作。除此之外，在應用電子檔案的過程中，要強化信息系統的防毒能力和防侵入能力，積極應用先進的殺毒軟件和防火墻來抵御未知風險。同時，及時對電子化檔案信息進行備份，對于保密級別的檔案信息需要進行加密處理，最大程度地保障檔案信息的安全性，為各部門、單位間的檔案信息數據共享奠定基礎。

5.加大信息化專業人才的培養力度

基層檔案管理工作需要緊密結合基層單位的實際情況和管理需求，注重實用性和針對性，充分利用現代技術手段和管理方法，提高檔案管理工作的效率和質量。同時，要加強對基層檔案管理工作人員的培訓和管理，增強其業務素質和服務意識，為基層單位提供優質的檔案管理服務。首先，基層檔案管理單位要加大對專業人才的培養力度，使相關人員能夠明確信息化檔案管理工作的操作規范和流程，熟悉檔案管理信息化工作的操作技巧，及時收集并解決檔案信息化管理過程中出現的問題；其次，基層檔案管理單位要對員工的培養工作引起重視，有效提升基層檔案管理單位員工的專業素養和思想道德標準，為檔案信息化管理系統的建設提供幫助；最后，強化員工的信息化素養，還能夠及時定位檔案信息管理系統出現的問題，規避系統故障因素造成的糾紛，提升服務客戶規范化操作檔案管理信息系統的指導能力，降低檔案信息化管理系統的故障產生概率，提升基層檔案信息化管理的水平。

五、結束語

綜上所述，在新時期信息資源共享背景下，基層檔案管理工作要強化信息化系統建設，對基層檔案管理工作具有極為重要的意義，能夠行之有效地提升基層檔案管理工作的科學化和規范化，使基層檔案管理工作的各個環節能夠高質量開展。因此，基層檔案管理工作相關管理人員和各級領導要加強對基層檔案管理信息化建設、信息資源共享方面的重視程度，積極扶持基層檔案管理信息化建設，在完善基層檔案管理信息化規章制度的基礎上，加強對專業信息化檔案管理人員的培養，采用先進的檔案管理技術手段和設備設施，最大程度地提升基層檔案管理工作質量和成效。

參考文獻：

[1]張宏斌.關于檔案事業高質量發展創新信息資源共享模式研究[J].未來城市設計與運營，2023（01）：82-86.

[2]肖寧生.信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建研究[J].蘭臺世界，2021（12）：123-125.

[3]李玉琴，汪運生，顧紫琦.信息資源共享視域下檔案管理創新研究[J].山西檔案，2020（04）：157-159.

[4]潘綺綺.“互聯網+”時代優化檔案信息資源共享服務的路徑[J].城建檔案，2019（07）：36-37.

[5]張 燕.信息資源共享視域下檔案管理創新途徑探索[J].黑龍江檔案，2023（01）：47-49.

[6]嚴淑梅.信息化背景下基層檔案管理的質量提升與發展[J].傳媒論壇，2021，4（20）：138-140.

[7]楊洪俏.基層事業單位檔案信息化建設若干問題探析[J].蘭臺內外，2022（03）：30-32.

（作者單位：濱州市沾化區下洼鎮財經綜合服務中心）