電子檔案賦能高校檔案服務創新
——以寶雞文理學院為例

文/寶雞文理學院檔案館 趙釗；西安交通大學檔案館 劉淑妮

一、研究背景

黨的二十大報告提出，從現在起，中國共產黨的中心任務就是團結帶領全國各族人民全面建成社會主義現代化強國、實現第二個百年奮斗目標，以中國式現代化全面推進中華民族偉大復興。在建設數字中國的道路上，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《國家信息化發展戰略綱要》（以下簡稱為《綱要》）中明確指出，深化電子政務，推進國家治理現代化。同時，國家大力發展數字經濟，2021年12月，國務院印發的《“十四五”數字經濟發展規劃》中明確提出，要持續提升公共服務數字化水平，加快推進政務服務標準化、規范化、便利化，持續提升政務服務數字化、智能化水平，實現利企便民高頻服務事項“一網通辦”。國家的戰略、規劃、決定也充分證明了信息化建設和數字經濟已經與每個人都息息相關，黨和政府實現中國式現代化的決心毫不動搖，檔案信息化和數字化建設的“黃金時代”已經到來。檔案部門已經充分認識到實施檔案信息化的必要性和緊迫性。在新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，明確了增設檔案信息化建設專章，明確了檔案信息化建設的地位和重要性，明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。同時，為配合新《中華人民共和國檔案法》的實施，國家檔案局頒布了《黨政機關電子公文歸檔規范》《電子檔案管理系統通用功能要求》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規程》《電子會計檔案管理規范》等一系列與電子檔案相關的國家和行業標準，促進檔案信息化工作轉型。

傳統的查詢檔案方式一般為兩種：一是查檔人攜帶自己有效證件到館查檔，這種方式的好處在于可以確認身份，直接了解查檔人的需求。但是往往由于工作或者其他原因，查檔人不能親自到館查詢。二是委托他人拿著申請人的委托書和身份證復印件到館查詢。然而在實際工作中，往往存在找不到委托人的現象。進入新時代，原有的線下預約、到館辦理的模式已經不能適應黨對檔案服務的要求，這時在線提供遠程查檔服務并提供具有合法的電子檔案的需求就亟待解決。因此，全國各檔案館應加速建設電子檔案系統，加速推進館藏檔案數字化來滿足群眾的查檔需求。同時，查檔用戶通過申請辦理在線業務，加深對電子檔案的了解，使用戶行為和用戶習慣發生了變化，讓電子檔案在線服務的便利深入人心，從而倒逼檔案館不得不轉變服務模式，推進檔案信息化、數字化發展。

二、問題提出

隨著部分高校更換了電子檔案管理系統功能，檔案服務效率大大提升。目前，服務模式一般為檔案館數字化館藏檔案掛載到電子檔案系統中，根據用戶需求打印蓋章后快遞給用戶。但同時會出現一些服務難題，如由于放假或者不可抗力等因素，檔案館人員無法到館，不能及時蓋章、發送快遞，無法完成查檔服務。具體原因包括：第一，檔案館無法線上辦理具有法律效力的電子檔案證明材料，以滿足全國各地校友的檔案利用需求。第二，館藏檔案數字化率偏低，一些常用的學籍檔案沒有及時數字化，一旦閉館就不能到庫房去查檔，導致查檔服務辦理不及時。如何解決利用電子檔案可以遠程為查檔用戶服務是檔案館亟待解決的問題。

三、解決痛點，推進高校信息化建設

高校檔案館應以問題為導向，以更新原有檔案管理系統為抓手，以數字化推動檔案管理現代化，提升檔案館服務水平及聲譽為目的，大力推進檔案信息化建設。首先，對電子檔案系統更新提出建設要求。高校電子檔案系統建設主要是依據GB/T 39784—2021《電子檔案管理系統通用功能要求》（以下簡稱《要求》）。對照《要求》，使高校電子檔案管理系統符合國標。另外，由于高校應用系統較多，在系統建設時對開放性有明確要求，要做到能與OA、教務、財務、研究生管理、科研等系統進行數據集成。其次，大力推進館藏檔案資源建設，在學校經費緊張的情況下，爭取到檔案信息化專項經費，對用戶最常申請的學生學籍檔案進行數字化加工掃描。最后，改變工作作風，開展主動服務。在管理業務未能完全開展之時，先通過郵件查檔、電話查檔與現場辦理相結合的方式，讓用戶先感受到異地辦理檔案業務的快捷，同時為最終實現電子檔案業務在線預約辦理做好鋪墊。

四、“四度”服務，電子檔案賦能學校檔案服務創新

經過近半年的論證、調研、招標采購，寶雞文理學院電子檔案管理系統于2022年11月成功上線并投入使用。這套系統的使用，標志著學校檔案管理服務水平邁上了一個新的臺階，主要體現在以下幾個方面：

（一）提高了檔案收集和服務的速度。寶雞文理學院電子檔案管理系統實現了對檔案在線歸檔的全過程管理，改變了以往檔案業務線下無法標準化收集和管理的模式，通過工作審批機制確保了檔案的完整性和真實性。另外，在服務查檔方面，檔案系統與“寶雞文理檔案館”微信公眾號進行對接并開通自助預約查檔服務，用戶在手機端可隨時隨地申請查檔服務，檔案館老師經過認真核對后可在系統中直接查詢并辦理，通過檔案館郵箱將加蓋過電子簽章的電子檔案以電子郵件形式發送給用戶，從而實現“用戶不跑路，查檔不入庫”的創新服務，有效降低檔案利用業務的人工成本、時間成本、耗材成本，并提升了用戶業務辦理的體驗感，響應了國家“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的服務理念，具體如圖1所示。

圖1 遠程利用檔案流程

（二）確保了檔案利用業務辦理的可信度。傳統檔案利用業務辦理方式為紙質檔案材料掃描件加蓋“寶雞文理學院證明專用章”，在紙質檔案利用模式下容易被偽造，而在電子檔案利用模式下則難以防篡改。根據需求，檔案館在建設電子檔案管理系統時，應充分進行論證調研，購買搭建寶雞文理學院電子簽章驗證平臺。這個平臺有兩方面的突出作用。第一，依據《中華人民共和國電子簽名法》，檔案館申請了“寶雞文理學院檔案利用證明章”電子簽章，這個電子簽章符合GB/T 33481—2016《黨政機關電子印章應用規范》，同時內嵌在檔案系統中，在辦理查檔服務時，直接調用對電子檔案進行電子簽章的加蓋，既方便又快捷。第二，檔案館同時建設開通了“寶雞文理學院電子簽章驗證平臺”，提供在線驗章功能，并在每一份電子檔案上生成二維碼，用戶可以通過登錄上傳電子檔案或掃描二維碼兩種方式來驗證電子檔案和對應打印紙質件的真偽，從而解決電子檔案可信度驗證的難題，提高電子檔案的利用價值。

（三）擴大了檔案服務的維度。在查檔方式上，對所有異地不能親自到館的用戶采取微信申請，利用電子檔案發送郵箱、紙質檔案發送快遞的方式。對本?；蛘呖梢缘金^的用戶，采用刷身份證自助打印檔案的方式進行查檔。對未進行數字化的檔案，采取人工登記入庫查詢的方式。在檔案服務資源方面，對查檔用戶經常查詢的學籍檔案包括錄取新生名冊、成績單、學位證、畢業證領取名單等利用頻率高的檔案按照年度從近到遠、利用頻率由高到低的順序進行數字化加工掃描，對三類檔案并行加工掛接，從而擴大系統中電子檔案的種類，使用戶可以獲得一套完整的多維度的電子檔案。

（四）使檔案服務充滿溫度。檔案服務歸根結底是對人的服務。面對查檔用戶的“急、難、愁、盼”的問題，檔案館應改變工作作風，堅持“我為群眾辦實事”的工作原則，熱心、耐心地為每一位用戶服務。首先，檔案館應利用電子檔案管理系統的短信提醒功能，在辦理完每項查檔業務時，系統會給用戶的手機發送提示信息，提醒用戶及時收取所需的電子檔案。其次，電子檔案在遇到用戶急需查檔時，檔案館的老師可以在家中及時為用戶辦理查檔業務，真正做到“工作不斷檔，服務不掉線”。

五、經驗總結

高校電子檔案的提供利用集中體現了電子檔案管理工作的服務性，其工作成效在很大程度上影響著高校檔案部門及其工作人員的形象，要求檔案工作人員熟悉本單位文件資源的內容成分，了解業務活動及業務流程，掌握用戶需求，以提供更為精準的服務。而檔案館的提供利用工作要求檔案工作人員研究館藏特點，分析、預測用戶需求的類型和特點，豐富服務方式與方法，提高高校檔案服務水平。在電子檔案服務的實踐中，作為高校檔案館，應該做到以下幾點：

（一）加強檔案利用統計分析。高校電子檔案系統中帶有統計功能。檔案館可以借助檔案系統，對某一時期利用率高的檔案做好統計，并及時開發檔案資源，完善檢索工具，使利用率高的檔案及時為用戶服務，利用大數據來解決問題，提高服務體驗。

（二）加強用戶跟蹤調研。檔案館可以對查檔用戶進行及時調研。通過專題調研、網上問卷調研、用戶信息反饋機制等方式，掌握用戶需求特點和心理狀況，并接受用戶的合理化建議，同時進行用戶信息需求的預測，做到供需結合，從而提高信息服務工作的質量和效率。

（三）確保服務安全可靠。檔案館在提供服務的同時，也要確保檔案服務安全建設。如技術層面要建設防火墻、VPN、隔離系統等，及時做好檔案備份工作。要建立檔案應急機制，制定相關安全保密制度，使檔案服務更加安全可靠。

（四）加強檔案人才隊伍建設。實現電子檔案管理需要一定的技術水平和專業知識，特別是具有計算機信息技術和檔案學科背景的復合型人才。所以高校人事部門要加強人才配備，檔案部門要加強人才培育，努力打造一支能力強、業務水平高、復合型的高校檔案人才隊伍。

六、結語

隨著高校信息化建設水平的不斷提高，電子檔案在高?！按媸贰①Y政、育人”方面的突出作用將進一步凸顯。高校檔案部門要抓住此次機遇，努力提升自身管理水平，加強高校檔案高質量發展，使電子檔案在新時代能更好地實現“為黨管檔、為校守史、為國育人、為民服務”的根本目標。