計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用分析

摘要：隨著計算機網絡技術的迅猛發展，檔案管理的效率得到了極大的提升，這不僅彰顯出當今科技的先進性，也為未來的檔案管理提供了強大的支撐和借鑒。由于機關單位的持續發展，大量的檔案信息被收集、整理和分析，這些信息的處理和使用質量將會對公眾的權益產生重要影響。為了更有效地管理檔案，滿足社會對信息化的需求，應該持續努力，不斷對其優化和完善，以達到更好的效果。

關鍵詞：計算機網絡技術；檔案管理；應用效果

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

１ 引言

通過將計算機網絡技術應用到檔案管理中，能夠大幅度改進這項工作的流程，并為客戶帶來更優質的服務。然而，由于檔案管理需要處理大量數據，而且計算機網絡技術的使用時間相對較短，因此，仍需不斷提升檔案信息處理的計算機網絡技術水平。隨著科技的飛速發展，實現信息化管理已成為當今檔案管理的重中之重。為了更好地滿足社會需求，必須不斷改進和完善計算機管理系統，以提升檔案管理的效率和質量。

２ 計算機技術應用于檔案管理的必要性與迫切性

２．１ 必要性

２．１．１ 檔案現代化發展的需求

隨著計算機技術的快速發展，其成為企業和社會組織管理檔案不可或缺的重要工具，并給各個領域帶來了前所未有的變化，大大提升了效率和效益。隨著時代的發展，檔案在我們的日常生活中扮演著越來越重要的角色，它們所包含的信息也變得越來越有價值。使用先進的技術對大量的信息和檔案進行存儲和分類，從而使其更有效地進行傳播和管理。面對日益復雜的信息檔案管理，工作人員必須提升自己的能力以及效率，以便更好地執行檔案管理任務。傳統的紙質檔案管理方式存在諸多弊端，如工作周期過長、人力投入過多、流程煩瑣、效率低下等。通過應用計算機技術，能夠更加有效地管理文件，從而更快地完成擬稿、核稿、簽發等任務。另外，通過自動化的分類、立卷和歸檔，將文書處理與檔案管理進行有機結合，從而極大地減少工作量，提升工作效率。

２．１．２ 推動現代管理信息化

檔案管理不僅僅是維護和保存檔案，而且還應積極探索、開發和利用有效的檔案信息，以便更好地滿足社會發展的需求，并為未來的工作奠定堅實的基礎。在這個過程中，檔案的有效性、便捷性和明確性將會對后續工作產生重大影響。通過應用信息技術，能夠將檔案信息進行數字化處理，從而大大提升管理效率。這不僅能夠推動信息技術在檔案管理方面的應用，還能夠讓檔案管理更好地適應時代發展，從而實現徹底的改革。

２．２ 迫切性

隨著高科技的飛速發展，檔案管理已經開始應用信息技術和計算機技術，取代傳統的手工操作，以信息為載體，而計算機則成為處理工具，從而極大地提升了檔案管理的效率。檔案管理工作者的職責已經從傳統的紙質文件轉變為利用計算機技術實現文件的錄入和管理，從而更加有效地完成編目和檢索，以及更加準確地記錄所有相關信息。通過應用計算機技術來存儲信息，能夠實現更加便捷的信息管理和檔案管理。

２．２．１ 檔案管理工作面臨的發展機遇

在西方國家，計算機技術已被廣泛應用于檔案管理，但是由于我國計算機的普及時間較短，因此，利用計算機技術提升時效性和效率的嘗試太少，并且在將其與檔案管理結合起來的過程中，仍存在一些挑戰需要應對。利用計算機技術處理檔案，實現信息的有效共享，已經成為一種現代化的必然趨勢，但仍有待于持續完善。

２．２．２ 檔案管理工作面臨的挑戰

雖然計算機技術在檔案管理方面的使用時間相對較短，但仍然具有巨大的潛力可供挖掘。許多寶貴的歷史文獻都是通過計算機進行存儲的，但由于各種信息技術的局限，其安全性仍然是一個重要的問題。

因此，必須加強對這些文件的保護與開發，并確保它們的安全。隨著市場經濟的不斷發展，信息技術的應用越來越重要，其可以為我們提供更有效率、更便捷的檔案資料。

２．３ 應用價值

隨著信息技術的飛速進步，檔案管理的數據量急劇上升，對于管理的要求也越來越高，而傳統以人為本的管理方式已經難以適應當今的復雜環境。傳統以人為中心的管理模式缺乏效率，導致大量的人力、物力和財力浪費。采用先進的計算機信息技術來改善檔案管理，不僅有助于其實現智能化和自動化，而且還具有重大的社會和經濟效益，其最大的價值體現在如下。（１）通過利用大數據技術，能夠更加便捷地獲取和管理檔案信息和資料。這種方法不僅能夠減少對紙質檔案的依賴，縮短獲取時間，而且還能夠將檔案資料存儲在Ｕ 盤、硬盤等容器中，從而極大地簡化資料收集的過程，以及提高資料的利用效率。（２）通過數字化處理，檔案資料可以被安全、快捷地存放于多種不同的存儲介質中，并且具有良好的備份功能，這樣可以有效避免資料的流失和損毀。此外，如果檔案資料受到破壞，只要使用備份數據庫，就可以迅速恢復，從而極大地提升檔案的安全性和可靠性。

（３）采用先進的自動化檔案管理系統，可以大大提升查詢和檢索的效率，只需要在搜索框中添加合適的條件，就能夠迅速找到所需的檔案資料，并且能夠實時、準確地更新，這是傳統人工管理模式無法比擬的。

３ 計算機技術在檔案管理中的實際應用

３．１ 檔案的自動化管理

通過應用計算機網絡技術來管理檔案，能夠實現對檔案的自動化處理，從而降低人力成本，節省時間和精力，提高工作效率。通過使用計算機網絡技術，能夠快速地將文件存儲到系統中，并能夠自動地整合和處理這些文件，還能夠根據需求快速地搜索、識別文件。

３．２ 檔案信息網絡共享

隨著計算機網絡技術的不斷發展，它的信息共享能力大大提升。同時，通過對傳統的聯機搜索和脫機搜索進行改進，使檔案的信息化水平得到了顯著提升。通過網絡平臺，人社局就業辦可以將失業員工的個人信息和其他非隱私資料共享給用人單位，并且通過嚴格的身份驗證，讓用人單位可以輕松訪問平臺，同時利用平臺提供的搜索功能，快速找到自己所需要的人才。通過信息共享，企業可以更加清晰地了解員工的過去經歷，從而縮短與員工之間的差距，進而提升失業者重新就業的效率。

３．３ 檔案信息安全保存

利用先進的計算機網絡技術，開發出具有高度可靠性的軟硬件系統，以及可以實現對檔案信息的實時傳輸，從而構建出完整的數字化檔案。相較于傳統的紙質檔案，數字檔案具有更高的可靠性和便捷性，其可以在極短的時間內被完整地保存，而且可以通過網絡迅速傳輸，從而節省了大量的時間和資源。通過將數字檔案存儲于互聯網上，可以延長其使用壽命，減少對外界的干擾，降低管理成本，極大地提升檔案管理的效率，從而有助于改善失業者的就業狀況，并提升其生活質量和水準。

４ 計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用建議

４．１ 更新檔案管理指導理念、發揮計算機信息技術優勢

當前，我國企業和事業單位在檔案管理方面存在諸多挑戰，如果不能找到有效的管理方式，將會導致信息資源混亂和效率低下。為了改變這種狀況，應逐步引入計算機信息技術，以創造良好的條件。市檔案館負責人應當充分認識到檔案管理的復雜性，并努力尋求解決方案，以提高檔案管理的效率。因此，應加強對信息技術的研究，并引進先進的科技和設備，以便更好地實現檔案管理的目標。市檔案館致力于通過建立完善的網絡體系來管理和保存各類檔案，并為公眾提供便捷的查詢、檢索、復印等服務，以保證檔案的安全、完整、及時、準確。

隨著科技的不斷發展，計算機信息技術已成為當今社會不可或缺的一部分，它以其便捷的操作、豐富的信息以及廣泛的應用，極大地改善了檔案管理的效率，滿足了當今社會對高質量檔案的要求。通過采用先進的計算機信息技術，能夠有效地管理檔案，使它們具有完整性、有效性，并且能夠跨越時空的限制，通過網絡信息的傳播，實現信息的共享。另外，還要不斷推出最新的軟件，充分保障檔案的安全、可靠和準確性，從而達到良好的管理效果。通過信息技術，可以對數字化或電子版的檔案資源進行存儲和傳輸，并利用計算機技術、網絡技術、虛擬技術和轉換技術來實現這一目標，以彌補傳統檔案管理模式的缺陷，從根本上解決問題。

４．２ 提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

隨著信息化的發展，計算機網絡已成為當今社會的重要組成部分，為檔案管理帶來了前所未有的便利。因此，相關部門和企業都必須跟上時代的步伐，充分發揮計算機網絡的優勢，開發和利用各種信息資源，以更加高效地完成檔案管理任務。同時，應當積極推進檔案管理信息化建設，努力實現信息處理與應用的高效協調，充分發揮檔案信息的潛在價值，為企業的決策制定、工作的順利進行提供可靠的技術支撐和有力的依據。機關單位應該積極探索新技術的應用，加強統籌協調，確定最佳的技術應用方案，并不斷積累經驗和方法，以達到有效的檔案管理效果。

４．３ 構建檔案線上共享平臺、完善信息化檔案管理機制

隨著信息化檔案管理的不斷深入，它不僅可以有效提升檔案管理的質量和效率，而且能夠更好地激勵和促使企業實現更大的經濟發展，同時應加快構建應用檔案資料線上共享平臺，不斷改進和完善信息化檔案管理機制，以提高檔案管理的質量和效率，實現更高效的管理。比如，通過采用先進的云技術，搭建多終端的檔案資源共享平臺，使智能手機、計算機等多種設備都連接到一起，從而使各種檔案管理設備都能夠輕松、快速地獲取和處理相關信息，并且還可以通過數據的共享，促進檔案資源的規范性和統一性，實現檔案資源的標準化。

基于信息化檔案共享平臺，應不斷改進和完善信息化檔案管理機制，以確保檔案管理人員能夠有效遵守規范并受到約束。首先應該充分利用最前沿的信息化技術，如大數據、互聯網，并結合實際情況和需求，制定一套完善的檔案管理標準，加強對檔案管理的監督，確保檔案管理者能夠按照規定的程序和流程完成任務。另外，為了提高檔案管理的安全性，必須加強對信息化檔案的安全防護。例如，加強對檔案信息的安全檢查，防止它們受到黑客、病毒等惡意攻擊，還需定期對病毒庫進行升級，并使用防火墻和殺毒軟件，以便更好地保障檔案數據的完整性。

４．４ 保證數字檔案的安全性與保密性

盡管將檔案輸入計算機網絡可以顯著提升檔案管理的效率，但由于存在著許多惡意攻擊者，導致數據檔案的完整性受到嚴重威脅，從而嚴重損害了檔案的憑證功能及安全性。另外，隨著網絡病毒的持續發展，一些惡意攻擊者利用他們的高超技術，對系統、文件等進行篡改，導致檔案的完整性受到嚴重威脅，從而給社會帶來巨大的危害。如果計算機中的文件遭受了黑客攻擊或病毒攻擊，將對公民的個人隱私造成極大的威脅。

使用計算機網絡技術來管理檔案時，最重要的是確保個人信息的安全性。為此，必須建立和完善有效的管理制度，并采取有效的保密措施，以確保檔案的安全性。為了確保設計的失業檔案存儲的計算機能夠正常運行，應確保它的網絡連接完好，并且使用防火墻和殺毒軟件來維護系統的安全性。在計算機系統中，任何與檔案隱私有關的信息都不得通過互聯網傳播，使用者應該嚴格遵守身份驗證程序，定期對檔案進行審核，并參加專門的培訓，禁止在計算機上下載任何非正式的軟件，禁止瀏覽任何未經授權的網頁，以及禁止訪問任何可能存在風險的網站，以確保失業者的檔案信息免遭惡意攻擊。

５ 結束語

隨著數據量的迅速增長以及計算機網絡技術的飛速進步，將數據轉化為可視化、可追溯的數據已成為當今社會的一種重要趨勢。然而，由于計算機網絡化管理尚未普及到各個領域，使得檔案管理的效率和準確性仍有待提高。為了更好地管理檔案，必須加強檔案信息庫的建立，并且讓工作人員更加熟悉和掌握計算機網絡的使用方法，以便更有效地應用這項技術來改善現有的檔案管理。檔案管理人員應當改變思維方式，增強服務意識，充分利用計算機網絡技術，從而最大限度地發揮檔案信息的價值和作用。

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作者簡介：王宏偉（１９７５—），本科，館員，研究方向：檔案管理。