文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

趙穎

摘要：現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)辦公自動(dòng)化，以此提高了文書(shū)檔案的管理效率。事業(yè)單位以前都是使用紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔，以備查詢或者其他用途使用。但是紙質(zhì)的不便于保存，同時(shí)也耗費(fèi)了事業(yè)單位大量的人力去管理，不利于提高事業(yè)單位的工作效率。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)追隨時(shí)代的腳步將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理的工作中，這樣可以便于保存并且條理清晰，同時(shí)節(jié)省了人力，提高了事業(yè)單位的工作效率。本文從文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)以及其應(yīng)用進(jìn)行了深刻的分析，以期能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;辦公;自動(dòng)化;應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）015-083-01

以前事業(yè)單位的文書(shū)檔案大部分都是依靠紙質(zhì)版進(jìn)行歸檔、管理，但是紙質(zhì)版并不利于其保存，時(shí)代久遠(yuǎn)之后紙質(zhì)的文件紙張磨損嚴(yán)重或者字跡因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而模糊不清，并且事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員需要傾注大量的人力以及精力去整理所有的文書(shū)，同時(shí)紙質(zhì)版的文書(shū)檔案需要占據(jù)較大的空間去存放，因此紙質(zhì)的文書(shū)檔案不利于保存。事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書(shū)檔案的管理，這樣便于保存與查看，并且不占用辦公場(chǎng)所的空間，同時(shí)也提高了事業(yè)單位的工作效率。本文從文書(shū)檔案自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)與其應(yīng)用進(jìn)行了深刻的分析，以及能夠?yàn)槭聵I(yè)單位文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用提供參考性建議。

一、文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

1.相對(duì)于紙質(zhì)文件更利于保存

紙質(zhì)文件由于其自身的局限性，導(dǎo)致不能經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間而不被磨損或者丟失，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員雖然在存放時(shí)較為認(rèn)真或者進(jìn)行了妥善的保管，但是文書(shū)檔案經(jīng)過(guò)其他工作人員因?yàn)楣卤皇跈?quán)借閱后，借閱人員如果不能完好的保存紙質(zhì)文書(shū)，導(dǎo)致文書(shū)檔案磨損、毀壞、丟失等后果，都會(huì)給事業(yè)單位造成不可挽回的損失，還有些文書(shū)檔案的內(nèi)容是涉及保密信息，這將對(duì)事業(yè)單位造成較為嚴(yán)重的后果。而文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化相對(duì)于紙質(zhì)文件更利于保存，并且不占用空間，事業(yè)單位文書(shū)管理人員不需要擔(dān)心其磨損、毀壞、丟失等情況，從而有利于文書(shū)檔案的管理，提高工作效率。

2.提高工作效率

在文書(shū)檔案沒(méi)有辦公自動(dòng)化之前，事業(yè)單位的文書(shū)管理人員在整理時(shí)往往面對(duì)的是較大的整理、分類的工作量，管理人員需要分門別類的進(jìn)行存放以便進(jìn)行歸檔與查詢，在面對(duì)其他人員借閱時(shí)，往往需要去翻閱每一類別的文書(shū)從中尋找文書(shū)檔案的材料，這樣增加了人力物力，不利于提高工作效率。而文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化可以避免管理人員在整理時(shí)或者其他人員借閱時(shí)進(jìn)行大量的人工整理或者翻閱的工作，將文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化后，管理人員將會(huì)直接利用高效率的辦公軟件或者其他應(yīng)用進(jìn)行歸檔或者查詢工作，這樣便可以提高事業(yè)單位文書(shū)管理人員的工作效率。

3.信息分享更加便利

之前事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員在其他人員借閱時(shí)往往需要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，這樣不利于其他人員進(jìn)行信息分享，而文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化后事業(yè)單位員工均可以方便、快捷的查詢文書(shū)檔案資料，以便了解事業(yè)單位的工作模式以及工作內(nèi)容，也便于個(gè)人明確崗位職責(zé)，使信息分享更加便利，從而更好的為事業(yè)單位服務(wù)。

二、文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

1.文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化制度的建立與完善

事業(yè)單位依據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)實(shí)的辦公需要，為了提高辦公效率應(yīng)當(dāng)建立健全文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的制度，讓文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化代替之前文書(shū)檔案的紙質(zhì)文件的管理，這樣可以減少人力物力，減少紙質(zhì)文件占用的空間等，事業(yè)單位通過(guò)建立健全完善文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化制度來(lái)使文書(shū)檔案管理更加便捷化，同時(shí)也是文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用的開(kāi)端。

2.加強(qiáng)對(duì)于文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)

事業(yè)單位的文書(shū)檔案人員管理水平、知識(shí)技能等參差不齊，在日常管理活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在實(shí)踐中讓文書(shū)檔案管理人員學(xué)習(xí)日常生活中可能會(huì)應(yīng)用到的辦公軟件或者辦公自動(dòng)化的技巧，讓計(jì)算機(jī)講師對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中多講解文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理方面的知識(shí)與技巧，讓文書(shū)檔案管理人員學(xué)習(xí)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理的相關(guān)知識(shí)，以此提高文書(shū)檔案管理人員辦公自動(dòng)化的整體水平，從而更快地提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及辦事效率。

3.規(guī)劃方向，統(tǒng)一管理

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或者文書(shū)管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)行充分的討論，在討論中應(yīng)當(dāng)立足于事業(yè)單位的性質(zhì)以及自身現(xiàn)實(shí)情況，為文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的方向進(jìn)行規(guī)劃，決定單位中關(guān)于辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向以及模式，從而使文書(shū)檔案管理人員依據(jù)規(guī)劃的方向進(jìn)行日常文書(shū)檔案的管理，并且在制定了規(guī)劃方向之后便于事業(yè)單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣可以提高文書(shū)檔案管理的效率，從而使事業(yè)單位更好的履行其職責(zé)。

4.事業(yè)單位對(duì)于涉密性文件的管理

事業(yè)單位在日常工作中涉及的保密性文件檔案較多，事業(yè)單位對(duì)于涉密性文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格管理。而事業(yè)單位可以借助文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化更好的進(jìn)行涉密性文件的管理，文書(shū)檔案管理人員在保存涉密性文件時(shí)應(yīng)當(dāng)在其電腦或者其他載體上設(shè)置較為復(fù)雜的密碼以及密保問(wèn)題進(jìn)行保護(hù)，密碼以及密碼問(wèn)題盡量讓為數(shù)較少的檔案管理人員知曉方可，方便管理人員進(jìn)行管理或者查詢，也可以通過(guò)加強(qiáng)其安全系統(tǒng)并且加強(qiáng)其防火墻來(lái)對(duì)于涉密性文件進(jìn)一步的保護(hù)，這樣可以有效避免其他人員盜取涉密文件信息，也可以方便文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行有效管理。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位以前的文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)不完全適用于經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的要求，紙質(zhì)文書(shū)檔案浪費(fèi)了人力物力，占用了較大的辦公空間。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的改革，根據(jù)實(shí)際情況將文書(shū)管理檔案管理辦公自動(dòng)化。這樣可以節(jié)省人力物力，提高工作效率，從而促進(jìn)事業(yè)單位更好的履行其職責(zé)。本文從文書(shū)檔案自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)以及其應(yīng)用進(jìn)行了深刻的分析，以期能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用提供參考性建議。