事業(yè)單位檔案信息化管理的問題分析

蘇煜堯

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理已成為發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位為提高檔案管理工作效率，就需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與變革。本文梳理了事業(yè)單位檔案信息化管理的意義，剖析了當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問題，并提出了事業(yè)單位檔案信息化管理的對(duì)策，以期為事業(yè)單位檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；信息化

引言

改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息技術(shù)也得到迅猛發(fā)展，各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到極大改善，事業(yè)單位信息化建設(shè)也在不斷加強(qiáng)，各職能部門為滿足新形勢(shì)下的檔案管理工作需要，需要提升檔案管理的信息化水平。檔案管理具有較高的機(jī)密性和復(fù)雜性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，現(xiàn)代檔案的分類不但有明確的邏輯關(guān)系，還有更高的效率。檔案管理以對(duì)檔案的管理、檔案管理的要求、業(yè)務(wù)人員的要求為主要內(nèi)容。新形勢(shì)下為提升事業(yè)單位檔案管理效能，探析事業(yè)單位信息化管理中的問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作具有重要意義。

1. 事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

在信息化的背景下，檔案的處理方式也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變革。檔案信息化管理能夠迅速而準(zhǔn)確地找到所需要的檔案，大大地提升了事業(yè)單位的運(yùn)作效率，不僅有助于事業(yè)單位內(nèi)部人員的選擇與甄別，而且還有助于其他單位的工作。事業(yè)單位檔案信息化管理主要有以下幾方面意義。

1.1 降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度

按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集管理方式，事業(yè)單位要對(duì)被管理的檔案進(jìn)行收集并直接保存，工作量很大，需要工作人員花費(fèi)很多時(shí)間和精力。如果通過信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，其自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)性等優(yōu)勢(shì)，則可加快檔案的收集與處理，明顯降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，有效提升工作效率。

1.2 查詢信息更加快速且準(zhǔn)確

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)加速發(fā)展的背景下，利用信息化技術(shù)搜索檔案，會(huì)比較快速且精確。通過數(shù)字化新技術(shù)手段保存電子檔案，可以突破檔案存放的地域限制，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因長(zhǎng)期存放而受潮腐爛、被破壞或遺失等問題，能夠更快地收集和編輯記錄，提升檔案的儲(chǔ)存、信息搜集、管理與服務(wù)等方面的工作效率。

1.3 加強(qiáng)信息的安全以及保密

在信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案是屬于國(guó)家和社會(huì)的基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息的安全及保密關(guān)系到國(guó)家或行業(yè)的生存與發(fā)展。檔案信息泄露，將給事業(yè)單位造成無法避免的經(jīng)濟(jì)損失，甚至?xí)?duì)其權(quán)益產(chǎn)生直接影響。利用電子檔案技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化，能夠在很大程度上保證電子檔案的安全、保密。檔案管理信息化相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，收集、存儲(chǔ)速度更快，安全和保密性更強(qiáng)，同時(shí)，還能利用密碼等方法，有效避免檔案泄漏和失竊，更好地保障數(shù)據(jù)安全。

2. 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

2.1 對(duì)檔案信息化管理的重視程度不夠

大部分中小事業(yè)單位缺乏專門的檔案信息管理機(jī)構(gòu)，為了節(jié)省資金，未能負(fù)擔(dān)起檔案的開發(fā)，部分單位雖然對(duì)檔案的開發(fā)進(jìn)行了監(jiān)管，但也僅僅停留在形式上，監(jiān)管人員只是進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類，收集了一些歸檔的檔案或者沒有配置好的檔案，沒有建立一個(gè)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行管理的部門，只是派專人進(jìn)行保管，沒有對(duì)檔案信息的安全管理。有些事業(yè)單位擁有大量的儲(chǔ)存檔案，卻不知其用途，堆積了很久，無人查找，儲(chǔ)存檔案也沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 信息管理水平存在差距

許多相對(duì)傳統(tǒng)的事業(yè)單位受一定現(xiàn)實(shí)因素的制約，信息技術(shù)相對(duì)落后，還在通過人工存檔進(jìn)行檔案管理。剛剛起步的事業(yè)單位或正在成長(zhǎng)中的事業(yè)單位，應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)信息化管理的重要性，在檔案管理方面也投入一定資金，與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)相融合，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理人員存在的問題

有些事業(yè)單位沒有充足的資金支撐檔案管理，對(duì)檔案保存管理采取了一種與業(yè)務(wù)程序一致的態(tài)度，不能及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行升級(jí)。很多事業(yè)單位利用其他部門人員臨時(shí)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)，這些臨時(shí)的檔案管理人員大多不具備專門的技能，在更換檔案管理人員之后，檔案的接收工作如果沒有做好，不少檔案就會(huì)被廢棄，檔案信息資源就會(huì)遭受巨大損失。

2.4 沒有采用相應(yīng)的措施保管好檔案

事業(yè)單位的檔案管理比較復(fù)雜，很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理并無統(tǒng)一的管理規(guī)范，檔案雜亂無章，查找起來耗時(shí)較長(zhǎng)，檔案管理方式和設(shè)施十分落后，極大地降低了工作效率。在檔案儲(chǔ)存過程中，對(duì)檔案進(jìn)行管理是重要的流程，但是很多事業(yè)單位管理檔案的方法不足，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備和檔案信息化管理理念，才能保證檔案的順利收集與管理。

2.5 缺乏相關(guān)法律法規(guī)的有力保障

目前有關(guān)事業(yè)單位檔案管理的法律和規(guī)定還不夠完善，檔案信息化推進(jìn)過程中存在一定困難。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展存在很多問題，把重點(diǎn)放在了對(duì)檔案的管理上，沒有對(duì)其進(jìn)行再利用。

3. 事業(yè)單位檔案信息化管理的對(duì)策分析

3.1 制度建設(shè)方面

3.1.1 建設(shè)規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺(tái)

事業(yè)單位要進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，必須建設(shè)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的、統(tǒng)一的管理平臺(tái)，對(duì)信息采集標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，使管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的整合。要對(duì)存儲(chǔ)檔案進(jìn)行管理，構(gòu)建一套比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案存儲(chǔ)管理制度，并且要遵守國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和監(jiān)管，保證事業(yè)單位的內(nèi)容檔案的安全性。

3.1.2 加強(qiáng)電子檔案保管及技術(shù)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念開始，提高對(duì)電子檔案保存的重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化統(tǒng)一管理系統(tǒng)的技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。因此，歸檔團(tuán)隊(duì)要慎重地管理檔案，并做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理電子系統(tǒng)也要與檔案管理系統(tǒng)保持一致，要確保集成的檔案管理系統(tǒng)中檔案的正確性和真實(shí)性。使用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理電子系統(tǒng)，能夠迅速收集并實(shí)現(xiàn)檔案整理，對(duì)新的檔案進(jìn)行如實(shí)收集并歸檔，提高檔案利用率。

3.1.3 云存儲(chǔ)

對(duì)事業(yè)單位來說，不斷增加的電子檔案對(duì)存儲(chǔ)器造成了很大的負(fù)擔(dān)。由于云存儲(chǔ)具有海量的資源、數(shù)據(jù)、信息等特點(diǎn)，事業(yè)單位可以通過云存儲(chǔ)來最大程度保證檔案的安全，減少開支并增加資源使用效率。隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已深入各行各業(yè)，為事業(yè)單位提供了一種全新的、方便快捷的檔案管理方式。通過新型的記錄管理方式能夠迅速找到儲(chǔ)存點(diǎn)，并且能夠很容易地進(jìn)行輸入，減輕記錄人員的工作壓力，同時(shí)記錄人員還能夠進(jìn)行更精細(xì)的工作。

3.1.4 引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施管理存儲(chǔ)檔案

電子化檔案管理是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位的檔案工作也應(yīng)該向電子化檔案管理發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)引入先進(jìn)的設(shè)施對(duì)儲(chǔ)存檔案進(jìn)行合理、高效的管理，才能使檔案工作得到更好的發(fā)展。

3.2 人員管理方面

3.2.1 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)

管理部門要定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行檔案方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)其對(duì)檔案的重視和認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平，確保檔案管理工作正常運(yùn)行。檔案管理的工作越仔細(xì)越好，尤其是各科室的工作人員更要把檔案管理工作放到首位。

3.2.2 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定

事業(yè)單位應(yīng)制定相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理部門嚴(yán)格管理，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理。檔案管理工作人員如果離職，應(yīng)該在離開之前將所有的檔案都移交保存好，并與接手人員及時(shí)進(jìn)行工作交接。

3.2.3 做好檔案管理的保護(hù)工作

事業(yè)單位要增強(qiáng)管理人員的檔案管理觀念。檔案管理人員要做好檔案保護(hù)工作，要具備一定的耐心和專注，要實(shí)事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)地保存出庫的檔案，要經(jīng)常對(duì)存檔檔案的完整性進(jìn)行核查，一旦有問題就要及時(shí)解決。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化管理是一項(xiàng)重要的工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理迫在眉睫。因此，事業(yè)單位不僅要加強(qiáng)檔案信息化制度建設(shè)，還要提升檔案管理人員的素質(zhì)，升級(jí)檔案信息化管理的管控機(jī)制，從而確保檔案信息化管理為事業(yè)單位發(fā)展發(fā)揮最大價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：蘇煜堯，本科，在職研究生，研究方向：檔案管理、企業(yè)管理、區(qū)域經(jīng)濟(jì)。