基于BIM技術的大型工程項目電子文件歸檔現狀及問題研究

羅超紅 燕鵬 李海濤 朱光亞 宋琳琳

摘 要：為了系統了解我國工程項目電子文件歸檔管理現狀，提升項目電子文件歸檔管理效率，文章圍繞粵港澳大灣區工程項目，針對電子文件歸檔展開調研。基于BIM技術協同平臺分析了工程項目歸檔電子文件的類型、構成以及歸檔過程，并從歸檔標準、歸檔制度、歸檔人才隊伍等維度探討了當前我國工程項目電子文件歸檔存在的問題。

關鍵詞：工程項目；BIM ；電子文件；歸檔

作為基于現代信息技術和計算機技術發展融合而成的建筑信息應用技術[1]，BIM（Building Information Modeling）利用數字技術存儲和傳遞建筑結構和構造特征，并以3D模式直觀表述，實現工程設計、施工、養護、運營管理信息傳遞共享和工作協同，促進工程項目全程信息化。當前，基于BIM技術建筑信息模型的信息化創新管理是現代工程項目數字化發展的重要模式，應用于道路、橋梁、海底管道等大型工程項目，打破了傳統工程項目文件收集、管理、利用模式，改變了文件形成環境、管理內容，基本實現了工程項目電子文件歸檔開發及利用，擴大了項目電子文檔的應用場域。但據文獻調研可知[2-3]，我國工程項目電子文件歸檔管理仍存在尚未形成統一的歸檔制度、格式標準、管理規范及系統平臺，電子文檔開發利用不充分等問題。為系統了解基于BIM技術的我國大型工程項目電子文件歸檔管理現狀，筆者以粵港澳大灣區部分大型工程項目電子文件歸檔過程為對象開展了調研。

一、粵港澳大灣區大型工程項目電子文件歸檔現狀調研

1. 調研對象選取

粵港澳大灣區作為國際一流灣區和世界級城市群，在經濟交通等方面發揮著國家發展引擎的驅動作用。大灣區工程項目覆蓋廣州、深圳、珠海、香港、澳門、佛山、東莞、中山等經濟社會發達地區，涉及道路、橋梁、隧道等多元施工環境，具有規模大、工期長、施工結構物含量多、強度高、施工技術難度大等特點。隨著大灣區建設的迅猛發展，以A、B、C為代表的大灣區重大交通工程基礎建設項目推進中形成了大批類型復雜、功能格式各異的電子文件，各項目在推動電子文件歸檔管理上均開展了有益探索。本文以上述項目為調研對象開展研究。

2. 調研內容

本文圍繞基于BIM技術的大型工程項目電子文件的組成、類型以及歸檔中存在的問題展開調研。

3. 調研方法

本次調研主要采用了觀察法和訪談法。通過實地調研獲取各項目電子文件歸檔流程及管理制度辦法。采用現場、電話訪談以及小型座談會等形式，梳理各項目建設、施工、監理、設計單位電子文件的類型、元數據采集及歸檔流程辦法，深入了解各項目電子文件歸檔問題。

4. 調研結果分析

（1） 電子文件類型及組成

由于工程項目參建單位多、工期長、技術含量高，形成的電子文件量大且類型復雜，各調研對象建設過程中預計產生的文件總量約1000 GB。為提高電子文件歸檔管理水平，各項目多將電子文件劃分為項目立項審批、設計基礎、設計、工程管理、施工、監理、竣工以及科研項目等大類。其中項目立項審批、設計基礎、設計、工程管理、竣工以及科研項目類電子文件歸檔由建設單位負責；施工及監理類電子文件歸檔由施工、監理單位負責。各工程項目電子文件集中反映了項目質量、進度、費用、計量和安全管理等情況，對項目管理、運行、維護、改擴建具有備考利用價值。[4]

各項目建設、參建以及監理單位生成的電子文件主要包括：一是參建單位電子文件，主要包括施工日志、大事記，單位、分部和分項工程質量評定，各工序施工記錄、試驗、檢測及報驗類記錄等。二是監理單位電子文件，即項目監理工作中各項業務管控的依據與憑證，包括監理規劃、監理旁站記錄、平行檢測及獨立抽檢等。三是建設單位電子文件，主要為建設單位工程形成的竣工圖以及其他類電子文件。

（2）項目電子文件歸檔過程

各項目應用BIM技術，通過明確歸檔管理要求，規范體系內外部歸檔管理流程，力促電子文件形成、收集、歸檔等環節處于受控狀態，并支持平臺業務及時獲取電子文件。如C項目通過應用存儲格式、電子簽名、封裝備份等技術，以統一的清單編碼為紐帶，以進度管理為主線，打通了工程工序、質檢、計量等業務流程，建立了計量支付、圖紙管理、檔案管理等子系統協同的覆蓋工程文件全生命周期的BIM平臺，通過對接實現了各子系統聯通。整體來看，對于無BIM技術支持下的項目電子文件，各調研對象完工后平均36月方能開展檔案專項驗收，導致項目電子文檔時效性及信息價值衰減嚴重。目前，各調研對象BIM平臺涵蓋了工程項目電子文件總量的80%—90%，基本實現了項目業務協同及重要業務電子文件全程管理，較之以往，電子文件歸檔綜合效能提升了約86%，初步實現了項目電子文件及時歸檔及“工完檔清”的目標。

二、工程項目電子文件歸檔過程問題分析

各調研對象在電子文件歸檔中仍存在一些共性問題。具體如下：

1. 缺乏貼合項目實際的電子文件歸檔標準

除了通用的《文書類電子文件元數據方案》（DA/ T 46—2009）、《版式電子文件長期保存格式需求規范》（DA/T 47—2009）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）外，近年來，國家針對工程建設項目電子文件歸檔還出臺了系列標準規范，如《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（2019）[5]明確了涉及建設項目各方電子文件的管理責任，項目建設系統應具備的功能以及電子文件歸檔要求；《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）[6]增加了基建管理系統應具備的電子文件管理和歸檔功能要求，同時對項目電子文件歸檔和移交做出了技術層面規定。但除了上述標準外，各調研對象尚未結合項目實際，如工程項目電子文件歸檔格式多元，電子文件元數據抽取、電子簽名環境及封裝標準變化，電子文件管理軟件設計標準不一，系統不兼容，各業務電子文件管理及電子檔案管理系統集成交換標準更新等具體情況，形成迭代的可操性較強的標準，有針對性地開展項目電子文件歸檔指導。

2. 缺乏更新的電子文件歸檔管理制度

盡管技術創新使得BIM平臺基本實現了電子文件全流程管理，但與之配套的文檔管理制度未及時跟進，文檔管理思維大多仍停留在“紙電”雙軌雙套管理的制度層面，如歸檔制度仍強調“歸檔紙質圖紙需打印簽名后同時歸檔”等要求。相關配套制度的缺失導致項目開展中歸檔管理人員對于項目電子文件歸檔范圍、保管期限、歸檔要求等缺乏實操性規則指導。具體表現為：

（1）歸檔制度無法匹配電子文件歸檔需求

外業施工中形成的電子文件涉及設計、參建、監理等部門，電子文件在部門交互處理中形成了多層關聯，歸檔前集成了大量業務、電子簽名信息及結構背景元數據信息，且隨著系統功能的完善，相關信息持續疊加加速了歸檔電子文件內容擴充。這就要求相應的歸檔制度也應在項目電子文件歸檔范圍及內容上予以更新。

（2）歸檔制度無法有效解決歸檔主體設定與部門變更之間的矛盾

項目開展中部門頻繁變更常導致歸檔主體改變。這與現有歸檔制度中歸檔主體相對固定的設定是矛盾的，需要從制度上重新確定歸檔主體，以適應項目電子文件歸檔實踐。

（3）歸檔制度無法適應技術更新帶來的歸檔范圍擴大

信息技術革新對于電子文件存儲能級的提升，打破了原先工程項目電子文件歸檔范圍界限。如何在制度中設定采用與項目存取需求相應的項目電子文件歸檔范圍，也是項目組應思考的關鍵性問題。

3. 信息系統建設仍待完善

（1）項目部門間電子文件管理系統未有效對接

項目基于參建、設計、監理等部門合作開展，因各部門之間信息化程度、標準規范及平臺應用技術等存在差異，當前各部門電子文件管理系統間未有效對接，導致歸檔電子文件在不同形成部門因存取格式、流程設置等各異遭到攔截、屏蔽或無法正常使用。

（2）系統無法處理工程項目生成的多維電子文件

工程項目開展中除了生成大量電子表單、高清電子圖像等二維電子文件外，還會基于CAD、PDM等專業設計系統生成大量的三維圖紙模型等電子文件。調研發現，基于BIM技術的電子文件管理無法滿足三維電子文件的管理需求，BIM技術的應用并未實現電子文件管理系統迭代升級。以設計圖紙為例，各調研對象基于BIM技術形成的設計資料多為三維電子圖紙，面向二維電子文件設計的傳統電子文件管理系統已不適用該類電子圖紙的“收、存、管、用”。實踐中將三維電子文件“拆分”為二維“構件”后歸檔存取的做法，既無法保證電子文件完整可用，也耗費了大量的文件保存成本。

4. 歸檔電子文件開發利用不足

隨著工程項目信息化深入，工程項目各業務系統生成的大量相互關聯的電子文件在科學設計、精準決策、聯合開發上具有多維價值。項目電子文件及時開發、深度利用，對提升工程的安全質量具有重要作用。調研發現，進度控制、工程計量支付、質量控制等核心業務所形成的電子文件利用頻度高、需求量大。盡管BIM技術的應用促成了項目業務與電子文件管理流程銜接，使工程構件質量、安全進度、計量圖紙等業務電子文件得以匯聚于平臺各業務數據庫并實現有效獲取，但因當前項目電子文件規范化、標準化程度較低，BIM技術平臺的各業務系統電子文件管理功能不健全等，工程項目電子文件缺乏深度利用，仍有較大的價值挖掘空間。具體表現在：

（1）歸檔電子文件查詢利用形式局限

項目歸檔電子文件查詢利用更多局限于查詢原文件、變更文件、人工閱讀文件內容等，無法通過數據挖掘、信息分析等更深入地輔助工程建設，且部分電子文件內容未能真實準確反映項目細節。

（2）歸檔電子文件與業務活動融合度有待提升

盡管基于BIM技術電子文件歸檔管理一定程度推動了項目內外業同步建設，如通過與計量系統銜接提高了電子文件歸檔的及時性，通過BIM模型與廣東省三級清單編碼體系的對接實現了基于電子文件歸檔的工程外業可視化呈現等，但是如何通過電子文件歸檔實時督促安全環保管理，提升工程效率、質量仍然是當下項目電子文件管理亟待解決的問題。

5. 文檔管理人員專業性有待提升

工程項目業務量大、技術含量高、專業性強、分工復雜，對文檔管理人員的專業知識儲備和業務水平提出了較高要求，但當前工程項目檔案管理人員專業素養普遍較低。專業人才匱乏與工程項目電子文檔管理人才需求的矛盾導致工程項目電子文件歸檔管理缺乏系統性、規范性、專業性，歸檔效率差。其成因如下：

（1）項目開展中檔案管理意識薄弱

較之工程項目中的其他業務，對電子文檔管理工作重視程度不夠。部分參建單位以臨時機構管理電子文檔，相關崗位大多由非專業人員兼職，相關人員多不具有檔案學專業學歷。

（2）復合型人才匱乏

目前，我國檔案學專業人才數量有限，兼具計算機、工程管理等專業知識背景的復合型人才更少。隨著我國公路、橋梁、隧道等基礎建設項目的“井噴式”開展，工程項目檔案管理專業人才需求量持續增加，與檔案學專業人才供給不足的矛盾日益突出。

（3）專業人才流失量大

由于工程項目通常戶外開展，項目從立項到竣工歷經數年，工作環境較為艱苦，薪酬待遇一般等原因，造成工程項目檔案管理人員離職率較高，流動性強。

*本文系2021年廣東省檔案局科技項目“公路工程建設項目電子文件和電子檔案過程控制和管理體系研究”階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]燕鵬，舒忠梅.基于BIM技術的大型建設項目電子檔案協同管理[J].北京檔案，2021（7）：31-33.

[2]巫建文.交通工程項目電子檔案標準及系統研究[J].中國檔案，2016（9）：68-69.

[3]周敏，陳秀芬.建設工程電子文件管理的實踐與探討[J].檔案與建設，2013（9）：67-68.

[4]電子文件歸檔與電子檔案管理規范[EB/OL].[2023-02-25]. https：//Std.samr.gov.cn/gb/Search/gbDetailed id=71F772 D81026D3A7E05397BE0A0AB82A.

[5]建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法[EB/OL].[2023-02-25].https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/157c09e6c8b64df9a139de210ffee24a/files/f27334649c884 734bfd5494ef0f6b0cb.pdf.

[6]建設項目檔案管理規范[EB/OL].[2023-02-25]. https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc 7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf.