從內部控制視角談事業單位物資采購管理

曲林

對事業單位的物資采購管理進行內部控制，可以有效降低浪費、節約資源，實現對各項資金的合理使用，有效提高資金使用效率。但當前事業單位采購過程中存在采購效率不高、采購人員不專業、預算編制隨意等采購風險，亟需加強對采購執行管理。

當前事業單位物資采購管理問題頻發，政府出臺了一系列事業單位采購制度的改革措施，降低采購風險，推動資金合理使用，各地事業單位積極落實各項措施并強化內部控制制度的建設。目的是控制采購成本，規范采購行為，提高財政資金使用效率，同時對財政支出進行監督。事業單位物資采購管理，關系到事業單位工作運行，也涉及人民群眾切身利益，開展此項工作非常重要且必要。

一、事業單位采購業務主要風險

物資采購工作整個流程都存在一定的風險，對采購人員風險識別能力有一定的要求。采購過程的起點是編制采購預算，需將年度預算進行分解，確保實際執行與年度預算相符，若預算管理不到位，容易導致超支，影響資金合理使用。編制規范采購預算后，還需制定明晰的采購計劃，若采購計劃不詳細，采購發生的時間、采購人員無法確定，且采購人員對產品的價格、質量不了解，均會影響采購的效果，降低采購的效率。編制完采購計劃，還需進行計劃的申請與審批，一些單位的采購流程不夠規范，審批流程不嚴格，導致管理較為松懈。管理松懈在招標及供應商選擇環節易滋生腐敗，影響采購效果。任何一個環節出現問題都會加大采購工作的風險，因此整個過程需要加強引導與監管，保證事業單位物資采購工作順利進行。

二、事業單位物資采購工作現狀

（一）財務管理效率不高

財務管理問題是當前事業單位采購過程中面臨的主要問題，許多事業單位的財務管理人員專業水平不高，未及時更新財務知識，對于新系統、新軟件的應用不熟練，對國家新發布的規章制度了解不深，嚴重影響采購過程中的財務管理水平。此外，在實際工作中，事業單位財務管理工作易受到人為控制信息的影響，影響財務數據的準確性，也在一定程度上制約了財務管理工作水平的提升。

（二）采購管理人員專業知識不足

采購管理是事業單位日常工作的重要一環，要求采購人員具有法律意識和政策意識，還要求采購人員具備專業的采購知識和實踐經驗，充分了解市場行情，保證采購工作高效有序進行，合理有效利用資金。但當前一些采購人員知識儲備不足，對預算管控能力不強，相關政策了解不充分，因此事業單位應該加強對采購人員的管理，加強技術與專業知識培訓，進行會計實操，提升采購人員的專業技能。

（三）采購預算編制同實際情況存在脫節

一些事業單位由于在進行物資采購時需要財務、物資、運營等多個部門的協調配合，預算涉及多個部門，工作流程過長，延長了審核的時間，降低工作效率。且在開展采購工作時，采購需求由具體業務部門提出，預算編制缺乏依據，審核不嚴格，存在盲目性。一些部門的領導對于采購工作不重視，平時不注重采購計劃的編制，在急需時緊急編制，但采購往往由物資部門統一進行，在采購計劃執行過程中經常發生預算調整，加之審核過程冗長，業務部門往往需要很長的時間才能收到批文，造成預算編制與實際工作發生偏離。

（四）采購操作過程不規范

國家制定了事業單位物資采購相關法律法規，每個事業單位對物資采購工作也均有明確的規章制度規定，但在實際物資采購執行過程中，采購人員難免會與外部的供應商進行聯系。外部市場競爭激烈，供應商不可避免采取不正當的手段進行競爭，對采購與招投標人員進行賄賂，導致各種違規現象時有發生。比如在實際物資采購過程中，需要多部門協同配合，但在經費的預算、支出上存在不按照程序進行審批或者不按規定渠道采買的現象，一些需財政集中采買的項目，卻找借口分批次進行采購，或者在實際采購過程中選擇價格高的產品，未進行貨比三家，物資采購性價比不高。更有甚者為了獲批更多的采購資金，虛報多報需求，預算編制不準確，不僅浪費了資金，還違反了物資采購管理辦法，甚至出現腐敗現象。

（五）事業單位物資采購監督比較單一，缺乏聯動性和剛性

一些事業單位的財務部門未制定本單位詳細的物資采購規章制度，照搬政府相關政策，未對政策進行分解落實，財務人員對于各項規章制度了解不全面，甚至認為采購與資金掛鉤是敏感性問題，將責任推諉至其他部門。管理部室、采購部室、財務部、紀檢監察部未能充分發揮各部門職責，造成物資采購與監督缺乏規范性。對于發現違規問題只是進行簡單的罰款，未深挖問題出現的原因，也不追究相應的責任，監督管理不到位使得采購人員出現錯誤得不到相應的處罰，助長違規采購風氣。在進行采購與招投標業務的過程中，采購人員的權力過大，有些領導既是訂單的簽約人，又是訂單的審核人，執行過程中的自主性很強，導致采購方式、采購計劃等信息發布等環節存在違紀的風險。

（六）事業單位采購部門未建立供應商信息庫，缺乏對供應商的管理

供應商是物資采購過程中的重要主體，進行供應商管理對于規范采購秩序，提高采購質量具有非常重要的意義。當前供方市場活躍，同一種物資的供應商眾多，各家供應商提供的產品質量參差不齊，因此對供應商進行資質審核是當前物資采購面臨的重要問題。當前市場存在的供應商，有些是生產者、有些是代理商，還有一些是零售商，物資采購部門對供應商的業績、信譽、注冊資金、納稅記錄等信息難以進行全面的分析，對供應商的資質了解不充分，在進行采購的過程中易產生高價買到低質量產品的風險，造成物資采購資金的損失。

三、事業單位采購內控的優化策略

通過對事業單位物資采購過程中存在的風險及采購現狀進行分析，探究事業單位物資采購內部控制優化策略，使得采購更加規范、有序。

（一）強化采購風險意識，明確內部控制的重要性

事業單位應加強內部控制，對采購流程進行規范與調整，識別采購過程中可能出現的風險，加強內部對抗各種風險的能力并提前做好防范，確保整個采購工作在公平、公開的前提下平穩有序開展，減少經濟損失。事業單位樹立風險意識，加強風險管控，也可以推動內控制度的建設。單位領導也要隨同業務人員參加業務培訓，強化單位領導的政府采購業務控制意識。事業單位對政府采購工作內部控制制度的有效性進行定期與不定期評價，提高單位內部管理水平，規范內部控制，提高資金使用效率。

（二）完善預算編制程序，確保采購行為的有效進行

預算編制是整個采購過程的起點，預算的編制水平會影響到后續采購工作能否有序進行。因此事業單位要有明確的采購計劃與采購需求，根據部門工作實際的開展情況來編制部門預算，提高采購預算的合理性與準確性，要加強對采購物資的市場調研準備工作，做到對價格心中有數，合理控制采購預算，保證采購的商品物美價廉，充分提高采購的質量與效率。此外，要加強預算的動態管控，可以通過建立管控臺賬對支出進行詳實的記錄，每一筆支出均需要相關責任人簽字，確保后續審查時有章可循。

（三）優化事業單位人員崗位設置，增強相關崗位的獨立性

為了有效防范風險、提升采購資金的利用率，保護國家利益，行政事業單位應當建立專門的辦公室，特別是在人員較少的情況下，應指定一個科室負責采購的管理和監督。在安排采購工作崗位時，應當遵守不兼容崗位的規章制度，以確保合同簽訂、內控、物資驗收等各項工作的獨立性和完整性。

在行政機關機構采購管理中，應采用多部門監管和外界普遍監管結合的方法，以有效防止和解決購買環節中出現的問題。為了培養高質量的購買團隊，必須開展購買人員培訓教育活動，讓他們不但熟悉行政機關機構購買的特點，而且深刻掌握購買法律法規，并適時對他們進行職業考核，以確保購買環節的順利進行。培訓活動的組織者，要從專業領域邀請資深專家學者作為主講，以實踐為導向，結合理論，讓學員更加深刻地掌握必要的技能，增強責任意識，提升工作能力，為社會發展做出更大貢獻。對于成績不合格者，將不予上崗。

（四）加強采購過程控制，提升采購工作的規范性

《政府采購法》為購買操作提供了詳盡的說明，包括業務流程、人員配置、購買原理和方法等，但是現行的法律僅僅建立了一個大致架構。因此，必須對《政府采購法》加以擴充和細化，以確保法律都能夠得到落實。由于目前尚未頒布具體內容的執行法規，因此各地區必須依據實際情況對購買程序加以限制。為此，應當做好以下幾項管理工作：首先，對制度加以規范和協調，以資金需求為導向編寫購買明細表，并在市場調研的基礎上制訂多套采購方案，以便做出正確的選擇；其二，編寫完整的采購預算方案，以進一步提高計劃評審工作的科學性。必須對各類購買商品的費用做出正確估算，并交由第三方機構加以審核，以確保預算控制在合理范圍內。其三，必須對采購項目實行檢驗，確保驗收工作能夠全面覆蓋各類購買的工程項目、貨物等，避免出現任何疏漏。其四，必須對采購過程進行審計，以加強行政公信力，進一步提升監督效果。

（五）強化對行政事業單位采購工作的監督

監督管理行政事業單位購買的兩個主要方面是合規性和有效性。合規性監管旨在檢查購買項目管理、途徑和流程是否符合法律法規，以確保購買資金使用的安全，避免出現違規行為。有效性監管則是在合規性監管的基礎上，更加注重政府資金的運用是否有效和科學合理，以確保采購項目符合實際情況。采購流程能否順利進行，能否實現預期目標等都需要考慮。為了確保采購工作的有效性，必須加強監管，完善監督機制，清楚地認識到可能存在的風險，并采取有效的預防對策。各單位應建立專職的行政事業單位購買監督崗位，明晰監督職責，將監督職責細分，以確保采購活動的有效性。為了提高政府預算管理的效率和公平性，應該擴大預算管理的范圍，包括與購買相關的預算編制、資金檢驗等相關內容。購買應該通過公開招標的形式實現，購買工作人員不能參加評審項目，以保證公平競爭。此外，還應該加強內部和外部監督，采用網上政務透明的形式開展監管，將采購信息盡快上傳到官方網站，使群眾能夠盡快知曉相關工作的進展情況，便于群眾查詢和監管；還應該開設電話熱線，便于群眾與政府溝通。采用多種新媒體形式加強監督，有效防止重復采購和無序購買的發生，在全社會的共同努力下，提升采購工作的規范性和效率。

（六）加強物資采購績效評估建立物資采購績效評估制度

應該構建一整套規范、有效的業績考核制度。為此，應該學習國內外先進的理論和經驗，結合本單位的實際情況，制訂統一的原則和制度，使物資采購的考核符合《政府采購法》，以此來推進和健全物資采購的管理和監督。采用多方評估機制，包括內部評估、領導層評價和外部評估，以更加有效地評價采購部門的業績。這樣，一個單位的采購部門就可以得到多方評價，從而形成一個規范化的績效評價體系。

（七）完善供應商評價體系，加強對供應商的資格審查

為了確保供貨商的資質真實有效，需要其提供必要的資信證明，并通過審查后遞交標書。此外，為了構建一個完善的供貨商來源數據庫和體系，還需要制定產品合格率指標、售后服務標準，以及資產負債率指標等。采購管理部門通過對供貨商的信息加以甄選，從而確定出信用較好、產品質量優秀、供應意識強的供貨商，提高物資采購工作效率，降低損失。事業單位要對供貨商實行嚴格監管，監管機構要對產品價格實行審查和復核；評審委員會公正考核供貨商，監督管理全部采購過程；供應完畢后，請質量監測單位對貨物實行嚴格檢驗，按照質檢報告辦理采購入庫，以確保購買到品質精良、價格合理的產品。

結語：

通過加強行政事業單位內部控制制度建設，可以實現對各項資金的合理利用，降低采購活動中的權力濫用和浪費等行為，使財政資金的使用效率得到提高。因此，事業單位必須要樹立起較強的風險意識，建立起完善的預算編制程序，優化采購崗位設置，強化對采購過程的控制，有效預防和解決事業單位采購工作中面臨的風險，確保事業單位采購工作的正常、有序開展。