招商引資檔案管理與信息資源共享對策研究

文張道正

招商引資項目的檔案管理工作至關重要，檔案管理效率的高低將直接影響招商引資項目的完成水平。因此根據當前社會對檔案信息化和多樣化發展的要求，檔案管理系統可以借助先進的網絡技術，使招商引資項目的檔案實現安全管理和信息資源共享，為項目提供更大的資料輔助。本研究將對招商引資檔案管理的重要性及現狀問題進行探討，針對問題給出健全檔案制度、轉變思想認知、著重培養人才、重視企業服務、加強檔案信息監管這五方對策，提高檔案管理效率，實現招商引資檔案信息資源共享。

一、招商引資檔案管理能力不足的重要影響

（一）產生政策管理漏洞

招商引資檔案管理一方面是約束企業，另一方面通過加緊管理，防止不法分子趁虛而入。很多地方政府在招商引資過程中為了吸引企業進行投資，會對口出臺部分優惠政策。政策出臺的目的是吸納更多符合要求的企業參與到項目的競標中去，并非降低了審核及引資的標準。但是優惠政策放寬了原本的限制，成了一些不法分子和不正規企業鉆空子的重要缺口，如今針對招商引資的檔案管理水平不足，管理效率不高，管理文件的內容無法保證準確和齊全，無形中造成了政策管理的漏洞。

（二）無法形成有效處罰依據

檔案管理為實際工作提供數據支持，所以檔案管理能力不足，其檔案內容的有效性和使用價值會受到直接的影響。若需要對違規企業進行處罰或者監管，需要通過檔案拿出必要證據才可執行政策。但是很多時候對于企業的監管和處罰力度并不大，其中很大的原因在于沒有做好檔案管理工作，沒有為政府提供充足的證據支持。造成這一現象的原因集中在兩點，一是尚未意識到檔案管理系統升級的重要性，長期使用傳統的檔案管理模式，其檔案管理價值始終沒有提升。二是當下還沒有建立健全信息化共享機制，所以很多檔案管理任務的執行效果并不好，在合作過程中，企業會抓住缺口和弱點進行隱藏，最終的結果就是項目完成后，無法及時有效地對錯誤問題進行處罰，因為依據不足。

（三）檔案信息實際應用率較低

檔案管理主要是為了能夠為機構的不同經營項目活動提供數據、資料和信息支持，則需要根據活動特性提取相關的檔案信息，當前，通過分析招商引資項目，將檔案收集、整合作為檔案管理的重要內容，檔案信息在具體應用過程中的應用率較低。除此以外，招商引資機構未能夠有效設置管理要求和規定作為約束手段，無法有效管控企業在開展業務活動中所出現的不良行為，為此檔案管理部門就無法獲取企業的動態信息，不利于為后期招商引資提供安全可靠的數據支持。

二、當下招商引資檔案管理與信息化共享的發展現狀

（一）尚未形成信息化共享意識

檔案管理工作在招商引資項目中有非常重要的價值，檔案管理程序越規范、能力越強，就能越好地規范招商引資的項目流程，幫助提供必要的文件資料支持。但是現如今招商引資檔案管理工作存在致命的問題是管理單位意識到了檔案管理工作的重要性，但是尚未意識到信息化共享模式在檔案管理中的應用重要性，大多數檔案管理單位都依靠傳統的管理形式，執行“雙套”管理，也就是電子文件數據和紙質文件數據共存，但更多管理工作仍然傾向于保存紙質文件。這種管理形式和現如今飛速發展的信息化時代背道而馳，企業運行管理模式也在發生改變，招商引資程序和執行模式在對應升級，很多數據資料都由線上完成分享和傳遞，既節約了線下資源，也提高了數據的傳遞效率。但是招商引資內部檔案管理工作并沒有那么先進，尚未搭建共享型資源信息管理平臺，并且檔案管理人員對信息化數據的處理能力不足，因此在信息化共享層面仍然缺乏構建。

（二）尚未完成現代化管理系統轉變

傳統的檔案管理模式已經不再適合現代化社會，因此當前管理系統存在落后、呆板、執行能力不足的問題。落后主要體現在工作形式落后、工作流程復雜、工作設備陳舊。呆板主要體現在管理人員呆板、檔案分類不細致、線上檔案管理呆板。執行能力不足主要體現在檔案收集效率低、檔案線上傳輸效率低、檔案信息共享效率低。

（三）尚未形成系統的人才培養機制

檔案管理作為招商引資活動開展的重要組成部分，其管理人員的實際工作水平與檔案管理質量有著直接性的影響與聯系。當前招商引資檔案管理缺乏專業素質人才，首先是缺乏有檔案管理水平的基層管理人才，很多檔案管理崗位人才流失情況很嚴重，所以慢慢地崗位由一些并不專業的工作人員掌控，專業的管理人才非常缺乏。其次是缺少有信息技術應用能力的人才，沒有信息資源共享平臺建設實力，沒有對管理人員和技術人員進行崗位劃分，導致很多技術人員在檔案管理工作中發揮不出自己的專業技能。最后當前大部分機構始終采用以往傳統檔案管理模式，培訓體系欠缺健全性，導致在專業素質方面，檔案管理人員存在較多的不足。

（四）尚未建立檔案信息化保密管理

在開展招商引資項目時，所包括的檔案信息較為廣泛，可見檔案內容隱私性的管理不可避而不談，要對內容的特殊進行加強管控，做好保密工作，避免重要信息泄露，為不法分子提供犯罪的機會，甚至威脅到企業的經濟利益。為此，建立健全的安全管理體系加強對檔案信息的安全管控至關重要。

三、招商引資檔案管理與信息化共享的發展策略

（一）加強轉變思想觀念

為了確保招商引資檔案管理現代化、信息化工作的順利開展，首先政府部門和檔案管理有關部門要轉變自己的思想觀念，認識到檔案管理模式創新及信息化共享平臺建設的重要性。應當對該項工作加以關注和重視，在思想上、財力上給予大力支持，要自上而下對檔案管理單位工作進行普及，尤其是針對當前正在進行過程中的招商引資項目，要集中對這些項目的有關負責人員進行培訓，讓相關管理人員認識到檔案管理系統升級和標準升級的重要價值。而政府部門根據項目的執行情況批準資金進行信息化共享平臺的建設，要求能夠從當下開始通過順利使用各種軟硬件設備來提升檔案管理的有效性，并完成數字化檔案管理系統的建設，從原本的重紙質檔案盡量轉移到重視電子檔案和重視信息化數據層面。其次在日常的檔案管理工作中，也要重視多使用現代化設備進行管理工作，啟用新的檔案管理系統，并對檔案管理人員進行統一的培訓，自上而下地重塑檔案管理系統，做到崗位職責的強化，從根本上提升檔案管理效率和現代化水平。

（二）重視信息化系統建設

針對傳統檔案管理系統存在的一些問題對應進行解決。首先針對工作形式落后、工作流程復雜、工作設備陳舊的情況，通過改革管理制度來解決。管理制度應當加入信息化管理相關內容。將工作形式轉移到線上，所有管理人員均依靠管理系統執行任務，擺脫傳統管理形式的束縛。工作流程順應信息化流程更新，將文件整理和對應歸檔工作交給系統執行，削減工作程序。工作設備全部更新，將大多任務轉移到線上之后對管理系統的執行能力要求很高，所以檔案管理單位對應更新系統，提高軟硬件設備的支持，盡量拔高設備的使用效率和使用壽命。針對管理人員呆板、檔案分類不細致問題，通過改革管理方式來解決，管理人員在上崗之前要進行系統的崗位培訓，將管理崗和技術崗分開，不同崗位人員的工作目標和執行任務不同，需要有不同的管理規程約束。檔案管理分類不細致的問題可以從項目檔案本體入手，先通過系統篩選出不同批次或者類型的文件，再按照文件的先后順序和文件內容進行分類，保證文件管理形式和項目本身的管理需求掛鉤。

（三）重視人才培訓和管理

后續檔案管理信息化共享平臺的建設需要更多高素質專業人才，因此檔案管理需要集中強調人才培養機制的建設，建立學習制度、人才引進機制，考核激勵機制，實現招商引資項目的檔案實現完全管理和信息資源共享人才保障。對于在崗的管理人員，要定期完成信息技術培訓，熟悉數字化平臺和信息共享平臺的使用，培養自己的先進設備使用能力，使信息化設備能夠在招商引資項目檔案管理中靈活運用，不斷強化管理效率與質量，促進管理效果。同時，需要對檔案管理人員的管理知識、技能定期進行考核，強化管理人員檔案管理能力的有效掌握。對于技術人員，要對應數字化數據共享平臺的建設要求，多吸納有計算機應用優勢的人才和先進檔案管理能力的相關技術人才。要在系統內部建立建成完整的復合型人才應用團隊，能夠順利地處理各類信息管理任務，拔高系統檔案管理專業度，提高工作效率。

（四）重視平臺服務企業

依托檔案管理信息化共享平臺服務企業和助力企業開展檔案工作，如及時將招商入駐企業到期檔案接收入記錄平臺，為企業未來查閱利用檔案提供保障。通過實地走訪、線上指導等方式，引導企業規范開展檔案管理工作，推動企業檔案不斷科學化、規范化、標準化。加強業務培訓，針對企業檔案管理的資料收集、整理以及檔案的保管與保護等內容，開展有針對性的業務培訓，不斷增強企業檔案人員的業務能力和水平，助推企業檔案管理水平提升。

（五）重視檔案信息化監管

大數據背景下，招商引資活動的有效開展依附于各項信息技術，為此需要對檔案信息資源體系加以完善、健全，積極優化、完善各項服務系統。由于招商引資項目較為龐大，在該方面的信息內容量較大，信息內容會在各個時段大量產生，因此，在構建檔案信息資源體系過程中，需要與項目需求進行有效結合，以此充分滿足信息資源共享，利于需求者能夠對此有效應用。在對檔案信息資源進行開發時，需要借助信息手段加強管控，不斷完善檔案信息資源數據庫，通過構建數據資源共享平臺，實現數據資源共享，提高資源利用的最大化，從而為招商引資項目提供依據。擴大檔案信息資源化的受眾群體，可以豐富檔案信息資源，凸顯檔案信息管理在招商引資活動中的應用價值。

四、結語