信息時代檔案管理工作的創新策略

◎汪明

在信息化時代背景下，檔案這一信息資源有著極高的應用價值，并且也逐漸受到了各行各業越來越多的關注。因此，應對信息化技術加以充分的應用，使檔案管理模式得到優化創新的同時，也使管理效率得到進一步的提升。通過科學合理的運用大數據、云計算等先進科技手段對檔案管理進行有效的規劃，從而使檔案管理能夠符合新時代的發展要求，為發展革新提供強勁動力。然而，檔案管理要想實現創新并非易事，首先應對檔案管理信息化創新的真正價值有深刻的認知，以此全面提升管理成效，從而推動檔案管理事業實現持續穩定的發展。

一、信息時代檔案管理工作創新的重要性

（一）推動檔案管理規范化發展，檔案服務實現優化升級

在信息化時代背景下，檔案管理工作已經逐漸實現了電子化和數字化，無論是內容還是數量都在與日俱增。面對此種情況，通過信息化技術手段使得檔案管理工作得到有效創新便顯得極為重要，不僅能夠使檔案得到科學高效的管理，還能夠摒棄傳統檔案管理工作中的不足之處，使管理效率明顯提升。在以往的檔案管理工作流程中，要想找到所需的檔案，需要耗費較長的時間和大量的人力，這勢必會影響后續工作的開展。而檔案管理的信息化發展，則可以提供高質量的檔案支持，使檔案管理內容更為精細化，檔案的利用率也得到進一步提升。另外，隨著大數據、物聯網等信息技術的廣泛應用，檔案管理數據庫得以快速創建起來，這樣在推動檔案管理實現創新發展的同時，也能夠使服務品質實現質的飛躍。

（二）檔案資源實現共享，滿足時代發展所需

檔案是一項重要的信息資源，不僅是記錄各方面工作實際開展情況的內部資料，也是運營發展中一個不可忽視的參考依據。通過信息化、數字化對檔案管理進行創新，充分體現了時代發展的需求，并且可以推動檔案管理實現價值的最大化。另外，還可以將檔案信息從原始的載體上分離出來，使得相關工作人員無論身處何時何地都能及時獲取資源信息，這樣檔案信息也可以得到更加廣泛、有效的利用。尤其是在互聯網時代背景下，大數據應用等信息化技術日益成熟，也對檔案管理工作提出了更高的要求，即需要相關工作人員能夠及時掌握當前檔案管理發展趨勢，在管理理念上進行更新，立足于長遠的發展角度來應對創新所帶來的改變，以此提升檔案管理成效。

（三）充分發揮檔案資源優勢，以便于實現良性發展

隨著信息化程度的加深，檔案管理工作也隨之發生了許多新的變化，呈現出高效性、全面化等特點的同時，也對信息進行更為及時的管控。也就是說，在對檔案管理進行優化和創新的過程中，重新整合現有的信息資源，使檔案資源能夠處于安全狀態下被管控，從而使其在服務、利用方面更加高效。另外，隨著信息資源的與日俱增，也就意味著信息的獲取數量也在不斷增多，為了能夠獲取資源并使其價值充分發揮出來，則需要對檔案管理工作進行優化調整，挖掘信息資源的深層次價值內涵，以免由于數據不全面而使管理決策有所偏差。

二、信息時代檔案管理工作當中的不足

（一）標準化程度低，未能意識到創新的重要性

規范且標準的管理可以為檔案管理的創新指明發展方向，使其更加具有實效性。然而從目前情況來看，有些檔案管理工作由于缺少可供參考的標準，大多是在實踐中逐步地摸索并積累豐富的經驗，得以開創新的發展路徑，而這也就使得人們很難及時發現信息化管理工作中的不足，以至于必須返工或是另尋他法予以彌補，浪費人力和時間不說，還影響人們工作的積極性，使人產生消極懈怠的情緒，進而致使檔案管理工作很難在短期內實現創新，并難以為發展提供有效的參考。此外，未針對檔案管理成立單獨的部門，在管理創新實踐中通常是憑借以往的經驗來操作，致使工作信息化程度低，且內容雜亂無章，檔案的真正價值未能發揮出來的同時，也限制了創新發展的步伐。

（二）管理人員專業素養參差不齊，創新發展缺少有效動力

要想使檔案管理工作實現更好的信息化發展，就需要管理人員擁有與之相匹配的專業技能和知識儲備，這樣才能使檔案管理工作的創新事半功倍，進而切實提升服務品質。但在當前，個別負責檔案管理的工作人員，并不具備該項專業能力，在知識結構、專業素養等方面都無法滿足信息管理的需求，因此也使得檔案管理工作很難實現突破和創新。另外，相關的培訓活動較為單一，這也是導致工作人員專業素養偏低的一個重要因素。由于對信息化技術缺少深入地了解，因此無法將其更好地融入檔案管理工作當中，檔案信息的深層次價值難以挖掘出來，這樣勢必會影響檔案管理信息化的創新發展。

（三）缺少完善的信息化設備，技術和資金存在不足

在信息化時代背景下，檔案管理工作在創新過程中，還面臨著信息安全這一極大的挑戰，并成為其創新發展的一個制約因素。首先，信息安全。以往的檔案管理提取手續極為煩瑣，相對來說也增加了檔案保管的安全性。然而當檔案以信息化、數字化的形式呈現，想要提取則并不難，一旦重要的檔案信息被泄露出去，則會產生難以想象的后果。其次，檔案管理軟件存在安全隱患。通常情況下，企業應用的檔案管理軟件都是從正規渠道采購，但在技術水平方面難免存在差異，并且在實際操作過程中由于缺少標準化流程的約束，因此難以實現統一化管理。最后，自我防護意識不到位。檔案信息化管理往往會受到來自網絡開放性的侵擾，由于不夠了解信息安全軟件，導致采用的軟件未必能夠對所有病毒進行有效攔截，這就使得信息安全存在隱患。檔案管理要想實現信息化創新，就必須在前期投入充足的資金和人力支撐，但由于相關經費不足，也使得管理創新工作難以施展開，導致創新步伐緩慢。

三、信息時代檔案管理工作的創新策略

（一）提升員工對檔案管理創新的重視度

當前，檔案管理工作要想更好地實現信息化創新發展，就必須將其作為重點來抓，讓所有工作人員都對其重要性有清楚的認知。制定科學合理的規劃方案，為創新指明發展方向的同時，也要充分調動工作人員的積極主動性，高度重視創新工作。另外，在制定規劃之前，應事先做好調研工作，結合實際情況，制定針對性的解決方案，推動檔案管理工作能夠順利實現創新。例如，在檔案管理信息化建設工作中，凡是涉及數字化、管理流程標準化等類型的問題，作為管理人員應明確規劃目標，在調研的基礎上考量行業發展趨勢，以此保證規劃切實可行，且更為科學化。此外，檔案管理創新工作并非短期就可以實現，應對總體目標予以進一步細化，在各階段設置小目標以便工作人員能夠穩步落實各項創新工作。通過學習和借鑒其他單位的創新經驗，加強自身的資源建設能力，不斷完善檔案管理工作流程，以此推動創新發展更加高效地進行。

（二）與時俱進，加強創新意識

在開展檔案管理工作的過程中，只有具備創新意識，才能推動創新工作順利進行。在網絡信息化時代，檔案管理工作要想更好地實現創新發展，就必須要對其進行大力的宣傳推廣，引導相關工作人員摒棄陳舊思想，樹立新的檔案管理理念，全身心地投入創新工作當中。在這一過程中，還應充分掌握檔案管理人員的專業素養、技能水平等綜合條件，以便于知人善任，讓相關工作人員清楚地知道檔案管理創新并不意味著檔案資料的簡單整理歸檔，而是充分借助信息化技術科學合理地優化整合信息資源，以此提高管理效率。另外，還要與時俱進，充分考慮社會大眾的真實需求，采取多種方式提升工作人員的創新意識，例如通過微信公眾號、微博等平臺進行宣傳推廣，讓檔案管理人員充分認識運用信息化技術手段的優勢，充實自身知識儲備，為檔案資源利用率提升和高效共享提供助力。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養和能力

在信息化時代，檔案管理的創新離不開高素質人才的有力支撐，其不僅可以提升創新的實效性，還可以將檔案管理信息化的真正價值發揮出來。在探索創新路徑的過程中，應就檔案管理人員的專業技能、信息化技術應用能力等素養提出相應的要求，確保相關人員能夠更好地勝任本職工作，符合數字化檔案管理的發展需求，使檔案管理更加專業化和標準化。因此，就人才角度來說，既要加大人員的培養力度，又要從外部引入優秀人才，使企業能夠煥發出新的生機和活力，從而更好地朝著創新方向發展。具體措施為：首先，組織開展針對基礎知識的培訓活動，讓工作人員可以深入地理解檔案管理工作的重要性，并充分掌握與之相關的法律法規，從而為創新工作的開展打下良好的基礎。其次，組織相關工作人員去其他單位參觀學習，在增長見識的同時，也要產生危機意識，養成自主學習的良好習慣，真正做到順應時代的發展需要。最后，應大力引進優秀人才，并予以相應的激勵機制，吸引更多綜合素養高的人才來充實人員建設，拓寬創新思路，為創新發展獻計獻策。

（四）大力推進檔案管理信息化建設步伐

隨著信息化時代的到來，應立足于市場的實際發展情況，采用先進的信息化科技手段來推動檔案管理實現創新發展。一方面，應針對檔案管理部門投入相應的基礎設施，不斷完善硬件設備和軟件系統，以此構建數字化檔案管理體系，并在實際操作過程中有相應的設備作為物質保障。另一方面，檔案管理部門應立足于整體戰略發展，創建適合自身發展需求的檔案管理信息化系統。相關工作人員應充分借助物聯網、大數據以及云計算等技術方面優勢，將紙質化檔案轉變為電子化形式，并通過互聯互通等方式創建檔案智能服務體系，以便人們獲取信息和提升信息的利用率，進而使檔案管理效率得到進一步提升。此外，創建統一化的檔案管理系統，以此實施規范化的管理和應用，另外，還可以在檔案管理總系統之下設置分系統，并設置相應的訪問權限，以便工作人員對信息資料進行查詢、提交等，從而進一步提升檔案管理的信息化水平。

（五）不斷完善檔案管理制度

身處于信息化這一時代環境下，檔案管理人員需要處理的信息資料與日俱增，難度也隨之增大。作為檔案管理部門的管理者應對管理制度進行積極的創新，在提高管理成效的同時，也讓創新更具實效性。一方面，檔案管理部門應結合實際情況制定相應的管理制度，以相關法律法規為依據，嚴格執行責任制，使檔案管理工作更具安全性。另外，檔案管理工作的相關人員應對創新目標和任務進行科學合理的規劃，讓工作人員各司其職，將自身才能充分發揮出來，以此使創新管理成效得以有效提升。另一方面，應對檔案管理創新工作進度予以實時關注，高度重視信息的儲存和保管的安全性，采用大數據等先進技術手段來推動檔案管理實現信息化，這樣既可以節省人力和時間，又可以切實提高信息資源的利用率。同時，還應制定相應的獎懲機制，充分調動員工工作的積極性；定期組織業務考核，不斷完善崗位晉升機制，從而讓工作人員能夠看到自身職業的良好發展前景。此外，應對檔案管理部門加大監管力度，進而使工作人員的行為得到有效約束，營造一個積極進取的工作氛圍，激發員工工作熱情，從而積極地投身檔案管理的創新工作當中，以踏實肯干的態度為部門的創新發展獻計獻策。

四、結語

總之，在信息時代檔案管理工作朝著創新方向發展是一種必然趨勢，其不僅可以提升檔案管理工作的效率，節省人力和時間，還可以使檔案管理流程更加規范化，信息資源的利用價值得到充分的發揮，為人們提供更加便捷高效的信息服務。同時，隨著社會的不斷發展進步，應立足于多層面、全方位地探索檔案管理信息化創新發展策略，使其能夠緊跟時代發展步伐，進而滿足人們的信息化需求，在確保檔案管理工作安全性的同時，使其信息化管理水平得到有效提升，從而提供更為科學精準的信息服務。