醫(yī)院物資采購管理中的內(nèi)部審計

曾俊

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院運營管理的科學性顯著提升，而物資采購管理作為組織管理結(jié)構(gòu)中的重要內(nèi)容，是維持醫(yī)院實現(xiàn)常態(tài)化運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作，迫切需要在日益復雜的社會經(jīng)濟形勢中，通過實施高質(zhì)量、高效率的內(nèi)部審計，實現(xiàn)科學性、合理性的穩(wěn)步提升。

本文從醫(yī)院在物資采購管理中深化運用內(nèi)部審計的重要意義出發(fā)，分析了實施過程中存在的主要問題，指出了內(nèi)部審計過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并提出了解決問題、加速實施的策略建議，旨在推動醫(yī)院實現(xiàn)物資采購管理的全過程把控。

一、醫(yī)院在物資采購管理中實施內(nèi)部審計時存在的問題

（一）內(nèi)部審計的專職團隊建設(shè)進程緩慢

醫(yī)院在物資采購管理中應(yīng)用內(nèi)部審計的效率效果與審計人員的綜合業(yè)務(wù)能力密不可分，這也是導致醫(yī)院內(nèi)部審計效率低、效果差的直接原因。

1.醫(yī)院一把手尚未正確認識到強化內(nèi)部審計對于醫(yī)院整體發(fā)展的戰(zhàn)略性意義。自上而下的“懈怠”通過層層傳導，間接削弱了工作人員對于內(nèi)部審計工作的重視，導致在物資采購的過程中無法實現(xiàn)高水平、高效率的風險危機識別與應(yīng)對，在無形之中擴大了損失與危害。

2.內(nèi)部審計團隊戰(zhàn)斗力不強。缺乏物資采購管理的內(nèi)部審計專職人員，而是套用普適性內(nèi)部審計規(guī)則，經(jīng)常出現(xiàn)物資采購問題解釋不清、審計不明的現(xiàn)象，不僅不能充分發(fā)揮內(nèi)部審計的功能效用，且在一定程度上影響了物資采購管理的綜合效率。

3.工作實務(wù)評價難。醫(yī)院同樣缺乏在物資采購管理中開展內(nèi)部審計評價的相關(guān)標準，僅僅是移植普適性內(nèi)容難以滿足針對性需求，形成個人主觀占主導的實務(wù)評價困局，無法實現(xiàn)高效率的監(jiān)督評價。

（二）缺乏健全的內(nèi)部審計配套制度建設(shè)

不可否認，醫(yī)院對于大環(huán)境變動的反饋速度與效果較差。推動在物資采購管理中實施內(nèi)部審計的制度建設(shè)遲緩，導致“經(jīng)驗主義”在物資采購管理的內(nèi)部審計中占主導，多是以普適性內(nèi)部審計規(guī)章制度為標準，缺乏針對性，容易滋生問題和失誤，更為醫(yī)院的整體發(fā)展埋下隱患。基于此，健全的配套機制建設(shè)，是醫(yī)院在物資采購管理中高效實施內(nèi)部審計的重要保障，有利于發(fā)揮內(nèi)部審計在物資采購管理中的全部功能效用，實現(xiàn)醫(yī)院運營體系升級和管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的良好效果。

（三）醫(yī)院內(nèi)部審計的平均工作質(zhì)效有待加強

醫(yī)院的物資采購管理理念與模式方法更新較為緩慢，傾向于傳統(tǒng)模式。對于體制機制升級與模式方法優(yōu)化的推進力度不足，認為此項工作過于常規(guī)，滿足日常消耗使用需求即可，不用花大力氣進行現(xiàn)代化革新升級，導致平均工作質(zhì)效明顯落后于行業(yè)平均標準，有待加強。究其原因，是因為醫(yī)院在推進內(nèi)部審計的過程中，滿足于現(xiàn)狀，對新形勢、新風險考慮不全，不能意識到體制機制升級與模式方法優(yōu)化的戰(zhàn)略性意義，長此以往，必將與時代發(fā)展大趨勢相悖，阻礙醫(yī)院實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

二、在物資采購管理中開展內(nèi)部審計的關(guān)鍵節(jié)點

（一）物資采購項目合理性審計

高水平的醫(yī)院物資采購，前提和基礎(chǔ)是科學、合理的采購計劃。因此，對物資采購計劃開展的專項審計就必不可少，審計結(jié)果直接聯(lián)系到醫(yī)院物資采購工作開展的效率。由此，醫(yī)院要建立健全物資采購審批程序：由職能部門編制醫(yī)用耗材、藥品等物資采購計劃，提報上級部門審批，充分說明采購計劃、采購數(shù)量的客觀性、合理性；待上級部門開展可行性分析審批通過后，進入采購流程。同時，對于所列采購計劃，應(yīng)確保醫(yī)用耗材、藥品等價格與醫(yī)保政策、物價規(guī)定相符，明確物資使用的絕對范圍，以從源頭杜絕資源浪費、濫用現(xiàn)象。

（二）物資采購招標審計

醫(yī)院醫(yī)療物資采購中最重要的環(huán)節(jié)即物資供應(yīng)商的公開招標，“貨比三家”，選擇市場范圍內(nèi)價格優(yōu)惠、質(zhì)量達標的醫(yī)療物資供應(yīng)商進行采購，以在有限的物資采購成本框架內(nèi)實現(xiàn)物資采購質(zhì)效的有效提升，強化物資采購成本的優(yōu)化控制，達到節(jié)約醫(yī)院綜合運行成本的良好效果。

1.審計人員應(yīng)立足于醫(yī)院的組織管理體系，充分分析并合理運用物資采購程序，明確全流程的工作細節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，設(shè)計并應(yīng)用針對性監(jiān)督控制手段，以實時考察物資采購、招投標、出入庫等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)章制度，杜絕徇私舞弊等負面現(xiàn)象。

2.為提升物資采購的可靠性，醫(yī)院要重點排查采購招標環(huán)節(jié)中所涉及第三方企業(yè)的專業(yè)資質(zhì)、信用評級，確保預(yù)采購物資能夠滿足業(yè)務(wù)工作需求、達到專業(yè)技術(shù)標準。

3.在廣泛調(diào)查、深入研判的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)療物資市場的整體報價情況，審查競標主體的詳細報價，明確其報價是否科學合理、符合市場標準。其中，要重點審計醫(yī)療物資采購的主、客觀影響因素，尤其要重視耗材質(zhì)量及具體的實用性、運輸及付款方式，以免出現(xiàn)過高的衍生費用。

（三）采購合同擬定審計

合同是醫(yī)院開展物資采購、建立合作關(guān)系的基礎(chǔ)和憑證，也是解決物資采購過程中出現(xiàn)問題的基礎(chǔ)憑證。因此，在擬定物資采購合同的過程中，必須要對合同內(nèi)容進行審計，保證合同內(nèi)容與現(xiàn)有物資采購工作實效、采購計劃相符，并提供突發(fā)情況下的問題處理依據(jù)。針對此類問題，醫(yī)院應(yīng)著力從完善體制機制入手，構(gòu)建符合時代發(fā)展需求與自身利益的物資采購合同簽訂與審計規(guī)程，設(shè)置采購合同評價的量化標準。作為物資采購類合同簽訂的“門檻”，強化審計排查，核對物資采購合同中的物資類型、總量和單體價格，以強化合同簽訂的合理性，避免后期出現(xiàn)各種類型的糾紛。不僅如此，還要強化對于物資供應(yīng)商在簽訂合同所使用的簽章真?zhèn)涡詫彶椋_保簽章正在使用，符合相關(guān)備案制度，與物資采購中標企業(yè)相匹配。

（四）合同執(zhí)行全程審計

醫(yī)院應(yīng)開展全過程的物資采購管理審計，其中重點對物資采購合同的執(zhí)行和推進情況開展跟蹤管控。聚焦采購品的質(zhì)量驗證，對于所采購的醫(yī)用耗材，要嚴把質(zhì)量關(guān)，開展普查與抽查相結(jié)合的質(zhì)量監(jiān)測，查看使用期限，確保耗材等醫(yī)療物資質(zhì)量符合已簽署的合同約定，滿足醫(yī)院使用要求。對于不滿足合同約定或醫(yī)院使用要求的物資，要及時上報相關(guān)管理部門，明確相關(guān)物資的管理與解決方式，確保醫(yī)院的合法利益不受侵害。

（五）付款結(jié)算審計

作為物資采購的最后一個環(huán)節(jié)，醫(yī)院應(yīng)強化對于物資采購款項的付款結(jié)算審計。依據(jù)物資采購和財務(wù)支出的相關(guān)規(guī)定，研判采購工作人員在開展物資采購結(jié)算的過程中是否嚴格按照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，檢查付款結(jié)算信息、金額、結(jié)算方式是否與約定統(tǒng)一，物資采購發(fā)票的真實合法性，以及工作人員有無違規(guī)情況。要重點審核物資采購工作人員的工作是否盡責，能夠?qū)崿F(xiàn)對采購專項資金的具體流向進行掌握，并嚴格遵守訂金、預(yù)付款、結(jié)算等規(guī)章制度，制定突發(fā)、緊急情況下的應(yīng)急反應(yīng)措施，進一步強化物資采購資金的管理與收支追蹤，避免不必要的資金損失，確保醫(yī)院利益。

三、醫(yī)院在物資采購管理中深化實施內(nèi)部審計的策略建議

（一）立足實際需要，強化醫(yī)院內(nèi)部審計團隊建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)充分認清人才隊伍建設(shè)的戰(zhàn)略性意義，持續(xù)聚焦高水平內(nèi)部審計團隊建設(shè)。

1.宏觀謀劃、扎實推進。醫(yī)院要將人才隊伍建設(shè)作為戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的重要補充，明確人才缺口，以“列清單”“拉條目”等方式扎實推進人才隊伍建設(shè)。通過加強培訓和內(nèi)部交流，促使工作人員廣泛認識到在物資采購管理中實施內(nèi)部審計的緊迫性，通過理念升級、觀念提升加速物資采購管理的流程再造，突出關(guān)鍵控制點的全局引領(lǐng)作用，實現(xiàn)全面提升、重點突破，在結(jié)合行業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上創(chuàng)新內(nèi)部審計模式及實務(wù)方式方法。

2.堅持走科學化發(fā)展新路子。結(jié)合醫(yī)院組織管理的最新特點，深入學習現(xiàn)代化采購管理思想，將涉及內(nèi)部審計的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點進行高度集成，編制形成物資采購管理中內(nèi)部審計實務(wù)的指導理念，以點帶面，推動醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提升。

3.權(quán)責明晰、動態(tài)更新。內(nèi)部審計權(quán)責統(tǒng)一機制，以成立跟蹤監(jiān)管小組為抓手，對物資采購管理中的內(nèi)部審計進行結(jié)構(gòu)化分解，通過分段包管提升內(nèi)部審計工作開展的針對性。同時，在醫(yī)院的日常量化考評中加入物資采購管理中內(nèi)部審計的相關(guān)內(nèi)容，使之成為現(xiàn)行績效考評體系的重要補充，以從源頭提升審計人員的工作積極性，加速內(nèi)部審計模式的優(yōu)化升級。

（二）發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，健全醫(yī)院內(nèi)部審計的配套制度

隨著醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的變化，以往的內(nèi)部審計模式已經(jīng)難以適應(yīng)發(fā)展需要，要求醫(yī)院基于物資采購管理的實際情況，健全內(nèi)部審計的配套制度建設(shè)，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，推動內(nèi)部審計在醫(yī)院物資采購管理中的高效應(yīng)用。

1.實現(xiàn)內(nèi)部審計集中化。以長期發(fā)展規(guī)劃為根本指引，靈活運用內(nèi)部審計授信授權(quán)機制，推動構(gòu)建“24小時+”的全流程內(nèi)部審計機制，通過全天候的風險監(jiān)控與預(yù)警，實現(xiàn)內(nèi)部審計科學性的穩(wěn)步提升，構(gòu)筑起人人有責、人人盡責的“全員式”風險防控機制，實現(xiàn)物資采購管理效率效果的大幅增強。

2.優(yōu)化資產(chǎn)使用與分配效率。物資采購的根本目的，是以充足的物資供應(yīng)滿足醫(yī)院的日常運營需要，對其開展內(nèi)部審計時同樣要聚焦于此。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)編制物資使用與調(diào)配的量化評價指標，從而優(yōu)化醫(yī)療與非醫(yī)療資源的配置方案。不僅如此，還可以利用信息化采購管理工具，對物資采購各環(huán)節(jié)進行審計分析，整合、裁撤高成本消耗項目，整合優(yōu)化運營成本效能。

3.加速內(nèi)部審計的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。以當下醫(yī)院各項工作開展的實際情況和長期利益為基礎(chǔ)，結(jié)合大數(shù)據(jù)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用普及的現(xiàn)實因素，加速內(nèi)部審計的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在綜合開展物資采購規(guī)劃、項目審計可行性的基礎(chǔ)上編制審計計劃，分析潛在的內(nèi)外部風險與危機，對物資采購項目實施全過程的審計監(jiān)管。除此之外，隨著醫(yī)院物資采購計劃調(diào)整和品類豐富，要聚焦物資采購管理中內(nèi)部審計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和流程細節(jié)，實現(xiàn)“以不變應(yīng)萬變”的良好效果，在醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的框架范圍內(nèi)實現(xiàn)內(nèi)部審計效率的鞏固提升。

（三）常態(tài)總結(jié)回溯，推動內(nèi)部審計制度實現(xiàn)優(yōu)化升級

醫(yī)院應(yīng)充分對接時代發(fā)展需求，以構(gòu)建物資采購管理中的信息化內(nèi)部審計平臺為起點，推動內(nèi)部審計制度優(yōu)化升級，規(guī)范內(nèi)部審計流程及數(shù)據(jù)信息備案等工作細節(jié)，減少物資采購中的問題和錯誤傾向。

1.建立總結(jié)與評價機制。在物資采購管理中實施內(nèi)部審計時，要時刻保持“頭腦清醒”，對問題和缺陷做到不否認、不逃避。通過開展常態(tài)總結(jié)回溯，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部審計實務(wù)問題和不足之處，將問題與缺陷作為內(nèi)部審計模式優(yōu)化和醫(yī)院運營結(jié)構(gòu)升級的契機，最終達到醫(yī)療物資儲備、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的雙平衡、雙提升。杜絕“放手”式監(jiān)控模式，而是建立“全天候”內(nèi)部審計機制，推行“24小時+”的全程監(jiān)督審計。

2.構(gòu)建信息化內(nèi)部審計平臺。醫(yī)院要召開管理層專題會議，出臺內(nèi)部文件，強調(diào)信息化轉(zhuǎn)變對于內(nèi)部審計的重要意義。對接數(shù)字化醫(yī)療的新趨勢，加強各職能部門、科室間的協(xié)同配合，構(gòu)建內(nèi)部審計數(shù)據(jù)操作與傳輸平臺，通過數(shù)據(jù)平臺、OA系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)的完美結(jié)合，在HIS框架下實現(xiàn)審計數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，強化內(nèi)部審計質(zhì)效。

3.優(yōu)化審計權(quán)限分配。立足于醫(yī)院的實際情況，對組織管理結(jié)構(gòu)的運行情況開展綜合評價，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部審計中存在的權(quán)責不對等、權(quán)力不明確的問題，推動組織管理結(jié)構(gòu)“扁平化”。重視和保持物資采購部門的相對獨立性，落實物資采購職責對等機制，嚴格采購授信、授權(quán)機制。

4.做好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化。物資采購管理涉及的職能部門和工作環(huán)節(jié)較多，醫(yī)院應(yīng)充分意識到審計數(shù)據(jù)信息高效傳輸與處理的重要意義，在物資采購管理的框架范圍內(nèi)統(tǒng)一審計工作所涉及的全部數(shù)據(jù)格式，優(yōu)化審計流程，從而在確保數(shù)據(jù)安全的同時兼顧數(shù)據(jù)處理效率性，推動內(nèi)部審計的效率實現(xiàn)持續(xù)提升。

（作者單位：桂林市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院）