數字化干部人事檔案管理應用探討

侯霞

摘 要：隨著我國市場經濟體制改革的不斷深化，數字化干部人事檔案管理工作是融合現代互聯網信息技術與傳統檔案管理發展的必然趨勢。2018年中共中央指出干部人事檔案要實行“分級負責、集中管理”的工作條例，通過互聯網技術將干部人事檔案信息進行掃描、上傳、系統儲存，以信息化的手段建立更高效、安全、便捷的干部人事檔案數字化管理系統。本文通過簡析數字化干部人事檔案管理的概念以及重要性，針對目前干部人事檔案管理過程中存在的問題，提出相應的優化措施，以期提高干部人事檔案管理的效率。

關鍵詞：數字化;干部人事檔案管理;問題與對策

0 引言

數字化建設是21世紀新時期社會經濟發展的主要趨勢，人力資源部門的管理工作依托于求職者全面的人事檔案資料信息，人事檔案資料是用來全面記錄每個人的詳細信息，對于國家事業單位來說，干部人事檔案就是國家機密文件資料。數字化干部人事檔案管理是提升檔案管理工作水平的重要途徑，對完善干部的培養計劃、選拔任用等工作具有重要的作用。

1 簡析數字化干部人事檔案管理的概念

干部人事檔案資料包含履歷材料、自傳、鑒定考核、學歷、職稱、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、任免工資、其他材料等重要的文字資料，統一由人力資源管理部門進行管理協調工作。數字化干部人事檔案管理是通過將傳統的紙質檔案資料上傳數據庫，實現數字資料庫自動檢索、查閱需要信息的高效管理方法。

2 數字化干部人事檔案管理的重要性

2.1提高干部人事檔案資料的利用率

數字化干部人事檔案資料管理平臺，可以實現遠程共享檔案資料信息，便捷靈活地使用檔案資料中記載的情況，事業單位能夠進一步了解干部的個人素質、思想水平和專業技能等，針對不同干部的特性對其進行科學管理。利用先進的數字化管理系統，可以直接、快速、高效地篩選出所需的檔案資料信息，及時發現對單位發展有利的人才，為組織決策提供可靠的依據。通過優化資源配置，提前進行人才資源儲備，合理安排干部的崗位工作和培養計劃，做到知人善任，充分發揮干部的個人能力，避免人才資源的浪費，提高干部人事檔案的利用率。

2.2確保干部檔案資料信息保管的安全性

傳統紙質檔案資料的保管很容易因保管不當導致資料丟失。干部人事檔案資料是干部個人成長經歷的原始證據，對于干部個人的日后發展具有重要作用。對檔案資料進行數字化管理，可以充分利用信息技術的優勢，減少紙質檔案保管的損耗和工作壓力，最大限度保證數據資料的安全，延長保質期限。

3 目前數字化干部人事檔案管理中存在的問題

3.1對數字化檔案管理的重視程度不夠

受傳統檔案管理思維的影響，管理人員沒有充分利用互聯網技術，對干部人事檔案進行高效的數字化管理，現有數字化系統設備的匹配度較低，對信息技術的投入力度有限，沒有使用最先進的軟件管理系統，導致干部人事檔案的信息更新不及時，降低了數字化人事檔案的使用價值。

3.2數字化干部人事檔案內容不全面

隨著市場經濟的快速發展，干部人員的流動率也不斷提高。數字化檔案信息資料更新不及時，經常出現干部在其他城市的單位工作了一段時間之后，其人事檔案才能完全調動，造成很多單位不能及時建立在職干部的人事檔案資料，使得檔案內容不全面。另外還有部分經濟發展較為緩慢的地區，仍在使用傳統的檔案管理模式，大量的紙質材料，經常因環境和人為因素影響，出現干部檔案資料丟失或者損毀的情況，嚴重影響了人力資源管理工作的開展。

3.3缺乏高素質的數字化檔案管理人才

現階段，很多單位組織的檔案管理人員素質較低，沒有專業的數字化管理經驗，對計算機的使用不熟練，只會簡單的信息錄入。部分管理者的責任意識不強，許多人因自身硬件標準達不到事業單位的招聘或者晉升要求，就開始利用高科技進行造假，反映出以往的干部人事檔案管理工作中存在不嚴格甚至違法亂紀的行為，給組織工作帶來嚴重的負面影響，擾亂社會秩序。

4 數字化干部人事檔案管理的優化措施

4.1提高對數字化檔案管理的重視程度

十八大之后，中央先后提出了一系列干部人事檔案管理的法律法規，各組織單位要重視對干部人事檔案資料的管理。加大投資力度，配套先進的信息技術和數字化管理系統，避免出現網絡卡頓、內存不足等情況，保證干部人事檔案資料儲存的安全、高效。以B/S模式為基本架構，提供多人客戶端服務，滿足檔案資料的共享與遠程查閱，推動檔案管理工作向數字化、信息化、網絡化、共享化的趨勢發展，提高干部人事檔案資料的利用率。

4.2提高數字化檔案管理人員的專業素質

重視對檔案管理人員的工作培訓。聘用計算機領域的專業人才，對檔案管理人員開展相應的計算機網絡操作培訓，灌輸保護信息技術安全的重要性，使其認識到信息泄密的危害，加強其責任意識，確保數字化檔案管理系統中的信息準確、有效，為數字化干部人事檔案管理工作培養優秀的管理人才。以干部人事檔案數字化技術規范為起點，制作的數字檔案要圖文排版適中，確保資料的準確和完整，并且利用計算機技術，對系統中不同的資料進行分類管理，方便日后查閱。

4.3建立健全監督管理制度

相應的檔案管理人員要對干部人事檔案的錄入工作進行全程監督，做好數據備份和安全檢查，嚴格審查干部檔案資料中的原有信息，避免出現檔案內容缺失、造假等行為。加強各部門之間的協調聯動工作，使其明確數字化檔案資料管理的重要性，對干部的檔案信息進行科學采集和維護利用。重視系統的更新與維護，對檔案信息數據采用多種技術的加密手段，設置閱檔授權，嚴格管控主機插口，監督U盤等移動設備的使用，防止干部人事資料信息的泄露。

5 總結

數字化干部人事檔案管理突破了傳統檔案管理時間和地域上的限制。通過建立健全監督管理機制，提高檔案管理人員的綜合素質，加大投資力度，保證數字化檔案管理的硬件設施可靠，能夠有效保證檔案資料管理工作的準確、高效和安全，且能實現干部檔案資料的遠程共享，為干部的職業發展前景提供科學的參考，可以極大地提高檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻

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