消防產品檢驗業務與樣品信息化管理方案設計

楊高揚 高旭

關鍵詞：樣品管理；信息化；收樣；入庫；處置；樣品與任務關聯

0 引言

信息技術的發展，為工業生產提供了巨大的變革，在互聯網加持的今天，各行各業通過信息化手段，提升管理與服務水平。實驗室信息管理系統作為檢測實驗室最為普及的信息化軟件系統，為實驗室運行提供非常方便的工具。通過信息化技術手段，將實驗室的業務以及管理等結合起來，大大提高了實驗室監管效率，使傳統實驗室的各種弊端可以很好地被解決[1-2]。

樣品管理是實驗室正常運作的一個關鍵環節，樣品管理過程的可追溯性可以提升實驗室質量控制能力[3]。樣品的管理涉及很多方面，包括樣品的流程化管理和樣品存儲環境管理，樣品的質量對檢測結果的有效性、準確性以及公正性有直接的影響[4]。

為加強對樣品的管理，通過結合樣品管理程序文件和現有信息化技術方案，將樣品管理的各個環節集成到系統中，運用系統來解決樣品管理流程的不便之處[5]。

1 樣品管理流程整體設計

樣品庫管理的整理流程如圖1所示，從企業送樣開始，系統就開始記錄樣品的流轉情況，經過收樣、核實、入庫和出庫，樣品完成在實驗室的流轉全生命周期記錄。另外根據任務情況，系統提供樣品任務信息重新關聯、樣品處置等一些功能，用于對樣品的重新處理。

1.1 樣品接收流程

樣品接收流程分為兩步，先進行物流收樣，再進行到樣核實[6-8]。

樣品送到檢測中心后，樣品管理員對樣品進行物流收樣，由于像防火門、防火窗、通風管道等這樣的消防產品是大件，企業在使用大型卡車送過來的時候會一般會進行打包固定，樣品管理員無法在第一時間確認樣品的具體情況，所以在物流收樣環節只是將樣品收下來，然后再到樣核實環節確認其完好狀態，核定樣品的封樣情況、委托單位、產品名稱、規格型號、數量等信息，并進行登記，并對樣品加施標識、打印《到樣回執單》，送樣人在《到樣回執單》上簽字確認。

針對上述實際情況，在進行軟件設計時，需要設置兩個環節，即物流收樣環節和到樣核實環節，設計界面分別為圖2、圖3，圖2中，設計了收樣、打回兩個操作性按鍵，用于下載或退回企業報檢的任務。圖3 中設計了到樣核實、到樣回執單打印這兩個主要的操作按鍵，樣品管理員需先打印到樣回執單（圖4） 讓送樣人員進行簽字確認，再進行到樣核實，操作到樣核實后，系統彈出到樣核實填寫界面（圖5） ，樣品管理員須按程序文件管理要求核對相應的樣品信息，填寫到樣的樣品規格以及其具體數量。

至此，樣品的接收工作完成，任務信息進入到受理環節。

1.2 樣品登記、入庫與出庫

樣品倉庫管理模塊具備入庫、出庫等功能的操作界面如下圖6所示。

樣品信息通過到樣核實環節輸入的數量信息自動生成樣品編號，樣品編號主編號由10位數字組成，系統依據一定的規則生成。針對需要通過組裝成一個待檢樣品或者相同樣品送了多個的情況，系統基于主樣品編號+小標號的方式對每個組件進行編號，如防火玻璃產品，客戶送的樣品有5塊玻璃，此時5塊玻璃分別生成的樣品編號為XXXXXXXXXX-1～5，示例如圖7所示。樣品編號的生成代表樣品登記完成，后期可進行打印樣品標簽、入庫、出庫等一系列操作。

樣品標簽打印系統根據不同檢驗類型對樣品的標簽進行不同的設計，分為普通標簽和需要盲檢的標簽，普通樣品標簽如圖8所示，盲檢樣品標簽如圖9所示。根據管理要求，為了規避樣品到庫后被更換問題，樣品標簽只允許打印一次，如需重新打印需經樣品管理的主管領導同意后，由其解鎖后方能再次打印。標簽打印完成后，樣品管理人員將標簽貼到樣品上即可進行入庫操作。

樣品管理人員將樣品放置到相應位置后，在樣品倉庫管理待入庫狀態里面勾選相應的樣品信息列表和對應的入庫地點進行入庫。如果樣品信息錄入錯誤，可以在入庫前刪除該信息。如果樣品漏錄，也可以進行補樣錄入。

樣品出庫是伴隨任務下達到檢驗室時，檢驗工作開始前，檢驗人員需要到樣品庫領取樣品。檢驗人員根據任務需要，通過工作牌二維碼進行掃碼領取。樣品管理員勾選需要領走的樣品，確認后掃描檢驗人員的工作牌，樣品將從在庫樣品中移除，系統記錄該樣品的領取人員和領取時間。

1.3 樣品處置

樣品倉庫管理中對樣品的處置條件根據管理制度規定，到樣時間超過一個月而客戶沒有進行任務報檢的樣品可以進行處置，任務作廢樣品可以處置，任務完成后一個月的剩余樣品可以處置。信息化通過配置這些條件，當滿足時自動進行識別，管理人員可以方便地進行查看與處理，提升了倉庫空間的有效使用率。

2 樣品與任務建立聯系

2.1 樣品信息的創立

樣品信息來源于任務，企業在報檢的時候，自動創建對應的任務編號，該任務編號與任務的報告編號和樣品編號緊密關聯，唯一對應。當企業未報檢而先把樣品送到樣品庫房時，由樣品管理員替客戶創建簡單的任務信息和詳細的樣品信息并進行入庫，入庫完成后，任務受理人員才對任務信息進行完善。通過這兩種途徑解決了企業是先報任務還是先送樣品的問題。

2.2 余樣報檢

客戶有時會因庫房里已有之前送的剩余樣品，在進行任務報檢時需要使用剩余樣品進行檢驗，如防火涂料，之前送檢時一次性送了很多，再次報檢時只是制作的樣品的厚度不一樣，無須重新送一批樣品。因上一批樣品的樣品編號已經生成并且與上一個任務完成關聯，新的任務的無法直接使用，為解決使用同一個樣品編號問題，系統設計了余樣核實和樣品重新關聯功能。通過余樣核實功能可以取消或刪除新任務上的樣品信息，然后通過樣品重新關聯將之前任務剩余樣品的信息關聯到新任務上，該剩余樣品的對應的報告編號會自動更新為新任務的報告。

3 結束語

樣品管理是實驗室管理的重要組成部分，本文通過現有信息化手段對整個樣品管理的整體流程進行梳理，提升了質檢中心對樣品管理的工作效率和水平。

本文只是對樣品管理的流轉以及任務關聯方面進行信息化處理，但樣品的管理不僅如此，比如樣品存儲環境、安全等方面沒有進行信息化管理，這些方面可以作為后期持續建設的內容。