新醫(yī)改下檔案管理工作中的問題及解決對策

李太平

一、前言

新醫(yī)改以來，各醫(yī)院均將提升服務水平作為重要工作目標，醫(yī)院檔案管理的工作創(chuàng)新也越來越被重視。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院文職工作的重要組成，檔案管理有助于理順醫(yī)院各類關(guān)系，如醫(yī)患關(guān)系、人與醫(yī)療資產(chǎn)關(guān)系、職工間關(guān)系等。檔案將醫(yī)院內(nèi)的重要事宜尤其是醫(yī)療過程以文件形式長久保存，讓事實發(fā)生后便有信息可查詢、可追溯，從而為醫(yī)院長期發(fā)展奠定基礎。

二、新醫(yī)改以來有關(guān)檔案工作相關(guān)政策

深化醫(yī)療改革是政府長期以來一直強力推動的事宜之一。2015年，政府推行分級診療試點改革，在100個地級以上城市開展了醫(yī)療體系改革試點，主要重心在加強縣級公立醫(yī)院的建設。其中，醫(yī)療檔案管理也是改革的內(nèi)容之一。鑒于此前醫(yī)院管理者對檔案管理工作的輕視，新醫(yī)改政策明確要求推進建立現(xiàn)代化的醫(yī)院管理制度。新醫(yī)改在檔案管理現(xiàn)代化上的切入口是公立醫(yī)院運行信息的公開化，其中以經(jīng)濟運行信息公開化為重點改革方向。旨在通過信息公開，推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學化、人性化。2020年以來，醫(yī)院管理現(xiàn)代化改革繼續(xù)深化，工作重心根據(jù)每年醫(yī)院管理中的多發(fā)問題而偏重方向不同，如近年來加強檔案管理人才培養(yǎng)是醫(yī)院改革方向之一。包括檔案學科建設，檔案后備人才培養(yǎng)等。新政策要求醫(yī)改試點省份加強相關(guān)人員的考核評價、激勵機制等制度的探索。新醫(yī)改各項宏觀政策中，雖鮮有提及醫(yī)院檔案管理工作，但醫(yī)院管理的現(xiàn)代化離不開檔案管理的現(xiàn)代化，醫(yī)院信息的公開化也與檔案管理密切相關(guān)。其他的人員管理，人員激勵自然也包括檔案管理人員在內(nèi)。因此，新醫(yī)改的宏觀政策對醫(yī)院具體的檔案管理工作有重要指導作用。

新醫(yī)改檔案類政策目的是通過文件制度建設，推動醫(yī)院管理現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案管理同一般單位的檔案管理相比，重要特點是涵蓋病歷檔案管理，這就表明其具備專業(yè)性。另外，醫(yī)院檔案也是重要財富，在加速信息公開化的政策指引下，醫(yī)院也應致力于挖掘歷史檔案的價值。此外，廣大醫(yī)院“重臨床、輕檔案”的工作理念也常導致醫(yī)院檔案管理滯后于醫(yī)院現(xiàn)代化建設水平。因此，現(xiàn)階段及一定時期內(nèi)，醫(yī)院檔案管理的指導政策仍將以加強檔案管理軟硬件建設，探究醫(yī)院檔案管理標準化規(guī)范以及加強檔案信息利用等為主要內(nèi)容。

三、醫(yī)院檔案管理工作中普遍問題

（一）檔案管理專業(yè)人員不足

新醫(yī)改以來，各類醫(yī)院加強對醫(yī)院檔案管理上的投入。在檔案管理硬件投入上，專業(yè)的綜合檔案管理中心、病歷室等是很多三甲醫(yī)院標配。一些醫(yī)院檔案管理及儲存工具也日益高科技化，如標準的檔案館、高端的局域網(wǎng)服務器、華為OceanStor存儲、藍光介質(zhì)存儲等。在管理理念上，很多醫(yī)院引入檔案全生命周期管理、檔案信息化管理等概念。硬件投入的增加，使得各醫(yī)院建檔檔案的信息總量提升，檔案存儲安全性以及提取的便捷性都大大提升。但是硬件投入達到一定程度后，醫(yī)院的檔案管理往往會進入一個瓶頸期，即硬件投入回報比降低，新增檔案管理硬件投入不能帶動檔案管理效率或工作成效的提升。造成這種現(xiàn)象的原因主要是檔案管理專業(yè)人員投入不足。很多醫(yī)院在硬件升級后，人才升級沒有跟上。不少檔案管理人員多由醫(yī)院職工家屬擔任，缺乏現(xiàn)代檔案管理科學知識儲備，專業(yè)性不夠。同時，檔案管理是交叉學科，能熟練運用各類檔案管理軟硬件工具以及優(yōu)化檔案信息結(jié)構(gòu)，提高檔案利用率的人才也比較稀缺。非專業(yè)的檔案管理人員首先是對檔桿管理的本職工作理解不深，工作積極性不高。其次是不能扎根在檔案工作崗位上，常常會因為各種原因調(diào)崗，導致在工作交接中發(fā)生差錯。專業(yè)的檔案人員對各類檔案管理軟件使用更熟練，而非專業(yè)人員往往要較長時間才能熟練掌握各類檔案管理軟件。專業(yè)檔案管理人員的缺失總體上影響了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范性

檔案管理需要遵循檔案學基本規(guī)律，它主要是一項針對靜止的文件信息的管理工作。在管理行為上具備被動性，即檔案管理是在檔案信息產(chǎn)生后才開始進入管理周期。對于這類管理工作，遵循一定的規(guī)范十分重要，過于靈活反而引發(fā)矛盾。比如重要文件的加密程序，資料的建檔標準，檔案存檔期限等等。醫(yī)院檔案雖然大多密級級別較低，不過在建檔、移交、歸檔等事宜上也需要遵循一套規(guī)章制度。很多醫(yī)院要么缺乏規(guī)則制度，要么規(guī)則制度落實不嚴格，導致檔案管理工作常常出現(xiàn)建檔資料遺漏，資料調(diào)用難，檔案到期清冊困難等現(xiàn)象。新醫(yī)改以來，《醫(yī)院檔案歸檔大綱》《檔案分類編號標準》等制度成為指導各類醫(yī)院檔案管理工作的重要準則，這些制度可增加檔案管理的科學性。不過一些醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識不足，對此類檔案管理的規(guī)則、方法不了解，常在工作中發(fā)生文件管理程序錯誤問題。對文件建檔、編號、分類等不熟悉，則易導致檔案保存混亂，給后續(xù)的查找、搜索等帶來麻煩。部分醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范還體現(xiàn)在多頭管理上。即檔案的收集、鑒定、編目、入庫歸檔等環(huán)節(jié)上責任人不清。人事部門、病歷管理部門和檔案管理中心等權(quán)責不等，最終造成檔案管理的混亂。

（三） 電子檔案管理的技術(shù)缺失

新醫(yī)改以來，檔案電子化趨勢明顯，不僅病歷，發(fā)票電子化，各類檢查結(jié)果、X光等拍片、影像資料、藥方等也逐漸電子化。病人可以遠程網(wǎng)絡預約、掛號、咨詢，就診等。電子化的推動下，很多醫(yī)院逐步實現(xiàn)了無紙化辦公，這種新的辦公模式也需要檔案管理與時俱進。電子化下，各醫(yī)院引入了較多的醫(yī)院專用辦公軟件，這些軟件可以處理不同的工作事宜。通過不同辦公軟件，各類文件、合同文書、影像資料等，都以電子文件形式在各部門間流通。無紙化辦公大大提升了醫(yī)院的辦公效率，精簡了 人員，節(jié)約了成本。不過，在利用各類軟件無紙化辦公時，相應的檔案生成、管理流程卻并不清晰。有些過程性的信息或即時信息往往丟失，一些結(jié)果信息也以非讀寫文件的形式留在一個軟件，卻不能形成容易保存的格式文件。總體而言，無紙化辦公的軟件偏多，而專業(yè)的檔案管理軟件卻偏少。這些會造成過程信息丟失、病歷信息不全、信息難建檔等問題。另外，由于各科室專業(yè)軟件不一樣，不同的軟件生成的文件格式多而雜，這些電子檔案在歸集入庫后新的數(shù)據(jù)庫軟件不能識別，或者歸集文件的數(shù)據(jù)庫類型太多，造成不同部門間的檔案信息流通不暢，電子文件傳輸困難。電子檔案的大量生成不僅給檔案收集、歸檔等環(huán)節(jié)造成技術(shù)挑戰(zhàn)，還在分類、鑒定、利用、電子檔案管理操作權(quán)限等方面帶來技術(shù)麻煩。不少醫(yī)院檔案管理人員對電子文件格式的識別、文件內(nèi)容的鑒定、文件搜索和提取等操作不熟悉，沒能因醫(yī)療檔案電子化而降低工作量。由于技術(shù)跟不上時代發(fā)展，很多有重要價值的醫(yī)療檔案的利用率較低。

四、檔案管理問題的解決對策

（一） 思路創(chuàng)新，利用數(shù)據(jù)做好服務

新醫(yī)改背景下，檔案電子化、無紙化辦公已經(jīng)實現(xiàn)，檔案電子化不僅方便了檔案的轉(zhuǎn)移、入庫等，也為新的檔案管理理念的落實鋪就了路徑。當前各醫(yī)院對檔案的理解還停留在紙質(zhì)辦公時代，認為檔案就是一堆難以搬運，難以利用的文檔。檔案雖然是過時的信息，或者是已經(jīng)利用過一次的信息。不過新的檔案管理理念認為檔案潛在價值巨大，尤其是醫(yī)院病歷檔案等。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，醫(yī)院檔案不僅不是負擔，而且是巨大財富。電子辦公時代，醫(yī)院領導層必須重新認識檔案的重要性，以及檔案潛在的服務價值，從而保存財富，利用財富。

大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案中最大的一筆財富是病例的醫(yī)學研究價值。通過大數(shù)據(jù)歸集、分類、深度挖掘、比對和再分析，一些看似單一的患者病癥很可能找到同類病例。這些病例可能來自不同的診斷醫(yī)生、同一醫(yī)院的不同分部以及不同歷史時期。類似病例有利于發(fā)現(xiàn)和總結(jié)病癥規(guī)律、患病率、診療方法等，從而得出有價值的藥物學和臨床經(jīng)驗。在紙質(zhì)檔案時期，醫(yī)學研究專家同樣重視病例分析，不過要實現(xiàn)跨時空的病例比對，操作起來十分困難。大數(shù)據(jù)時期，只要數(shù)據(jù)收集歸檔工作做好，專業(yè)軟件可以很快就挖掘出同類病例。因此，新醫(yī)改背景下，檔案信息的潛在價值因技術(shù)的發(fā)展而進一步凸顯，一些舊時期難以實施的檔案類服務工作得以順利開展。同時，大數(shù)據(jù)下，檔案的收集、整理、查找等工作也更簡便快捷，利用軟件工具提供檔案類服務更加方便。大數(shù)據(jù)時代，信息共享，信息透明，尊重患者，構(gòu)建和諧社會等社會理念更是深入人心，這些社會思潮無疑會倒逼醫(yī)院檔案管理改變理念，改善方法，與時俱進[1]。因此，新形勢下，各級醫(yī)院管理人員及檔案管理人員，必須改變檔案管理理念，思考檔案信息能優(yōu)化醫(yī)院工作的服務點，思考檔案管理能為醫(yī)院職工以及患者等提供更好服務的工作方式，從而逐步提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（二） 規(guī)范化，標準化

檔案工作既需要創(chuàng)新，又需要按規(guī)律辦事。目前各類醫(yī)院在檔案管理的硬件投入上均達到較高水平，但檔案管理的服務能力提升到一定程度后，往往停滯。表現(xiàn)為檔案的信息公開度不夠，檔案信息傳達不到共享對象，檔案瀏覽權(quán)限管理繁復等。一些有心利用檔案信息開展科研或調(diào)研的專業(yè)人員在共享信息碰壁后，知難而退，檔案價值不能實現(xiàn)。這其中主要原因就在于檔案管理機制不透明，管理規(guī)范未落實，關(guān)門管理檔案。當前國家出臺了一些有關(guān)醫(yī)院檔案管理機制的指導標準，包括《國家衛(wèi)生信息標準基礎框架》《元數(shù)據(jù)描述框架》等，這對醫(yī)院檔案的編目、分類等工作有指導意義。而在信息公開上，目前患者病歷、病例影像資料等檔案受個人隱私權(quán)保護，一般難以實現(xiàn)回顧性隊列研究價值。不過，其他一些有關(guān)醫(yī)藥價格、采購招標，機構(gòu)的服務內(nèi)容、重點學科及醫(yī)療技術(shù)準入等信息是需要公開的。檔案管理人員應根據(jù)2022年國家衛(wèi)健委發(fā)布的《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)信息公開管理辦法》，落實相關(guān)工作[2]。

除開外部標準，醫(yī)院內(nèi)部應基于醫(yī)院發(fā)展的需求，在遵循國家相關(guān)規(guī)定的基礎上，將檔案管理規(guī)范化、標準化。規(guī)范化和標準化的目的是提升檔案服務能力，讓檔案發(fā)揮價值，讓檔案管理更好促進醫(yī)院發(fā)展。規(guī)范化中，首先不同科室的管理權(quán)責要分明，要打破檔案管理部門多且分散的格局，建立統(tǒng)一領導、分類收集、集中歸檔的管理機制。文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟檔案、醫(yī)療影像檔案、宣傳檔案等可在各科室初步建檔，最終歸集到檔案管理中心。建檔辦法、鑒定方案以及入庫周期等需要流程化、標準化。同時，電子文檔的保存和傳輸格式需要有統(tǒng)一的標準，影像文件大小需要有相應規(guī)范。要規(guī)范不同存儲途徑下的文件格式，讓文件可以在不同操作系統(tǒng)環(huán)境下可讀寫編輯。尤其是影像文件格式，對不同用途的影像文件的分辨率也要有相應的規(guī)范要求。在統(tǒng)一標準下，將這些電子資料歸集到數(shù)據(jù)庫，建立統(tǒng)一的大型檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而提升檔案的服務潛能。

（三） 技術(shù)化

新醫(yī)改背景下，檔案管理技術(shù)化重要性日益凸顯。由于各醫(yī)院均無紙化辦公，因此在檔案的各個生命周期中，必須依賴高效便捷的辦公軟件。三甲醫(yī)院每天會生產(chǎn)海量的電子信息，這些信息只有部分具備入庫歸檔價值。在鑒定歸檔之前，可利用云數(shù)據(jù)庫技術(shù)將所有電子信息暫存入云端，這樣就可以避免信息丟失。在信息鑒定流程，可運用檔案自動編目系統(tǒng)，對鑒定合格的數(shù)據(jù)自動編目，提升辦公效率。在冗余信息管理環(huán)節(jié)，云端存儲降低了本地空間不足焦慮。數(shù)據(jù)庫云共享技術(shù)不僅可以方便檔案管理，而且可以降低醫(yī)院檔案管理硬件投入。共享技術(shù)為檔案的轉(zhuǎn)移、入庫提供了最便捷的通道。云端數(shù)據(jù)庫方便誤刪信息找回，可簡便本地硬盤管理，加速數(shù)據(jù)檢索。云技術(shù)同時提升了檔案安全，第三方公司對數(shù)據(jù)的保護更專業(yè)更科學。

除開云數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)等，都是現(xiàn)代檔案管理中可積極引入的。一款好的壓縮軟件可方便內(nèi)容管理，一款 IP權(quán)限自動分配管理軟件可有效解決檔案管理安全問題，5G傳輸技術(shù)可加快數(shù)據(jù)傳輸速度，好的搜索引擎可精準化查詢目標檔案。根據(jù)檔案管理的標準和規(guī)范，采用高效便捷的辦公軟件，不僅讓檔案管理更容易，服務更便捷，而且流程更順暢。檔案管理軟件在設計之初便包含有檔案管理的理念，這一理念是否符合現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，決定了軟件是否好用。選用好的辦公軟件自然可以理順檔案管理流程，明確權(quán)責關(guān)系，從而提升檔案管理效率。同樣，利用技術(shù)化解決檔案安全也事半功倍。網(wǎng)絡防火墻、自動IP登陸權(quán)限管理技術(shù)可自動分配檔案全生命周期管理權(quán)限，減少泄密、誤刪、篡改信息等檔案管理事故。隨著國產(chǎn)軟件公司的實力不斷增長，能凸顯現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理理念的軟件將越來越多。醫(yī)院要積極引入這些新理念指導檔案管理軟件，從而實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)升級。

五、結(jié)語

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院必須提升服務意識，秉持為人民服務初心，為患者、為社會貢獻更多正能量。在檔案管理上，也需以服務患者和醫(yī)院職工為理念，提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。當前各醫(yī)院紛紛提升了檔案管理上的硬件投入，不過在檔案管理方面，還需要引入更多專業(yè)人才。只有積極引入對檔案學知識理解更深刻，對軟件技術(shù)運用更熟練的人才，醫(yī)院檔案管理水平才會更上一層樓。大數(shù)據(jù)時代，各醫(yī)院要積極與專業(yè)軟件開發(fā)企業(yè)合作，引入針對性強、流程邏輯合理的檔案管理軟件，通過軟件技術(shù)更新，規(guī)范檔案管理流程和提升管理水平。醫(yī)院檔案價值亟待重新認識，而新軟件技術(shù)是挖掘這些價值的有力工具。總之，新的電子技術(shù)層出不窮，各級醫(yī)院應緊跟時代變化，積極引入現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理理念，提升檔案管理的電子化軟硬件標準。只有落實服務本心，與時俱進，才能加速提升醫(yī)院服務、醫(yī)療、科研和管理水平。

引用

[1]何瑩.大數(shù)據(jù)條件下醫(yī)院電子檔案管理研究[D].燕山大學，2015，05.

[2]朱穎慧.新醫(yī)改背景下加強醫(yī)院檔案管理工作的途徑探究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（05）：32-33.

[3]趙小茗.淺析檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020，2020（13）：17-18.

作者單位：恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院