內控下的高校工資管理信息化建設研究

徐璐

一、前言

工資涉及每位教職工的切身利益，其重要性不言而喻，工資的及時正確發放關系到教師隊伍的穩定。近年來，高校工資管理系統的功能已經逐步完善，高校其他相關部門的信息管理系統也逐漸建立起來。工資管理系統與高校其他部門系統的緊密聯系能為工資數據傳輸、發放、查詢等功能的實現提供有力支撐。各信息系統的版本也在不斷地更新迭代，應當力求提高效率并降低風險，因此，提高內控水平越來越引起管理層的重視。

二、當前工資管理流程的不足之處

（一）高校工資管理信息化系統建設不完整

目前，每月工資數據變動由各部門通過紙質版材料提交至財務部門，并由財務人員在工資管理系統中對數據進行手動修改。即各部門先將工資變動材料從電子版變為紙質版，財務人員再從紙質版變成電子版以計算工資數據。如此一來降低了工作效率，且存在一定操作失誤可能性[1]。

（二）過程控制方面的內控水平不足

基于網絡的工資管理信息系統中存在一定的系統風險，可能造成工資數據傳輸、計算及查詢等功能的突發故障，以及工資數據保管所面臨的不安全風險[2]。另外，單一服務器若面臨系統故障或影響整個工資管理系統數據的穩定性。

（三）人員控制內控水平需要加強

操作員在計算工資數據時可能存在數據處理計算失誤甚至有意舞弊的風險。復核人員在復核過程中往往僅站在自己的工作角度復核工資數據，存在復核角度單一，缺乏多角度全方位的宏觀管理意識。

（四）高校工資管理相關制度建設缺失

目前，高校普遍缺乏完善的相關制度建設，導致工資管理過程中存在漏洞。尤其當操作員熟悉整個操作流程以后，容易利用工資管理漏洞違規舞弊。另外，崗前員工風險意識培訓工作薄弱將降低人員的風險管理水平。

三、工資管理問題的解決方案

（一） 過程控制

1.重建工資管理流程框架

針對當前高校工資管理信息系統存在與其它信息系統交聯不充分的問題，本文研究工資管理與其它部門業務的關聯關系，提出工資管理信息系統建設流程框架。工資數據傳輸不再依靠紙質材料，而是通過系統之間傳輸，提升工資管理工作效率和準確性。如圖1所示，在新的工作流程框架下，工資管理系統與人事管理系統、后勤代扣系統、稅務平臺系統等建立了緊密鏈接。職工個人基本信息，包括姓名、銀行卡號、身份證號等由職工通過個人基本信息系統填寫，自動同步至工資管理系統，不再由操作員手動錄入，降低錯誤率。職稱職務及其他津補貼若有變動則通過人事管理系統端口操作，數據將同步至工資管理系統，工資標準即隨之更新。社保信息變動由人事處按照社保扣款個人部分將數據同步至工資管理系統，其他扣款信息如物業衛生費、房租等通過后勤扣款系統上傳并同步至工資管理系統。工資管理崗分析各部門的傳輸數據，針對有誤信息進行反饋及再傳輸，信息無誤則生成工資發放數據及相關報表，復核完成后進行工資一鍵發放、工資查詢、上繳個稅等業務。

2.控制系統網絡風險

過程控制的對象不應當忽視針對網絡環境下的系統安全性問題。通過加強工資管理系統與其相關聯系統的網絡維護，能夠提高各系統使用的穩定性。第一，數據流程、數據安全需要維護加強，如明確系統管理員、操作員和教職工個人的操作權限和安全級別。明確定義每一用戶對數據訪問的范圍和內容，做到使用數據與開放數據相匹配。第二，系統應當建立日志審計制度，對用戶身份、操作事件、系統參數等敏感信息進行實時監視和記錄，每一個用戶進入系統的時間，操作具體內容，均可從日志中查詢。日志數據導出后，可以根據關鍵字篩選不同的操作流程相應的內容明細。第三，為避免單一服務器發生故障時影響整個系統，應當采取多系統共享數據模式，保證數據的連續性和穩定性。

（二）人員控制

1.建立職責分離制度

建立職責分離制度，即不同的責任由不同崗位的人來履行，人員之間相互制約。工資崗操作人員和稽核人員應當職責分離，操作權限僅存在于操作人員名下。稽核人員擁有查詢、導出數據權限即可。工資管理中崗位與職責的科學合理布置方法，以及人員之間建立的制約關系，能夠降低操作方面的內控風險。此外，建立多人復核機制，實現對工資數據變動及計算的必要查驗。同時主張將管理思維運用到工資審核流程中，增加工資變動對高校人員成本的預算考量，加強人員成本管理的內控水平。

2.建立定期輪崗制度

工資管理人員應當實行定期輪換崗位，減少工作中舞弊的可能性。工資管理崗對于工資管理流程的熟悉度是把雙刃劍，熟悉度越高，工作效率越高，思考問題越嚴謹，但是對于流程中的漏洞也會有所察覺，如此一來將存在舞弊的可能性。定期換崗既可以及時避免工作中的舞弊行為，又有利于發現工資管理工作中新的風險點。另外，定期輪崗制度下不同的操作員又能以新的視角審視工作，可以為崗位工作帶來新思路、新方法，提高工作效率，完善工作流程。但是，因為工資管理工作具有很強的歷史連貫特性，某些遺留問題只有經辦人才清楚，新上手的操作員對歷史遺留問題的理解和把握容易存在誤解和偏差。同時，工資管理崗的業務復雜性也容易導致新上崗工資管理員面臨業務上手慢的問題。應當研究工資管理崗位歷史連貫性、業務復雜性與輪崗制度之間矛盾的具體解決措施，降低輪崗制工作模式下工資管理崗位的上手難度。例如，對于工作中的特殊事項，應當重視崗位工作日志記錄工作，詳細說明該事項的發生時間、發生原因以及當時的解決方案，以便新的操作員或者其他需要查詢的人員使用。此外，新上崗的操作員應當及時建立工作框架，理清工作內容，熟悉工作思路，把握工作重難點，以便加快接崗后的上手速度。

3.開展崗前業務技能與風險意識培訓

工資管理計算及復核流程應當有條理有章法，遵循特定的操作流程可以在很大程度上避免操作及復核中的失誤，提高工資管理內控水平。同時，人員風險意識培訓工作應當加強，上崗前的培訓有助于提高工作中的風險管理水平[4]。業務技能培訓是否完善與操作員上手順利程度息息相關，同時，風險意識培訓能提高操作員的守法意識。只有當操作員能夠順利開展工作，并且守法守規不斷提高工資管理的內控水平，工資管理操作員才能做到上崗時心中有數、心中有法。高校應從相關制度的建立及完善入手，利用信息化建設加強內控的執行力度，并構建良好的監督體系，進一步提高內部管理水平，為高校發展提供有效保障。

4.完善崗位操作規范標準制度

開展業務技能與風險意識培訓的前提是擁有完善的崗位職責操作規范標準制度，只有規范化的管理才能促進前期培訓業務順利進行。工資管理應當首先明確各崗位工作中的要點難點，熟悉相關政策法規文件，提高人員依法依規辦事的工作意識。例如，操作崗流程制度化，稽核崗方法多樣化，方能在一定程度上避免操作失誤和稽核漏洞。操作崗在工資管理系統中直接變動工資數據的同時，還可以建立每月工資變動數據明細表，將各單位提供的工資變動數據逐條列示并作為底稿使用。在平行的操作模式下，工資管理系統的操作變動將與作為底稿的工資變動數據明細表嚴格對應，本月工資發放數據即為在上月工資發放數據基礎之上進行變動處理的結果。如此一來本月工資數據的核查分兩條線走：工資管理系統數據與工資底稿計算結果。只有當兩種方法計算結果相一致時，本月工資計算操作才能保證準確發放。在對工資數據變動底稿進行稽核時，應當使用工資明細復核法和抽樣復核法，既要仔細查驗工資變動底稿中每一項工資數據的變動是否準確無誤，又要抽樣查驗個別教職工工資數據的最終發放數是否正確，個稅計算是否無誤，代扣數據是否合理。稽核人員應當具備一定的管理意識，不僅審核操作員的合法合規性，在稽核工資變動數據底稿時，也要思考工資數據變動背后的隱藏信息，對于各單位提供的不合規信息應當具有敏銳的覺察意識，及時發現不合理的變動信息。此外，工資稽核可以由多人審核，如預算管理崗也可以參與。工資作為高校的人員成本重要組成部分，應當與本單位的預算管理相結合，控制人員成本，強化管理理念。

5.定期核對工資數據

財務部門應當定期與各單位核對發放人數及標準。如每年核對一次不同標準的國家工資和績效工資的發放人數與發放金額，各項津貼的發放人數與發放金額，以及醫療保險、養老保險等社保數據，各類代扣款項的數據。因為高校的工資數據計算方法是先將上一月工資數據復制到本月，再對本月工資變動信息進行處理，最終計算得出本月的發放數據。若在數據傳遞或計算過程中出現失誤，那么本月的工資發放數據將會出現問題。如果沒有被及時發現，錯誤的工資數據就會被復制到下一月。因此，若長期不核對各工資項目的發放標準和人數，累計的錯誤發放數據將會越來越大，最終造成重大的工作失誤和巨大的負面影響。只有定期與各單位核對各工資項目的發放數據以及代扣款項的數據，才能有效遏制錯誤的工資標準長年累月地發放下去，避免重大的工作失誤 [5]。

6.重視工資數據分析

在新的工資管理流程框架下，工資管理應當由核算功能向管理功能轉變，數據分析應當得到重視加強。高校的工資數據分析工作，應當結合該校的工資成本數據，教職工期望等因素，最終為構建學校合理的工資管理評價體系服務。例如，如果工資發放人數變化合理，說明學校教職工的入職率、離職率處于正常狀態。如果每月國家工資與績效工資的賬務支出均有足額經費，說明工資的年初預算安排相對合理。如果人員成本，包括取得成本、開發成本、使用成本、保障成本以及離職成本的人均水平與工資漲幅程度大致相同，說明學校在選人、用人、留人方面沒有太大的問題。只有通過建立完善的工資管理評價體系，才能進一步發揮工資的獎懲作用，完善工資成本管理，優化績效考核體系，從而有助于高校人才隊伍建設，推進高校穩定發展。

四、結語

本文研究高校應當如何提高工資管理內部控制水平，完善工資管理流程，以保障工資管理工作高效進行，降低工作內控風險。重點在于研究如何建立全面的工資管理流程框架，重視工資管理中的授權與批準，維護工資數據的準確性和完整性，建立規范化的操作和稽核工作制度，以及重視工資數據的分析評價等內容。工資管理系統應當與相關各部門信息系統結合起來，以提高基礎信息數據傳輸、工資發放數據核算與工資數據查詢統計等模塊的工作效率。同時，高校工資管理信息化建設，需要把過程控制與人員控制兩種方法結合起來，共同提高內部控制水平，降低工作風險，保障工資管理工作安全高效地運行。

引用

[1]楊紫淳.高校工資管理的內部控制[J].財會學習. 2020（6）：217-219.

[2]顏蕾.高校工資管理系統建設的思考[J].工作研究.2021（1）：120-121.

[3]周明亮.高校財務信息化建設及安全管控對策分析[J].高等農業教育，2016（6）：56-58.

[4]褚珊，湯雯雯.財務信息化背景下高校工資管理崗位內部控制的探析[J].財會學習，2018（9）：8-9.

[5]張蕾.高校工資管理中的財務內部控制[J].成都大學學報（社會科學版），2012（02）：117-120.

作者單位：西安理工大學