高職院校檔案管理的創新與優化研究

摘 要：在新的時代發展背景下，高職院校的檔案管理工作者要想更好地促進檔案管理工作的創新，優化檔案管理工作方法，就要在實際工作中深入剖析現階段檔案管理工作中的不足，并立足時代發展的需求，在日常工作的推進中端正檔案管理工作態度，始終以專業的精神和敬業的態度面對檔案管理的工作需求。本文基于作者工作實際，秉持高職院校檔案管理創新與優化的宗旨，闡述檔案管理工作的背景，指出檔案管理工作的重要性，并剖析現階段在檔案管理工作中的不足，提出創新和優化高職院校檔案管理工作的路徑，以達到更好地開展檔案管理工作的目的。

關鍵詞：檔案管理；高職院校；創新策略；優化方法

時代的進步使各行各業都發生了翻天覆地的變化，高職院校的檔案管理工作更是如此。在21世紀的今天，作為高職院校的檔案管理工作者，要想創新學校檔案管理的方式，提升檔案管理的效率，就需要在自身工作范圍內，因地制宜，以最大限度地確保檔案資料保存的時效性，為更好地服務后續的檔案管理工作，提出了更高的要求。

信息化時代，瞬息萬變的資訊使得工作中所產生的一切信息似乎都變得有章可循，為后續工作的開展提供有效的參考。同時，鑒于現階段我國社會背景下的人才培養需要，人才的培養和學校的建設發展都是連續和動態的，因此，必須要求檔案管理工作要創新和優化，對學校眾多的檔案資料進行恰當的處理，如對校史、教師和學生等多種檔案資源開展有效管理，以達到更好地管理檔案資料的目的。

現階段的社會發展要求檔案管理工作必須要創新管理方式和優化管理路徑，但在實際的檔案管理工作中，還有一些高職院校的檔案管理工作人員沒有意識到管理創新的重要性及應該改進和完善的地方。另外，有一些高職院校雖然根據實際狀況，在檔案管理中利用互聯網技術建立了專門的檔案管理工作系統，也逐漸開始摸索更好地傳承歷史記憶和傳播校園文化的檔案管理方式，但很多檔案管理工作的創新推進仍然面臨許多無法解決的問題，使得檔案管理的創新性和優化措施得不到有效落實，阻礙了學校檔案管理的創新和優化。

本文結合作者工作實際，秉持有效開展高職院校檔案管理優化的宗旨，在梳理現階段高職院校檔案管理工作重要性的基礎上，分析存在的不足，基于現狀闡述造成這些不足的原因，并提出對應的優化措施，以達到更好地發揮互聯網技術對檔案管理工作方式創新的作用，以及更有效地推進高職院校檔案管理信息化建設，提升高職院校檔案管理工作的效率和便捷度，促進高職院校檔案管理方法創新和路徑優化的目的。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

時代的發展要求學校的檔案管理必須踐行相關法規制度的要求，必須以黨的二十大關于新時代檔案管理工作的新要求為契機，發揮檔案管理對信息保存的真實性和客觀公正性要求，使檔案資源可以更好地共享和查閱。顯然，這是制度層面對檔案管理提出的新要求，也是在檔案管理工作中應該踐行的準則。

新時代發展背景下，在我國教育體系相關教學工作的推進中，對人才的培養已經逐步開始轉向職業化的培養路徑，對職業院校的教育提出了更新更高的要求，因此，面對日益增多的高職院校，要想更好地促進學校教學工作就必須重視檔案管理，在學校的建設和人才的培養中，必須要重視檔案管理工作，以檔案管理工作的時效性和準確性更好地推動學校教育的開展。

在21世紀的今天，作為一名從事檔案管理的專業工作人員，已經意識到檔案作為信息資源和無形資產的重要性。歷史的車輪推動時代的發展，作為高職院校而言，要想擁有更多的發展，就必須要做好檔案資料的管理工作，始終以專業的職業素養面對檔案的價值，面對檔案資料中所蘊含的知識，做到檔案信息記錄真實，資料保存可靠，以此發揮檔案管理對校園文化的推動作用，激發教職工和學生的愛校情懷，通過檔案管理更好地保護學校的無形資產，促進學校朝著更好的方向發展。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

檔案本身具有經濟價值大、文化內涵豐富的特點，在高職院校檔案管理工作的推進中，必須更高效地發揮檔案管理對學校建設和學生培養的積極推動作用，做好檔案資料的有效管理。但在實際工作中，發現檔案管理中還存在許多亟待解決的問題，這些問題的存在阻礙了檔案管理方式的創新和管理路徑的優化。

1.檔案管理工作意識相對落后

基于自身觀察和相關工作的反思發現，現階段存在較為嚴重的問題之一是管理工作意識較為落后。這種不先進不僅在一定程度上阻礙了學校檔案管理工作的進步，也在一定程度上妨礙了現代化發展背景下高職院校教育水平的提升。隨著社會的發展和教育水平的提高，高職院校的數量越來越多、規模越來越大是必然趨勢，面對這樣的發展態勢，作為檔案管理工作人員，其檔案資料管理的意識仍然停留在傳統的資料保管中，如果在檔案管理中只是簡單、機械地記錄已經發生的事情，或者是簡單地整理和分類。這樣的檔案資料管理在短時間內似乎滿足了高職院校的正常運營需要。長此以往，這種檔案管理思想將會造成學校檔案資料流失，使學校在后期的發展中無法借鑒先前辦學的先進經驗，也沒有參考憑據可以杜絕曾經發生的問題再次出現，使學校的檔案資料管理跟不上時代的步伐，也許短期確實沒有明顯的影響，但長此以往使得高職院校的發展方向和人才培養需求達不到社會的需要。

2.檔案管理隊伍水平不高

學校的檔案承載了大量的校史、師資隊伍發展史和學生培養史等相關資訊，檔案信息記錄需要學校的檔案管理工作者專業素養要高，可以較好地勝任學校的檔案管理工作。但實際上，受限于現階段我國教育體系大環境的影響以及職業教育現階段的發展瓶頸，很多高職院校的檔案管理工作者并沒有及時提升自己的檔案管理水平，檔案管理的人才隊伍在專業上受到限制，因此，當他們面對信息社會較為復雜的檔案資料時，出現不熟悉或者根本不知道如何高效、有序實施檔案管理的現狀。他們在檔案管理中因為流程不熟悉，工作推進不細致的情況時有發生，從而對新時代的檔案管理創新和優化造成了極大的阻礙。

3.檔案管理方法不科學

常言道：“良好的開端是成功的一半?！备呗氃盒５拈L期發展更是如此。在學校的建設和發展中，只有做好了前期檔案資料的留存，采用科學、合理的方式有效記錄相關的檔案資料，才可以使所記錄的資料充分發揮信息載體功能。但是，縱觀現階段的檔案管理工作發現，不乏工作人員仍然沒有意識到應該以科學的方式進行檔案資料的歸納、整合、分析和管理，只是簡單地將檔案管理歸結為對高職院校信息的留存，由于未采取符合當下高職院校實際的檔案管理方式，使檔案管理沒有更好地發揮信息的保留作用，在一定程度上阻礙了高職院校的未來發展，因此，必須在工作中將其不斷改進、優化和完善。

三、高職院校檔案管理工作創新與優化的路徑

立足現階段存在于檔案管理工作中的不足，秉持更好地開展檔案管理工作的目標，在今后高職院校檔案管理工作中，要想更好地實現檔案管理工作的創新，就要求在相關工作的開展中以絕對的專業度完善當前的檔案管理意識，以飽滿的熱情面對當前的高職院校檔案管理工作，科學創新當前的檔案管理方式，優化檔案管理的路徑。

1.立足原始材料，做好檔案管理的基礎工作

互聯網技術的發展，使檔案管理的方式變得更加先進，也在一定程度上改變了相關工作者的工作理念。因此，針對現階段檔案管理工作意識相對落后的現象，在將來的管理創新和路徑優化中，應該立足原始材料做好基礎工作，如基于網絡技術廣泛運用所帶來的工作便利，立足各高職院校實際，完善高職院校檔案管理數據庫，發揮數據庫對檔案資料管理積極促進作用，使得新時代的檔案管理工作可以突破傳統檔案管理思想的桎梏，更好地適應新時代教育事業發展的要求。

要想達到這樣的目標，在基礎工作的優化中，立足所建設的檔案管理數據庫，作為相關工作人員，應該改變工作理念和更新工作意識，以工作實際為出發點，根據所掌握的檔案基礎資料展開分類，跳出傳統檔案管理的桎梏，將以前的個人信息直接丟進檔案盒的方式，改變為現階段按類別存入指定檔案數據庫。同時，在這個過程中，要核實和補充不需要保密的信息，以保證每份檔案的完整性；其次，還應該基于實際，秉持更新檔案管理意識、創新檔案管理方式的宗旨，在條件允許的情況下，實行高職系統和其他系統數據對接的方式，分析所保存的檔案資料，保障相關檔案數據的真實性和可靠度，使檔案管理在路徑上實現創新。除此之外，在檔案資料的管理中，還應該盡可能地擴充原有資料，改變自己的工作方式，如相關人員的社會關系及身體健康狀態調查等，達到檔案信息的實時更新與完善的目標，以促進新時代高職院校的檔案管理工作，在方式上得以完善、在路徑上得以擴充的目的。

2.強化檔案管理隊伍建設

在任何一份工作的創新與優化中，人才都是重要的元素，高職院校的檔案管理工作更是如此。因此，針對高職院校檔案管理工作存在的管理隊伍水平不高的現狀，還應該基于現階段人才隊伍發展實際，采取定期開展檔案人員培訓，如邀請專家開展講座、開展崗位能手競賽以及檔案管理經驗分享會的方式，全方位、多角度地強化檔案管理隊伍的建設，為創新檔案管理的方式和優化檔案管理的路徑做出努力。同時，在這個過程中，還可以基于人才隊伍中各人員的年齡、閱歷及所學專業等，及時調整崗位，通過輪崗等方式，擴充人才隊伍建設實況，適時補充各崗位中的人員缺失，對年輕和接受新事物較快的人員予以更多的專業技能和新技能培訓，以達到更好地促進高職院校檔案管理方法創新和路徑優化的目的。

只有學校基于自身檔案管理實際，統籌分析相關工作要求，強化人才隊伍建設，才可以更好地促進檔案管理工作的創新，并優化檔案管理工作的實施路徑，達到更好地建設檔案管理隊伍的目的。

3.立足大數據，完善檔案管理信息化建設

針對現階段檔案管理方式不科學的現狀，完善高職院校檔案管理的方式和優化檔案管理路徑，還應該充分發揮互聯網和大數據的功能，以大數據技術完善檔案管理工作方式，以更好地適應信息大爆炸時代檔案管理的目標。想要通過大數據技術完善檔案信息工作方法，應該針對檔案管理方法不科學的現象，抓住信息規律，跟上時代潮流，基于大數據信息的多樣性和數據存儲量大的特點，在檔案工作的各環節優化現階段的檔案管理方法，以達到更好地實現檔案管理的創新與優化目的。

舉例而言，在大數據時代發展背景下，在檔案信息收集環節，可以基于大數據自動判定和篩選檔案文件范圍，以規避傳統檔案管理方法的海量資料整理；又如，在檔案資料的保管環節，可以發揮大數據技術的優勢，對檔案信息的開展挖掘和分析，以達到減輕檔案管理工作人員的負擔，提升工作效率的目的。另外，在檔案信息化管理工作方法的創新和優化中，針對檔案管理方法不科學的現象，還可以充分發揮無紙化辦公帶給檔案資料存儲的便利性，在信息資料的儲存中基于無紙化的優勢，改變傳統紙質載體為電子檔案，達到節約時間和經濟成本的目的。

四、結語

總之，在當前的時代發展背景下，作為高職院校的檔案管理工作者，要想更好地創新檔案管理的工作方法和實施路徑，就要在工作中始終以較高的職業要求規范工作行為，充分發揮互聯網技術帶給檔案管理工作的便利，做好原始資料的分析，強化人才隊伍建設及完善工作方法，在一定程度上為高職院校提高自身的綜合管理能力，為實現學校長期穩定發展做出努力。同時，在這個過程中，還應該秉持端正的檔案管理工作態度，立足現階段檔案管工作中存在的問題，從事實出發，因地制宜，完善檔案管理實施路徑，秉持檔案管理的重要性，完善落實檔案管理每一步，加強對檔案管理工作人員的專業培訓，并使用互聯網技術為檔案管理提供信息化服務，以達到更新檔案管理方式、完善檔案管理工作方法、拓展檔案管理工作路徑，為促進高職院校檔案管理創新和優化做出努力，最終達到不斷提升檔案管理工作水平、促進檔案管理工作進步的目的。

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作者簡介：張朝梅（1978—），女，傈僳族，云南迪慶人，本科，檔案副研究館員，研究方向：檔案。