事業單位會計檔案數字化管理工作的改進與優化

文/王磊

隨著計算機網絡技術的飛速發展，我國事業單位會計檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰。要緊跟時代的步伐，就必須實現會計檔案管理工作的數字化轉型，積極推進數字化技術和制度的應用，從而在競爭日益激烈的市場環境中占據優勢，保證其有效性與可持續性。本文旨在分析單位會計檔案管理工作實現數字化的意義并根據發展現狀探討改進與優化措施

一、實現會計檔案管理工作數字化的意義

1.進一步提高會計檔案管理的效率

當前的紙質會計檔案的管理工作存在一定的局限性，比如在進行紙質文件整理的過程中需要大量的人工成本，檔案耗費紙張，進行紙質會計檔案管理的空間需求不斷增大；并且紙質版的檔案對防火、防潮、防蛀等保存條件要求比價高，加大了會計檔案保存的難度；紙字版的會計檔案在進行調看查閱的過程中，面臨會計檔案、憑證被遺漏和更改的風險，無形中加大了檔案保存完整性的難度。與之相反，會計檔案數字化能夠提高會計檔案保存質量，節省會計檔案存儲物理空間。會計檔案管理工作利用互聯網和信息技術創新檔案管理模式，提高單位的運營效率，實現轉型升級，對于單位管理、財務管理等一系列工作具有重要意義。目前，智能化財務管理軟件已經被廣泛應用于單位的會計檔案管理工作中，極大提高了會計核算從業者的效率。數字化管理不僅能夠將會計檔案進行電子化保存和編輯，并迅速調取相關文件，從而為會計檔案管理帶來更加便捷、高效的信息化服務，而且能夠改變以往繁瑣緩慢、空間受限的紙質化數據傳輸模式，極大優化部門之間的信息溝通機制，為事業單位發展提供強有力的支撐。

2.提升會計檔案管理的科學性

數字化轉型的科學性不僅在于在對會計檔案進行管理和優化時，利用信息技術將事業數據進行更加準確便捷的整理計算，更在于利用編程手段對事業單位資料進行深度加工，從而幫助單位洞悉潛在問題、把握機遇，從而實現進一步發展。與此同時，信息技術還能輔助單位進行各階段各程序工作檢查總結，將所出現的問題及時反饋給相關工作人員，通過提高反饋效率，快速提升工作水平，進一步保證會計檔案數字化管理的科學性。

二、大數據背景下，會計檔案管理工作的改進和優化措施

目前大數據管理系統和技術日趨成熟，許多單位都開始引進先進的工作系統或軟件開展日常管理工作，并能夠利用信息技術來為自己最后的決策提供科學全面的依據。然而，盡管在大數據管理系統的加持下，會計檔案管理工作愈發高效、科學，但單位數據信息的安全性受到威脅、軟硬件必要設施缺乏及相關工作人員專業能力不足等一系列問題也亟待解決。

1.加大會計檔案的保密力度

在利用互聯網、云計算技術實施管理工作時，要強化對信息保密性的管控。首先，會計檔案管理部門應當確立嚴謹的秘密工作管理制度，以確保從業人員的秘密行動符合法律法規；其次，單位應當強化對從業人員保密工作能力的培養，明確保密工作責任人，實施相關的處罰規定，凡是因操作疏忽造成的數據泄露或數據損失，單位有權利追究責任；最后，會計檔案管理從業人員應當保持良好的工作態度，嚴格遵守保密規定，確保信息安全。另外，在招聘檔案管理人才時，應當綜合考慮其專業、品德和責任意識，不僅要考察業務能力素養，更要考驗是否能有效保護會計檔案數據并具備較高的保密意識和責任意識。

2.推動單位會計檔案管理軟硬件設施的建設和完善

單位會計檔案數字化管理工作的實施離不開軟硬件設備的完善。因此，單位領導應加強會計檔案數字化管理意識，注重軟硬件設施建設，以提高工作效率，促進數字化發展。在硬件設施方面，單位領導應該加大投入，配置現代化的電腦，以滿足高效工作所需。在軟件方面，單位應引進、更新、升級管理系統，降低會計管理系統操作門檻，保證操作穩定性，在提升工作效率的同時注重數據處理的完整性。

3.進一步提高會計檔案管理人員的專業技能和綜合水平

在信息化時代，單位應該積極利用信息化的優勢，不斷地提升會計檔案管理人員的專業知識和綜合運用技術，以切實完成數字化轉型。首先，會計檔案管理人員應保持進一步研究學習的積極心態，及時接觸新信息、新知識，正確理解和運用大數據管理系統，尋求有針對性的學習方法，提高自身專業素質和綜合應用技術，以更好地進行會計檔案管理工作，努力構建并合理運用會計數據管理和應用體系，在實現個人發展的同時，促進單位整體發展與進步。其次，在人才培育方面，為了更有效地推動單位會計檔案管理的數字化進程，一方面，單位可以積極引進數字化專業的技術人才以改善單位財務部門的專業結構；另一方面，單位應通過開展教育培訓、定期組織相關活動、建立激勵機制等措施，提高工作人員的專業技能，從而提升整個財務部門的工作效率和水平。在此基礎上，單位還應著重培養具備會計知識并能合理利用和優化本單位信息管理技術的復合型人才，為單位長遠發展提供強有力的人才保障。

毋庸置疑，大數據時代，信息技術的應用在為事業單位會計檔案管理工作提供便利的同時也向其提出了新的要求和挑戰。數字化會計檔案管理具備提升效率、節約空間、減少成本等諸多優點，事業單位應該積極進行檔案管理的數字化轉型，促進事業單位會計檔案的數字化轉型是對財務實施準確管理的重要手段，也是數字化時代會計檔案管理的應然趨勢。事業單位應該緊跟時代潮流，結合自己單位的工作實際，制定符合會計管理的工作方法，通過相關措施加強信息數據的安全性、注重軟硬件設施建設完善、提高從業人員的專業素養對會計檔案管理工作的進一步數字化發展具有重要意義。