互聯網+背景下單位檔案信息化管理策略研究

文/李昕

本文通過對檔案管理信息化建設價值進行簡單分析，在此基礎上，以“互聯網+”背景下單位檔案管理策略為切入點開展研究，為推動單位檔案管理工作進一步發展奠定基礎。研究表明：單位檔案管理工作相對較為繁雜，通過引入信息化管理手段，可以大幅提升檔案管理質效，并可以強化檔案管理工作的可靠性和安全性。因此，需要從充分重視信息化建設、引進信息化技術以及健全檔案管理制度等角度入手，采取有效措施，全面提高“互聯網+”背景下單位檔案管理質效

大數據、人工智能、云技術等的廣泛應用，推動了各行業信息化建設的步伐。隨著社會經濟發展，單位檔案數量也在逐漸增多，傳統管理模式已經不能滿足檔案管理需求，需要對檔案管理模式進行全面創新。在互聯網+背景下，信息化建設主要是通過引入計算機等多種類型的基礎設施，強化計算機軟件建設，引入互聯網領域的各項技術，最終達到信息化建設的目標，通過進行信息化建設的方式，可以改變傳統的管理模式。對于檔案管理而言，通過分析目前檔案管理中存在的問題，積極引入信息化各項技術，制定建設方案，提高建設質量，進而使得檔案管理工作效率以及管理質量得到提升。

一、檔案管理信息化建設的價值分析

1.提高管理質效

傳統檔案管理模式主要是以紙質文件記錄為主，并對紙質檔案進行合理、安全的儲存和加工。在開展管理工作過程中，檔案工作人員必須手寫各種類型的記錄，效率相對較低，工作任務相對較為繁重。因此，檔案管理人員很難在第一時間完成工作，在調閱相關檔案的過程中，工作人員需要在相應的區域查找檔案，查找檔案需要消耗的時間相對較長，甚至可能會出現延誤工作的問題，檔案管理質量相對較低。在檔案管理信息化建設完成以后，管理人員可以在信息技術和互聯網技術的支持下，將檔案資料保存在數據庫中，通過對數據的查詢、分析、加工以及利用等，檔案管理效率大大提高。另外，如需對部分檔案資料進行調閱，可以通過關鍵詞檢索方式查閱，并通過傳輸系統將檔案資料傳輸給相關使用者，這個過程中消耗時間相對較少。在引入信息化技術以后，檔案資料查閱工作更加方便，檔案資料利用率逐漸提升，其潛在價值得到充分挖掘。

2.強化管理安全

對于傳統檔案管理模式而言，大量檔案資料主要保存在檔案管理部門，檔案管理人員對其類型進行分析，并將其保存在相應檔案室內。在檔案資料進入到檔案室后，需對其進行合理的處理，以防止出現發霉或者受潮等問題。事實上，我國不同區域氣候條件存在一定的差異性，建筑物也將會受到氣候的影響，墻面可能會出現凝結水珠的現象，其出現受潮的概率提高，檔案資料可能會出現損壞的問題，對檔案資料價值進行挖掘難度提升。同時，如果檔案室出現火災等問題，紙質檔案也可能會出現受損問題，檔案安全性嚴重降低。在實現檔案信息化管理以后，信息化建設引入的互聯網技術、設備都相對較為先進，工作人員只需要對檔案資料進行電子化管理即可，大量資料將會被保存在云平臺中，其安全性將會大幅提升，即使紙質檔案資料出現丟失或損壞等問題，電子檔案也可以基本滿足單位使用需求。

3.統一數據管理平臺

傳統檔案管理模式不可能建立起統一管理數據平臺，難以實現檔案資源最大化利用。檔案管理信息化必須建立信息化管理平臺，并在該平臺中對相關數據進行分類管理。隨著檔案信息化發展，在有關檔案信息化專業公司推動下，單位之間可以建立整體統一信息化管理數據平臺，也可以根據本單位、本部門的實際情況，建立高效實用的檔案信息化數據庫。統一的數據庫標準的建立，可以實現數據資源共享共用，真正發揮檔案數據方便、高效、快捷的優勢，更大限度地實現檔案資源開發和利用。

二、“互聯網+”背景下單位檔案管理策略

1.充分重視信息化建設

通過對近年來檔案管理信息化建設實踐看，盡管有些單位已經引入信息技術，但是信息化建設水平相對較低、建設速度相對較慢、建設程度也參差不齊。因此，單位必須充分重視檔案管理信息化建設工作。首先，單位要引起高度重視。一方面，領導重視與否會對信息化建設產生嚴重影響；另一方面，對于信息化建設人員而言，需要主動向領導匯報信息化建設相關工作，強調信息化建設的重要性，對檔案管理信息化建設優勢進行梳理，闡明信息化建設工作對于檔案管理產生的積極影響。同時，可以通過列舉實例的方式提高這方面材料說服力，使得領導人員的思想觀念以及態度得到一定的轉變，提高領導人員對于檔案管理信息化建設工作的重視程度。同時，領導人員要學習信息化建設相關知識，認清檔案管理的發展趨勢，如果在前期階段無法完成信息化建設工作，必然會對單位后續工作開展產生重要影響；其次，單位需要根據自身的實際情況以及合理需求，籌集一定數量資金，并對檔案信息化管理工作進行規劃。然而，在實際工作中一些單位可以統籌的資金量相對較少，檔案管理信息化建設的目標、路徑還很不清晰。因此，單位需要明確信息化建設各個環節內容，制定信息化建設的相關計劃書，明確建設目標、路徑、周期、預算等項目，及時向領導匯報并取得最大的支持。

2.積極引進信息化技術

檔案管理信息化工作需要引入相關硬件設備、信息化技術以及開發相關應用軟件，積極構建以互聯網技術、信息化技術為基礎的檔案管理新模式。這些技術和設備的引入改變了傳統檔案管理模式，進而使得檔案管理質效得到一定提升。在檔案管理實踐中，部分單位并沒有充分意識到信息化建設的重要性。盡管已經引進了大量的先進技術及設備，但是檔案管理工作人員并沒有掌握這些技術和設備的使用方法，導致部分技術無法得到合理應用，設備閑置且無法充分發揮其效能。先進技術、設備無法充分發揮作用，檔案管理模式轉變速度相對較慢，嚴重制約或影響檔案信息化應用程度以及信息化管理水平的先進性。要提升檔案管理信息化水平，必須解決先進技術和設備普及率相對較低的問題。首先，需要在單位內建立信息化管理部門，不但需要引進相關的技術和設備，還需要引入專業化的人才，強化人才隊伍建設。在引進相關技術和設備以后，需要組織人員對檔案管理部門工作人員進行全面的培訓，使其掌握先進技術和設備的使用技巧。培訓工作的開展需要根據單位不同部門的工作內容進行，將傳統管理模式與先進技術相互融合，保障培訓內容可以在日常工作中得到合理的應用。其次，需要引入大數據分析技術，在開展檔案管理工作過程中將會產生大量的數據信息，在采用傳統管理模式的過程中，這些數據信息難以得到充分的利用，對數據價值進行挖掘難度相對較高，這也是數據信息價值無法得到充分發揮的主要原因。因此，需要積極引入大數據分析技術，對數據價值進行充分挖掘。對于大數據可視化技術而言，其可以將信息的錄入過程進行簡化，進而使得數據管理效率得到提升。對于大數據錄入技術而言，其可以將大量的有效信息錄入到數據庫中，并可以對檔案資料的內容進行充分補充，以此保障數據信息的完整性和有效性，防止出現檔案資料價值降低的問題。

3.建立健全檔案管理制度

通過對部分檔案管理部門進行調研發現，管理制度完整性不足，也是檔案管理效率相對較低的重要原因。因此，單位需要完善管理制度，并保障各項管理制度可以落實到位。在這方面，要充分認識到檔案管理制度的重要性以及其意義與價值。對目前已有管理制度中存在的問題進行深入分析，積極對管理制度中存在的問題進行整改。從單位角度出發，明確檔案管理相關要求，在滿足相關法律以及標準規定的前提下，對管理制度進行合理修訂并保證修訂后的各項檔案管理制度能夠最大限度地滿足日常工作開展需求，使檔案管理工作中存在的問題得到妥善解決。同時，為了確保檔案管理制度落實落地，還需要建立完善的監督制度。對于檔案管理部門的工作人員而言，需要積極投入到監督工作之中，提高全員工作積極性以及參與意識。根據單位實際，檔案工作人員必須對自身的行為進行合理約束，對檔案管理制度中相關內容進行全面落實。任何工作的開展都需要做到有據可依，使檔案管理信息化建設優勢得以發揮，促進單位檔案管理信息化工作持續、穩定高質量發展。另外，在監督工作開展過程中也需要充分發揮互聯網的應用優勢，以此達到全面監督的目標，降低在檔案管理過程中有可能出現的風險。

上述分析研究表明，隨著經濟社會發展，采用傳統的檔案管理模式，則管理效率及管理質量均較低。由此可見，傳統的檔案管理模式已經無法滿足發展的需求。因此，需要積極引入大量互聯網技術和信息化技術，并引入先進管理方法，不斷對傳統檔案管理模式進行科學、合理的優化和創新，以推動檔案管理工作高質量發展。