房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及其優(yōu)化措施

文/毛萍

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易更加活躍，成交量越來越多，房地產(chǎn)檔案的利用更加頻繁，因此必須要做好針對(duì)房地產(chǎn)檔案所進(jìn)行的管理工作。但就目前來看，房地產(chǎn)檔案管理還存在諸多有待解決的問題。本文在分析房地產(chǎn)檔案管理問題的基礎(chǔ)上，提出了行之有效的優(yōu)化措施

在城市建設(shè)與管理的過程中，房地產(chǎn)檔案是非常重要的部分，其不但是確認(rèn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，同時(shí)還是關(guān)鍵的檔案信息源。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)房地產(chǎn)檔案資料的管理有了更高的重視程度，但由于缺乏足夠的管理人員，再加上管理能力較差，導(dǎo)致檔案管理工作無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。有鑒于此，如何才能夠最大程度地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案資料管理的作用，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)行業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵所在。

一、房地產(chǎn)檔案管理的重要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)受到了越來越高的重視，在對(duì)房地產(chǎn)進(jìn)行開發(fā)的整個(gè)過程中，往往會(huì)產(chǎn)生各種文檔資料，如施工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄、工程項(xiàng)目竣工階段的驗(yàn)收資料等，這些文檔資料能夠反映出房地產(chǎn)項(xiàng)目各方面的實(shí)際情況，是房地產(chǎn)項(xiàng)目中不可缺少的重要部分[1]。具體而言，在房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的過程中，必須要具有完整的房地產(chǎn)檔案資料，倘若相關(guān)資料缺乏真實(shí)性，不但會(huì)導(dǎo)致竣工驗(yàn)收難以順利進(jìn)行，還將會(huì)對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的質(zhì)量造成直接影響。此外，房地產(chǎn)檔案本身也有著極其關(guān)鍵的價(jià)值，真實(shí)且完整的房地產(chǎn)檔案，可以為房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)和建設(shè)提供充分指導(dǎo)，并且還能夠?yàn)槠渌愴?xiàng)目提供參考。房地產(chǎn)檔案管理的具體情況可見表1所示：

表1 房地產(chǎn)檔案管理的具體情況

二、房地產(chǎn)檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理意識(shí)薄弱

許多房地產(chǎn)企業(yè)在項(xiàng)目施工建設(shè)的過程中，都未真正意識(shí)到房地產(chǎn)檔案管理對(duì)于房地產(chǎn)項(xiàng)目的重要意義，大都只想盡快地完成項(xiàng)目，缺乏對(duì)檔案管理的重視，因此不會(huì)在此方面給予太多的投入。在檔案資料的管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮了很大的作用，但對(duì)房地產(chǎn)檔案資料的管理并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，所應(yīng)用的信息技術(shù)較為落后，也沒有大范圍地對(duì)其進(jìn)行普及，使得檔案管理缺乏信息化[2]。在進(jìn)行房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)時(shí)，企業(yè)更愿意把資金投入到項(xiàng)目的建設(shè)中，而忽視檔案管理，使得許多檔案資料遺失，對(duì)整個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)與建設(shè)造成了負(fù)面影響。

2.檔案管理質(zhì)量有待提升

在對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行管理時(shí)不深入，對(duì)檔案資料的收集往往不夠完整，造成大量檔案資料文件的缺失。此外，部分隱蔽的項(xiàng)目得不到有效的記錄，在此情況下，檔案資料記錄文件也就無法準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)出項(xiàng)目的實(shí)際質(zhì)量，影響了檔案資料的質(zhì)量。對(duì)此，國(guó)家出臺(tái)了相關(guān)的項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，并通過相關(guān)的規(guī)范性文件來制定標(biāo)準(zhǔn)，如《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等，但企業(yè)對(duì)制度的落實(shí)不夠，大都只是簡(jiǎn)單地學(xué)習(xí)制度，不會(huì)在實(shí)際項(xiàng)目中嚴(yán)格執(zhí)行，因此限制了檔案管理工作效果的發(fā)揮。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低決定著房地產(chǎn)檔案管理工作的整體水平。許多檔案管理人員都未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)技能較差。與此同時(shí)，在開展房地產(chǎn)項(xiàng)目的過程中，通常不會(huì)安排專門的人員來負(fù)責(zé)檔案資料的管理，對(duì)檔案管理人員不夠重視。此外，雖然近年來科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，但能夠熟練掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員并不多，這就對(duì)檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展造成了阻礙，一些工作人員在管理檔案時(shí)習(xí)慣于以人工的方式開展工作，不但缺乏對(duì)各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，并且效率也相對(duì)較低，容易影響到后期對(duì)檔案的查閱。

三、房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的優(yōu)化措施

1.提高對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的重視

在開展房地產(chǎn)項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)企業(yè)一定要充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的積極作用，加大對(duì)檔案管理的投入力度，將其作為一項(xiàng)重要工作來進(jìn)行[3]。在進(jìn)行房地產(chǎn)項(xiàng)目的歸檔工作時(shí)，應(yīng)整理好相關(guān)的合同、委托書、檢測(cè)方案等資料，因?yàn)橐M(jìn)行歸檔的資料數(shù)量較多，所以需要在檔案管理當(dāng)中投入更多的資金，保證此項(xiàng)工作的開展可以具有更加充足的資金支持，從而為檔案管理的信息化與自動(dòng)化發(fā)展提供更好的條件，進(jìn)一步提高管理的效果。在進(jìn)行管理時(shí)采取自動(dòng)化的技術(shù)，建立房地產(chǎn)檔案管理平臺(tái)，通過此平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理效率的提高。（見圖1）

圖1 房地產(chǎn)檔案管理平臺(tái)管理過程

2.提高房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量

對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目而言，房地產(chǎn)檔案管理有著非常重要的參考價(jià)值，所以，在對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案資料實(shí)施管理時(shí)，必須要嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，不但要管理好檔案資料，還需要收集更多有價(jià)值的檔案資料，從而有效地提高房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量。在房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工后，會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的竣工圖紙，通過竣工圖紙可以對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際情況有一定的了解，這也是房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)中的重要內(nèi)容。所以，一定要重視對(duì)竣工圖紙的驗(yàn)收和整理工作，保證做到完整歸檔，從而給后續(xù)項(xiàng)目的施工提供幫助。

3.做好對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)

在對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，要保證相關(guān)管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠做到對(duì)于檔案資料的高效管理，提高檔案資料的準(zhǔn)確性與可靠性[4]。因此，要加大培訓(xùn)力度，通過有效的培訓(xùn)來強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)能力水平，使其掌握足夠的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并在之后的工作中能夠更多地運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化發(fā)展。

綜上所述，對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目資料檔案進(jìn)行管理是非常重要的一項(xiàng)工作，良好的房地產(chǎn)檔案管理不但可以為房地產(chǎn)企業(yè)今后的決策提供科學(xué)依據(jù)，還能夠使其更好地對(duì)后續(xù)項(xiàng)目進(jìn)行開發(fā)，幫助其實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)效益，因此，必須要高度重視房地產(chǎn)檔案管理工作。