高校辦公室業務管理優化的有效路徑

文/無錫城市職業技術學院 劉海云

在現階段高校辦公室業務管理工作開展過程中，因為面臨著較高的要求以及繁雜的工作任務，極容易在工作開展過程中出現偏差問題，最終影響到高校有序運行。為了切實優化高校辦公室業務管理效果，相關工作人員應該首先明確高校辦公室業務管理工作的基本特點，進而明晰當前高校辦公室業務管理工作開展過程中存在的問題以及面臨的影響因素，最終采取相匹配的優化路徑，實現高校辦公室業務管理應有價值的提升。

一、高校辦公室業務管理特點

高校辦公室業務管理工作是維系高校正常運行的關鍵所在，作為高校整體管理系統中的關鍵構成部分，和高校各項活動以及各個部門之間存在密切關聯，應該引起高度關注。基于當前高校辦公室業務管理工作的開展而言，主要特點如下：

（一）高校辦公室業務管理具備綜合性特點。該項工作需要兼顧高校發展的方方面面，全校師生以及各項活動往往需要辦公室業務管理工作的配合。高校辦公室業務管理復雜多樣，工作難度相對較高。比如針對高校活動的開展、文化建設以及教學管理工作的落實，都需要辦公室人員積極參與其中，以便形成理想的支持作用，對于各方面存在的需求予以及時滿足，解除高校發展中存在的限制因素。

（二）高校辦公室業務管理具備輔助性特點。為方便給高校管理人員的決策提供必要參考意見，確保決策的準確度。在高校發展決策過程中，管理人員獲取參考信息資料的一個重要路徑就是辦公室，這就需要辦公室根據相關決策目標以及管理人員的需求，立足于高校全局以及外部環境，為相應決策人員提供較為充分詳盡的參考資料，由此更好地發揮自身應有的輔助功能。基于此，高校辦公室業務管理工作往往面臨著較高的要求，直接關系到高校決策的成敗。所以，應該確保自身工作開展及時可靠，避免因為輔助性功能發揮不當，制約高校運行發展效果。

（三）高校辦公室業務管理具備服務性特點。這是確保高校辦公室業務管理工作得以發揮應有功能的前提，對于相應工作人員提出了較高要求。高校辦公室工作人員應該樹立較高的服務意識，明確自身工作崗位的服務職責，進而有針對性地為各個對象提供相應服務。比如針對高校各個院系以及教研室，在完成教育教學任務時，需要得到高校辦公室提供的服務，無論是對于相關網上系統的構建，還是對于教學基礎條件的提供，一旦高校辦公室服務不到位，就會嚴重影響教學效果。由此可見，高校辦公室業務管理工作的開展，不僅要在輔助領導決策方面發揮服務作用，還應該樹立全面服務理念，力求更好地實現高校各項業務的推進。

（四）高校辦公室業務管理還應該具備先進性特點。高校辦公室應該保持與時俱進，避免因為自身過于滯后的管理模式和工作手段，給高校發展帶來不利影響。伴隨著當前網絡時代以及信息化時代的發展，高校辦公室業務管理工作必然需要緊跟時代發展脈搏，尤其是高校其他部門工作過程中，呈現出先進性特點后，辦公室要及時予以匹配，由此更好體現自身協同工作效果，避免因為自身工作滯后于其他部門，使高校辦公室業務管理成效受到影響。

二、高校辦公室業務管理常見問題分析

（一）規章制度不完善。高校辦公室業務管理中面臨的問題：首先，表現在規章制度方面。這是造成高校辦公室業務管理工作混亂無序的重要原因。因為高校辦公室業務管理工作的復雜性，工作開展過程中面臨著較為繁雜的管理任務目標，一旦難以借助合理完善的規章制度予以約束和指導，則必然會導致工作難以有序落實，容易出現各類偏差問題。本文基于當前高校辦公室業務管理中存在的規章制度不完善問題進行分析，最明顯的表現就是崗位責任制難以完善，對于各個辦公室工作人員的職責無法明確，導致高校辦公室業務管理工作執行混亂，出現問題后容易出現互相推諉現象，責任難以明確到人。當然，因為高校辦公室業務管理工作表現出了明顯的被動性，加大了相關崗位責任制構建難度，如果照搬常規崗位責任制度，則難以形成理想的指導作用，甚至造成一些隨機性任務無人負責，給高校辦公室業務管理工作的開展帶來較大影響和阻礙。

（二）工作目標不清晰。高校辦公室業務管理工作開展過程中，存在的問題多為工作目標不夠清晰明確，進而造成辦公室業務管理工作無序、混亂，甚至出現較為嚴重的無用功，業務管理實效性同樣較差。基于高校辦公室業務管理工作目標的不清晰問題進行分析，首先表現為相應工作人員對于自身崗位缺乏深入解析，不能準確掌握自身工作特點，進而對于工作任務難以全面認知，影響到后續工作的執行效果。此外，高校辦公室業務管理工作目標不清晰問題還表現為自身工作被動性特點突出，雖然該項工作在服務高校領導時，確實表現出了被動性特點，但是如果業務管理工作人員自身比較被動，則必然導致很多工作滯后，難以立足于全局發揮辦公室業務管理工作的應有作用。

（三）管理技術不先進。高校辦公室業務管理工作問題還表現為相關管理技術不夠先進，因為技術層面的滯后性問題，高校辦公室業務管理效果必然會受到影響，甚至會出現明顯的雜亂現象，導致管理的準確度受損。基于高校辦公室業務管理技術方面的問題進行分析，雖然當前很多高校已經逐步運用信息化管理手段，但是信息化水平并不是特別高，也沒有密切結合高校辦公室業務管理實際狀況，難以充分發揮出信息化管理模式的應有價值。比如很多高校辦公室業務管理過程中僅僅是應用了簡單的計算機設備以及傳真機、打印機等硬件設施，忽視了結合高校辦公室業務管理構建的一些管理軟件和系統，進而會嚴重影響到后續管理成效，有待于未來不斷改進和完善。

（四）工作人員不勝任。高校辦公室業務管理工作的開展往往受到工作人員的影響，因為工作人員不勝任，進而必然會影響到各項業務管理工作的實施效果，出現偏差問題的概率相對較高。具體到高校辦公室工作人員方面的不勝任問題進行分析，往往表現在多個層面，除了基本技能方面的缺陷和不足外，職業道德修養以及心理素質方面存在的問題同樣不容忽視，這些問題的存在也會影響到辦公室工作人員的工作狀態，隨之導致最終工作效果不佳，應該在針對工作人員培養方面予以積極關注。

三、高校辦公室業務管理優化路徑

（一）完善規章制度。高校辦公室業務管理的優化應該首先從規章制度的完善入手，以便依托較為可行的規章制度，促使各項工作得以優化落實。具體到規章制度完善中，最為核心的就是崗位責任制，結合高校辦公室業務管理工作面臨的各項工作任務，在匹配相應工作人員的基礎上，應該構建工作人員和相關責任的匹配機制，由此更好指導工作人員高效有序落實相關工作任務。比如針對高校辦公室業務管理中面臨的不同任務，可以通過合理劃分不同組織結構進行人員配置，構建相應責任機制以及績效考核機制，充分調動工作人員的積極性。一旦在高校辦公室業務管理中出現問題，可以依托相應制度予以追責處理。

（二）明確工作目標。在高校辦公室業務管理工作過程中，工作人員應該注重明確工作目標，以便更好指導后續工作的優化開展。基于高校辦公室業務管理的基本特點以及職能要求，工作人員應該在全面深入認識自身崗位的基礎上，盡量體現主動性特點，積極明確自身工作目標和核心任務，解決原有的工作問題和缺陷。現階段高校辦公室業務管理工作目標要明確，切實把握好以下幾點：

首先，高校辦公室業務管理應該注重發揮參謀助手作用，在高校領導決策以及管理工作開展中，能夠提供詳盡的參考資料，發揮智囊團的作用。在高校辦公室業務管理工作過程中，工作人員應該立足于整個高校及相關因素，切實做好所有信息資料的搜集和整理工作，以便在高校領導決策時及時提供，盡可能提升領導決策的準確度。基于該項工作目標的達成，辦公室業務管理工作人員需要表現出主動性，以便積極全面調查了解高校信息狀況，對于所有工作任務、活動開展狀況以及各組織機構狀況進行綜合掌握，以便在高校領導需要時可以及時提供，避免出現嚴重滯后性問題。

其次，高校辦公室業務管理的工作目標還應該放在督促檢查上，結合高校發展要求以及領導布置的相關任務，辦公室工作人員應該予以實時動態督促檢查，以便及時了解相關工作執行狀況，對于存在的工作執行不徹底，或者是任務落實偏差問題，應該予以及時指正，由此優化高校運行機制。比如針對高校關鍵決策的執行、重要工作部署的落實以及專項查辦任務，均需要引起高校辦公室工作人員的高度重視，以便更好地優化相關工作實施效果，確保督促檢查工作發揮理想效果。

另外，高校辦公室業務管理工作還應該兼顧綜合協調任務，針對高校發展中存在的各類矛盾問題以及糾紛予以解決，確保高校得以順暢運行。基于高校辦公室業務管理工作在綜合協調方面的任務目標要求來看，工作人員除了要切實做好高校內部所有人員之間的積極協調、有效化解相互之間的矛盾外，還需要關注各項事務以及各種活動的協調，確保高校所有工作的有序開展。尤其需要從時間、地點以及資源等多個方面進行綜合協調，解決相關活動以及事務執行過程中出現的混亂無序問題。

（三）更新管理技術。高校辦公室業務管理工作的優化路徑還應該落腳到技術層面，要求結合新形勢下各項工作面臨的更高要求，逐步健全信息化管理系統，依托先進的信息化管理技術，提升業務管理效率以及準確度。未來高校辦公室應該注重積極構建信息系統，加大對于信息化設備以及相關軟件的引入力度，由此應對自身工作開展過程中較為繁雜的信息資料，降低工作人員負擔。具體到信息化管理系統的構建，多層次管理模式的應用不容忽視，尤其是面臨大數據發展背景時，更應該注重實現分層次管理，以便更好發揮出所有數據信息資料的應用價值。比如針對高校辦公室業務中教學輔助管理、會議管理以及師資力量管理等，均可以構建相匹配的子系統，以此實現多層次優化管理，避免出現相互混亂無序的問題。

（四）培養工作人員。高校辦公室業務管理工作的優化開展，應該注重從工作人員入手，切實解決來自工作人員方面的不良影響和制約問題。結合當前高校辦公室業務管理工作的要求來看，除了定期招聘所需要的新型人才外，針對現有工作人員的培養，應該著眼于以下幾個方面：

首先，高校辦公室工作人員的政治素質以及道德修養應該予以重視。因為高校辦公室業務管理工作的綜合性較強，很多工作任務的開展具有濃厚的政治性色彩。如此，相關工作人員需要具備較高的政治素養；辦公室業務管理的很多工作涉及公平性要求，與高校師生相關利益存在直接關聯，如此需要工作人員具備較高的道德修養，避免在工作開展過程中出現徇私舞弊以及暗箱操作等問題。基于此，對于高校辦公室工作人員應該進行相應的培訓，確保其堅定政治信仰，切實規范自身行為。

其次，高校辦公室工作人員的專業技能培養同樣不容忽視，應由此體現出更強的崗位勝任力。高校辦公室業務管理工作涉及的任務量較大，相關工作的復雜性同樣較為突出，因此對于相關人員提出了較高要求，需要具備多方面技能。比如文字表達能力、綜合協調能力、時間管理能力、信息處理能力以及創新能力等，均需要高校辦公室工作人員準確掌握和應用，以上方面應該作為主要培養內容。

最后，高校辦公室工作人員的培養需要從心理素質入手，以便促使相關工作人員具備強大的心理素質，在較為繁重的辦公室業務管理工作中具備理想的承壓效果。基于此，在培訓過程中，應及時分析常見的各類心理問題，對于煩躁不安、焦慮以及抑郁等不良心理傾向予以明確，邀請專業心理咨詢專家對其進行輔導和干預，由此確保辦公室工作人員具備穩定的心理狀態。

四、結語

綜上所述，高校辦公室業務管理工作的開展難度較大，工作人員面臨著較高要求，也容易在工作開展過程中出現偏差問題。為了切實優化高校辦公室業務管理效果，未來應該注重完善規章制度，明確工作目標，更新管理技術，培養工作人員，切實解決當前高校辦公室業務管理中存在的不良因素。