基于數字連續性思想的企業數字檔案資源建設探索

文/中國神華能源股份有限公司 焦揚 李林 范海斌

2021年6月9日印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出了“檔案資源建設邁出新步伐”目標，該目標是繼《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中“檔案資源多樣化”目標的進一步要求，連續被納入檔案事業發展目標，突出了“檔案資源建設”的重要性。進入21世紀，以大數據、云計算、人工智能為代表的新一代信息技術在管理業務中得到廣泛研究與應用，無紙化辦公、信息化管理受到各級黨政機關、企事業單位的重視與普及。在此情景下，檔案工作正在經歷從手工整理到信息化操作，從接收存儲傳統載體檔案到接收電子文件、管理檔案數據，從建設傳統載體檔案資源到建設數字檔案資源的變革過程。

新的數字化轉型更加強調數據驅動。過去的數字化是聚焦在支撐業務的運營，而現在基于新一代信息技術的數字化更多地聚焦在IT對業務的引領或IT支持下的業務創新。不管是用戶體驗、運營流程，還是生產制造，每個環節和每個場景都越來越多地利用傳感進行數據的自動采集。因此，突破數字檔案信息資源交換與共享的局域性，應通過規范組織數據、標準設計數據、高效使用數據、科學維護數據、安全保障數據等措施來標準化檔案源數據，提升檔案源數據質量，消除“數據孤島”現象，從而實現數字連續性。而數字連續性是將數字數據作為資產進行風險管理的能力，以確保數字化治理，數字化能力和數字化服務在支持物聯網和智能城市和社區的數字生態系統構建中的連續性。在數字化轉型的背景下，實現數字連續性能夠滿足數字檔案資源數據的原始性、完整性和真實性等。

數字連續性是維護數字生成文件及數字憑證，以數字方式保存和數字方式再用的一種數字治理方式。英國的數字連續性實施框架，重點在于風險管控，分為信息資產、業務需求和技術環境三大風險要素，涉及規章制度、標準體系、員工培養、系統開發、需求分析等多個角度。新西蘭數字連續性行動計劃以英國的數字連續性項目作為參考，內容更為全面和具體，從宏觀至微觀共提出六大目標：從宏觀戰略層面對數字連續性問題的共識度；從中觀控制層做好規范設計和監管設計，建立良好的治理機制；從微觀實施層做好基礎設施建設，保存高價值的數字信息，建立授權和可信的訪問機制，建立良好的治理機制等。澳大利亞數字連續性政策以信息的價值性、信息的數字化管理以及信息的可互操作性三大原則為基準，盡可能保證信息的完整性、可獲取性和可用性，并以信息可用性為最終目標。而我國僅從宏觀層面，對國家和機構層面論述了數字連續性在國家治理過程中的重要戰略地位，并就影響國家治理效能的數據鏈斷裂問題提出測評機制、標準規范和項目啟動三方面建議。運用到檔案管理體制改革上，則是通過分析數字連續性戰略的基本理念，提出促進“信息轉向”、增強資產意識、加強業務協同、強化技術建設四點應用。

本文以數據驅動為準則，以數字連續性思想為引導，研究數字化轉型背景下企業數字檔案資源的建設路徑，以期在知識管理、人工智能、數字人文等視角拓展企業檔案資源的深層加工。

一、數字檔案資源的概念溯源

數字檔案資源主要通過電子文件歸檔、傳統載體檔案數字化、網絡采集與獲取以及專題數字檔案信息的捕獲等渠道獲得。相較于傳統載體形式的檔案資源，數字檔案資源呈現出來源多元化、形式多樣化的特點，同時數字檔案資源的生成環境差異較大，資源結構復雜并且管理較為分散?？傮w而言，數字檔案資源呈現出快速增長的趨勢。在數字檔案資源不斷生成和積累的背景下，檔案學界圍繞數字檔案資源積極探討與之相關的議題，諸如電子文件歸檔管理、檔案系統架構設計等，并取得了一系列成果。隨著數字技術的發展和應用以及網絡可訪問性的不斷提高，數字環境下的檔案現象已經成為檔案學界和實踐中的研究重點，其中以數字檔案館、數字檔案資源等為代表的研究受到廣泛關注，有助于不斷擴大檔案研究的范圍，深化檔案研究的內涵，促進檔案學科的發展與轉型。

學界關于數字檔案資源的研究多向實踐應用性傾斜，而較少對其概念、內涵進行理論闡述，目前尚未形成學術界廣泛認同的、權威的數字檔案資源概念。在理論研究方面，以倪代川、戚穎、金波等人為代表，對數字檔案資源的概念與內涵進行了較為全面的解析：廣義上的數字檔案資源是納入數字檔案館（室）建設范疇的一切信息資源，既包括各類檔案信息資源，也包含相關人員與設備；而狹義上的數字檔案資源則僅指館藏數字檔案信息資源，同時也包括通過網絡獲取的數字檔案信息資源。

本文聚焦于企業檔案館數字檔案資源建設，采用倪代川的狹義視角下對數字檔案資源下的定義，即數字檔案資源是“國家機構、社會組織和個人在社會活動過程中形成的具有一定價值的各類數字記錄，既包括前期直接形成的各類數字記錄，也包括后期通過傳統形態檔案資源數字化轉換、網絡信息資源采集與捕獲等形成的各類數字記錄?！?/p>

二、數字檔案資源的建設內涵

數字檔案資源作為一種新型的檔案資源，具有形成主體多元、來源渠道廣泛、表現形式多樣等鮮明特征，是數字檔案館建設的核心，承載眾多社會記憶，是國家重要的數字資產。2010年出臺的《數字檔案館建設指南》（檔辦〔2010〕116號）規定，數字檔案資源建設板塊由檔案數字化、電子文件接收、資源整理以及建立數字檔案資源庫四大板塊組成。2017年下發的《企業數字檔案館（室）建設指南》（檔辦發〔2017〕2號）將數字檔案資源建設作為企業數字檔案館建設的重點項目，主要包括傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔及專題數據庫建設等內容。2020年新修訂的《檔案法》規定，檔案館應負責傳統載體檔案數字化成果、電子檔案等檔案數字資源的收集、保存以及提供利用。同時，在大數據、云計算、物聯網等新一代信息技術的推動下，數字檔案資源呈現出向數據化發展的態勢，檔案數字化向數據化轉型的趨勢，勢必驅動檔案管理創新，檔案現實價值得以拓展。

因此，數字檔案資源建設是在數字檔案館建設的理論與技術的指導下，加快實施電子檔案歸檔管理，逐步推進館藏傳統載體檔案數字化，經過數字檔案資源整理，建設體現企業特色、滿足用戶需求的數字檔案資源數據庫，實現企業檔案館數字檔案資源管理與服務效益最大化的過程。

三、基于數字連續性思想的企業數字檔案資源建設

（一）以數據資源為核心，豐富數字檔案資源建設內容。當前檔案室/館存在館藏數字檔案資源門類單一的問題，需要豐富數字檔案資源結構。首先要整合現有的數字檔案資源，以檔案服務為目標，建立專題目錄數據庫。企業檔案館可根據“優先實施存量數字化，加快推進增量電子化”的建設策略，結合各自特色，挖掘企業歷史記憶，構建資源結構合理、內容豐富同時具有企業發展特色的數字檔案資源體系。保障檔案數據安全首先要充分認識保密與開放的邊界，打破檔案資源“保密過度”“限制過嚴”“擔心過度”而導致的“開放不足”“利用不足”的現狀。誠然，當前企業檔案管理還存在以上問題，正如不敢隨意銷毀已通過銷毀鑒定的檔案，使之占據本就不足的庫房空間，檔案人員對數字檔案資源共享的謹慎心態也影響著檔案資源的利用。數字檔案資源建設應利用相關的技術手段和管理方法，采取“防”“治”結合，既“保”又“用”的措施，最大限度實現數字檔案資源共享。檔案數字化工作覆蓋的業務內容眾多，在下屬各分公司普遍采取購買服務實行檔案數字化工作外包的情境下，接觸檔案原件，實施數字化加工操作的人數眾多，造成質量差錯、安全事故的風險點也較多，應該強化督查、審核和檢查工作。一是要對數字化檔案原文質量進行核查，避免數據遺漏、數據失真、數據錯誤現象發生。二是要加強對機讀目錄的核查，確保目錄完整準確，為檢索的準確性和全面性做基礎。三是要嚴格檢查數據掛接的準確性，保障目錄和原文直接建立準確的掛接。

（二）以集中規劃為統籌，規劃數字檔案資源建設布局。企業檔案管理工作應該認識到不能僅依靠自身的力量與資源，孤軍奮戰，而是應該抓住機遇，積極響應上級集團信息化政策，將檔案館信息化建設與業務信息化緊密聯系在一起，推動全集團信息化工作一盤棋建設，優化頂層設計，形成集中管理的新模式。以部門協同為合力，實現檔案部門、業務部門、技術部門等相關部門領導的通力合作，加強組織領導，互助合作，發揮互補優勢，共同推進數字檔案資源建設進程。同時，應遵循國家標準、省級標準以及市級標準開展數字檔案資源建設，結合部門業務工作需要以及數字檔案資源管理的要求，制發數字檔案資源管理規范性文件，對各業務口形成的相關檔案資料的收集管理提出要求，制定數字檔案資源建設指南，作為數字檔案資源整理的依據。

（三）以組織管理為保障，提升數字檔案資源建設水平。組織機制建設是數字檔案資源建設的主要著力點，可通過不斷優化組織管理水平，提升資源建設的效率和質量。首先，管理機制方面，應該從制度建設上明晰組織內部權責，完善約束機制；完善問題反饋機制，及時解決建設困難；建立激勵機制，充分調動檔案工作人員的積極性，最大程度上提高檔案人員開展數字檔案資源建設工作的主動性。其次，在領導方面，首先要完善領導干部考核機制，將數字檔案資源建設納入績效考核中，建立和完善領導干部淘汰機制，開展領導干部檔案培訓班，提升其對資源建設工作的重視程度。

（四）以專業人員為抓手，形成數字檔案資源建設合力。作為一項復雜的系統大工程，數字檔案資源建設工作要求極高。一是需強化檔案人員意識，從意識上加強檔案管理創新意識、檔案工作責任意識，樹立檔案職業認同感。二是優化檔案人員的結構，目前企業檔案結構呈現出人員配置、專業構成、年齡梯次不合理等問題，需要做好如下幾點：首先優化人員配置，根據各業務實際配備一定數量的專職數字檔案資源建設人員；其次是引進“既懂檔案，又懂信息化”的人才，同時優化年齡結構，實行老中青三結合，投入更多精力，培養年輕同志，確保檔案人才的可持續性供給。三是加強檔案人員數字檔案資源建設能力。數字檔案資源建設是一項需要多重專業技術的復雜工作，需要參與其中的檔案人員具備創新管理能力、檔案業務能力、多任務協同能力以及一定的計算機知識和歷史人文素養。企業檔案工作可采取以下措施加強檔案人員數字檔案資源建設能力：通過業務技能培訓、學歷再教育和人才引進等方式，提高檔案管理人員意識和能力，保障檔案人才隊伍的穩定性，以滿足數字檔案資源建設工作需求。

（五）以業務需求為導向，提升數字檔案資源服務水平。不斷滿足用戶檔案信息需求、持續為企業發展貢獻數字化解決方案是數字檔案資源建設的目標。當前，各檔案部門存儲著數量巨大的資源，已經具備基本條件，可以對檔案信息進行智能化分析，主要包括對文本、圖片、音視頻等檔案數據的結構特征、內容特征進行智慧化抓取，并形成相關數據庫，實現檔案數據更細顆粒度的知識化抽取，為深化信息服務內容奠定基礎。首先，數字檔案資源建設需要重視對檔案資源的二、三次開發，不能僅僅停留在對顯性知識的抓取分析層面，更需要對顯性知識背后所關聯的隱性知識進行進一步的挖掘，例如對檔案的來源、范圍、目的、事件、時間、人物等相關要素進行智慧化抓取和智慧化著錄，形成結構化數據和知識圖譜，當對多份檔案進行數據化分析后，可將多個知識圖譜進行關聯，進而構建知識地圖以滿足業務需要的跳躍性和聯想性的信息需求，并滿足用戶進行信息共享的用檔需求。其次，數字檔案資源建設應該在提供簡單檢索服務外，提供諸如高級檢索、專業檢索等檢索方式以及操作指南，以滿足不同等級的信息用戶檢索檔案資源的需求，提高高級用戶的查全率與查準率。

（六）以數智技術為媒介，創新數字檔案資源建設工作。從安全保障技術、檔案數字化技術、基礎支撐技術三個方面出發，完善數字檔案資源建設的技術體系，特別要注意安全保障技術和檔案數字化技術的研究與應用。在檔案數字化技術應用方面，為了提高數字檔案資源的利用率，確保數字檔案資源的長期存取，應將計算機技術、信息技術、人工智能技術、移動互聯網技術應用于數字檔案資源建設中。此外，OCR文字識別技術在數字檔案資源建設中的應用，大大提高了數字檔案館的技術含量，確保了技術的先進性。在安全保障技術方面，安全是檔案工作的第一要義，可以使用身份認證技術確認用戶身份的合法性、訪問控制技術限制用戶操作權限、信息加密技術防止信息傳輸過程中的竊聽、泄露、篡改和破壞等。

四、結語

在應對新的數字化轉型的挑戰和機遇的同時，本文提出了企業數字檔案資源建設的探索路徑，即以數據資源為核心，以集中規劃為統籌，以組織管理為保障，以專業人員為抓手，以數智技術為手段，以業務需求為導向，共同推進企業數字檔案資源建設的進程。