基于工程電子文件歸檔“四性”檢測的研究與應(yīng)用

文/浙江寧海抽水蓄能有限公司 吳昕達(dá) 王建忠

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作已進(jìn)入信息化建設(shè)快速發(fā)展階段，電子檔案以其流通快、傳遞便捷、存儲(chǔ)空間小以及容量大等特征成為檔案管理的新形式。在電子文件管理過程中，真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是其必備的基本屬性，對(duì)發(fā)揮電子檔案保存價(jià)值、查考價(jià)值以及憑證價(jià)值均具有重要意義。不過，電子檔案也具有易變性、易逝性等特征，且對(duì)元數(shù)據(jù)具有較高的依賴性，加之電子文件的數(shù)量日益增加，信息技術(shù)迭代更新較快，導(dǎo)致檔案管理工作者面臨較大的壓力和挑戰(zhàn)。在這種壓力和挑戰(zhàn)下，一些檔案管理者產(chǎn)生緊張情緒，導(dǎo)致電子文件和檔案管理工作誤差增多，檔案管理效能大打折扣。電子文件檔案的“四性”檢測，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件檔案中存在的問題，并通過健全制度、信息比對(duì)等方式，切實(shí)破解難題，全面提升電子文件檔案管理效能，對(duì)推動(dòng)工程建設(shè)及全局工作均具有較大的現(xiàn)實(shí)性意義。

一、工程電子文件歸檔“四性”檢測的內(nèi)涵和意義

（一）工程電子文件歸檔“四性”檢測的內(nèi)涵。工程電子文件歸檔“四性”檢測指的是對(duì)工程電子文件歸檔開展真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測，通過檢測提升電子文件的科學(xué)性和利用價(jià)值，為后續(xù)工程活動(dòng)的開展帶來益處。其中，真實(shí)性指的是確保電子檔案的邏輯結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、背景與形成時(shí)的原始狀況一致，確保資源信息的真實(shí)和準(zhǔn)確；完整性指的是保障電子檔案的邏輯結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、背景、資料信息等是完整的，沒有遭到破壞、變異或者被丟失等，保障整個(gè)檔案內(nèi)容的完整全面；可用性指的是電子檔案具有較強(qiáng)的利用價(jià)值，能夠被呈現(xiàn)和檢索，且能夠被有關(guān)人員所運(yùn)用；安全性指的是電子檔案的管理過程是安全的，且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是較為可靠的，沒有遭遇非法侵害或者非法破壞等?？傊?，電子文件歸檔“四性”檢測是對(duì)電子文件進(jìn)行的整體性、全面性檢測，目的在于提升電子文件的科學(xué)性。

（二）工程電子文件歸檔“四性”檢測的實(shí)踐意義。工程電子文件歸檔“四性”檢測是電子文件成為電子檔案的前提，也是對(duì)電子檔案進(jìn)行長期保存的關(guān)鍵。2009年出臺(tái)的《電子文件管理暫行辦法》提出了“四性”的概念，且明確提到“在對(duì)電子文件歸檔時(shí)，要進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測”。同時(shí)，國家檔案局在2012年發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》中也提出，在電子檔案移交和接收時(shí)，對(duì)其“四性”進(jìn)行檢測。為了進(jìn)一步提升電子檔案管理的有效性，促進(jìn)“四性”檢測效果的提升，國家檔案局對(duì)“四性”檢測有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行了完善，且發(fā)布了《文書類電子檔案檢測一般要求》?？梢?，對(duì)電子檔案進(jìn)行“四性”檢測，是保障其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的重要手段，也是發(fā)揮其查考價(jià)值、憑證價(jià)值和保存價(jià)值的重要途徑。具體來說，通過真實(shí)性檢測，能夠真實(shí)反映電子文件的歷史原貌，這是電子文件檔案價(jià)值發(fā)揮的前提，也能夠確保電子文件具有較高的有效性，且具有法律憑證性特征；通過開展完整性檢測，能夠使電子文件具有檔案憑證價(jià)值；通過開展可用性檢測，能夠?qū)﹄娮游募目捎眯赃M(jìn)行測試，使之具有保存價(jià)值，且為有關(guān)人員所用；通過開展安全性檢測，能夠?qū)﹄娮游募陌踩闆r進(jìn)行明確，這是完整性、真實(shí)性、可用性的基礎(chǔ)，也是保障電子文件法律效力和憑證價(jià)值的基礎(chǔ)。

二、工程電子文件歸檔“四性”檢測的內(nèi)容

（一）真實(shí)性檢測內(nèi)容。工程電子文件歸檔“四性”檢測中，真實(shí)性檢測是第一項(xiàng)，在檢測過程中，主要就如下幾個(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行檢測：第一，固化信息有效性檢測。采用機(jī)器軟件檢測的方式對(duì)電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，目的在于確保電子文件數(shù)據(jù)信息的來源真實(shí)有效；第二，元數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)長度檢測。運(yùn)用機(jī)器軟件的方式對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，明確其數(shù)據(jù)長度是否與要求相符合；第三，元數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)類型、格式等的檢測。同樣運(yùn)用機(jī)器軟件的方式對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)中數(shù)據(jù)的格式、類型等進(jìn)行檢測，明確其是否符合要求；第四，元數(shù)據(jù)項(xiàng)值域符合度檢測。通過軟件系統(tǒng)對(duì)元數(shù)據(jù)值域進(jìn)行檢測，明確是否符合規(guī)定的值域范圍；第五，特殊字符檢測。通過對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)中數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，明確其是否包含特殊字符；第六，關(guān)聯(lián)內(nèi)容數(shù)據(jù)檢測。對(duì)元數(shù)據(jù)中與內(nèi)容數(shù)據(jù)有關(guān)的信息進(jìn)行檢測，保證電子文件元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)之間存在有效的關(guān)聯(lián)性。

（二）完整性檢測內(nèi)容。完整性檢測是工程電子文件歸檔“四性”檢測的第二項(xiàng)，在檢測中主要內(nèi)容有元數(shù)據(jù)項(xiàng)完整性、內(nèi)容數(shù)據(jù)完整性、附件數(shù)據(jù)完整性、過程數(shù)據(jù)完整性、連續(xù)性元數(shù)據(jù)項(xiàng)等。其中在對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)完整性進(jìn)行檢測的過程中，主要運(yùn)用的是機(jī)器軟件的方式，其目的在于確保電子文件元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)的完整性；對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行檢測時(shí)，主要運(yùn)用的是人工檢測方式，通過人工手動(dòng)檢測確保電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)具有完整性；在對(duì)附件數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行檢測的過程中，也是采用人工檢測的方式，其目的在于確保文件中的附件內(nèi)容不遺漏、不丟失，確保各類文件信息包括附件信息的完整性；在對(duì)過程數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行檢測的過程中，采用的是機(jī)器軟件檢測的方式，其目的在于保證電子文件過程信息的完整性；在對(duì)連續(xù)性元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行檢測的過程中，采用的也是機(jī)器檢測的方式，目的在于保證電子文件元數(shù)據(jù)具有較高的連續(xù)性。

（三）可用性檢測內(nèi)容?？捎眯詸z測的內(nèi)容主要有元數(shù)據(jù)的可讀性、目標(biāo)數(shù)據(jù)庫中元數(shù)據(jù)的可訪問性，內(nèi)容數(shù)據(jù)的可讀性、內(nèi)容數(shù)據(jù)的格式以及軟硬件環(huán)境的合規(guī)性。其中內(nèi)容數(shù)據(jù)可讀性檢測的方式為人工方式，通過人工檢驗(yàn)的形式明確電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)是否可讀；其他檢測內(nèi)容所采用的檢測方式均是機(jī)器軟件方式檢測。對(duì)元數(shù)據(jù)可讀性進(jìn)行檢測的目的在于保證電子文件元數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的可讀性，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)庫中元數(shù)據(jù)可訪問性進(jìn)行檢測的目的在于確保電子文件中的元數(shù)據(jù)能夠被正常訪問、可以被正常運(yùn)用，對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)格式進(jìn)行檢測的目的在于確保電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)格式與收集要求相符合，對(duì)軟硬件環(huán)境合規(guī)性進(jìn)行檢測的目的在于確保電子文件環(huán)境信息與收集要求相符合。通過對(duì)工程電子文件進(jìn)行可用性檢測，可以保障文件信息內(nèi)容的準(zhǔn)確完整，使之具有較強(qiáng)的利用價(jià)值。

（四）安全性檢測內(nèi)容。安全性檢測是電子文件歸檔“四性”檢測的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，主要檢測內(nèi)容有操作過程安全性檢測、系統(tǒng)環(huán)境安全性檢測、病毒感染檢測等。對(duì)操作過程安全性進(jìn)行檢測，主要是為了判斷操作過程和收集過程是否具有較強(qiáng)的安全性和合規(guī)性，只有過程較為安全，才能夠確保數(shù)據(jù)信息的安全；對(duì)系統(tǒng)環(huán)境安全性檢測的目的在于明確系統(tǒng)環(huán)境中是否安裝了殺毒軟件，通過安裝殺毒軟件能夠?qū)ο到y(tǒng)環(huán)境中存在的病毒進(jìn)行定期查殺，從而能夠確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，降低安全隱患；對(duì)病毒感染情況進(jìn)行檢測的目的在于明確系統(tǒng)是否被病毒所感染，電子文件有無存在病毒等。

三、工程電子文件歸檔“四性”檢測的措施

（一）根據(jù)國家檢測項(xiàng)目比對(duì)單位檔案信息化狀況。對(duì)工程電子文件開展“四性”檢測的前提是單位檔案信息化管理程度較高，只有具備檔案管理的信息化大環(huán)境，且建立了完善的信息化網(wǎng)絡(luò)體系，才能夠使電子文件歸檔“四性”檢測工作得到有效開展。也就是說，電子文件歸檔“四性”檢測對(duì)檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出了較高的集成要求，要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中明確歸檔文件范圍，采用唯一規(guī)范的文件編號(hào)對(duì)附件、正文等進(jìn)行命名，在歸檔過程中要自動(dòng)依據(jù)有關(guān)的內(nèi)容將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換為長期保存的歸檔格式，并對(duì)文件流轉(zhuǎn)、形成、歸檔、處理等過程的元數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲，最終還要依據(jù)國家相關(guān)的要求和文件規(guī)范對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行打包和封裝，并通過系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)摘要，提交檔案系統(tǒng)。只有嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范和要求進(jìn)行打包的數(shù)據(jù)才具有檢測條件，在對(duì)其進(jìn)行歸檔之后才能夠得到正規(guī)的檢測和比對(duì)。因此，這就要求單位對(duì)電子文件進(jìn)行“四性”檢測之前，要對(duì)單位檔案管理信息化狀況進(jìn)行分析，明確是否與國家要求存在較大的差距，并及時(shí)尋找短板，進(jìn)行彌補(bǔ)，為檔案信息化建設(shè)及“四性”檢測工作的順利開展做好鋪墊。

（二）梳理明確電子文件歸檔“四性”檢測要求。電子文件“四性”檢測項(xiàng)目總共涉及四大類，且主要內(nèi)容有四十五項(xiàng)內(nèi)容，在檢測中所采用的手段主要有電子簽名、數(shù)字摘要、時(shí)間戳、電子印章等，檢測內(nèi)容有封裝包、內(nèi)容信息、元數(shù)據(jù)等，這就要求工程有關(guān)單位在對(duì)“四性”檢測要求進(jìn)行制定的過程中，充分分析自身情況，并結(jié)合國家要求和規(guī)范對(duì)檢測項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，且要對(duì)檢測手段進(jìn)行確定，確保上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以在規(guī)范的要求下提供針對(duì)性的檢測項(xiàng)目，而下游文件檔案系統(tǒng)又可以對(duì)檢測工具進(jìn)行有效落實(shí)。

（三）健全電子文件歸檔“四性”檢測的制度體系。工程項(xiàng)目為了提升電子文件歸檔“四性”檢測的效果，確保電子文件能夠得到規(guī)范化保存和運(yùn)用，不斷提升電子文件的價(jià)值，就要在前期進(jìn)行深入研究和分析，最關(guān)鍵的是應(yīng)當(dāng)制定與本單位情況相適合的電子文件管理制度體系。從某種程度上來看，電子文件歸檔“四性”檢測制度體系，是開展文件歸檔“四性”檢測的“指揮官”，只有建立完善的制度體系，才能夠?yàn)殡娮游募w檔管理提供明確的依據(jù)和方向。具體而言，在構(gòu)建制度體系的過程中，要注重對(duì)如下內(nèi)容的分析，包括電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)定、電子文件分類大綱與檔號(hào)編制規(guī)則、電子文件保管期限和歸檔范圍、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范和業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口規(guī)范以及存儲(chǔ)格式規(guī)范等。且在制定檢測制度體系之前，要首先對(duì)國家有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)單位內(nèi)部可調(diào)用的資源進(jìn)行分析，并預(yù)測未來幾年電子文件檔案信息化可達(dá)到的水平，在此基礎(chǔ)上制定貼合實(shí)際且具備前瞻性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（四）制定細(xì)化的“四性”檢測實(shí)施方案。細(xì)化的實(shí)施方案是“四性”檢測工作有效開展的依據(jù)，在制定細(xì)化實(shí)施方案的過程中，要著重考慮三個(gè)層面的內(nèi)容：首先，根據(jù)具體的檢測要求，尋找文件檔案信息化建設(shè)的不足，在此基礎(chǔ)上確定歸檔接口和業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造方向；其次，依據(jù)經(jīng)費(fèi)情況和改造工程量明確是將工程外包還是由本單位進(jìn)行自行開發(fā)；最后，合理對(duì)真實(shí)性檢測技術(shù)進(jìn)行選擇。在“四性”檢測過程中，真實(shí)性檢測是對(duì)信息化技術(shù)要求最高的檢測項(xiàng)目，在對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性檢測之前要科學(xué)選擇信息化技術(shù)。當(dāng)前各單位運(yùn)用較廣泛的真實(shí)性檢測技術(shù)主要有CA認(rèn)證、電子簽名、MD5碼檢測等，也有一些單位自行開發(fā)驗(yàn)證程序，工程單位可以根據(jù)實(shí)際情況選擇電子文件歸檔真實(shí)性檢測的技術(shù)手段。此外，為了進(jìn)一步提升工程電子文件歸檔“四性”檢測的效果，相關(guān)工程單位還可以自主開發(fā)檢測工具。筆者結(jié)合本單位實(shí)際情況開發(fā)了一種以檢測引擎和檢測工具為核心的檢測系統(tǒng)，其中檢測工具模塊涵蓋兩個(gè)子模塊，分別是檢測模塊和配置模塊；檢測引擎模塊也包含兩個(gè)子模塊，分別為檢測策略設(shè)置和應(yīng)用程序接口。這種檢測工具可以獨(dú)立開展檢測活動(dòng)，只要在其中嵌入“四性”檢測功能，即可對(duì)工程電子文件進(jìn)行檢測，具有較強(qiáng)的便捷性。且檢測引擎將Java虛擬機(jī)開發(fā)作為基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)跨平臺(tái)運(yùn)行，且可以對(duì)文件信息進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)文件檢測水平的提升。還可以根據(jù)單位不同發(fā)展時(shí)期的需要，在“四性”檢測工具中導(dǎo)入提前配置好的檢測方案，并根據(jù)文件保管環(huán)境的變化，通過配置檢測項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)高效率化、情景化檢測。

四、結(jié)語

工程電子文件歸檔“四性”檢測是工程電子文件歸檔檢測的重要部分，也是提升工程電子文件可用性、價(jià)值性的重要途徑。不過當(dāng)前我國各工程單位對(duì)電子文件歸檔“四性”檢測工作的開展還處于起步階段中，《文書類電子檔案檢測一般要求》等國家有關(guān)規(guī)范的修訂和完善工作也還有很長的路要走，還需相關(guān)檔案管理人員及工程技術(shù)人員在今后具體實(shí)踐中，敢于創(chuàng)新，不斷總結(jié)，科學(xué)運(yùn)用“四性”檢測技術(shù)，用好用活工程電子檔案資源，服務(wù)工程項(xiàng)目，服務(wù)社會(huì)發(fā)展。