信息化背景下新時期辦公室檔案管理規范化研究

文/醫藥衛生報社 胡陽陽

信息化背景下，只有在辦公室檔案管理的各個流程和細節融入信息化的技術方法，結合目前辦公室檔案管理工作中存在的問題，進一步完善規范化的管理制度，充分發揮辦公室檔案管理工作的優勢，才能保證單位各項工作的有效開展。

一、檔案管理概述

檔案管理指針對檔案實體以及檔案信息進行管理，并利用檔案內容完成各項業務工作的活動。主要工作內容包括檔案信息的收集、檔案整理、檔案信息的價值鑒定、檔案保管、檔案檢索統計等。檔案管理工作的特點主要體現在以下幾個方面：第一，需要針對有價值的信息內容進行收集和保存。目前，辦公室檔案管理具有一定的復雜性，由于信息總量較多，在收集匯總的過程中需要重點保證各項資料信息的完整性，并將檔案內容按照特定的分類進行存儲，便于后續工作的使用。第二，在辦公室檔案管理工作中，文書檔案的比重較大，不僅需要完成檔案信息的收集，還需要進行分類和承辦，必要時還會針對檔案內容進行鑒定和檢索。第三，辦公室檔案的種類較為豐富，包括會計、法律以及行政等多個方面，管理的形式多樣，可以使用視頻、錄音以及文字的方式進行保存。目前，隨著信息數據的不斷增多，檔案管理工作的內容復雜，工作量也較為龐大，為此，需要采取規范化的管理模式。

二、辦公室檔案管理規范化的重要意義

在辦公室檔案管理中應用規范化的管理理念，開展規范化的管理模式，其重要意義主要體現在以下幾個方面。

（一）提高單位管理水平。在經營管理的過程中，辦公室檔案發揮著重要作用，檔案信息不僅需要針對單位業務活動、人事變動信息進行詳細的記錄，還需要針對發展過程中的各種資料和活動記錄進行存儲。規范化的辦公室檔案管理模式，可以針對管理的流程和管理的內容進行優化，在此基礎上提升單位的效益，尤其是在與其他企業或單位進行合作的過程中，需要利用檔案信息內容進行溝通交流，確定合作的方向，保證自身的利益。因此，辦公室檔案管理的規范化，可以有效提升單位管理的水平，助力長遠發展。

（二）豐富檔案管理方式。在新時期背景下，推動辦公室檔案管理的信息化發展已經成為主要趨勢。傳統的檔案管理以人工管理為主，在管理效率以及檔案信息的準確性方面有所不足；利用現代化的技術手段可以有效提升辦公室檔案管理工作的效率，保證管理工作更具科學性和系統性。同時，利用信息化的管理平臺可以在檔案信息收集、存儲、管理中實現效率的提升，能夠有效減輕工作人員的管理壓力，保證管理質量。

（三）滿足檔案管理的內在需求。在傳統的管理思維之下，部分檔案管理工作內容的實施難度較大，規范化的管理理念可以改變傳統的管理模式，幫助單位制定更加詳細、規范的管理制度流程，進而滿足辦公室檔案管理工作的內在需求。

三、辦公室檔案管理存在的問題

結合目前辦公室檔案管理工作開展的實際情況以及效果，筆者認為還存在制度不完善、管理人員的專業程度不足、新技術的應用不到位等問題。

（一）辦公室檔案管理制度還有待完善。管理制度是管理工作開展的重要基礎。目前，部分單位雖然制定了檔案管理措施，但是仍然存在諸多不足。一方面，辦公室檔案管理制度未能針對管理工作的各種職能進行明確的劃分，導致管理工作全面性不足的同時，也會嚴重影響管理人員的工作態度，出現管理懈怠的問題；另一方面，由于缺少完善的管理制度，針對檔案信息的管理細節落實不到位，多數單位的辦公室檔案管理還停留在檔案信息收集、存儲、整理的層面，在深度分析和應用方面有所不足。

（二）辦公室檔案管理工作缺少專業人員。管理人員是管理工作開展的主要執行者，其管理能力以及職業素養直接關系到辦公室檔案管理的水平。目前，部分單位從事辦公室檔案管理工作的人員沒有相關專業背景，或是其他部門的兼職員，因此辦公室檔案管理工作的質量無法得到有效保證。此外，管理人員在管理能力方面也存在不足，主要原因是管理人員未能樹立終身學習的意識，在實踐工作中對自身工作能力的提升重視程度不足，而單位以及管理部門也未能針對管理人員進行專業化的培訓，導致管理人員的專業水平未能得到有效提升，嚴重影響辦公室檔案管理工作的質量。

（三）辦公室檔案管理工作缺少新技術。信息化的技術手段已經成為辦公室檔案管理工作的主要趨勢。然而部分企業和單位受資金等方面的影響，導致針對信息化技術方面的投入有所不足，未能搭建科學有效的信息管理系統，辦公室檔案管理人員也未能有效掌握信息化管理模式的操作方式，嚴重影響了信息化技術的應用效果。

四、新時期辦公室檔案管理策略

結合目前辦公室檔案管理中存在的問題，在新時期，需要采取信息化模式，將規范化的管理理念融入管理的各個方面，積極探索有效的辦公室檔案管理策略。

（一）建立健全管理制度。針對辦公室檔案管理工作制度，需要明確辦公室檔案管理工作的主要內容，制定開展管理工作的基本流程。同時，還需要構建管理工作監管體系，保證辦公室檔案管理工作的有效落實。首先，辦公室檔案的內容包括單位檔案信息的收集、整理、存儲、鑒定、統計以及應用等，每個環節都需要制定詳細的工作流程，例如，辦公室檔案管理人員需要做好各類文件的收發、歸檔以及立卷等相關工作，針對需要歸檔的文件進行檢查核對，對于一些技術性的文件資料和營業執照等需要進行相關證件的收集，并針對辦公室檔案的借閱情況進行詳細的記錄。其次，管理部門需要將辦公室的檔案管理流程同步給管理人員，要求管理人員必須依此開展相關工作。同時，還需要針對辦公室檔案管理人員的管理過程進行定期檢查以及隨機抽查。監督機制建立的主要目的是對辦公室檔案管理人員的工作行為進行約束和督促，從而提升管理人員對該項工作的重視程度。最后，還需要針對辦公室檔案管理工作制定獎懲制度。如果管理人員在管理制度的要求下高質量完成了管理工作，可以適當提升工作績效，激發管理人員工作的積極性；如果管理人員由于個人工作失誤，造成檔案信息數據的丟失和損壞，導致辦公室檔案管理工作質量受到影響的，應追究其責任。

（二）組建專職管理團隊。為進一步提升辦公室檔案管理工作的質量，需要組建專業化的管理團隊，進而提升辦公室檔案管理水平。首先，單位的主要管理者需要明確辦公室檔案管理在單位管理發展中的重要意義，應用規范化的管理理念，在單位內部形成規范化管理的氛圍，可以定期組織管理人員進行總結匯報，詳細分析目前辦公室檔案管理工作中存在的問題，集思廣益，制訂解決措施，實現辦公室檔案管理的規范化發展。其次，單位可以單獨成立辦公室檔案管理部門，統籌規劃所有的檔案管理工作，由單位內部具有豐富辦公室檔案管理經驗的工作人員擔任部門管理者，同時加大優秀人才的引進力度，例如在招聘階段，可以針對應聘人員的專業背景、工作經驗等信息提出明確的要求，采取筆試、面試相結合的方式對應聘人員的專業能力進行測試，可以在條件允許的情況下，適當提升辦公室檔案管理人員的薪資待遇，以吸引更多的優秀人才。最后，組織辦公室檔案管理人員針對管理工作進行專業化的學習，全面提升管理人員的專業能力。可以結合辦公室檔案管理崗位的實際需求設置專業化的課程，包括辦公室檔案管理專業知識、檔案管理的法律知識等，定期組織管理人員進行學習，全面提升管理人員的專業水平。此外，還需要建立公平公正的職位上升渠道，從而激發管理人員對該項工作的熱情。

（三）融入現代化的技術手段。在應用現代化管理技術的過程中，需要針對技術形式以及新時期的辦公室檔案管理要求進行詳細的分析，適當加大在信息技術應用方面的投入力度，全面提升員工對信息化管理的認知程度，要求辦公室檔案管理人員主動學習并應用信息技術，逐漸形成現代化的管理思想。同時，單位要積極引進信息化管理設備，推動辦公室檔案管理的信息化發展。辦公室檔案管理部門要組織員工學習信息技術知識，使其可以在管理中充分發揮信息化管理系統的優勢，實現辦公室檔案管理工作的規范化，保證辦公室檔案的信息技術應用工作順利開展。

在利用信息技術的過程中需要構建科學的信息管理平臺。傳統的檔案管理模式在檔案信息的保存方面可能存在不足，而信息化的管理系統可以通過電子檔案的形式對內容進行存儲，有效保證了檔案信息的安全性和完整性。同時，信息化管理系統需要按照一定的標準操作，可以有效提升辦公室檔案管理的規范性。在實際管理過程中需要建立加工系統，對辦公室檔案信息進行數字化的轉化，并按照單位管理的實際需求進行分類保存，并且建立文件檔案的存儲系統，重點提升辦公室檔案的安全性，可以根據具體的檔案內容設置不同的權限，避免出現信息泄露等問題。此外，為保證檔案信息內容在應用過程中更加便捷，可以設計檢索系統。

傳統的紙質檔案應用的主要問題是檔案信息的內容過多，信息整理、檢索以及保存等方面都需要耗費大量的人力、物力，且準確率不高。而利用信息技術可以針對辦公室檔案的搜索目錄進行編制，根據辦公室檔案的分類情況，建立目錄數據庫，實現專題整理以及分類整理的自動化操作。同時，信息化系統中的功能具有多樣性的特點，管理人員可以借助信息技術進行檔案信息的登記工作，保證辦公室檔案的歸檔和使用都可以實現規范化。目前，部分單位已經開始搭建信息化的管理體系，但是在應用水平方面還需進一步提升，在應用新技術的過程中，不僅需要實現對辦公室檔案的科學、規范管理，對信息內容進行妥善的保存，還需要實現檔案信息內容的實時共享，拓寬辦公室檔案的管理范圍，讓單位內部可以按照訪問權限使用檔案信息。同時，還需要建立多樣化的反饋機制，使得辦公室檔案的應用更加快捷、便利，轉變傳統的辦公室檔案管理模式。例如，鄭州某單位在進行檔案管理和公文管理的過程中，以致遠OA系統為基礎，構建了文檔管理中心。該文檔管理中心可以支持自定義的文檔庫，將檔案和文件內容推送到集團、單位以及個人的檔案中心，其中，公文檔案是主要的功能模塊，可以實現對檔案信息的存儲和歸檔，并由管理員進行管理，普通用戶想要查看已經歸檔的檔案需要通過管理員進行借閱，同時設置了借閱期限、借閱權限、操作權限等屬性，極大地提升了檔案管理效率。

五、結語

綜上所述，辦公室檔案管理工作對企業單位的長遠發展尤為重要，只有不斷提升辦公室檔案管理工作的規范性，才能真正發揮辦公室檔案信息的作用。辦公室要結合現階段檔案管理中存在的問題，明確問題產生的根本原因，在原有管理制度的基礎上進行完善，使管理人員的管理工作有據可依；要組建專業化的辦公室檔案管理團隊，全面提升辦公室檔案管理人員的管理水平，保證管理工作的有效開展；還需要加強信息技術的應用，全面提升管理工作的規范性。