關(guān)于依托財務(wù)內(nèi)控制度提升財務(wù)檔案信息化管理水平的思考

文/渭南市臨渭區(qū)水政監(jiān)察大隊 王丹

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的蓬勃發(fā)展，財務(wù)檔案管理在企業(yè)運營分析、經(jīng)濟決策等方面的重要性日漸凸顯，需要企業(yè)在進行財務(wù)檔案信息化處理的同時，立足企業(yè)運營發(fā)展實際，制定完善的財務(wù)內(nèi)控制度，以此來規(guī)避各種貪污腐敗行為或不良事件，切實保障企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。因此，加強對財務(wù)內(nèi)控制度提升財務(wù)檔案信息化管理水平的思考研究，對于促進企業(yè)財務(wù)活動順利實施有著不容忽視的重要影響。

一、財務(wù)內(nèi)控制度與財務(wù)檔案信息化管理概述

（一）財務(wù)內(nèi)控制度概述。從整體來看，財務(wù)內(nèi)控制度主要是財務(wù)組織或財務(wù)管理部門為優(yōu)化各項資源配置、保證財務(wù)信息真實有效和保護企業(yè)資產(chǎn)安全所開展的一系列管理舉措，對于提高財務(wù)管理工作效率、科學控制運營風險和規(guī)避各類徇私舞弊行為有著關(guān)鍵性作用。通常情況下，企業(yè)財務(wù)內(nèi)控制度系統(tǒng)由控制環(huán)境、控制活動、風險評估、信息與溝通、監(jiān)控等基本要素構(gòu)成。科學合理的財務(wù)內(nèi)控制度，能夠為財務(wù)檔案信息化管理打下堅實的基礎(chǔ)，有利于企業(yè)長遠經(jīng)營目標的順利實現(xiàn)。

（二）財務(wù)檔案信息化管理概述。財務(wù)檔案管理是一項兼具專業(yè)性、嚴謹性和復(fù)雜性的綜合工程，需要相關(guān)工作人員嚴格按照國家檔案管理的規(guī)定及財務(wù)檔案管理辦法，規(guī)范落實財務(wù)檔案的編制裝訂、歸納整理、分類保管等基礎(chǔ)工作，以實現(xiàn)各職能部門信息的實時交互與共享。財務(wù)檔案信息化管理是基于以往管理模式的基礎(chǔ)上，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)或智能化處理手段，對財務(wù)檔案進行采集、整理和存儲的管理措施，能夠更好地保證財務(wù)檔案信息的精準性、安全性和時效性，有利于為管理層調(diào)整運營決策提供可靠的參考資料。尤其是在財務(wù)內(nèi)控制度的約束下，通過規(guī)范實施財務(wù)檔案信息化管理工作，可以有效改善以往賬實不符、資金信息缺失等問題，促使財務(wù)檔案管理工作朝著更加規(guī)范、科學的方向轉(zhuǎn)變。

二、財務(wù)內(nèi)控制度在財務(wù)檔案管理中的重要性

（一）財務(wù)檔案管理客觀體現(xiàn)了財務(wù)內(nèi)控制度原則。財務(wù)檔案作為財務(wù)核算過程中產(chǎn)生和接收的財務(wù)信息資料，能夠客觀體現(xiàn)財務(wù)內(nèi)控制度的相關(guān)原則，高度重視財務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)，并將全面性、適應(yīng)性、制衡性原則按照規(guī)定要求滲透到內(nèi)部控制的整個過程中，能夠全面控制各項業(yè)務(wù)事項與經(jīng)濟活動。此外，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，財務(wù)檔案管理方法、存檔模式、歸檔內(nèi)容均發(fā)生了諸多變動，在某種程度上體現(xiàn)了財務(wù)內(nèi)控制度的適應(yīng)性原則，同時也會反作用于財務(wù)檔案管理工作，有利于更好地提升財務(wù)檔案管理的整體工作成效。

（二）財務(wù)內(nèi)控制度與財務(wù)檔案管理相互制約。各種類型的經(jīng)濟活動均包含在財務(wù)會計檔案中。財務(wù)會計檔案能夠詳細記錄預(yù)算管理、事中核算、事后決算等各項工作內(nèi)容，以實現(xiàn)對各項經(jīng)濟活動全過程的動態(tài)管控，切實保證財務(wù)檔案信息的真實性與精準度。由此可見，財務(wù)檔案管理與財務(wù)內(nèi)控制度的關(guān)聯(lián)密切，財務(wù)內(nèi)控制度是優(yōu)化財務(wù)會計檔案管理質(zhì)量的有效措施，有利于推動日常管理工作的順利開展。

（三）財務(wù)內(nèi)控制度對財務(wù)檔案管理具有指導(dǎo)作用。從本質(zhì)上來看，財務(wù)內(nèi)控制度對財務(wù)檔案管理工作起到了一定的指導(dǎo)作用，體現(xiàn)為要求各單位或企業(yè)制定相對完善的財務(wù)內(nèi)控制度，尤其是在人員管理方面，需要注重財務(wù)會計人員業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)的穩(wěn)步提升，并通過貫徹落實財會人員崗位責任制度，進一步規(guī)范工作基礎(chǔ)。此外，在財務(wù)檔案管理方面，要求明確會計憑證處理、財務(wù)會計報表處理和會計賬簿處理等程序，進而為提高財務(wù)檔案管理效果夯實根基。所以，財務(wù)內(nèi)控制度有利于確保財務(wù)檔案管理工作的落實質(zhì)效。

三、當前財務(wù)檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）財務(wù)檔案信息化管理意識淡薄。當前，很多企業(yè)普遍存在對財務(wù)檔案信息化管理認識不足的問題，認為日常運營管理的重點是在業(yè)務(wù)拓展、規(guī)模擴大等層面，并且應(yīng)將全部精力、財力集中在一線業(yè)務(wù)部門，尤其是管理層及有關(guān)工作人員，尚未意識到財務(wù)檔案管理對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性，未能對財務(wù)檔案工作方法、內(nèi)容進行系統(tǒng)了解，這就使得相關(guān)工作仍停留在檔案信息采集、資料外調(diào)、查檔、保管等基礎(chǔ)層面，難以發(fā)揮財務(wù)檔案管理的最大效用。此外，由于管理層對財務(wù)檔案管理的重視程度不足，沒有圍繞財務(wù)檔案信息化管理進行相應(yīng)的技術(shù)培訓或知識講座，加之相關(guān)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置與信息化建設(shè)投入不足，均對財務(wù)檔案信息化管理造成了負面影響。

（二）財務(wù)檔案信息化管理制度不夠完善。由于我國財務(wù)檔案信息化管理的研究起步相對較晚，可供參考的文獻資料十分匱乏，這就使得多數(shù)企業(yè)仍面臨著財務(wù)檔案信息化管理制度不夠完善的現(xiàn)實困境，加之管理層對財務(wù)檔案信息化管理不夠重視，沒有立足企業(yè)發(fā)展規(guī)劃制定一套科學的財務(wù)檔案管理辦法，最終導(dǎo)致財務(wù)檔案信息化管理工作的落實效果并不理想，甚至存在財務(wù)檔案資料被篡改或丟失的風險隱患，難以確保企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理的有效性。

（三）財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。財務(wù)檔案管理人員需要具備扎實的專業(yè)理論知識、計算機應(yīng)用能力和實踐經(jīng)驗。但目前很多企業(yè)的財務(wù)檔案人員信息技術(shù)應(yīng)用能力與職業(yè)素養(yǎng)不足、財務(wù)檔案信息化管理意識淡薄，在實際的財務(wù)檔案管理工作中只能沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，致使財務(wù)檔案管理工作的整體效率相對較低，并且在錄入財務(wù)檔案數(shù)據(jù)時很容易發(fā)生數(shù)據(jù)處理不及時、信息遺漏、業(yè)務(wù)頻繁操作等問題，不僅難以滿足新時代的工作需求，還會嚴重阻礙財務(wù)檔案信息化管理的整體建設(shè)步伐。

（四）財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)存在嚴重缺陷。一些企業(yè)出于對自身建設(shè)規(guī)模和經(jīng)濟實力的考量，并未積極引入先進的智能辦公設(shè)備和現(xiàn)代信息技術(shù)，也沒有依托互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建完善的財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，在很大程度上阻礙了財務(wù)檔案信息化管理工作的順利開展。即使一些企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建了較為完善的財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，但在電子化財務(wù)檔案存儲、查詢和應(yīng)用方面仍有很大的提升空間。由于財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)始終處于一個相對開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易受到系統(tǒng)漏洞、病毒入侵、黑客攻擊等因素的影響，在實際工作中容易發(fā)生財務(wù)檔案數(shù)據(jù)丟失、重要信息泄露等情況，極大地增加了財務(wù)檔案信息的不安全性。

四、依托財務(wù)內(nèi)控制度提升財務(wù)檔案信息化管理水平的具體對策

（一）強化全員的信息化財務(wù)檔案管理意識。新時期，想要有效改善財務(wù)檔案管理中的現(xiàn)存問題，規(guī)范落實財務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)，不斷提高財務(wù)檔案信息化管理水平，必須從思想意識層面入手，立足企業(yè)運營發(fā)展實際，有針對性地強化管理層及有關(guān)工作人員的財務(wù)檔案信息化管理意識，使其充分意識到財務(wù)檔案信息化管理的重要性。第一，企業(yè)管理層應(yīng)發(fā)揮自身的示范引領(lǐng)作用，主動摒棄傳統(tǒng)、滯后的思想觀念與思維模式，積極借鑒同行業(yè)領(lǐng)域前沿企業(yè)的先進理念與實踐經(jīng)驗，對現(xiàn)行財務(wù)檔案管理模式中的不合理之處進行優(yōu)化、完善。同時，企業(yè)管理層及財務(wù)檔案管理人員應(yīng)做好各個方面的支持工作，尤其是在資金投入、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才配置方面，不僅要及時引入先進的智能化辦公設(shè)備與軟件，還應(yīng)設(shè)置獨立、權(quán)威的財務(wù)檔案管理部門，由專業(yè)的管理人員負責各項工作，以確保財務(wù)檔案信息化管理工作的順利實施。第二，企業(yè)應(yīng)加大對財務(wù)檔案信息化管理知識的宣傳和教育力度，可采用線上與線下相結(jié)合的方式，或者定期組織專業(yè)化的知識講座或繼續(xù)教育活動，不斷提高財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門對內(nèi)控制度建設(shè)的重視程度，加深有關(guān)工作人員對財務(wù)檔案信息化管理的正確認識，逐步在企業(yè)內(nèi)部形成良好的信息化管理氛圍，為推動財務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)及財務(wù)檔案信息化管理夯實思想根基。

（二）完善財務(wù)檔案信息化管理及內(nèi)控制度。為更好地推動財務(wù)檔案信息化管理工作的有序?qū)嵤瑧?yīng)在強化全員信息化財務(wù)檔案管理意識的基礎(chǔ)上，立足企業(yè)的運營現(xiàn)狀與未來發(fā)展走向，建立完善的財務(wù)檔案管理及內(nèi)控制度，明確財務(wù)檔案管理人員的工作內(nèi)容與崗位職責，以保證財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化組織實施。第一，企業(yè)可通過建立完善的電子簽單制度及責任追究機制，精細劃分財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的管轄范疇，明確財務(wù)檔案采集、分類、歸納和保存的具體程序和責任主體，以實現(xiàn)對電子文件簽訂的精細化管理，有效防范因操作不當或違規(guī)操作而引發(fā)的信息泄露、篡改問題。第二，企業(yè)可通過完善財務(wù)內(nèi)控制度及檔案管理機制，有針對性地強化工作人員的責任意識與風險防范意識，規(guī)范落實事前預(yù)測、事中控制及事后反饋追蹤等工作，最大限度地保障財務(wù)檔案管理信息的真實與完整。第三，為保證財務(wù)檔案管理機制的貫徹落實，應(yīng)注重量化考核機制的有效融入，嚴格遵循財務(wù)內(nèi)控制度的相關(guān)原則，明確專職或兼職財務(wù)檔案人員的職責分工，以確保財務(wù)檔案管理工作能夠有章可循、權(quán)責到人。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)盡快組建專業(yè)化的財務(wù)內(nèi)控監(jiān)督隊伍，圍繞重點部門、業(yè)務(wù)和經(jīng)濟事項進行常規(guī)監(jiān)督或不定期突擊檢查，以便及時識別、解決財務(wù)內(nèi)控制度中存在的問題。

（三）提高財務(wù)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。鑒于財務(wù)檔案管理本身的特殊性，想要全面提高財務(wù)檔案信息化管理水平，僅靠完善財務(wù)檔案信息化管理機制及內(nèi)控制度是不夠的，還應(yīng)注重財務(wù)檔案管理隊伍整體素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的穩(wěn)步提升。第一，企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同時期的運營實際與財務(wù)檔案管理需要，制訂長期或短期的人才招聘計劃，并通過創(chuàng)新優(yōu)化人才培養(yǎng)及選拔機制，廣泛吸納、引入兼具財務(wù)檔案管理經(jīng)驗與現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，盡快組建一支滿足財務(wù)檔案信息化基本需求的管理隊伍。第二，針對現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理人員，應(yīng)通過定期組織專家知識講座、工作指導(dǎo)、技能訓練等多元化培訓活動，幫助工作人員掌握最新的專業(yè)理論知識和崗位技能，進一步提高財務(wù)檔案管理隊伍的整體素養(yǎng)。第三，應(yīng)通過建立完善的獎懲激勵機制及考核體系，有效激活各崗位人員的工作熱情與內(nèi)在驅(qū)動力，并根據(jù)在職職工的技術(shù)水平、知識結(jié)構(gòu)等，統(tǒng)籌規(guī)劃工作崗位和具體職責，真正發(fā)揮每一位工作人員的潛能，共同推進財務(wù)檔案信息化管理工作的高效高質(zhì)開展。

（四）注重財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理。在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式已無法滿足日漸復(fù)雜的工作需求，企業(yè)必須緊跟時代發(fā)展步伐，對現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，根據(jù)財務(wù)內(nèi)控制度的相關(guān)規(guī)定，持續(xù)加強財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)力度。具體來講，企業(yè)可依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極搭建完善的財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化財務(wù)檔案管理流程，以實現(xiàn)各項財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的實時交互與高效共享。在此基礎(chǔ)上，通過建立健全財務(wù)內(nèi)控制度，制定統(tǒng)一、標準的信息編碼，進一步提高財務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化水平。此外，為有效規(guī)避財務(wù)檔案信息丟失或泄露問題，企業(yè)不僅要做好紙質(zhì)版與數(shù)字化財務(wù)檔案信息的備份、加密工作，還應(yīng)在現(xiàn)有的財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)中增設(shè)防火墻、安全密鑰、數(shù)字簽名等多重防護措施，不斷提高信息系統(tǒng)的安全性能，有效規(guī)避因系統(tǒng)漏洞、黑客攻擊和病毒入侵而出現(xiàn)的信息安全隱患，最大限度地維護財務(wù)檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運行，為提高財務(wù)檔案信息化管理水平保駕護航。

五、結(jié)語

財務(wù)內(nèi)控制度對提升財務(wù)檔案信息化管理水平有著不容忽視的作用，是新時期提高財務(wù)檔案管理質(zhì)量、科學降低風險隱患的關(guān)鍵所在。為了確保財務(wù)檔案的信息化管理水平，必須借助完善的財務(wù)內(nèi)控制度，并通過強化財務(wù)檔案信息化管理意識、建立健全財務(wù)管理機制、加強專業(yè)化財務(wù)管理人才隊伍建設(shè)、完善財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)等措施，全面提高財務(wù)檔案信息化、規(guī)范化管理水平，從而為加強財務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)及未來長遠發(fā)展助力。