公立醫院人力資源信息化管理探析

文/鄭州大學第三附屬醫院 王涵墨

目前，國內大部分公立醫院仍然沿用著傳統的人力資源管理模式。為順應時代發展要求，公立醫院人力資源管理應建立全新的管理模式。以便更好地與信息化相結合，優化人事人才管理。目前，人才培養與人才建設在醫院建設中位于重要位置，這就需要醫院對人力資源管理政策進行優化，提高醫院人力資源管理水平，強化人力資源管理政策，加強公立醫院人力資源管理信息化建設。

一、公立醫院人力資源信息化管理的必要性

（一）醫院人力資源信息化管理現狀。公立醫院管理信息化建設想要快速發展，相關專業技術人才必不可少，不僅需要懂得管理學相關知識，也需要擁有IT、信息管理相關技能。就目前行業發展來看，公立醫院人力資源信息化管理還處于發展階段，能滿足醫院信息化管理的復合人才在數量和質量上達不到相應標準。即便是醫學和管理相關專業畢業的學生也會因為所學的課程和實際工作差異較大，缺乏實踐經驗，無法滿足公立醫院信息化管理的人才要求。

人力資源部門是醫院非常重要的組成部分之一，其中涉及的業務面廣泛。但是大多數公立醫院人力資源缺少規范化的管理及對管理人才的投入和對信息化管理的重視，對于輔助科室投入和重視不到位，使相關人才得不到激勵，科室發展也受到了一定的限制。大多公立醫院都存在“重臨床科室，輕輔助科室”的現狀，對輔助科室信息化管理人才的資金投入遠沒有臨床醫生高，這是造成公立醫院難以吸引人力資源及信息化管理復合人才的重要原因。

（二）公立醫院人力資源管理信息化建設的重要性。公立醫院是集治療、護理、康復等多功能于一身的綜合性機構，是社會不可缺少的組成部分。國家最新的醫改政策出臺，標志著醫院各項管理制度已經走向全面改革的新階段，而且逐漸由中心城區深入各個基層。因此，在進行新的醫療改革時，公立醫院需要在重視臨床的基礎上加大對各項管理的調控，特別是對人力資源管理的調配。公立醫院需要結合未來的績效目標來充分發揮人力資源管理的作用，更大限度地做好人事人才管理工作，從而不斷提升公立醫院管理水平，為公眾提供高質量的服務。另外，醫院要創建出可持續發展的人力資源管理體系，切實可行地促進醫院服務和醫療條件持續提高。

目前，社會上大部分公立醫院屬于大型綜合性醫院，工作人員較多，人員編制情況復雜，科室架構煩瑣。如果醫院依然利用傳統的人力資源管理方式，會出現成本浪費的情況，導致醫院承擔不必要的損失。除此之外，固有的人力資源檔案管理基本都是資質材料，不能及時統計出醫院的各項數據。所以，在規劃醫院發展政策時，如果沒有完備的信息庫和數據庫作為參考，容易造成醫用策略不平衡。在科技發展的時代，原有的人力資源管理手段已經無法滿足現階段對公立醫院管理需求，因此在人力資源管理的基礎上融入信息化理念和技術顯得尤為重要。

二、醫院人力資源信息化管理建設應用

（一）人員基本信息數字化管理。醫院想要獲得良好發展，和人力資源管理信息技術密不可分。公立醫院的人力資源管理，是人力資源部門利用人才、激勵、薪酬等管理手段對醫院人才實施的控制與指導。在新時代的背景下，公立醫院為了緊跟時代的潮流，必須引入信息化與數字化技術，建立人員信息數據庫，搭建標準化、網絡化的工作平臺，在滿足醫院內部和人力資源部門工作基礎上，把醫院各層級人員聯系起來，使人力資源的管理實現信息共享和信息調整，從而豐富人力資源的管理方法和內容。

結合公立醫院實際情況來看，人員基本信息的數字化管理經過了一系列改變成長和革新，逐步達到較為穩定和準確的水平。以筆者所在醫院為例，2018年首次引入人事管理系統，當年建立人員信息數據庫并手動錄入職工信息共計2 400余條，主要涉及人員的姓名、性別、身份證號、年齡、籍貫、教育背景、工作簡歷、政治面貌、行政職務信息、專業職務信息等。系統管理員每月會對信息進行維護，主要涉及增員操作、減員操作、聯系電話變更、職務職稱變更等。人員信息的錄入為醫院人員信息統計提供了便利，但是也會出現一些弊端，比如系統管理員錄入錯誤從而造成信息不準確，職工本人更換聯系電話或變更了在職學歷信息以及職稱信息后未及時和人事科老師進行溝通報備，從而導致人員信息庫信息不準確的情況出現。針對以上問題，2022年系統工程師又對原有人力資源系統進行升級，開放職工端口，讓職工進入系統直接完善自己的基本信息、學歷信息以及職稱信息，這樣的更新不僅能讓職工更加直觀地看到個人數據信息，還可以確保個人信息的完整和準確度。截至2022年12月31日，我院人事管理系統人員信息數據庫共在庫2 930人。職工端口每季度會定時開放，以供職工修改、完善個人信息。

（二）考勤管理信息化。考勤管理是整個醫院人力資源管理的主要部分，考勤數據可以直接體現出醫院內每個工作人員的出勤記錄，也是發放基本工資與薪酬的主要依據。醫院內各臨床部門工作人員流通性較大，精確考勤管理，才能保障考勤數據以及薪酬發放數據的準確。考勤管理信息化是提高醫院考勤管理水平的主要途徑。具體有如下方面的好處：一是節省工作時間和人力資源成本。考勤統計是一項非常復雜和煩瑣的工作，通過智能考勤管理，系統可以輔助對院內的考勤等各種數據進行計算、匯總、對數據進行自動更新，從而增加了考勤數據的準確性。既縮短了工作時間，又提升了工作的效率和準確率。二是方便了查詢統計工作。考勤的各項數據直接在系統內進行查看，隨時完成考勤數據統計。三是方便信息資源共享。對考勤數據進行調整以后，后臺自動關聯更新，必要時可以同步給財務部門進行核對與校驗，方便財務人員進行薪酬發放核算工作。四是利用信息技術實現考勤無紙化辦公，符合環保理念，節省辦公成本。

結合我院實際情況，在2018年未引入人事系統之前，考勤是由全院各科室提交紙質版考勤，人事科人員根據紙質版核對缺勤信息和輪轉信息。這樣的考勤上報模式存在很多弊端：首先，由于全院各科室數量多，情況復雜，在沒有統一的考勤上報模板的情況下手動匯總使考勤匯總工作流程復雜化并且不規范。其次，這種原始的考勤上報模式不利于統計數據以及存檔，人工統計比較容易出現數據錯誤。為解決該弊端，2018年，我院在人事系統中添加了考勤上報模塊。該考勤模塊設有科室上報端口和管理員審核端口，每月初科室上報端口開放權限，各科室可以進入系統自行填報、保存、報批，報批之后管理員接收數據并同意歸檔，匯總出高級花名冊，這樣更有利于人事科人員統計數據，系統上歸檔的考勤數據也匯入后臺數據庫，便于后期查詢。

2022年，人事系統工程師又對考勤模塊進行更新，增加了前端的優化及可識別重名身份證號的匹配功能以及科室調整權限的優化。之前的系統上報時需要科室手動選人，很容易出現重名錯選的情況，造成重名人員考勤錯誤，導致當月的工資績效發放錯誤。另外，優化后的考勤處理前段界面也更加清晰明朗，科室上報情況以及當月上報進度這些信息一目了然，更加有利于人事科人員把握當月考勤上報情況。

（三）檔案管理信息化。醫院檔案管理結合信息技術，建立網絡管理平臺。對醫院檔案信息資源進行更為科學、合理的管理，不僅可以更好地管理職工人事檔案，也更加節省工作時間，提高工作效率，為人力資源的各項工作提供便利。檔案管理信息化有如下好處：

第一，方便檢索查詢，提高工作效率，降低人力成本。如果還使用傳統方法進行檔案管理，不僅工作難度大，而且工作效率低，費時又費力。利用信息化技術可以加強對數據的有效處理。以前對檔案管理進行檢索時，需要工作人員手動去翻尋需要的檔案，根據手工記錄去檔案室中查找，這種查詢方法存在工作效率低、查詢速度慢、占用空間大等缺點。而利用信息化對所需要的檔案進行檢索，在提升速度的同時，查找出來的信息也相對比較全面和準確，這樣使得檢索工作更為快速和便捷。

第二，無紙化辦公理念既優化了存儲模式又環保。紙質檔案儲存時間過長，會發生紙張發霉發潮、字跡模糊不清難以辨認的情況，在工資審批、養老保險審批等需要以檔案材料作為原始材料的重要審批工作中，如果檔案字跡模糊不清，無法達到系統識別的程度，很有可能造成審批失敗，從而帶來比較嚴重的后果。另外，檔案無紙化辦公也更加符合當今社會的環保理念。

第三，檔案信息安全得到保證。對于醫院而言，人事檔案信息是很重要的信息資源，和醫院人事人才發展息息相關。利用檔案信息化管理，不僅可以提升信息的安全性，還可以快速對各項信息進行檢查。和傳統檔案管理相比，更為便捷和安全。

結合我院實際情況來看，職工檔案被分為兩類保管：省編人員檔案儲存在省級主管單位鄭州大學人事處檔案室，院編以及人事代理職工檔案存放在省人才交流中心人事處。就目前各級檔案室檔案存儲情況來看，仍然是以紙質檔案為主，對于完全邁向無紙化電子檔案還有很長的一段路要走，主要面臨一些技術上的問題。筆者認為，想解決檔案數字化以及信息化問題，首先要建立健全檔案信息安全機制，建立一個專門的網站或者云端來存儲檔案信息，檔案信息傳輸的加密機制也需要進一步驗證和完善。

三、結語

公立醫院人力資源管理運用信息化技術，不僅可以提升工作效率，減輕工作人員的工作量，還可以使醫院各個部門的信息收集方面更為方便、快捷、安全。利用人力資源信息化管理可以有效推動醫院良好發展。即使目前在實現人力資源管理信息化及數字化方面還有一定的難度，但是信息化管理的理念以及為了實現信息化、數字化的努力不能停止。相信在不久的將來，隨著信息技術的不斷提升，人力資源管理信息化過程中面臨的種種難題將迎刃而解，為人力資源管理帶來全新的發展。