事業單位檔案管理的透視與反思
——以地勘單位檔案管理為例

文/河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊 金嵐

習近平總書記指出：“檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案是事業單位成就和發展的承載和見證，真實記錄著事業單位發展變革、服務社會、人事變動、業務創新等一系列重要信息，具有重大的保存價值和參考價值。因此，檔案管理是事業單位的重要職責。然而，在事業單位檔案管理中，存在管理理念滯后、管理技術落后、管理制度缺陷、管理人員短板等一系列問題，無法滿足檔案管理現代化發展的需求。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確要求：“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設。”對此，事業單位必須以檔案管理高質量為主線，以高度的責任感、緊迫感推動檔案管理工作走向現代化，這對于事業單位改革發展具有重大的理論和實踐意義。

一、事業單位檔案的價值

（一）檔案是事業單位發展壯大的保障。檔案是事業單位各項工作的重要依據和證明材料，有效反映事業單位各項工作的整體發展軌跡和事態變化全貌。同時，檔案是考核事業單位績效的重要依據，有效反映單位的工作成效和業績。通過檔案資料可以客觀、準確地分析事業單位處理業務工作和履行社會職能的基本情況，全面呈現事業單位的實踐成效、業務創新、改革發展和經營風險，為事業單位高質量發展提供保障。以地勘單位的檔案資料為例，絕大多數資料都是地勘單位的科研成果和歷史記錄，具有很高的研究價值。

（二）檔案是事業單位業務活動的參考。事業單位業務活動是檔案的來源，真實記錄著事業單位業務發展過程中的寶貴經驗，包括技術創新、方法創新、人才培養，等等，是事業單位業務現代化和管理現代化的重要參考資料。以地勘單位為例，檔案資料包括地質勘探中形成的各種原始記錄、表報、總結以及成果報告和有關的圖件、附表等一系列信息，具有重大的科研價值和參考價值。因此，事業單位需要重視檔案管理工作，加強檔案的收集、整理、保存和利用，確保檔案信息的真實、準確和完整，為事業單位的發展提供有力的支持和保障。同時，事業單位也需要注重檔案的利用，為業務活動提供參考和借鑒，推動事業單位不斷發展。

（三）檔案是事業單位文化教育的素材。通過對檔案進行整理和利用，可以挖掘事業單位的文化資源，推動事業單位文化建設，形成獨特的企業文化。員工通過研究和學習檔案，可以了解事業單位的發展歷程、文化傳統和價值觀念，增強歸屬感，提升認同感，生成文化自信。以地勘單位為例，通過對地勘發展事業中各項工作的歸類、整理，歸納挖掘地質工作者在調查、勘探、測量、發掘等工作中不為人知的歷史，總結地勘事業發展的成果以及服務經濟社會發展的價值，形成一系列的電視電影、文學作品、文藝創作等教育資源，將大大提升人民群眾對于地質工作的認同感。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理觀念滯后。傳統的檔案管理單純體現為對檔案的保管和查詢，檔案數據得不到有效應用，檔案管理存在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的思維，導致檔案管理無法發展科研服務、社會服務、決策咨詢等價值和功能。以地勘單位為例，由于對檔案管理重視不足，投入不夠，檔案室的條件簡陋，部分檔案資料存在霉變現象，一些檔案室存在著火災和被盜竊的隱患，缺乏應急預案，檔案資料的安全指數不容樂觀，檔案管理意識薄弱，檔案利用率較低。

（二）管理技術落后。當下，檔案管理信息化已經成為檔案管理工作的重要趨勢和發展方向。但是，一些事業單位由于意識、經費、人才、制度等問題，沒有建立起科學合理的檔案管理信息系統，導致檔案管理效率低。以地勘單位為例，部分地勘單位實現了工作形式的升級，在檔案資料的歸檔類型上也以電子類圖表、數據文檔、掃描圖件為主，更易于存儲、加密存檔。但是一些地勘基層單位，檔案依舊是紙質形式，不僅增加了管理成本，更占據了空間資源，容易造成檔案資料的霉變和遺失，也增加了原始檔案破損的風險。

（三）管理制度缺陷。一些事業單位制定了檔案管理制度，但在實際執行中存在執行不嚴格，制度不符合實際情況等現象。一些事業單位檔案管理制度缺乏與時俱進，沒有及時更新和完善制度體系，無法適應現代檔案管理的需要。以地勘單位為例，部分地勘單位沒有制定專業的地質檔案管理制度，各個部門項目的資料較為分散、不成體系，沒有進行集中分類歸檔，容易出現檔案資料的混雜不堪、歸檔標準不統一等情況，導致檔案的查詢難度增大。

（四）管理人員存在能力短板。檔案管理，關鍵在人。檔案管理人員是否具備扎實的檔案管理水平、是否熟練掌握業務技術、是否具有檔案管理信息化能力等，將直接決定檔案管理的效果。然而，事業檔案管理人員業余化、兼職化、老化等問題突出，部分檔案管理人員對檔案重要性、管檔要求、歸檔管理等不了解，存在兼職管理的狀況，難以保證對檔案管理投入時間和精力。此外，一些事業單位檔案管理人員年齡較大，難以跟上信息技術發展的形勢，對檔案管理信息化、智能化缺乏了解，業務能力堪憂。

三、事業單位檔案管理的對策反思

（一）加強檔案安全管理。檔案是事業單位的寶貴財富，檔案安全管理尤為重要。河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊高度重視檔案的安全管理。在日常管理中，要求檔案管理人員做到庫房內保持清潔，經常檢查庫房檔案安全，達到防高溫、防霉菌、防盜、防火、防光、防塵、防蟲、防潮等防護要求。按照地質檔案庫房管理的要求，做到三室（檔案庫房、閱檔室、辦公室）分開，外來人員必須填寫外來人員進入庫房登記表，經領導審批之后方可進入。同時，建立一套檔案安全管理的監督機制，對檔案管理工作的效果進行常態化、不定期的檢查，例如：相關部門在查閱檔案時，對檔案的完整性、載介進行檢查，對于涉及地質勘探的重要數據文件，則以成立檔案檢查小組的方式按月進行定期檢查，以保證檔案的管理質量。

（二）完善電子文件歸檔。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確要求：“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化。”檔案管理信息化是事業單位發展壯大的必然要求。河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊非常注重電子文件歸檔工作，2013年，開始安裝使用《河北科怡綜合檔案管理系統》軟件，完成簡化文書檔案目錄錄入3 327卷（件），照片檔案歸檔目錄錄入14卷，實物檔案210件，共完成簡化文書檔案錄入掃描434件，掃描圖像4 189幅，完善了室藏檔案文件級目錄數據庫，已實現數據管理、整理編目、檢索查詢與統計等功能，推動了檔案管理數字化建設進程。電子文件歸檔的主要程序包括：電子文件的清點、鑒定、登記、填寫文件移交清單等，并注明內容、人物、形成日期。檔案管理人員對移交的電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定，鑒定合格率達到100%方可辦理移交手續。對于已經歸檔的電子檔案，檔案管理人員要定期對磁性載體進行抽樣檢測，抽檢率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發現永久性誤差，應擴大抽檢范圍或進行100%的檢測，并立即對發生永久性誤差的磁性存儲介質進行復制或更新。如此，大大保證了電子檔案的質量，為使用電子檔案打下堅實的基礎。

（三）建立系統化檔案管理制度。為更好地推動檔案管理科學化，河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊先后制定了《干部人事檔案管理制度》《文書檔案管理制度》《地質檔案管理制度》《會計檔案管理制度》《設備檔案管理制度》《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等管理制度，對不同的檔案進行了系統化分類管理，方便檔案管理人員規范歸檔。主要工作流程如下：檔案管理人員收到檔案時，應檢查各類原始記錄文字、圖、表，裝訂是否整齊，規格是否統一，載質是否良好，對于原始地質資料要確保數據準確，真實可靠，內容豐富，責任簽署完備；然后對檔案進行分類和編號，立卷并歸檔造冊，并錄入機構檔案管理系統。員工借閱檔案時，需要通過“OA無紙化辦公系統”，進入“涉密地質檔案借閱審批流程”發起借閱流程，經借閱（發起）人簽章后繼續向上提交，再經部門負責人、主管隊長、保密負責人、檔案室主任和檔案室主管隊長五級領導審批簽章后，即可進行地質資料借（查）閱。資料使用完畢，再次進入OA系統，填寫“歸還明細”和“歸還日期”，提交到資料中心，資料中心對歸還資料審核無誤后，流程結束。建立系統化檔案管理制度，能有效保證檔案的真實性、準確性，提升檔案管理的效率和效果，方便檔案的借閱、查詢，大大提升了檔案的利用價值。

（四）打造業務過硬的檔案管理隊伍。事業單位檔案管理的發展，需要從制度化、信息化等方面進行優化，需要加大人才的支持。因此，應當積極引進具有檔案管理專業素養的高素質人才。河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊成立了人才引進小組，派專員到中山大學、湘潭大學、中國地質大學等開展校園招聘，引進的人才能快速適應檔案管理事務，實現了檔案管理新老員工的合理替換。同時，應加強對事業單位檔案管理工作人員的常態化培訓。河北省地質礦產勘查開發局第三地質大隊對檔案管理人員的培訓主要包括業務培訓、安全管理培訓、保密知識培訓及突發事件應急處置培訓等，先后組織多批人員參加河北省干部檔案培訓中心組織的“河北省檔案系統業務培訓”，主要內容包括職業素養、從國際檔案日談起、電子文件歸檔管理、歸檔文件整理辦法等，并將培訓與員工的績效考核相掛鉤，幫助檔案管理人員扎實掌握地質科技檔案管理專業技術能力。

四、結語

事業單位檔案管理是一項十分重要的工作。新時代，事業單位檔案管理必須以改革創新為主題，推動檔案工作的觀念創新，加強檔案工作與新技術深度融合，構建與檔案管理相匹配的體制機制，打造專業化檔案管理隊伍，為檔案事業發展提供持久動力，助力事業單位高質量發展。