大數據背景下政府采購檔案管理工作的重要性及措施

文/四川省樂至縣政府政務服務和公共資源交易服務中心 李憲章

目前，社會各領域的信息化建設加速推進，公共資源交易服務中心（簡稱“交易中心”）的各項管理活動邁入了信息化時代，智能化、數字化逐漸成為交易中心開展各項工作的最終目標。現代信息技術的發展進步為進一步提升政府采購檔案管理工作的整體效率提供了有效的技術支撐，加強交易中心政府采購檔案管理的信息化建設不僅能夠在一定程度上為檔案管理提供安全保障，而且能夠在檔案收集整理、查詢和信息儲存方面打造智能化管理模式，規范檔案管理流程。因此，交易中心在管理政府采購檔案時要加大信息技術的應用范圍，按照“存量數字化、增量電子化、管理現代化”的根本原則，逐步實現采購項目檔案“收、管、存、用”的信息化辦理流程。

一、政府采購檔案管理信息化水平的重要意義

實現政府采購檔案管理信息化、智能化的目標，需要借助現代信息技術手段，采取智能化的管理模式，打造更加方便、快捷的政府采購檔案管理應用一體化服務平臺。依托網絡平臺和現代信息技術的廣泛應用能夠進一步提升政府采購檔案管理的工作質量，優化政府采購檔案管理流程，節約政府部門從事采購檔案管理工作所需耗費的時間和精力，踐行高效率的辦事原則。

隨著現代信息技術在各行業、各領域的廣泛應用，各級地方交易中心對政府采購檔案管理信息化建設的重視程度越來越高。目前，大部分地區交易中心均已完成局部區域網的搭建和應用工作，結合實際使用效果能夠得出以下結論：交易中心的工作效能和服務質量得到了跨越式的提升，政府采購工作有望實現跨越不同地區、部門之間的聯合管理模式，實現規模化、集約化集中采購效應；傳統狀態下政府采購檔案管理模式已經無法適應時代的快速發展，無形之中會導致大量人力、物力、財力的浪費。針對以上情況，交易中心應逐步提高政府采購檔案管理工作的信息化水平，科學調整政府采購檔案管理人員結構，劃定具體業務工作內容，結合信息化手段優化完善管理方式，這不僅是為了滿足提升政府采購檔案管理工作效率的具體要求，而且能夠實現現代信息技術與政府采購檔案管理工作的有效結合。

二、目前政府采購檔案管理工作中存在的問題

新時代背景下，交易中心開展政府采購檔案管理工作時，在保證政府采購工作留存的紙質版檔案和電子檔案各項信息、數據的一致方面存在較高的工作難度，尤其是涉及房建、市政、公路、水利等工程建設的招標工作檔案，通常包含大量的勘察、設計、施工圖紙等專業文件，需要在計算機系統中下載專門的軟件才能瀏覽，導致核實紙質版檔案和電子檔案信息的過程存在一定的障礙。由于電子檔案的錄入和整理往往需要借助人工操作，倘若工作人員操作計算機的技能不夠熟練，電子檔案內容存在錯誤的情況就會頻繁出現，甚至會被別有用心的人篡改，導致采購檔案管理工作無法發揮真正的作用。此外，政府采購電子檔案在收錄過程中可能會存在內容缺失的問題。電子檔案具有多種存儲格式，其結構往往更加多樣化，存儲的位置也相對較為分散，加之網絡系統自身存在的漏洞導致其容易遭受黑客群體的入侵攻擊，無形之中破壞政府采購檔案管理的安全穩定性。目前相關交易中心開展政府采購檔案管理工作過程中普遍存在重視程度不高、缺乏正確工作理念、運行管理體制不夠完善、計算機設備型號老舊、文件缺失損壞等一系列現實問題，需要引起政府采購檔案管理部門和工作人員的重視。

三、提高政府采購檔案管理工作水平的有效途徑

（一）樹立政府采購檔案管理信息化工作的觀念，加大檔案管理信息化建設投資力度。隨著信息化時代的到來，交易中心在開展政府采購檔案管理工作過程中面臨著新的沖擊與挑戰。為了適應時代發展的趨勢，提高政府采購檔案管理智能化、信息化水平，交易中心采購檔案管理工作人員應不斷增強上進心、責任心，學習先進的檔案管理工作方法，準確把握時代特征，始終站在時代前列和實踐前沿，深入調查研究實現現代信息技術與采購檔案管理工作有機結合的途徑，在工作過程當中應用大數據技術，創新政府采購檔案管理工作的方式方法，賦予采購檔案管理工作更高的社會價值。通過應用現代信息技術能夠進一步提高檔案工作開展的實際效率，督促檔案管理工作人員熟練掌握計算機使用技能，提高專業素養，實現政府采購檔案電子信息和音像資料的智能化存儲，在最大程度上節約紙質版采購檔案的儲存空間，避免出現紙質版檔案受到潮濕儲存環境的影響而出現的變黃、發霉等問題。交易中心領導階層到具體工作人員要自上而下樹立創新優化政府采購檔案工作管理方法的正確觀念，充分認識到提高政府采購檔案管理工作質量和水平的重要意義，不斷完善政府采購檔案管理工作機制，確保各項制度、措施執行到位，具體工作人員在工作過程中要保持耐心、細致，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規對每一個采購項目檔案及時進行收集、整理、立卷、歸檔和入庫保存，便于后期進行查（借）閱、查證等檔案利用工作。交易中心要結合網絡平臺加大對提高政府采購檔案管理信息化水平重要意義的宣傳推廣力度，將此項工作成效納入領導日常議事重要內容，定期進行安排調度，成立工作專班，加大資金投入力度，確保政府采購檔案管理信息化建設具備充足的人力、物力、財力等方面的保障。

（二）提高政府采購檔案管理工作人員的專業水平。交易中心政府采購檔案信息化工作流程復雜、內容繁多，涉及紙質檔案電子轉換、新型科技應用、圖像儲存等各方面工作內容，這對從事政府采購檔案管理工作人員的專業素養提出了更高要求。相關工作人員要進一步明確自身職責任務，將工作落實到位，推動政府檔案管理信息化工作合力，構建科學完善的檔案管理信息化建設模式。伴隨著交易中心檔案館（室）數字化進程的加快，必然需要配備一支高素養、高水平的檔案管理工作人員隊伍，掌握以現代信息技術為基礎的檔案管理最新政策理論，實現智能化、自動化辦公。交易中心應不斷加快紙質版檔案管理模式向信息化轉變的步伐，引導檔案管理工作人員增強應用現代信息技術從事檔案管理工作的主動意識。政府采購檔案信息化是伴隨著時代發展出現的新型檔案管理模式，因此在前期工作開展過程中尚未形成可供借鑒的工作經驗，需要檔案管理工作人員在工作實踐過程中不斷提高自身專業素養，形成可推廣的信息化模式。目前，樂至縣政府政務服務和公共資源交易服務中心在開展政府采購檔案管理信息化建設過程中普遍存在專業人才匱乏的問題，檔案管理工作人員年齡結構偏大，甚至出現青黃不接的現象。針對以上情況，交易中心應采取邀請專家或聘請第三方機構定期開展專業培訓的方式，進一步提高工作管理人員的專業技能，確保其能夠熟練掌握現代信息技術從事采購檔案管理工作。同時，交易中心在招錄工作人員時應設置檔案管理的專業類別，加大對檔案管理專業人才的招錄比例，也可以安排合適的檔案管理工作人員赴政府采購檔案信息化工作推進成績突出的地區進行業務學習，或者定期參加四川省檔案干部教育培訓基地和本市、縣檔案局組織的專業培訓，積極參加四川省專業技術人員繼續教育（檔案專業）在線學習，為推動交易中心政府采購檔案管理信息化提供理論支撐和實踐經驗。

（三）重視政府采購檔案信息化管理的安全問題。推動政府采購檔案管理信息化水平是一把“雙刃劍”，在提高檔案管理工作效率、為后期查（借）閱、查證等檔案利用帶來便利的同時，也使得檔案管理工作面臨著一定的安全風險。大數據時代背景下，交易中心推行政府采購電子檔案管理模式需要借助計算機等硬件設施，并且對網絡資源具有高度的依賴性，在運行管理的過程中容易受到病毒軟件或是“黑客”的攻擊。因此，交易中心應借助網絡安全技術加強對病毒軟件和“黑客”群體的日常防范，例如可以對電子檔案根據不同內容進行分類隔離、交易中心異地備份存儲，或是對電子檔案中的重要數據加設高強度密碼保護，及時在電子檔案儲存設備中安裝高效、安全的殺毒應用軟件，以此來提高安全管理的水平；在針對政府采購電子檔案的日常管理工作方面，要制定完善的工作管理措施，不斷強化對相關安全管理工作體制運行的執行監督。想要盡量減少檔案信息化管理過程中存在的安全問題，技術硬件條件與管理機制軟件條件二者都是不可或缺的重要角色，為避免政府采購檔案管理安全問題共同起著安全保障作用。因此，要將二者放在同等重要的位置上。

（四）提升政府采購電子檔案服務經濟發展效能。交易中心政府采購檔案管理工作的實際效果是財政管理部門評價考核其年度工作任務完成情況的重要標準。隨著經濟社會的發展，政府采購工作的整體規模呈現不斷擴大的趨勢，進一步提升政府采購檔案管理工作效能的重要性不言而喻。因此，應當充分借助現代信息技術手段挖掘電子檔案數據背后蘊藏的深層次信息，實現政府資源的最大化利用。政府采購檔案管理的具體內容主要包括對每一個采購項目、采購活動整體工作流程的記錄，采購預算文件、招標文件、投標文件、開評標記錄、履約驗收以及供應商質疑和投訴處理情況等相關文件資料，交易中心在每一個項目采購過程中產生的文字和音像資料完整、真實地還原了采購工作的整個流程，而借助現代信息技術能夠對這些數據進行精準分析，為解決政府在每一個項目采購過程中存在的問題提供真實、可靠的數據依據；通過對政府采購活動中的各類行為進行深入研究分析，能夠對其中可能存在的問題及時采取預防措施；可依托大數據平臺查找在政府采購過程中可能存在的違法干預問題、供應商圍標串標現象，為后期政府采購監管部門處理質疑、投訴問題以及執法機關打擊違法犯罪分子開展調查時提供有效依據；借助現代信息技術分析應用功能，能夠有效提升有限的政府采購資金應用效益，保障政府采購當事人的正當權益。這些完整保存下來的政府采購檔案文件資料，也為相關部門的審計、檢查（監察）、參考工作提供了更加便捷的渠道，展示了公平公正、陽光透明的政府采購工作流程，充分體現交易中心的公信力，進一步優化營商環境。

（五）優化政府采購檔案管理模式，完善電子檔案基礎設施建設。傳統的紙質版檔案收錄管理模式在實際工作開展過程中存在很多弊端，例如收集、整理、立卷、歸檔和入庫保存的過程會耗費大量的人力和物力，甚至可能會導致項目檔案資料的損壞、遺失，不便于后期的檔案保管、利用工作。因此，交易中心應從管理模式、工作內容以及技術手段等方面對政府采購檔案管理工作模式進行優化，擺脫傳統檔案管理模式的桎梏，推動政府采購檔案管理工作實現長遠發展。一是要明確政府采購檔案管理信息化改革的根本目的是順應政府職能的轉變，進一步提高日常工作和政務服務的效能。因此，交易中心在開展政府采購檔案管理信息化工作時應充分結合當地的實際情況，借助現代信息技術采取多樣化的政府采購檔案管理模式，要堅決摒棄形式主義，注重工作實效。二是只有高質量的硬件設施才能為交易中心開展政府采購檔案管理信息化工作提供有力的科技支撐，提高政府采購檔案管理工作的水平和質量。因此，交易中心在推動政府采購檔案信息化過程中要不斷更新計算機設備，完善檔案管理信息化工作的基礎設施。

四、結語

在大數據背景下，政府采購檔案管理工作實現信息化建設具有重要的現實意義。因此，交易中心應大力引進先進的現代信息技術，充分發揮計算機技術在政府采購檔案管理信息化建設當中的作用，推動政府采購檔案管理工作的高質量發展，實現政府采購全流程電子化建設。在政府采購招投標和評審工作時借助現代信息技術生成監控數據，實行數據加密，控制政府采購檔案文件存取的基本權限，確保政府采購電子檔案的存儲介質與計算機設備軟、硬件條件兼容可讀取。