新時(shí)代背景下紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的必要性探究

鄭志娟

（蘭州中川國際機(jī)場有限公司，甘肅蘭州 730087）

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)劣勢對(duì)比

紙質(zhì)檔案主要以紙張、底片等載體形式存在，檔案信息資源的價(jià)值難以很好地實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)前“數(shù)字化”的社會(huì)環(huán)境。電子檔案采用信息化技術(shù)規(guī)避了紙質(zhì)檔案管理的諸多弊端，實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理、利用與傳播。如表1 所示為兩者的優(yōu)劣勢對(duì)比。

表1 紙質(zhì)檔案與電子檔案對(duì)比

1.1 紙質(zhì)檔案的劣勢

（1）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)為最原始的紙張，尤其是年份較久的檔案受限于當(dāng)時(shí)的歷史條件，難以長期、高質(zhì)量地保管，一旦環(huán)境溫度、濕度發(fā)生改變時(shí)，極易導(dǎo)致原始紙張出現(xiàn)臟污、霉變、破裂及褪色等損傷，這樣既會(huì)降低檔案質(zhì)量，也會(huì)影響閱讀和使用效果，尤其是在紙張出現(xiàn)破裂、腐蝕等嚴(yán)重?fù)p壞時(shí)根本無法修復(fù)且無備份文件，就會(huì)導(dǎo)致重要檔案資料的丟失[1]。

（2）紙質(zhì)檔案通過“白紙黑字”記錄以往工作的信息，意味著從收集、歸檔、整理消耗的人力、物力較大，且需要專門的檔案室存儲(chǔ)大量紙質(zhì)檔案。

（3）紙質(zhì)檔案共享性差，一份檔案在同一時(shí)間無法實(shí)現(xiàn)多人共用，檔案利用率極低，且檔案檢索需要翻閱大量檔案資料，大大降低了檔案管理人員的工作效率。

1.2 電子檔案的優(yōu)勢

（1）電子檔案可通過磁盤、硬盤、光盤等多種介質(zhì)來存儲(chǔ)文件，存儲(chǔ)介質(zhì)靈活多樣，且對(duì)于需要永久保存的重要檔案資料，能夠通過數(shù)據(jù)備份技術(shù)進(jìn)行備份，即使因設(shè)備或黑客導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失時(shí)也能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)[2]。

（2）電子檔案存儲(chǔ)載體較小，存儲(chǔ)場地不用很大，不僅可以節(jié)約存儲(chǔ)檔案占用的空間，而且數(shù)字化處理大大減少了人力、物力的消耗。

（3）在檔案管理人員授權(quán)的情況下，只要計(jì)算機(jī)上有統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高度共享，且能夠進(jìn)行異地調(diào)閱，不會(huì)受到“孤本”的限制，實(shí)現(xiàn)了不同空間、同一時(shí)間的檔案共用，大大提升了檔案的利用率。

（4）與紙質(zhì)檔案不同，檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、整理、檢索等均依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)，強(qiáng)大的信息處理能力使各環(huán)節(jié)工作效率大大提高。

2 紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的必要性

2.1 有利于適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境

隨著數(shù)字化技術(shù)的普及，加上5G、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷進(jìn)步，各項(xiàng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集、精準(zhǔn)分析越來越便捷，原有線下的各類信息也朝著數(shù)字化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦完成數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)化為電子檔案，就可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)得到有效利用。對(duì)于檔案管理人員而言，不僅僅在檔案的查找、借閱上更加方便快捷，而且檔案管理也更加方便，大大提高了檔案管理的工作效率。新技術(shù)的應(yīng)用使檔案不再是堆放存儲(chǔ)在倉庫或者貨架上的“歷史”資料，而是變成數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化者、共享者和需求者。

而紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化是一項(xiàng)全面系統(tǒng)的工程，需強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，從基礎(chǔ)入手、基層開始，自下而上推進(jìn)，將每個(gè)節(jié)點(diǎn)都建設(shè)匯集起來，才能實(shí)現(xiàn)全國統(tǒng)一的數(shù)字化改造。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)以實(shí)物載體為主的紙質(zhì)檔案將保持在一定的規(guī)模和數(shù)量，不再增多，新增的檔案將以電子檔案為主，并會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)實(shí)現(xiàn)量的倍增，逐漸占據(jù)檔案室的主要地位。一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化；另一方面，新增的電子檔案不斷增多，形成有效搭配和銜接，檔案室也將成為以管數(shù)據(jù)為主、管實(shí)物為輔、線上線下并存的機(jī)構(gòu)，從而真正實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2.2 有利于節(jié)約管理成本

紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容煩瑣、工作龐雜，包括檔案收集、整理、登記、歸檔、存儲(chǔ)等各個(gè)方面都要投入很多人力、物力，不僅工作時(shí)間長、強(qiáng)度大，易于出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，而且紙質(zhì)檔案對(duì)檔案庫房的建設(shè)要求很高，需要配置除濕機(jī)、存儲(chǔ)柜、保險(xiǎn)箱、滅火器等設(shè)備，還要保持一定的溫度，防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變、蟲害，紙質(zhì)檔案管理成本相對(duì)較高。而推行紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化能有效地彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足，且以磁盤、硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)替代傳統(tǒng)紙質(zhì)載體，能夠節(jié)約大面積占地空間（檔案館占地面積較大），檔案保存成本較低。而且電子檔案是將檔案信息以人工方式獲取改成機(jī)讀方式獲取，檔案數(shù)據(jù)只需要錄入一次便可以實(shí)現(xiàn)重復(fù)利用與共享，檔案信息檢索也由人工翻閱改為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理，將檔案管理人員從繁忙的一冊(cè)一冊(cè)翻閱工作中解脫出來，大大減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，節(jié)約管理成本。

2.3 有利于保護(hù)檔案原件

紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)條件要求較為嚴(yán)格，一旦不注意就可能造成紙質(zhì)檔案的損壞，難以修復(fù)。且在查閱、借閱、翻閱、復(fù)印檔案的過程中，或多或少地會(huì)出現(xiàn)一些人為損耗，如折頁、破損、污染等，若未及時(shí)修復(fù)就可能導(dǎo)致有關(guān)信息缺失，影響檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性。而建立電子檔案，以電子化方式錄入、存儲(chǔ)可以替代原件使用，將原件保存起來，延長原件的使用壽命，為原始檔案增加了一道安全防護(hù)保障。通過電子檔案管理系統(tǒng)可以直接搜索、查閱電子檔案，減少人工搬動(dòng)、調(diào)運(yùn)原始檔案的工作量，同時(shí)，因檔案已掃描錄入，變成只讀模式，可有效防止人為修改、涂改、污損材料等不良行為[3]。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案更加安全可靠，對(duì)一些具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案，經(jīng)過電子化處理可以減少泄密風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案規(guī)范化管理水平。

2.4 有利于提高檔案利用率

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，在查找紙質(zhì)檔案時(shí)，需要通過目錄索引翻找大量的文檔資料，隨著檔案存儲(chǔ)數(shù)量逐年增多，查找翻閱檔案會(huì)越來越麻煩，消耗管理人員大量工作精力和時(shí)間，效率也會(huì)變低。例如，查詢一份檔案，在確定目錄索引后，需要管理人員去對(duì)應(yīng)的檔案柜（架）取出，待使用完畢后，再由管理人員送至對(duì)應(yīng)的檔案柜（架），反反復(fù)復(fù)就會(huì)耽誤很多時(shí)間。此外，受時(shí)間地點(diǎn)限制，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、傳遞、使用、管理、共享等方面有很多不方便之處，同一時(shí)間一份檔案僅能供一人調(diào)閱，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享與利用。

對(duì)于電子檔案而言，利用者通過PC 端或移動(dòng)終端就能調(diào)閱開放的檔案，減少翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，大大提升檔案的利用效率，真正實(shí)現(xiàn)了檔案資源的實(shí)時(shí)共享與高效利用。同時(shí)，依托于電子檔案的檔案查詢功能，可以迅速查到檔案的存儲(chǔ)位置，讀取功能可以實(shí)現(xiàn)在線閱讀，借閱功能也只需點(diǎn)擊一下，預(yù)約好時(shí)間領(lǐng)取，讓人們跨越了時(shí)間和空間的限制，每時(shí)每刻都能獲取有用的信息。此外，全面推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建共通共連的電子檔案信息系統(tǒng)，能夠有效連接檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的工作，推動(dòng)檔案信息資源的精準(zhǔn)傳輸、長期存儲(chǔ)與有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源整合、實(shí)時(shí)共享，提升無紙化辦公水平，加快網(wǎng)絡(luò)信息傳遞速度，擴(kuò)大和拓展檔案信息的管理范圍，真正發(fā)揮檔案管理協(xié)同、高效、一體化運(yùn)行的作用。

3 紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的實(shí)施路徑

3.1 強(qiáng)化統(tǒng)籌布局

紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，須強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，明確總體思路，做好統(tǒng)籌規(guī)劃。具體可從以下幾個(gè)方面入手。

（1）檔案管理部門要按照國家統(tǒng)一部署，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律政策要求，制定紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的工作方案，完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系，切實(shí)做好檔案的“存”和“用”。

（2）檔案管理人員要結(jié)合自身工作，全面梳理紙質(zhì)檔案的內(nèi)容，做好檔案數(shù)字化掃描、整理、歸類、處理等工作，保持與其他部門的溝通，合理安排業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和工作流程，保質(zhì)保量地推進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化[4]。

（3）在電子檔案實(shí)施前后，深入調(diào)研論證，學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)外其他先進(jìn)地區(qū)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，積極應(yīng)用新技術(shù)新方式，為電子檔案安全管理提供保證。

（4）堅(jiān)持統(tǒng)籌實(shí)施、分步推進(jìn)、分級(jí)落實(shí)的原則，以需求為導(dǎo)向，對(duì)電子檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，這樣既能解決經(jīng)費(fèi)問題，也能發(fā)揮先進(jìn)典型的示范引領(lǐng)作用。

3.2 加強(qiáng)質(zhì)量控制

紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，其轉(zhuǎn)化流程和環(huán)節(jié)，具有一定的特殊性。因此，務(wù)必要健全質(zhì)量控制體系，完善質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，明確人員和崗位的質(zhì)量責(zé)任，定人定崗定責(zé)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都正常有序地進(jìn)行。具體做法如下。

（1）充分發(fā)揮檔案管理部門的作用，建立規(guī)范完善、數(shù)據(jù)豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息的互通式共享，打破“信息孤島”，讓數(shù)據(jù)信息真正“流動(dòng)起來”。

（2）在完善檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，全面提高檔案信息的利用率，深層次挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)“信息型”檔案資源向“知識(shí)型”檔案資源的轉(zhuǎn)變，讓需求者在使用檔案資源時(shí)“事半功倍”。

（3）全面提升檔案管理服務(wù)，改變以往紙質(zhì)檔案管理的短板，發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的集成化優(yōu)勢，為需求者提供更高端、更方便、更有效的服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)共享。

（4）在轉(zhuǎn)化時(shí)要注意因地制宜，加強(qiáng)質(zhì)量控制，確保轉(zhuǎn)化成效，防止“一刀切”，如涉及工程項(xiàng)目的檔案資料，通常包含設(shè)計(jì)圖紙、簽單變更等，需要準(zhǔn)備專用的圖紙掃描儀；涉及保密性檔案資料，要注意區(qū)分涉密等級(jí)，必要時(shí)可補(bǔ)充相關(guān)說明。

3.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施

（1）配備數(shù)量充足、性能優(yōu)良的硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)包括符合規(guī)范要求的機(jī)房、計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)硬盤以及恒溫、消防等設(shè)備。其中，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)承載量大，一旦發(fā)生損壞將導(dǎo)致電子檔案丟失量倍增，因此，保證存儲(chǔ)介質(zhì)的性能穩(wěn)定可靠十分重要。需要機(jī)房落實(shí)好防火、防盜、防潮、防蟲及防磁場、防靜電等措施，防止因電子數(shù)據(jù)受到干擾而導(dǎo)致檔案信息丟失。

（2）配備安全防護(hù)到位的軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)比較復(fù)雜，一類是電子檔案自身運(yùn)行管理的系統(tǒng)，包括線上登記、查詢、借閱功能，如應(yīng)用快速掃錄軟件，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案批量化處理，并對(duì)圖像文件的質(zhì)量進(jìn)行完善；另一類是保護(hù)電子檔案運(yùn)行管理的安全防護(hù)系統(tǒng)，包括防火墻技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等[5]。根據(jù)保密等級(jí)和重要程度對(duì)電子檔案進(jìn)行劃分，按照分級(jí)授權(quán)原則確定用戶管理權(quán)限和訪問范圍，從而為電子檔案管理構(gòu)建長效可靠的安全防護(hù)屏障。

（3）要加大電子檔案安全經(jīng)費(fèi)的投入。構(gòu)建智能化、數(shù)字化安全管理系統(tǒng)，對(duì)關(guān)鍵區(qū)域和環(huán)節(jié)，利用技術(shù)手段實(shí)行24h 不間斷的掃描巡查。完善安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，建立訪問用戶實(shí)名認(rèn)證機(jī)制，完善登錄日志系統(tǒng)，對(duì)非授權(quán)或未認(rèn)證的用戶登錄應(yīng)及時(shí)提醒，發(fā)出警示，防止惡意軟件程序侵入電子檔案，導(dǎo)致電子檔案泄露、丟失[6]。

3.4 健全制度體系

與紙質(zhì)檔案管理相同，電子檔案管理也要建立一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，電子檔案管理涉及的面更廣，在制度體系建設(shè)中，要充分征求檔案管理部門、軟件系統(tǒng)開發(fā)部門以及其他業(yè)務(wù)管理部門的意見建議，確保制度體系的可行性、可落實(shí)性。例如，在接收和管理工程項(xiàng)目電子檔案時(shí)，可以征求工程建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等多方面意見，形成一整套電子檔案接收目錄。此外，還要在制度中明確領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、專責(zé)部門和人員職責(zé)，全方位壓實(shí)、壓緊主體責(zé)任，強(qiáng)化考核機(jī)制，擰緊“橫向到邊、縱向到底”的鏈條。同時(shí)，電子檔案管理?xiàng)l文內(nèi)容應(yīng)清晰規(guī)范，防止“照搬照套”，形成有章可循、按章辦事、規(guī)范高效的管理體系，以從源頭上提升電子檔案管理的規(guī)范化水平。在制度出臺(tái)后，檔案管理部門要在自身學(xué)習(xí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，做好電子檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，制作一圖讀懂電子檔案使用指南，指導(dǎo)需求者正確使用。檔案管理人員也要盡快掌握和熟悉電子檔案的管理方式，為電子檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運(yùn)行提供人員和技術(shù)支持。

4 結(jié)語

“茍日新，日日新，又日新”，檔案管理工作亦是如此，只有敢于突破傳統(tǒng)束縛，積極開拓創(chuàng)新，才可真正適應(yīng)當(dāng)前“數(shù)字化生存”的形勢。對(duì)于檔案管理工作者而言，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，使檔案查詢借閱更加便捷化、科學(xué)化，日常管理更加流程化、系統(tǒng)化，不僅有效提高了檔案管理工作的信息化水平，而且為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供了有力保障。