基于全生命周期的高校合同管理模式研究
——以D 大學為例

米建波 李 丹

1．電子科技大學，四川 成都 611731；2．中銀（成都）律師事務所，四川 成都 611731

隨著我國經濟水平的不斷提升，高校參與經濟活動的形式愈加多樣化，面臨的經濟態勢也日益復雜。高校在科學研究、人才培養、對外合作等方面需要簽訂涉及科研、教學、物資采購等多方面的、數量龐大的經濟合同。這些合同是高校參與社會經濟事務的重要載體，在大數據、云計算等新興技術快速發展的形勢下，以及傳統管理模式轉向信息化與精細化的要求下，基于生命全周期的高校合同管理可以對現行的內部治理機制進行系統梳理和調整，提升合同運行質量，把控合同風險。本文以D 大學全生命周期的合同管理模式為例，梳理其模式建立過程與思路，提出可供其他高校借鑒的經驗。

目前，許多高校的合同管理偏于粗放，大多采用籠統的管理模式，用相同的標準對不同類型合同進行管理，在合同管理理念、標準、流程等方面不夠細致。例如，對標準合同、非標準合同的界定和審批不清晰，合同文本應該包含的必要要素和格式要求不明晰，合同印章與學校其他公章的關系與適用范圍未做規范等。總結起來可以歸納為，合同前置審核程序不充分，校內制度和流程冗雜，甚至相互矛盾沖突，最終導致合同制度“懸空”，降低了合同管理的效率。

D 大學是教育部直屬高校，也是“雙一流”建設A 類高校。每年產生了大量的科研合作、產學研轉化、固定資產采購等合同業務。在前期建設階段，也產生了大量的合同管理問題，積累了很多歷史遺留“麻煩”。經過不斷探索，終于就高校合同管理工作開辟出了一條新路。

一、高校合同管理的重要性

（一）合同管理是高校內控管理的要求

高校內部控制是指學校為實現辦學目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。其目標主要包括：保證學校經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高資源配置和使用效益。①《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2 號）。合同管理是高校內部控制的重要載體和形式，全面加強和改進合同管理的水平，將有助于高校的內部控制，切實降低風險。

（二）合同管理是高校界定職責邊界的有力手段

高校的行政管理類似行政“科層”體制，經常出現部門之間職能劃分不清、業務相互交叉等情況。良好的合同管理體制機制，有助于科學界定職能部門邊界，減少推諉現象。通過加強合同管理，可以充分優化內部職能部門的管理結構、提升管理水平，從而保障高校人才培養、科學研究等。

（三）開展合同管理工作是高校對政府會計制度全面落實的回應

2017 年10 月24 日，財政部制定印發了《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》，并于2019 年1 月1 日起在全國各級各類行政事業單位全面施行，要求高校在財務管理中的會計核算和賬務處理中貫徹權責發生制的原則，并合理確認財務中的各款項［1］。只有嚴謹的合同管理流程才能支撐起財務和審計制度提出的精確性要求，通過完善合同管理體系，才能有效落實政府會計制度的相關要求。

（四）科學的合同管理是高校依法治校、法治能力的重要指標。

依法治校旨在實現高校治理的法治化、規范化和科學化，最終指向使高校與政府、企業、社會之間的關系得以理順［2］。2020 年7 月20 日，教育部發布《關于進一步加強高等學校法治工作的意見》，要求進一步深化對高等學校法治工作重要性的認識，完善學校法律風險防控體系，明確提出“健全合同管理制度，加強對學校及下屬機構對外簽署合同的審查”。合同管理是否規范化、信息化、科學化，從某種程度上來說體現著高校依法治校的能力和水平。

二、高校合同全生命周期管理的概念與意義

（一）概念

全生命周期管理參考了企業運營管理理論，將管理對象視作動態、生長的生命體，旨在確保整個管理體系在前期介入、中期應對、后期總結的過程中，真正實現環環相扣、協同配合、高效運轉的有機閉環。此處引申為：合同管理是一個生動、鮮活、完整的生命過程，具備從孕育到消亡的生命軌跡。因此，高校合同全生命周期管理相應地需要參與全流程的研判，從立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、驗收、解除、糾紛處理等全過程跟蹤合同管理工作，注重銜接及協同，避免管理脫節與沖突。

（二）高校合同全生命周期管理的意義

高等學校不僅是兼具教育功能和服務性質的國家公共機構，也是行使權力并履行作為公共權力主體的義務的法人［3］。因此高校需要完善自身合同管理，以規范化的方式參與市場經濟。高校合同全生命周期管理涵蓋了審批、監督在內的全方位的制度化［4］，能夠實現“在起草中預防可能出現的風險、審批中及時排除文本存在的漏洞、履行中迅速解決已經出現的問題”。高校合同全生命周期管理還是高校內部管控的一個重要層面，有助于優化業務流程、防范法律風險、降低經濟損失、保護資產安全和推進高校教育事業的健康可持續發展。

三、D 大學的全生命周期合同管理模式

（一）建設背景

D 大學于2019 年初在學校辦公室成立專門的合同管理辦公室，對全校的合同工作進行統籌管理。在合同辦成立前，該校合同管理存在六大問題：一是缺乏校級合同管理工作機構，合同管理工作標準、具體要求不一致，也沒有適用于全校的合同管理總要求、總思路、合同管理制度；二是合同審核前置程序不充分，業務內容及合法性審查區分不明，并未配備統一的合法性審查力量；三是合同簽署人未經合法授權，合同簽署主體不規范，甚至出現外聘員工、學生出面簽署合同的情況；四是合同印章管理不統一、較分散，學校公章、二級部門行政章充當學校經濟合同專用章的情況較為普遍，管理印章的部門不具備基本的把控風險條件；五是合同臺賬記錄不清晰、不完整，信息化水平不夠，基本采用紙質檔記錄，數據之間相互矛盾，巡視、審計出現諸多問題；六是合同類型繁多、標準不一，缺乏符合學校利益的標準合同文本，大多采用對方提供的標準合同或者對方草擬，容易使學校權益受到極大損害。

（二）建設思路

經過調研和分析，該校確定了系統性構建合同管理體制，打造全生命周期的合同管理模式的總思路，立足于打造合同管理的“D 校模式”，為國內高校合同管理蹚出一條可借鑒可復制的新路。具體思路如下：

1．劃清權限，明確權責。按照“先統后分”“先收緊后放松”的工作思路，對全校合同管理界限不清、權責不明的一律收歸合同管理辦公室、合同歸口管理部門管理，尤其對合同簽署、合同專用章加蓋、合同履行、合同變更及解除等收緊處理權限。確定合同變更或解除由合同管理辦公室統一審核。合同簽署生效以后，發生變更或需要解除，由合同管理辦公室進行審核，組織簽署變更協議或補充協議、終止協議，盡最大可能降低因合同變更帶來的法律風險。

2．分類辦理，區別管理。大力推行標準合同文本，加強對非標準合同文本的審核。制定并出臺適用于全校各類型合同的標準合同文本，對其他非標準合同，一律進行合法性審查，做好合同審核前置程序，盡最大可能降低合同的法律風險。另外，對收入型和支出型合同進行區別管理：對支出型合同嚴格按照合同簽署、審核、履行、歸檔等流程執行；對收入型合同的簽署、審核流程予以簡化。

3．規范用章，簡化流程。堅持“合同加蓋專用章為常態、加蓋學校公章為例外”的工作思路。各類型合同都應當加蓋學校合同專用章，確需加蓋學校公章的，需由合同管理辦公室出具不加蓋合同專用章的特殊事項說明，校內其他任何印章不得用于簽訂合同。此外，兼顧合同承辦單位的自主權，做好“放管服”。5 萬元以下的可以不簽署書面合同；20 萬元以下的標準合同，合同承辦單位可直接簽署，到合同管理辦公室進行備案，加蓋合同專用章；20 萬以下的非標準合同需要通過合法性審查。

4．開發系統，法務護航。開發合同管理信息系統，推進合同管理信息化建設。實現“合同信息云端提取、合同內容云端審核、合同過程云端追蹤、合同風險云端監控”，打造統一規范受控的合同管理體系，構建全生命周期合同綜合管理平臺。同時，要求法務人員全程介入合同管理。從標準合同的制定，到每份合同的合法性審查，再到合同糾紛的妥善處置，以及合同涉訴的牽頭處理，將法律顧問和法務人員的作用在合同管理的每一個環節中予以發揮。

5．統一備案，完善歸檔。全校合同進行統一備案，對合同實行編號管理，每一份合同簽署蓋章都必須出具合同備案表，做好合同文本的臺賬記錄。規定合同文本的歸檔工作由加蓋合同印章部門和檔案館共同負責。對未履行完畢的合同，由合同專用章部門負責存檔，對履行完畢的合同文本，交由檔案館進行保管。

綜上，在借鑒兄弟高校寶貴經驗，并對知名公司、企業內部合同管理模式進行參考的基礎上，D 大學充分征集意見，尋求廣泛共識，凝練成針對合同管理的“實施細則”，并將其以校級制度的形式固化下來。

（三）建設成效

目前，D 大學的合同管理已整體實現了建設思路與目標。該校合同管理有序高效，風險可控，其打造的合同信息系統已實現全校全部合同審核在線化，實現了與信息門戶、OA 系統、招標采購系統、國資系統、科研系統、財務系統等的對接與數據共享，消除了數據孤島帶來的不利影響。同時還實現了系統自動生成標準合同，自動提存合同關鍵信息，合同審核、備案、蓋章全記錄的管理模式。

四、高校合同全生命周期管理的推進建議

（一）系統思維，總體構架，以合同管理制度建設為抓手，重視頂層設計

著眼于學校管理的全局和全流程，對合同管理的上下游管理環節進行通盤考慮和整體構架，對不適應合同管理的工作流程進行再造或者修訂。例如D 大學在合同管理新模式的建設中，共計再造或修訂流程110 余項，明確了工作職責和邊界，管理更加流暢高效。

（二）統分結合，區別應對，以合同管理精細化為核心，重視合同管理的實用性和實效性

在合同管理的總體框架和原則下，分門別類地制定了科研類、非科研類，收入類、支出類的歸口管理模式，區分重大合同、一般合同以及標準合同、非標準合同，確立進口設備采購等事項的合同管理流程，提倡針對性管理，在“規范”與“便捷”之間盡量達到微妙的平衡。

（三）重視實施，明確權限，以合同管理務實有效為工作評價導向

除了明確合同簽署授權外，還需要對業務歸口管理部門進行明確授權，以明確職責權限。對合同管理工作進行評價的唯一標準就是能否落地實施，能否得到師生的理解支持，因此還需要特別注重日常溝通。在大量的溝通工作中，既能宣講合同管理的新思路新舉措，求得最大共識，也可以及時修正管理中的不適宜不科學不合理環節，形成內部管理的良性互動。

五、結語

合同，作為連接高校與社會組織和個人的載體，既是高校與外部經濟往來的橋梁和紐帶，也是防范法律風險、維護學校權益的重要支撐和保障。因此，在依法治校工作中推動合同管理工作的規范化、信息化、科學化，是必需和十分重要的舉措。

第一，合同管理既需要“回望歷史”，也需要“面向未來”。這是規范的合同管理體系的一體兩面：既要清理歷史合同，也要科學計劃未來的合同管理。目前，高校對面向未來的合同管理逐漸重視，卻忽視了歷史合同的清理工作，而后者恰恰存在大量潛在的風險。第二，合同本身的質量關系著高校內部治理目標的完成，也是重大風險來臨時的重要保障。合同本身的質量既包含合同文本的質量，也包含著合同管理體系及管理流程等。第三，統籌合同管理，需提高管理者、執行者、業務人員的風險意識和專業水平，要從源頭開始至合同履行結束，在合同管理的各個環節形成有效合力。

全生命周期的高校合同管理模式為高校法治工作提供了一個新的探索實踐，D 大學的合同管理模式經過3 年多的建設，具備了更為豐富的內涵，有力保障了D 大學的各項事業順利發展，謹以此文簡介此做法，以供參考。