新形勢下事業單位會計檔案管理發展探究

佟 博

（作者單位：河北省煤田地質局新能源地質隊）

事業單位加強對會計檔案的管理，有利于促進會計管理工作規范化，從而為單位的健康發展提供有力保障[1]。為此，事業單位必須積極探索和運用與之相適應的各項措施，以更好地進行會計檔案管理，實現對會計檔案資料的綜合利用。

一、事業單位會計檔案管理中存在的問題

2015 年，財政部、國家檔案局修訂了《會計檔案管理辦法》。為彌補電子會計資料方面的不足，財政部、國家檔案局于2020 年3 月發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確了電子會計憑證的報銷和保管方法，這表明我國目前的會計檔案管理是國家體制的一部分，是隨著經濟的發展、會計體制的改革而不斷完善的，但目前仍存在許多問題。

（一）管理體系不完善

2015 年，財政部和國家檔案局聯合印發了新《會計檔案管理辦法》，明確了機關會計檔案管理的基本要求。但筆者調查發現，有些事業單位并沒有按照該制度來制定符合自身實際的管理準則[2]。此外，新《會計檔案管理辦法》也對會計檔案的管理作出了相應規定，但目前許多單位還沒有制定或修改這一管理體系，如歸檔流程、歸檔范圍等未及時更新，會計檔案尤其是電子會計檔案的管理存在隨意性，容易出現錯誤分類、無備份、無法查找等方面的問題，從而影響了會計檔案的正常使用。

（二）會計檔案管理水平普遍較低

近幾年，財政部在全國各地選擇了少數單位進行新的會計檔案管理工作試點，而這些單位也在會計檔案管理的執行上有了初步的思路。但是，未進行試點的單位有很多，就會出現有的單位會計檔案不能達到新《會計檔案管理辦法》的某些規定要求，有的單位還沒有制定出適合自己的會計檔案管理規定。由于單位財務信息化水平不同，會計檔案歸檔的前期流程信息化程度也會不同，這會影響單位會計檔案管理信息化的進程[3]。此外，根據筆者的相關調查結果，很多事業單位自身的經濟業務體量不大，但某些業務需要保密，所以就存在不愿在單位中實施會計檔案信息化管理的情況。另外，國家并未在事業單位的財務信息化方面提出明確的制度要求，這就導致很多事業單位的檔案管理信息化水平較低。

（三）領導層對其不夠重視

在會計檔案管理工作中，有些事業單位管理人員對其不夠重視，未意識到會計檔案管理的重要性。在管理過程中重業務、輕事務，認為只要有足夠的資金支持部門的運轉就可以，沒有把檔案管理放在心上[1]。而管理層對檔案管理工作的不重視就造成了會計檔案管理的經費投入不足、對專業人員的培訓不積極、職能分工不明確等，使新制度的推行受到阻礙，制約了單位會計檔案管理工作的有效開展。

（四）會計檔案管理人員素質較低

目前，大部分事業單位的會計檔案記錄管理員都是財務人員，而日常工作往往側重于核算日常開支。這就需要會計人員既具備管理檔案的能力，又具備檔案管理的記錄能力。但是，很多會計人員只有管理過程的記錄能力，而缺乏管理檔案的能力，使得財務檔案無法得到科學化管理[4]。此外，管理會計檔案長期以來被視為工作輔助資料，管理人員配備不足，加上引進的檔案管理人員未接受過專業培訓，致使單位的會計檔案管理工作效率低下。

二、事業單位會計檔案管理的難點

目前，我國事業單位的檔案管理體制已不能適應財政部對會計檔案管理的要求，特別是財務檔案的信息化程度還不高[5]。以下將對我國事業單位會計檔案管理工作中遇到的難點進行歸納。

（一）對會計檔案管理不夠重視

新形勢下，我國相關政府部門對事業單位會計檔案管理工作的改革和創新提出了新的要求。長期以來，檔案管理系統僅在開展“計劃性工作”時才臨時設立，未形成一套完整的檔案管理工作程序，造成整個機構的管理工作效率低下。同時，由于管理制度不完善，各個職能部門之間無法相互監督，造成檔案信息失真、信息泄露等問題。這些狀況的存在不僅極大地降低了會計檔案工作效率，而且導致工作流程不連貫，使得管理者難以對其進行全面的管理。

（二）無法保證電子化會計檔案的安全性

傳統的會計檔案管理主要依靠紙質材料，經過多年的實踐，在使用和保存上已形成一套行之有效的方法[6]。但是，由于電子商務的快速發展，電子會計檔案數量日益增多，而各單位在運用計算機技術的同時對電子會計檔案的管理缺乏相應的經驗[7]。因此，在儲存、移交、使用過程中如何防范計算機病毒的侵襲，確保檔案完整性、可靠性、不可篡改、不易丟失，是各個事業單位管理者較為關心的問題。一些事業單位有涉及機密的業務，這些業務所產生的文件怎樣管理才能達到保密法規的要求，是管理者更加擔心的問題，導致其不敢實行電子會計檔案管理。

（三）缺少適應新形勢的檔案管理人才

隨著我國會計信息化不斷發展，檔案管理人員必須具備一定的檔案管理能力、會計相關知識以及電子化處理能力，但由于工作環境、管理體制等因素的限制，檔案管理人員對會計知識、資料處理技能的掌握還不夠熟練，綜合素質較低[8]。另外，一些事業單位對會計檔案管理工作不夠重視，沒有對相關人員進行持續教育和培訓，使其業務水平難以提高，很難滿足新形勢下會計檔案工作的需求。

三、新形勢下促進事業單位會計檔案管理發展的策略

加強單位會計檔案管理，尤其是會計檔案的信息化管理，是國家和事業單位內部控制的需要，同時也是現如今電子化時代的需求，更是提高單位履職能力與充分發揮公共職能的前提[9]。由此，在新形勢下必須加強對會計檔案的管理，并提高管理的信息化程度。

（一）加大試點力度，推廣先進經驗

現階段，財政部在試點工作中，要充分提高部屬單位、省級財政部門、檔案管理部門的積極性，創建更多的示范單位，將優秀的案例進行宣傳，并通過相關調研、交流會等活動，將先進的經驗推廣出去。同時，各部門要加強溝通，做好經驗分享與信息溝通等，為推行新的會計檔案管理制度做好準備。

（二）加強管理體系建設，重視新舊制度之間的聯系

制度是指導單位行為的重要基礎，而建立健全會計檔案的管理體制與規范是實現會計檔案規范化的前提。各單位要根據《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》制定出與會計檔案有關的文件歸檔范圍、資料移交、數據保管、查找利用、存儲備份等方面的規定。尤其要注意的是，規范、細化電子會計檔案的管理制度，保證其可靠性以及信息的可用性。另外，國家對新舊制度的銜接也有一定的規定。例如，新《會計檔案管理辦法》要求只保留會計檔案的電子化形式，原則上應當在整個會計年度之初實施，以確保各年度會計檔案的保管形式一致。

科學的管理制度可以保證單位檔案資料的完整性，增強管理者的執行力，保證檔案管理員輸入信息的準確性，從而提高管理者的工作效率，推動檔案管理工作的發展。鑒于此，各事業單位要建立健全檔案管理體系，增強檔案管理人員的業務能力和檔案管理工作能力，確保檔案管理工作正常進行。在信息化時代，單位要充分運用現代技術手段，提高對信息技術的運用水平，以滿足檔案管理中不斷出現的各類需求，從而使單位檔案管理信息化目標得以實現。

（三）提高對檔案管理的重視程度，樹立正確的檔案管理意識

會計檔案的有效管理是事業單位財務工作有效開展的重要基礎。由此，各單位要充分認識到會計檔案管理工作的重要性，提高會計檔案管理工作的質量。同時，在新時代發展趨勢下，各級事業單位要更加注重會計檔案管理體制的改革和創新，并根據時代發展要求加強會計檔案的管理工作，使之更好地滿足單位發展的需要。事業單位的檔案管理工作涉及的領域很多，也很重要，因此，在進行檔案管理時，要讓員工樹立起對檔案管理的正確認識，以保證后續相關工作順利進行。檔案管理人員是事業單位負責檔案管理工作的主要人員，其在實際工作中一定要建立起正確的檔案管理意識，對檔案管理的重要性有清晰的認識，而且要在工作中做到自律、敬業，從而在實際工作中可以更好地監督別人，共同開展檔案管理工作，減少檔案管理中出現的誤差等問題。要想在事業單位中建立起正確的檔案管理觀念，不僅要從檔案管理人員做起，還需要領導的支持和重視。站在領導的立場上，其要更加重視檔案管理工作，這樣就可以從上到下對干部和員工進行引導，讓更多的人認識到檔案管理工作的重要意義，進而為檔案管理工作的順利開展提供保障。

（四）全面加強會計檔案管理的信息化工作

部分事業單位的財務信息化程度較低，制約著會計檔案工作的信息化發展。而要提高單位的管理水平，就需要加快單位財務信息化建設步伐。由于沒有統一的、先進的信息化平臺，下屬單位自行開發既要消耗大量的財力，又不能與上級部門的系統進行數據銜接，導致重復支出。因此，無論是財務信息化，還是檔案信息化，都要求高層管理者更加重視財務工作，加強信息系統的建設，從上到下推廣、試點，這樣才能真正提高單位的會計檔案管理水平。另外，必須充分考慮信息化時代的信息技術和計算機網絡技術在會計檔案管理中的運用，從而提高會計檔案管理的技術含量。

（五）加強對專業人才的培訓

專業能力過硬的檔案管理的人才是做好會計檔案管理工作的基本條件。由此，有條件的事業單位可加大投入力度，引進具有會計能力、檔案管理能力以及信息安全技術應用技能的人才，或者從單位內部選拔適合從事會計檔案信息化管理的人才，通過一系列培訓，建立一支既具備檔案管理能力，又具備信息技術、財務管理等能力的綜合型人才團隊。檔案管理工作的質量對于單位的發展極為重要，所以各級單位要重視提升檔案管理人員對檔案工作的認識與掌握程度，加強檔案管理人員專業技能培訓，促進檔案工作的質量與效率同步提升。

（六）增強會計檔案管理人員的責任感

新形勢下，會計檔案工作人員的素質如何，直接關系到會計檔案的管理效果。在會計檔案管理工作中，必須加強對檔案管理人員的素質教育，增強其在會計檔案管理中的責任意識，使其充分發揮作用，切實做好檔案管理工作。首先，可以根據會計檔案管理工作的實際情況和工作人員的工作業績，展開針對性的職業道德培訓，使其具備足夠的責任感[10]。其次，根據新形勢下會計檔案的管理要求，在增強有關負責人責任意識的同時，建立健全問責機制和激勵機制，以促使會計檔案工作人員具有良好的責任心，從而增強其在工作中的主動性。

（七）加強財務檔案的硬件建設，使會計檔案管理更加規范

會計檔案管理是一項基本的財務管理工作，只有將會計檔案工作做好，才不會影響到單位其他工作的開展。新形勢下，想要加強會計檔案的管理，就必須不斷完善檔案管理的基礎架構，使之逐步規范化。各單位要克服經費和辦公用房緊張的困境，建立專門的庫房、閱檔室，實行兩室分離、專室專用。檔案管理倉庫應具備良好的防盜性能，并配備除濕機、空調、滅火器、溫度計等，以保證倉庫的溫度和濕度適宜，信息檔案不會受潮或被燒毀等，從而使相關人員能夠良好地查閱和使用會計檔案。

四、結語

現階段，事業單位的會計檔案管理過程中還存在很多問題，同時在提高檔案管理質量的過程中也存在諸多難點。新《會計檔案管理辦法》的出臺，給我國事業單位的會計檔案管理帶來了新的機遇。鑒于此，各事業單位需緊抓發展機會，提高對會計檔案管理工作的重視程度，通過加大資金投入力度、加強綜合型人才培養以及劃分明確的職權等措施來完善單位會計檔案管理的具體制度，以此促進該項工作順利完成。