淺析電算化會計檔案管理對會計工作的重要性

岳方彤 馮 華 張 宇 鄒本福(通訊作者) .山東省農業科學院 .山東農學會

會計檔案是會計業務工作中的重要組成部分，是會計核算過程中進行記錄、保存、轉移的，反映本單位經濟往來業務的重要憑據，具體包括會計憑證、總賬、明細賬、訂單、合同、契約、財務報表以及反映經濟業務的相關附件。這些資料是會計業務的重要組成，可以為事業單位的各類經濟活動和重大決策提供依據。當前，隨著計算機技術、網絡技術已全方位深入到管理領域方方面面，會計工作作為經濟管理的重要一環也在發生著深刻的變化，會計檔案的電子化將成為未來發展的主要趨向，而電算化作為會計檔案電子化的主要手段，也必將成為會計檔案電子化的主要驅動力。隨著科研業務的不斷拓展，科研單位必須對其所產生的各種數據進行匯總，并將其整理成檔案，以便更好地掌握其經濟運行情況，預測發展趨勢，作為管理政策調整的依據，提高科研機構的經濟管理水平。同時，加強對科研機構財務檔案的管理，可以更好地發揮其監督作用，使管理部門能夠客觀、準確地了解單位的資產狀況，以便及時、有效地發現單位在運行中出現的問題，并提出相應的對策，從而促進事業單位的健康發展。

一、科研機構會計檔案管理的特征

首先，研究機構的檔案管理與其他事業單位相比，有其自身的特點：在研究機構的會計工作和財務管理中，會形成各種數據，直接生成會計報表，形成會計檔案。會計檔案的內容包括會計賬簿、報表、憑證等，財務檔案是科研單位財務狀況的最真實的體現，它的管理成效對科研單位的經濟發展有著重要的影響。其次，科研單位的會計檔案資料來源十分豐富。在科研機構，不僅有基本的會計賬簿、憑證。此外，研究機構會計檔案的管理也是嚴格的。科研單位對會計核算檔案的管理嚴格，在會計機構核算資料的編制工作中，單位必須對票據核對、復式記賬、項目核算、賬簿記錄等主要內容，都必須加以完整、系統、全面地記載、總結，并使之歸檔。所以強化對科研機構會計核算資料的管理工作，就需要人員具有較強的職業素質。會計核算資料是事業單位財務管理中的一項主要資料，用于事業單位記載、分類、檢查、稽核的重要經濟憑證，是單位工作過程中不可缺少的一部分，是單位統計、分析、查閱、審核等工作的重要基礎，是單位的重要檔案資料。隨著電腦技術的進步，紙張的應用正逐步被無紙化的電子文檔取代，會計文件的管理模式也將發生改變。如何有效地保護和科學地利用好會計檔案，是財務工作者必須認真研究和思考的問題。

二、信息時代下會計檔案管理面臨的新問題

2015年，財政部、國家檔案局聯合發布了《會計檔案管理辦法》，明確規定了會計檔案管理中電子數據的法律地位和效力。在信息化背景下，會計檔案管理由紙質媒介向電子數據轉變將是未來發展的主要趨勢。事業單位將面臨硬件設備升級、軟件系統采購、會計人員培訓等一系列問題。此外，事業單位還將存在以下新問題：

(一)財務檔案管理意識不強

在科研機構的內部控制建設中，人們普遍忽視了對單位檔案的管理，把檔案的管理看作是單純的搜集、儲存，更談不上對其進行科學、高效的使用與管理。目前，很多研究機構并沒有建立專門的財務檔案管理制度，只是在收集、整理、保管、使用、鑒定、銷毀等各個方面，都只是參照相關的法律，并未制訂出符合我國國情的具體實施方案。會計檔案往往會因為會計人員工作能力、工作態度、工作細節等因素出現缺失、錯誤等問題；部分單位僅重視紙質會計憑證、會計報表、會計賬簿等，而對電子檔案缺乏備份、存儲等管理制度。

(二)會計檔案收集整理不規范

每一筆會計業務都有相應的會計憑證，因此，會計憑證的規范化整理非常重要。只有形成規范的會計憑證，才能保證賬務處理的完整、準確。但在日常工作中，很多財務軟件系統僅能在系統中錄入電子信息，卻無法在系統中對原始單據的真偽進行核驗。導致原始單據和記賬憑證在裝訂、保存過程中出現不一致的情況，造成了會計檔案的混亂。此外，由于會計檔案管理人員缺乏專業知識，會計檔案管理意識不強，工作責任心不強等原因，導致會計原始憑證粘貼不規范，粘貼位置不準確，會計記錄不規范；單據次序錯誤、單據遺失、資料不完整、關鍵信息不準確、不規范的裝訂，不規范的包角區等現象。從而降低會計檔案的準確性和完整性。

(三)會計檔案制度不健全

當前，會計檔案管理制度不健全，歸檔不規范，信息化程度低；工作人員業務素質較低，會計檔案管理水平較低。因此，建立一套科學、合理、規范的財務檔案管理制度是十分必要的。即從保證財務檔案完整、安全、準確入手，加強財務檔案的科學管理和有效利用。在科研機構中建立一套完善的財務檔案管理制度具有以下作用：一是能保證會計資料的真實完整。科研單位在進行經濟活動時形成的原始憑證等會計資料是開展一切經濟活動的依據，建立完善的財務檔案可以確保會計資料完整；二是能確保科研活動順利進行，財務資料記錄了科研活動中所有收入與支出情況，能夠體現科研活動中全部經濟活動情況。

(四)事業單位財務檔案數據不完整

目前，我國一些單位在推行會計檔案管理時，存在著檔案信息不完整的問題。有的單位僅注重會計憑證、賬簿、報表等資料的整理，而忽略了會計檔案資料和有關資料的收集和存檔；還有一些單位雖然對檔案數據的收集給予了高度的關注，但是在從會計部門到檔案管理的過程中，由于缺少相關的銜接，無法對會計檔案資料進行有效檢索。

三、事業單位會計檔案歸檔整理的新思路

(一)收集和分類工作

由于事業單位會計檔案的重要性較為突出，因此，在實際工作中需要加強對事業單位會計檔案歸檔整理新思路的了解和認識，融入新型的工作技術以及工作模式，提高會計檔案管理的效果與水平。在實際實施時需要做好數據的傳輸以及共享工作，并且還要加強對文件資料的監管力度，防止會計檔案出現遺失或者是不符合實際情況的問題，影響后續檔案收集整理效率的提高。在實際工作中要確保會計檔案能夠具備完整性的特征，在此基礎上更加有序地進行后續的分類保存，從而為后續會計檔案的查閱奠定堅實的基礎[3]。特別是對于反映事業單位當前重要經濟決策和運行模式的會計檔案來說，要更加重點地進行歸檔，防止對后續使用造成一定的影響，并且要特別注意檔案的有效保存，將一些紙質檔案快速地錄入到信息化平臺中，從而實現有效的保存。在事業單位發展進程中，會計檔案的產生量會不斷增多，因此，在實際工作中要貫徹落實責任制度，更加科學有序地進行文件分類以及排列。比如，在進行會計檔案排列工作中可以按照時間的順序進行有效的整理，防止出現重復整理的問題，并且以文檔的重要性原則作為主要的工作效率衡量標準，提升檔案管理的效果以及質量。

(二)編制和裝訂

在實際工作中，會計電子檔案和相應的紙質版檔案應互為印證。在電子檔案的打印、編制和裝訂過程中，要進行檔案編號的有效性識別，需要建立完整的編碼方法和代碼管理方法，嚴格按照排列順序來規范這一流程。此外，還需要加強對檔案編號的有效性優化，根據事業單位當前的發展現狀以及對會計檔案管理的要求來進行歸類。在我國所出臺的檔案管理新規則中對于編號的結構進行了統一性的規定，因此，需要加強對這一文件的研讀以及分析，為后續查閱工作提供諸多的便捷，按照統一的格式進行集中性的管理。在進行文檔裝訂時，一般每份文件為一件文件正本和定稿為一件，嚴格進行歸類管理。

四、從電算化角度看會計檔案的管理策略

(一)要從思想上加強會計核算檔案的信息化建設

要強化會計檔案的信息化建設，就需要提高思想認識，提高信息技術水平，提高會計檔案的質量。單位要把會計工作放在首位，強化財務管理，對財務管理人員、財力、物等方面給予必要的支持，并及時更新財務管理環境，并對軟件進行定期更新。要將會計電算化歸檔與會計電算化工作結合起來，建立和完善會計電算化檔案，從檔案的移交、收集、整理、歸檔、存檔、檔案管理的整個鏈條中實現檔案管理的標準化。建立會計檔案工作領導機構，提高財務人員對《會計檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與管理規范》的認知要求，使其更好地了解會計檔案，提高會計檔案的質量。

(二)從制度上規范會計檔案的電子化

要實現會計檔案的信息化，必須有完善的制度保障，參考《會計電算化檔案管理制度》《會計電算化檔案庫房消防安全管理制度》《會計電算化檔案保密制度》，《會計電算化檔案立卷歸檔制度》等，要加強與會計核算工作的實際聯系。比如，《會計電算化檔案管理制度》，在檔案管理方式、檔案責任主體、檔案保管條件等方面，都有明確的規定。此外，要有一個定期的賬目備查系統。會計檔案人員要有備份意識，堅持要按時備份財務數據，并記錄備份的時間、人員、數量和方式，并定期備份，并定期拷貝電子記錄資料，避免由于介質的破壞而造成的損失。嚴格執行會計電算化的文件借閱程序與權限管理。嚴格審核借閱程序，不得將財務資料磁盤卷從檔案室帶走。在沒有得到單位主管領導的許可或同意的情況下，不得查閱程序文件、數據結構文件等。

(三)從程序上完善會計核算檔案的電子化

電子會計檔案是伴隨著社會經濟的快速發展和信息技術的發展而出現的。與傳統的紙質會計文件一樣，電子會計檔案作為一種會計資料的載體，是一種記載科研單位經濟行為的憑證。新《會計檔案管理辦法》在《會計檔案管理辦法》中增加了電子檔案的歸檔、保管等內容，在確保電子文件的合法有效性的基礎上實現電子文件的電子化。同時，與傳統的紙質文件相比，會計檔案的信息存儲更加方便。同時，電子文件可以方便地查詢，節約時間，而且可以最大限度地降低人為的損失，并對檔案進行有效的保護。研究機構要與時俱進，從檔案管理的范疇、內容和特點出發，根據檔案管理的具體情況，建立與單位檔案管理相適應的檔案管理的需要，并根據檔案管理的特點，建立與本單位檔案管理、保存、使用相適應的檔案管理信息系統。

(四)現代化檔案管理技術的運用

事業單位會計檔案的數字化管理離不開各種現代化技術的支持，比如，數字虛擬化管理技術、高微縮數字化管理技術、網絡技術等，其中網絡似乎能夠通過虛擬化信息儲存、處理事業單位會計信息，借助于互聯網，事業單位會計檔案管理不僅能夠獲得多個方面的資源，提高了會計檔案資料的豐富度，而且還大大提高了會計檔案查詢、應用的便利性。高微縮數字化管理技術的應用有效解決了傳統紙質文件體量大、內容混亂的問題，同時高微縮數字化管理技術的應用提高了事業單位會計檔案圖片資料的管理效果，避免了褪色的現象。通過融合多媒體技術，事業單位會計檔案信息的檢索速度和覆蓋面大大提高的同時，還能夠為檔案資料用戶提供圖文并茂、聲響并存的信息。另外，隨著網絡與計算機技術的快速發展，密碼技術、語音識別技術以及指紋識別系統技術等也逐漸應用到事業單位會計檔案管理工作中，大大提升了事業單位會計檔案信息、文件管理的安全性，語音識別技術的應用還能夠實現會計檔案資料的自動歸類、存檔，大幅度提升了事業單位會計檔案管理的工作效率。此外，利用信息技術，事業單位會計檔案能夠進行實時共存、共享，在為事業單位會計檔案開發、利用創造有利條件的同時，也有效推動了檔案事業在數字化背景下的進一步發展。

(五)強化數字化會計檔案的重點管理工作

事業單位會計檔案實現數字化管理雖然能夠提升檔案管理水平，但是同時會面臨很多新的問題，例如，電子文件很容易被損壞，而且一旦損壞很難被找回、恢復，造成的損失不可估量，對事業單位的發展會產生不良影響。因此，在事業單位會計檔案實現數字化管理的前提下，必須要對其中的重點環節進行強化控制。要確保會計檔案整理和管理的書面化與電子化同步、全面化與專業化協同發展。換句話說，就是在事業單位會計檔案管理的過程中要求事業單位各部門都參與檔案數字化管理工作中來，在檔案文件的形成、收集、整理和審核、歸檔、移交等檔案管理的全過程相互配合。另外，事業單位在電子檔案保存過程中，相關的紙質檔案也要保存好，雙管齊下，相互配合，多種途徑保證事業單位會計檔案信息的完整。

五、結語

會計檔案電子化是會計檔案管理的一個趨勢，加強會計電子檔案工作的管理是現實需要，是會計監督、財務分析、領導決策的基礎。要強化會計電子檔案管理，增強檔案管理能力，增強檔案工作效率，為科學研究工作提供有力的支持和服務。