企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)踐

□ 杭州 周芳芳

“十四五”規(guī)劃提出：“加快數(shù)字中國(guó)的建設(shè)，全面推動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和管理方式的轉(zhuǎn)變。”隨著新一輪技術(shù)革命的發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字技術(shù)對(duì)經(jīng)濟(jì)的拉動(dòng)作用越來(lái)越明顯。企業(yè)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的重要主體，它的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。從我國(guó)目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，行政管理方面的問(wèn)題不僅會(huì)對(duì)提高企業(yè)的效率有很大的影響，而且對(duì)企業(yè)的發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。因此，企業(yè)必須通過(guò)數(shù)字技術(shù)來(lái)進(jìn)行行政管理制度的創(chuàng)新，以求達(dá)到降低成本、提高效率的目的。由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容非常豐富，所以在實(shí)際中運(yùn)用數(shù)字技術(shù)的可能性也很大，在實(shí)踐中可以得到一定的經(jīng)驗(yàn)和思考。本文重點(diǎn)探討了企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義和實(shí)踐，以期能對(duì)企業(yè)的行政管理改革有所啟發(fā)，從而為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供參考。

一、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義

1.有助于解決現(xiàn)有行政管理弊端。從目前的行政管理現(xiàn)狀來(lái)分析，目前的管理體制不完善、效率低下、管理人員素質(zhì)低下等問(wèn)題，既歸咎于企業(yè)傳統(tǒng)行政管理工作特點(diǎn)，也取決于企業(yè)的戰(zhàn)略與發(fā)展愿景。將數(shù)字技術(shù)引入到企業(yè)的行政工作中，可以很好地處理一些常規(guī)系統(tǒng)所面臨的問(wèn)題。由于傳統(tǒng)的行政系統(tǒng)過(guò)分依靠人工，造成了很多的管理負(fù)擔(dān)，在實(shí)施了數(shù)字化行政的改革之后，一些部門可以進(jìn)行自動(dòng)化的管理。在過(guò)去的幾年里，政府的行政工作主要依靠個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和判斷力。傳統(tǒng)的企業(yè)管理大多依賴OA等，其功能不強(qiáng)，缺乏人性化，而采用數(shù)字技術(shù)可以很好地克服這種不足。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理數(shù)字化并非是一種巧合，它已成為現(xiàn)代公司實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)發(fā)展的必然選擇。

2.有助于提升行政管理效能。在企業(yè)數(shù)字化行政管理的改革中，主要是借助數(shù)字平臺(tái)來(lái)提高企業(yè)的行政管理效率。一些企業(yè)的行政審批程序太繁瑣，要經(jīng)過(guò)一輪又一輪的審批，這就造成了管理的低效。在建立了數(shù)字化平臺(tái)之后，盡管相關(guān)的審批流程并未發(fā)生變化，但在線審批可以節(jié)省大量的人力、時(shí)間，提高了工作效率。例如，企業(yè)印章的管理，利用數(shù)字化的平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的保管，在線的流程，審批批準(zhǔn)后，可以用印機(jī)進(jìn)行蓋章。而數(shù)字平臺(tái)則能有效地促進(jìn)企業(yè)各部門的協(xié)作。隨著企業(yè)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，各部門間的信息交流將不再是一座“孤島”，可以通過(guò)數(shù)字平臺(tái)進(jìn)行信息交流，提高交流的效率，同時(shí)，各部門間的合作也會(huì)更加順利，這對(duì)提高企業(yè)的行政管理效率有著很大的作用。

3.有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效目標(biāo)。在世界范圍內(nèi)，隨著世界經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)為了保持自身的活力，應(yīng)制定明確的降低成本和提高效率的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。高成本和低效率已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，必須通過(guò)數(shù)字技術(shù)來(lái)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。數(shù)字化行政管理可以有效地減少企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。由于企業(yè)行政管理會(huì)受到經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)影響，所以在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，行政費(fèi)用也是一項(xiàng)很大的開(kāi)支，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)可以達(dá)到控制成本的目的，減少整個(gè)經(jīng)營(yíng)的費(fèi)用。數(shù)字化行政管理也是達(dá)到效率效益的根本。隨著數(shù)字化行政管理的改革，把繁重的工作交由數(shù)字技術(shù)處理，提高了行政管理效率，從而提升了企業(yè)的總體效益。

二、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)踐案例

1.數(shù)字化制度管理。在傳統(tǒng)的企業(yè)制度管理中，存在著制度不規(guī)范、管理困難等問(wèn)題，推行數(shù)字化管理模式，既能有效地解決這一問(wèn)題，又能使管理工作更便捷、更迅速。一是對(duì)企業(yè)的各種系統(tǒng)進(jìn)行了分類和識(shí)別，使系統(tǒng)的查詢更為便捷。二是實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上系統(tǒng)的發(fā)布和傳遞，提高了行政效能，加速了系統(tǒng)的工作實(shí)施。三是實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上系統(tǒng)的分析和評(píng)估，既方便了系統(tǒng)的制定，也方便了系統(tǒng)的實(shí)施。J公司企業(yè)采用EBPM系統(tǒng)的數(shù)字化系統(tǒng)，積極推動(dòng)了數(shù)字化行政的實(shí)踐。在制度編制階段，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容的自動(dòng)轉(zhuǎn)換、文件條款的共享和協(xié)作，在系統(tǒng)的管理方面，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)在線發(fā)布和查詢，并設(shè)置了不同的權(quán)限，以確保系統(tǒng)的安全。在系統(tǒng)評(píng)估階段，通過(guò)動(dòng)態(tài)評(píng)估，不斷優(yōu)化系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的效能。自從建立了數(shù)字化的管理平臺(tái)，系統(tǒng)的管理問(wèn)題得到了有效地解決，也得到了進(jìn)一步的改善。此外，企業(yè)數(shù)字化行政管理應(yīng)用場(chǎng)景主要包括空間管理數(shù)字化場(chǎng)景、員工連接數(shù)字化場(chǎng)景、后勤服務(wù)數(shù)字化場(chǎng)景等，為企業(yè)的行政管理工作帶來(lái)極大便利。

2.數(shù)字化采購(gòu)管理。從現(xiàn)代企業(yè)的采購(gòu)管理狀況看，目前我國(guó)企業(yè)的采購(gòu)管理中，存在著較高的采購(gòu)成本和管理松散的問(wèn)題。尤其是在某些企業(yè)的采購(gòu)過(guò)程中，由于沒(méi)有健全的采購(gòu)管理程序，導(dǎo)致了采購(gòu)管理的混亂，部分企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程不明朗，加大了采購(gòu)管理的難度，當(dāng)前許多企業(yè)的采購(gòu)管理都是通過(guò)OA、ERP等軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這就導(dǎo)致了管理的低效。從這一點(diǎn)可以看出，在企業(yè)中實(shí)施數(shù)字化采購(gòu)管理系統(tǒng)是一種必然趨勢(shì)。例如，J公司采用了數(shù)字行政采購(gòu)系統(tǒng)，體驗(yàn)非常好。本系統(tǒng)包含八個(gè)功能模塊，既可以管理采購(gòu)需求，也可以管理訂單，還可以管理供應(yīng)商和合同。本系統(tǒng)的主要功能是在系統(tǒng)的日程表中設(shè)置采購(gòu)任務(wù)，并對(duì)采購(gòu)任務(wù)進(jìn)行智能提醒，智能分析，通過(guò)對(duì)采購(gòu)金額變動(dòng)趨勢(shì)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，使管理者清楚地了解支出成本，通過(guò)對(duì)B2B付款的支持，實(shí)現(xiàn)了在線的金融支付，有效地解決了行政代付的問(wèn)題。采用了數(shù)字采購(gòu)制度，企業(yè)的采購(gòu)成本支出更合理，行政管理也更具科學(xué)性。

3.數(shù)字化固定資產(chǎn)管理。企業(yè)要想獲得良好的發(fā)展，必須進(jìn)行有效的固定資產(chǎn)管理。一方面賬實(shí)不符，導(dǎo)致了固定資產(chǎn)的損失。在大公司中，行政人員要管理數(shù)千項(xiàng)固定資產(chǎn)，很難清點(diǎn)，很容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)的真實(shí)數(shù)額與賬目不符的現(xiàn)象，這種情況，很容易導(dǎo)致公司的虧損。另一方面固定資產(chǎn)的管理不規(guī)范，導(dǎo)致了閑置和浪費(fèi)。主要是由于固定資產(chǎn)登記、使用等方面的薄弱，導(dǎo)致急需物資找不到，常用物品無(wú)存貨。而數(shù)字資產(chǎn)管理方式就是很好的解決辦法。通過(guò)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行數(shù)字化管理，使企業(yè)的行政管理工作有了很大的提高。一是實(shí)現(xiàn)了自助登記、提取固定資產(chǎn)。員工本人可以使用軟件進(jìn)行注冊(cè)、領(lǐng)取，并設(shè)置回車提示。二是即時(shí)查詢。在每個(gè)固定資產(chǎn)上都有二維碼，通過(guò)手機(jī)掃描就能了解到資產(chǎn)的詳情。三是聯(lián)合清點(diǎn)，提升工作效率。實(shí)現(xiàn)了部門清點(diǎn)、員工清點(diǎn)，降低了管理人員的工作量。通過(guò)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行數(shù)字化管理，使公司的資產(chǎn)增值得到了有效地提高，并在一定程度上促進(jìn)了公司的行政管理信息化。結(jié)合實(shí)際的工作內(nèi)容分析，數(shù)字化固定資產(chǎn)管理邏輯可以用下圖表示。

4.數(shù)字化活動(dòng)管理。企業(yè)數(shù)字化活動(dòng)，既能反映公司的文化，又能提高員工的工作熱情。在傳統(tǒng)的行政管理方式中，行政人員往往無(wú)法有效地進(jìn)行活動(dòng)的溝通，從而導(dǎo)致活動(dòng)的效果不理想，還有一些問(wèn)題，例如，職工的參與度較低，形成“形式主義”。這樣一來(lái)，公司的活動(dòng)就失去了意義，會(huì)起到反作用。所以，在現(xiàn)代企業(yè)中，必須積極地進(jìn)行數(shù)字化的經(jīng)營(yíng)管理。J公司引進(jìn)了數(shù)字活動(dòng)管理系統(tǒng)，收獲了很好的應(yīng)用效果。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通知和群內(nèi)交流，有效地提高信息溝通效率。同時(shí)，通過(guò)移動(dòng)簽到、多場(chǎng)景直播等形式，讓員工能夠有更多的選擇來(lái)參加，提高了員工的積極性。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)上的收費(fèi)管理，使收費(fèi)更方便、更靈活，有利于活動(dòng)的順利進(jìn)行。通過(guò)實(shí)施數(shù)字活動(dòng)管理，企業(yè)參加活動(dòng)的人數(shù)不斷增加，有效地調(diào)動(dòng)了員工的工作熱情，并在實(shí)踐中形成了良好的企業(yè)文化。這種管理方式具有人性化、智能化的特點(diǎn)，使行政工作的水平得到提高。

圖 數(shù)字化固定資產(chǎn)管理邏輯

三、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的思考

許多企業(yè)在實(shí)施數(shù)字化行政管理方面的嘗試取得了良好效果，既改變了傳統(tǒng)的行政管理方式，又提高了行政管理工作效率。

1.數(shù)字化理念轉(zhuǎn)變是基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展，應(yīng)積極走數(shù)字化的道路，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。一方面，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者必須全面了解數(shù)字化行政。數(shù)字化行政不僅要運(yùn)用數(shù)字系統(tǒng)，還要把數(shù)字規(guī)劃建設(shè)到整個(gè)行政工作中去，有目的地推動(dòng)數(shù)字化行政管理的創(chuàng)新進(jìn)程。同時(shí)，企業(yè)高層管理者也要正視數(shù)字化轉(zhuǎn)型所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，確保行政管理工作效率的提高。另一方面，要樹(shù)立正確的數(shù)字發(fā)展觀念，順應(yīng)時(shí)代潮流。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，數(shù)字化發(fā)展的理念不能只停留在理論上，而是要把數(shù)字化理念真正落實(shí)到實(shí)踐中去。根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)和數(shù)字技術(shù)的變化，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

2.數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用與融合是樞紐。為了達(dá)到最佳的效果，必須將數(shù)字技術(shù)與企業(yè)的行政管理相結(jié)合。一是針對(duì)企業(yè)的管理需要，加大對(duì)數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用和創(chuàng)新。在引入數(shù)字技術(shù)的過(guò)程中，企業(yè)不能脫離現(xiàn)實(shí)，必須將相關(guān)技術(shù)與企業(yè)的需求相適應(yīng)，避免造成資源的浪費(fèi)。二是建立健全的行政管理信息化平臺(tái)，根據(jù)行政管理的現(xiàn)狀、需求和目標(biāo)，對(duì)行政管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)采購(gòu)的第三方平臺(tái)也要進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。