大數據時代高校圖書館信息資源采購的供應鏈管理研究

陸燕珍 （柳州鐵道職業技術學院，廣西 柳州 545616）

在大數據時代，信息資源和用戶信息需求的變化，促使圖書館無論在服務方向還是服務模式上都發生了巨大變革，館員的信息服務能力也得到了快速的提升。大數據時代為圖書館提供了更大的發展空間，賦予了傳統圖書館新的工作職能，特別是“互聯網+”時代使圖書館可以擁有更加豐富的信息資源，通過對信息資源采購進行供應鏈管理，可以拓寬采購渠道，完善采購體系，擁有更加先進的服務模式和服務手段，促使圖書館能因此更好地發揮作用。

1 大數據時代高校圖書館信息資源采購的新變化

1.1 選擇面寬，采購多樣性

在大數據時代，圖書信息資源豐富，一方面，為高校圖書館信息資源采購提供了多樣化的選擇，但是另一方面，市場上的圖書信息資源水平參差不齊，且互聯網上的圖書供應同質化現象嚴重，虛假信息眾多，這就會使高校在采購過程中陷入選擇難題。當前，部分高校圖書館信息資源采購還停留在依靠采購人員進行采購的方式上，沒有對網絡信息化技術進行有效利用，對供貨信息如圖書物資的價格、數量和供貨時間等的掌握程度不足，且自身所掌握的供貨渠道有限，影響了圖書信息資源采購工作的開展[1]。同時，圖書采購過程尚未實現完全信息化，存在業務內外部協同水平低的問題，庫存缺乏全過程管理，出現了呆滯庫存及斷供風險等痛點。此外，傳統的圖書采購環節復雜，采購周期長，這就需要高校轉變圖書信息資源采購方式。評價一本書好不好、喜歡不喜歡、需要不需要，最有話語權的就是廣大讀者，因此高校若是不能貼近學校師生閱讀需求，了解師生的閱讀偏好，就難以實現精準的采購定位，缺乏靈活的供應鏈管理，不能與書店、電商等渠道進行默契配合。作為傳統采購模式的有益補充，高校開展“你選書我買單”的采購模式，高校師生讀者用讀者證可以直接從書店借閱到喜愛的圖書，并由學校圖書館支付圖書費用，是一種圖書所有權歸圖書館所有的一種圖書采購模式，力圖讓更多師生讀者第一時間從圖書館渠道接觸到心儀的圖書，更好地營造了書香氛圍。

1.2 采購資金管理強化

在傳統的采購管理模式下，高校圖書館信息資源采購資金的管理模式相對粗放，對采購預算資金的使用過程缺乏有效的監管，因此容易導致采購資金使用效率不高。一方面，高校圖書資源采購制度不夠完善，沒有獨立的預算管理機制，采購流程復雜且效率低，造成采購所需成本較高。另一方面，高校圖書信息資源采購的預算執行效率低，存在政府采購執行效率低，線下編制招標、采購文件不統一或欠缺規范，評審易出現算數性錯誤等問題。傳統圖書采購周期長、效率低、質次價高等問題在一定程度上影響了執行進度。靠人工線下的方式進行溝通、采購執行、結算，不僅需求管理和識別管理難度大，且成本高、效率低，難以發揮集采優勢。在大數據時代，高校圖書資源采購是市場經濟條件下提高高校資金使用效益、推進高校治理能力現代化的一項重要舉措。在供應鏈管理下，高校需要提升圖書信息資源采購資金的使用效率，加強高校圖書館信息資源采購制度建設，細化采購人主體責任，在嚴格落實節用裕民的要求下，對屬于高校圖書館采購范圍的項目，實現應采盡采、應統盡統。

1.3 電子書沖擊，采購需求減少

傳統圖書館長久以來在讀者心中營造的學習氛圍和對讀者的文化影響在短期內不可能消失，讀者對傳統圖書館的需求就是圖書館得以生存的基礎。然而，處于當前這一信息高速發展的時代，由于電子圖書便于閱讀和攜帶，還能節約圖書館的存儲空間，減少圖書管理人員的工作量，因此網絡購物與電子書逐漸得到普及，對圖書館實體圖書資源這一傳統信息資源造成了巨大的壓力與沖擊。比如訊飛有聲書作為一款電子閱讀器，從用戶角度出發，由26位主播的真實聲線及普通話+方言+4種外語的強大組合，直接涵蓋了絕大多數用戶的日常需求，而且6英寸的小巧外觀和155g的超輕分量，將便攜度直接拉滿。在此影響下，高校師生大都通過電子閱讀或者網絡平臺查找資料，使傳統的紙質圖書使用率降低，從而導致高校圖書采購減少。相比于網絡閱讀，人的交互是圖書館獨有的優勢，從這一優勢出發，將單一的主顧關系延伸，定期開展讀書沙龍、讀書展覽等活動，能夠增加圖書館人情味和受眾參與感，把游者變為讀者，進而將流量轉為留量才是長久之計。

2 高校圖書館信息資源采購引入供應鏈管理的必要性

2.1 拓寬采購渠道

在大數據時代，隨著社會信息化和數字經濟的發展，高校師生對世界各領域的探知欲逐漸上升，但是高校傳統的圖書信息資源不足以滿足學校師生讀者的閱讀需求。此外，由于高校圖書館的庫存資源和采購經費不足，經常有讀者無法找到自己想要閱讀的圖書[2]。通過供應鏈管理重新設計圖書館信息資源采購，拓寬圖書館信息資源的采購渠道，滿足學校師生的閱讀需求。高校圖書館信息資源引入供應鏈管理，需要主動作為，積極協調各方資源，采取幫助批發企業與重點生產企業溝通聯系、出具購貨證明等多種措施，拓展采購渠道，最大限度地滿足高校師生閱讀需求。數字化采購是一項復雜的系統工程，從最初級的渠道數字化，到流程管控數字化，再到供應商管理數字化，高校可以不斷優化圖書館信息資源采購管理方式。

2.2 降低采購成本

戰略采購是供應鏈管理視角下物資采購的一種形式，采用數據分析的采購管理方法，能夠有效控制采購成本。對于高校圖書館信息資源采購而言，運用供應鏈管理下的戰略采購手段可以降低采購成本，與供應商建立直接采購關系，并建立合格供應商庫動態優化采購源。高校圖書館建立集中采購模式，根據圖書業務板塊市場訂單需求適時詢價、定期采購，根據價格波動預測，并進行戰略采購。同時，在綜合運用調閱資料、采購項目抽檢、調研訪談等傳統方式的基礎上，充分發揮信息化采購優勢，利用大數據采購預警監督平臺，主動發現、精準定位、橫縱對比疑點數據，以數智賦能政府采購管理質效。高校圖書館應用供應鏈采購管理系統，可以通過有效整合供應鏈，圖書館采購人員在進行采購前先向圖書供應商咨詢好圖書資源的價格，從而選擇購買性價比較高的圖書[3]。除此之外，堅持問題導向，靶向聚焦師生急難愁盼和采購環境指標評價指數，通過調研走訪、明察暗訪、體驗式巡察等方式，深入采購成員單位巡察影響采購環境建設的隱形變異問題和深層次問題癥結，著力打通采購環境的梗阻。此外，還可以通過精簡采購人員數量，減少圖書館采購的人工成本，減少工資支出，進而降低圖書館信息資源采購成本。

2.3 完善采購體系

合理的采購體系能夠實現質量和效益的提升，高校圖書館信息資源引入供應鏈管理，能夠以合適的價格采購到滿足師生閱讀需求的圖書，提升圖書館服務水平。隨著現代采購管理體系建立，電子保函應運而生成為新經濟形態，加快保證金形式從現金向保函轉變的進程，可有效解決效率、成本、安全等諸多交易環節“痛點”問題，在促進采購過程監管、構建供應鏈信用體系、規范招投標市場等方面發揮了一定作用。加快推廣電子圖書在采購領域的應用，能夠深化高校及公共交易平臺的合作對接，促進高校與產業鏈實現深度融合，圍繞師生閱讀需求不斷豐富閱讀場景，致力于為讀者提供更加高效便利的閱讀服務，助力實體經濟降本增效。完善高校圖書館信息資源采購體系，有利于提升采購資金的使用效率，調節高校圖書館圖書的數量和品類，通過大數據分析，秉持以用戶為中心的采購原則，通過個性化采購為學校師生讀者提供個性化的閱讀服務。

2.4 精簡采購流程

一方面，在日常采購中，大量的采購需求由高校圖書館業務部門發起并付款。但過去很多業務人員缺乏預算意識，導致業務部門在沒有足夠預算的情況下發起了采購流程，結果到簽合同、付款時才被財務告知預算不足。另一方面，有時候高校圖書館業務部門會在線上采購平臺提前查好需要采購的目標圖書資源，然后將截圖發給采購部，再由采購人員去重新檢索、下單。由于高校需要采購的數量眾多，有時甚至會出現一天發送幾百個截圖的情況，這樣重復檢索、再下單的過程會浪費大量的人力與時間。因此，高校應當在圖書館信息資源采購過程中優化圖書資源采購流程，結合師生閱讀需求和項目特點，對采購物資的數據進行分析，并在此基礎上合理配置采購資金，加快學校財務的資金周轉效率，降低財務風險發生概率，并使高校圖書館的采購資金利用率提升[4]。高校通過VOP智能采購系統，運用云計算、大數據、電商平臺技術、財務管理技術將事前預算編制、計劃備案、事中線上采購、事后履約驗收以及資產入庫等環節進行全流程數據打通，實現了圖書信息資源采購全流程數字化。高校采購人員在系統中發起采購需求時，不僅能夠直接看到對應圖書采購的剩余預算，還能夠在選好圖書后直接發起審批流程交由采購審批，付款時預算不足、重復檢索下單的情況也徹底成為了過去式，大幅提升了采購工作的效率。

3 大數據時代高校圖書館信息資源采購管理對策

3.1 加強網絡采購，優化供應鏈架構

在電商模式出現以前，傳統采購主要依靠線下渠道，采購人員需要前往不同的商場店鋪詢價，確認供應商后再下單，交付完成后開具發票進行付款。在當時，采購人員選擇圖書的余地很小，要取決于供應商是否有貨、有什么種類的圖書。到了后期，有些供應商會為其提供稍微多一些的選擇，但這樣的采購方式不僅會耗費采購人巨大的精力，而且商品選擇范圍有限、價格透明度也很難保障。在大數據時代下，高校可以加強網絡采購，打造采購信息化平臺，優化高校圖書館信息資源采購供應鏈架構。隨著數字化技術和供應鏈協同的不斷發展與成熟，高校對圖書資源采購信息化數字化的需求也越來越高。因此，在大數據時代下，高校可以構建圖書資源采購信息化平臺，強化對供貨信息的掌握程度，構建全電子、全流程、全覆蓋的物資數智交易系統，實現物資采購業務全流程數字化，全過程數據可追溯，提升信息準確率和透明度，達到合規高效運營。數智交易系統通過實時維護成本相關數據，結合采購成本優化算法模型，可以提供智能成本輔助決策方案，從而提升決策效率，降低采購成本[5]。同時，系統通過實時監控交易全流程庫存信息，結合BOM、生產計劃數據，對圖書庫存進行提前預警，可以實現源頭治理，減少庫存處理成本。并且，數智交易系統可對圖書采購計劃和庫存實現實時跟蹤，并結合庫存優化算法模型，協助采購實現需求智能輔助決策。通過搭建圖書信息資源采購信息化平臺，整合價值鏈上下游資源，可以提升物資供應鏈數字化運營水平，助力高校實現供應鏈生態降本共贏。

3.2 多方協同采購，發揮供應鏈優勢

高校在進行圖書信息資源采購前不僅需要進行實際需求調研和采購方案制定，還要對圖書信息資源的價格進行對比，采購環節較為復雜，因此，高校單獨進行采購會影響采購工作效率。在大數據時代，高校可通過構建多方協同采購模式，統計學校需要采購的圖書品類，并清點已有的圖書資源。一方面，各高校之間可以開展圖書調配工作，減少不必要的圖書采購，通過與其他高校和供應商合作，優化高校圖書館館藏資源，并通過價格協商，有效降低圖書采購成本。另一方面，在供應鏈管理視角下，高校可以選擇與專業化貿易公司開展長期合作，通過持續性的采購獲得一定的采購優惠，降低高校圖書信息資源采購成本，控制圖書館庫存數量。高校應該持續優化供應鏈管理系統，加強對計劃、采購、制造、物流等基本環節的管理，提高供應商、制造商、倉儲、物流、渠道商之間的協同共生能力[6]。在業務操作方面，高校圖書館采購部門應建立完善的供應商管理體系，培養積累一批優質供應商，同時對原材料市場持續保持關注，根據業務情況及時選擇最優采購方式，確保采購價格公平透明、科學合理。此外，高校依托采購平臺，可以打通采購鏈條數據和業務壁壘，打造行業級協同采購平臺，將圖書采購、倉儲物流、數據、金融等服務連接起來，融合貫通、擴展業務上下游，壯大協同生態圈，形成高校采購供應鏈并聯生態圈。同時，圍繞供應商產業鏈進行相關多元化采購拓展，不僅能夠擁有更專業的能力和更強的資源優勢，還能通過供應鏈協同的精細化運作，以科技為采購賦能，以降本為高校增效，創造更大的協同價值。

3.3 多元精準采購，提升供應鏈活力

在大數據時代，高校圖書館既要充分利用網絡采購信息化平臺，采購優質圖書信息資源，也要做好師生閱讀偏好調查，運用大數據技術、人工智能技術等對高校內部的閱讀需求進行深度分析，結合圖書館館藏資源和采購資金等要素制定精準的圖書資源采購方案，在滿足學校師生讀者個性化需求的基礎上，使圖書資源得到最大化利用[7]。在具體工作環節上，圖書館員可以通過讀者的檢索咨詢請求，申請傳遞的文獻內容，工作群和讀者群的留言、互動、文獻傳遞等服務記錄來收集整理相關數據，并分析這些數據來研判讀者的信息需求；圖書館員也可以通過各數據庫后臺的業務數據，諸如訪問數據庫的讀者統計、訪問的時間節點、檢索主題聚類、訪問量、文獻下載量等來分析、識別、發掘某個時間節點讀者的信息需求，從而更有針對性地做好精準信息分析。同時，高校根據分析得到的數據可以向供應商提供所需圖書資源的信息，以便其進行針對性的備貨和發貨，避免采購過程中出現圖書種類更換、庫存不足等情況。此外，高校還應該結合圖書資源的實際需求，通過圖書網絡渠道選購圖書，建立完善的圖書供應鏈體系，保證高校圖書信息資源供應安全。

3.4 及時評價調整，供應鏈改進創新

對于破壞規則的內部人員或圖書供應商，高校圖書館有權將其從供應鏈中剔除，以免引起負面效應。在大數據時代下，高校應該轉變圖書館信息資源采購評價觀念：一是更加側重于動態評價，即從側重靜態評價轉向動態綜合性評價，更多關注采購制度及其運行、高校提供的采購服務及其效率等內容。二是強化高校在圖書信息資源采購生命周期環節中參與市場的程度，即在原本注重供應商生命周期的基礎上，增加了對其參與市場程度的考量[8]。例如，增加了商業定位、采購服務、采購流程、市場競爭和采購成本等更為豐富的評價內容。三是在每個評價主題中都增加了與采購環境有關的評價因素，即考察并評價采購服務的提供情況，例如，采用數字技術情況、環境可持續性情況等內容。在新采購環境評價指標中將平等的評價指標貫穿于高校圖書館信息資源采購全過程中，既要求考察圖書采購市場的平等性，也要求考察采購圖書品類的平等性。高校過去對這類指標的關注度并不高，因此，需要借助大數據時代新采購環境評價體系的構建對其加以研究與準備。

4 結 語

總而言之，高品質、高服務的高校圖書館信息資源采購管理模式能有效提升校園圖書館信息資源質量，促進高校教育發展。在大數據時代下，構建基于供應鏈管理的高校圖書館信息資源采購管理模式，有賴于供應鏈系統開展采購業務，是主動擁抱變化，推動圖書館轉型數字化管理的重要舉措。通過加強網絡采購，優化供應鏈架構、多方協同采購，發揮供應鏈優勢、多元精準采購，提升供應鏈活力、及時評價調整等途徑能夠優化圖書館信息資源采購管理工作，提升采購工作的效率。