電子檔案管理風險分析及防范策略

湯啟美

（蘭州中川國際機場有限公司，甘肅蘭州 730087）

1 電子檔案管理的優勢

1.1 統一管理

電子檔案顧名思義，可以采用電子化方式管理具有存儲價值的文件資料，通過計算機等設備轉化為電子格式，傳輸到專用數據庫進行歸檔，實現集中、統一管理。電子檔案信息和存儲載體相分離，可以從一個載體迅速轉換到另一個載體，內容卻不會出現任何變化。一方面，實行電子檔案能減少歸檔工作量，提高文件信息準確性；另一方面，在借閱使用文件時更加便捷，能快速搜索、同步提取。

1.2 提高效率

傳統紙質檔案管理一般以手工方式記錄，形成臺賬，如果需借閱使用，就要到檔案室查閱，辦理相關手續，整個程序既費時又費力，且不能同步借閱。建立電子檔案系統后，可以通過數據庫查詢系統，在一定的授權范圍內，可以快速檢索到各類電子文件資料，既減少了檔案資料反復借閱造成的損傷，也降低了檔案管理成本，提高了工作效率。

1.3 便于利用

電子檔案最大的優勢就是重復使用，主要有復制拷貝、通信直傳、直接獲取3 種形式[1]。檔案管理部門可以建立網上查詢平臺，將已歸檔的文件資料，制作成目錄（不涉密的文件資料可以直接形成電子閱讀版本），上傳至查詢平臺。需借閱檔案的單位，在平臺上按關鍵詞搜索后，可以迅速查閱到相關檔案，辦理借閱手續，提升了檔案的實用性。當然，電子檔案以網絡方式傳輸，雖然有著快速共享能力，但是也存在一定的安全隱患。

2 電子檔案管理風險分析

2.1 信息泄露風險

互聯網時代的透明化、信息資源的共享化，使得電子檔案的保密性變差，發生信息泄露的風險也會變大，主要表現為以下幾個方面：首先，在信息錄入、存儲、傳輸、查詢、使用的過程中，一旦操作不當就可能會出現信息失控風險，具體包括信息污染、信息竊取、病毒侵犯以及人為破壞等，這些不安全因素的存在都會增加電子檔案的安全風險[2]；其次，電子檔案管理常用數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等，若自身安全防護強度不高，在發生病毒攻擊、黑客入侵或突發停電事故時，就會導致檔案信息發生泄露、損壞或丟失的風險。

2.2 信息技術風險

電子檔案管理系統主要采用數字認證、密碼認證、密鑰管理、數據加密、授權訪問、防火墻等安全技術措施，這些技術雖然在一定程度上可以提升檔案信息的安全性，但由于電子檔案信息的憑證性、可用性以及唯一性，使得其對數據庫系統的安全性要求更高，特別是隨著信息技術的快速發展，載體類型、存儲格式以及軟硬件升級等都會使電子檔案的信息安全面臨挑戰。

2.3 管理制度風險

不少檔案管理部門在制度建設上不夠到位，存在一定的滯后性。有的制度照搬照套，浮于表面，沒有充分征求意見，不切合實際，難以落實執行；有的制度不夠系統全面，對新規定、新要求沒有及時更新，在執行時缺乏依據；有的制度出臺后束之高閣，宣貫落實不到位，管理人員對新技術、新措施把握不準，執行出現偏差；有的制度沒有明確工作責任、管理目標、考核獎懲機制等，導致電子檔案管理混亂。

2.4 存儲環境風險

電子檔案存儲環境導致的安全隱患既有自然因素，也有內部因素。首先，存儲電子檔案的計算機設備所處的機房環境，如磁場、溫度、電壓、濕度等條件出現變化，可能導致存儲介質出現損壞，導致檔案信息丟失，特別是遇到磁場反應，會直接干擾數據內容，影響電子檔案正常讀取。其次，存儲電子檔案的計算機設備軟件設施存在漏洞，安全防護等級較低，在遭受黑客、病毒（如CIH、蠕蟲病毒）等網絡惡意攻擊時，就會有數據泄露、數據丟失、數據篡改等風險，有的甚至會產生連帶反應，造成整個電子檔案數據庫的癱瘓[3]。

2.5 人為因素風險

電子檔案雖然是電子化存儲，但輸入、查詢、調取等整個過程都需要人工參與，這些環節一旦操作失誤就會為電子檔案管理埋下隱患，主要表現為以下幾個方面：一是無意識人為因素，包括檔案管理人員在登錄檔案管理系統時，對密碼保管不善或缺乏安全防范意識而被不法分子盜取密碼，或是未掌握檔案管理系統以及殺毒軟件的使用，從而導致在提取、調閱電子檔案時，因操作不當致使系統受損無法修復，導致檔案數據存儲、讀取出錯，電子檔案的安全隱患也會增加。二是有意識人為因素，包括檔案工作人員受利益驅使，違規調取或使用電子檔案信息，或向其他人員販賣檔案信息，導致涉密或者重要電子檔案信息泄露，這種情況涉嫌違規違法，因此要特別引起重視。

3 電子檔案管理風險防范

3.1 重視泄密問題

所有的電子檔案歸檔卷宗都有專屬“身份信息”，檔案管理人員輸入卷宗編號可以快速地讀取、瀏覽或者打印相關資料。然而，電子檔案一旦與互聯網相連，就有可能會被病毒、木馬程序攻擊與入侵，從而出現泄密情況。安全專家對以往電子檔案系統遭受攻擊的案例進行分析，發現大多數黑客入侵方式和手段簡單且相似，而能夠輕易入侵的原因主要是電子檔案管理不規范，安全防范松懈[4]。因此，可從以下幾個方面加強防泄密管理：首先，要增強安全防范意識，加強內部管理，做好對檔案系統管理員、工作人員的培訓，通過正反面典型案例提升警示教育效果；其次，對重要賬號及密碼實行專人專戶管理，對檔案管理系統定期更新維護，及時清除過期賬號，修復系統漏洞；再次，健全系統后臺記錄機制，對登錄用戶進行實名制管理，增加防火墻設備以及異常入侵報警系統，提升電子檔案信息系統整體防護等級；最后，對存儲檔案信息的計算機實行專管，禁止隨意插入優盤、光盤等設備，涉密信息嚴禁連接互聯網，必須通過專線或紙質版方式傳輸、存儲。

3.2 強化技術管理

3.2.1 抓好基礎設施建設

抓好電子檔案管理的基礎設施建設，包括電子檔案庫房、機房等安全設施建設，智能門禁、溫度和濕度調控、智能安防等設備配置，防止客觀因素導致電子檔案信息受損。

（1）硬件設施安全管理。硬件設施主要包括機房、計算機、網絡以及其他電子設備等。其中，機房要防水、防火、防潮，保持適宜的溫度、濕度，做好防盜、防塵、防靜電、防電磁干擾措施；對存儲涉密電子檔案的設備還要增設防電磁泄漏裝置；配備專用計算機，根據檔案存儲量，可增配高效處理器、移動硬盤、刻錄機等；機房安裝自動報警裝置，一旦出現異常可迅速提醒管理人員或留下記錄；UPS 要妥善保養，服務器安裝和修改配置時，要由專人管理。

（2）軟件系統安全管理。由于電子檔案對信息系統具有較強的依賴性，因此，建立安全、可靠的信息管理系統成為防范風險的重中之重。首先，從網絡安全方面，包括計算機病毒防范、身份認證、訪問控制、黑客入侵等方面的控制，通過互聯網控制保證系統運行的安全性；其次，從系統安全方面，包括系統漏洞檢測、安全風險預警、數據信息備份、日志自動保存、災難恢復系統等，確保系統一旦遭受風險能及時做出預警，并做好重要數據信息的備份，防止檔案信息丟失與損壞；最后，從信息安全方面，包括數據加密、身份認證、數字簽名、信息防漏及完整性鑒別等技術，通過身份驗證確保檔案信息利用過程中的安全性、完整性[5]。

3.2.2 強化安全防護措施

對于電子檔案管理，應按照規范要求配置相關軟硬件設施，壓實管理和監管責任，設置數據訪問權限，加強與第三方技術單位溝通，協調解決系統搭建、更新、修復等相關環節的問題。

（1）完善電子檔案安全防護措施。電子檔案所用計算機、服務器等軟硬件設施應安全可靠，并在傳統安全設施的基礎上增設智能監控、紅外報警、智能消防等防護設施。同時，使用物理隔離、防火墻等安全策略制定突發事故應急預案，定期開展安全防護應急演練，對設備受到入侵、斷電等突發情況進行模擬，并及時啟動應急預案，以防止電子檔案信息出現泄密、損壞等情況。

（2）構建電子檔案安全存儲機制。對重要電子檔案信息，要建立健全異地備份管理機制，采用多種備份方式，使用多種存儲介質，至少保存3 套以上的電子檔案數據，真正做到重要數據的安全備份。同時，健全文件格式轉換機制，定期將文件格式轉換為通用版本的格式，如果發現格式不兼容、文件不能讀取，需及時升級系統和相關安全防護。

（3）更新電子檔案安全防護技術。電子檔案安全技術不斷提檔升級，目前已應用了區塊鏈技術，例如，將時間戳技術內嵌進電子檔案中，通過數據鎖定、流程監控、跟蹤記錄等方式確保登錄、修改痕跡都可以進行追溯，大大降低了電子檔案信息被篡改的概率。此外，數字加密、數字簽名、數字備份等技術也是提高電子檔案信息安全防護等級的重要措施。其中，數字加密是防范網絡通信安全最有效的手段，其原理是對檔案信息進行編碼，從而實現對重要信息數據的隱藏，讓其他用戶（未授權）無法讀取真實檔案信息[6]；數字簽名能夠避免偽造、篡改、冒充等問題的出現，其原理是通過對網絡傳輸對象的認證，判定傳遞信息的準確性和文件的真實性；數據備份是對原有數據進行復制備份，當現有系統遭受惡意攻擊導致原始數據丟失時，可以導入備份數據進行恢復還原，這樣系統就能正常運轉工作。

3.3 健全制度機制

科學規范、完善系統的規章制度能有效彌補管理漏洞，提高風險識別和應變能力。電子檔案管理制度應以《檔案法》等國家法律法規政策為依據，并結合單位實際情況，建立系統性的檔案管理規章制度，對檔案管理的工作內容及職責進行梳理，細化落實檔案管理的具體負責部門及人員，規范檔案管理的工作流程。檔案管理部門可根據管理需要，自定義檔案管理各環節的審批人、流轉步驟等，從而實現檔案從采集、錄入、整理、上傳、歸檔、利用、注銷等全過程的流程化、規范化管理。通過完善管理制度可以進一步規范檔案管理人員的工作行為，明確檔案管理崗位、人員編制以及職責分工，落實工作責任制，進而實現電子檔案的集中統一管理。

3.4 完善電子檔案庫房建設

在電子檔案保管和管理中，存儲介質管理也是不可或缺的一環。與紙質檔案管理略有不同，電子檔案存儲介質通常會因溫度、濕度、磁場等條件發生變化而受損，導致存儲數據受損，同時，不少單位的計算機、網絡信息安全存在隱患，保障工作也不到位，一旦受到黑客或者病毒攻擊，就會給電子檔案管理帶來危害。因此，有條件的單位要建立專門的電子檔案庫房，將電子檔案存儲在專用服務器、硬盤或磁盤之中，并配置安全性能高的計算機設備。另外，對于電子檔案存儲介質可采用寫入性光盤，這種光盤具有只讀功能，有的是一次性使用，有的可以多次使用，電子檔案一旦存入，無法直接編輯、修改、刪除內容，相對磁盤、U 盤、硬盤來說，光盤存儲的穩定性最好。但需要注意的是，光盤對存儲條件和存儲環境要求較高，要保證環境干燥、防蟲，還要避免劃傷、磁場干擾等問題。

3.5 加強人員管理

（1）提高安全保密意識。加強對國家法律法規、電子檔案管理規范和標準、操作流程、保密安全規定等的宣貫，有的單位在做好日常培訓的同時，應注重警示教育，宣傳涉密檔案管理的重要性以及泄密后造成的嚴重危害，以鮮活事例提高檔案管理工作人員的思想意識，這也是改進電子檔案管理的有效方式。

（2）提高安全保密能力。電子檔案管理對先進技術要求更高，因此要盡快、全面提升檔案管理工作人員的業務能力、綜合素質、操作技能。對管理人員來說，要提升業務層面的知識儲備，改善工作方法；對工作人員來說，要提升操作層面的安全技術、防護技能等。與保密相關的人員簽訂保密協議書，定期開展工作述職活動，離開崗位的要進行脫密期管理。

（3）落實安全保密責任。要按照《保密法》規定，建立健全安全保密體系，強化組織領導，主要負責人落實“第一責任”，分管負責人落實直接責任，其他負責人落實“一崗雙責”，建立橫向到邊、縱向到底的責任體系，推動保密工作方針政策、規范標準在各個層級、各個崗位落實落細，形成人人重視保密工作、規范保密工作的良好氛圍。

4 結語

隨著電子化時代的到來，電子檔案“低成本、高效率、好統計”等眾多優勢被廣泛認知，越來越多的企業摒棄傳統紙質檔案管理模式，采用更為便捷、高效的電子檔案管理模式。但需注意的是，信息技術的發展使得電子檔案面臨的安全風險更高，需夯實電子檔案管理的基礎，優化檔案管理體系與流程，完善安全風險防范措施，進而讓電子檔案發揮更大效用，推動企業實現可持續發展。