RPA在會計工作中的應用研究

邱立飛 楊國莉 解丹瑤

【摘要】會計工作是一個重要的職業領域，但目前存在信息化程度不高、工作繁重、管理會計職能弱化等問題。自動化技術在數字化浪潮的推動下邁上了全新的臺階，人工智能技術也隨之快速發展。RPA技術在會計工作中的應用，將極大地提高會計工作的效率和準確性，且節省成本，還能提高可擴展性和安全性。RPA技術能夠在現有會計信息化的基礎上，進一步為企業賦能，為決策提供精準參考。

【關鍵詞】會計工作 RPA機器人 數字化轉型

一、會計工作的現狀

（一）會計工作的信息化程度不高

隨著信息技術的發展，目前的財務記賬軟件普遍可以實現財務報表的快速生成，但距離大家的期望仍有較大差距。比如根據銀行對賬單或者發票等原始憑證填寫相應記賬憑證、書寫內容摘要、財務報表的修改等環節，仍然需要人工判斷和鍵盤輸入；結轉損益、生成并分析財務報表以及稅務申報表等環節，需要人工點擊相應按鈕才能自動生成；開票信息也需要人工從開票軟件導入財務軟件，才能在報稅模塊中將數據自動填入報表。企業數據都分散在不同的系統里，容易出現信息孤島和線下導入、跨系統轉錄數據等問題。

（二）會計的管理職能不強

企業的健康發展要求會計具備管理職能，會計人員需要了解企業的發展戰略和業務模式，為企業提供有關財務和經濟方面的建議，加強企業內部控制和風險管理的監督和評估，防范企業內部風險。

目前，大部分企業缺乏科學合理的管理會計信息系統，不同系統無法有效集成，信息載體多樣，信息孤島廣泛存在。這些問題使得管理會計信息的收集和處理分析工作量大、及時性不強，管理會計人員大量的時間浪費在重復、低價值的管理會計活動中，無暇顧及規劃、決策、控制以及評價等管理活動。

（三）工作量繁重

目前很多企業屬于小型微利企業，難于承擔專職會計較高的工資費用，因此財務公司代記賬較為普遍。財務公司的每個員工平均負責50家甚至100家以上企業，工作極為繁重，因此財務軟件的好壞直接影響了會計人員的工作效率，即能否在規定的時間內生成報表、納稅申報、及時提供風險防范等工作。

二、RPA技術的基本原理

RPA（Robotic Process Automation）技術是一種基于軟件機器人的自動化技術，基本原理是通過預先設計好的規則、流程和指令，使機器人能夠模擬人類操作，自動化執行各種操作和任務，從而提高工作效率和質量。

具體來說，RPA技術的基本原理主要包括以下幾個方面。

（一）自動化流程設計

通過流程設計工具，將需要自動化的流程和任務進行建模和設計，包括輸入輸出、流程控制、數據處理和錯誤處理等。

（二）規則和指令編寫

根據流程設計，編寫規則和指令，指導機器人進行自動化操作，包括數據抓取、處理、存儲和分析等。

（三）機器人操作執行

依據規則和指令，機器人開始執行自動化操作，模擬人類操作，完成各種任務和工作流程。

（四）監控和管理

通過監控和管理工具，對機器人的操作進行實時監控和管理，判斷其正確性和執行效率，及時調整和優化機器人的操作方式和流程。

三、RPA在會計工作中的應用與挑戰

在會計工作中，RPA技術的應用，為會計工作轉型注入了“新動力”，可以提高會計工作的效率和準確性，節省成本，提高可擴展性和安全性。

（一）RPA技術在會計中的應用

1. RPA技術可以自動收集和處理財務數據

目前，會計人員通常需要人工收集和整理大量的財務數據，例如收集賬戶余額、收支流水、發票等信息和資料，再錄入財務軟件。而RPA機器人可以自動從銀行、財務系統等數據源中收集數據，并進行自動處理和分類，極大地提高了數據處理的速度和準確性。

2.RPA技術可以采集不同系統之間的數據

目前的財務軟件中，納稅申報的數據來源于財務信息系統、開票軟件等不同系統或平臺中，需要會計人員點擊相應按鈕才能生成各種財務報表，人工處理部分占比過高，數據處理和報表編制效率不高。而RPA機器人可以模擬人類的操作，適合多個異構系統間的數據流轉，可以登錄多系統自動進行數據的采集、遷移等操作。

3.RPA技術可以自動開具、接收、認證、驗證發票

目前會計工作中，始終擺脫不了人工輸入開票信息的現狀，存在效率較低、出錯頻率較高以及反饋不及時等問題。RPA技術可以自動填寫發票信息、打印發票、自動校驗開票清單中數據的準確性、自動反饋給管理員和申請開票人員。還可自動校驗發票真偽，同時可將增值稅發票提交到國家稅務總局查驗平臺進行驗證和認證，并反饋和記錄結果。

4.RPA技術可以用于財務流程的優化和改進

會計工作中有許多重復性、繁瑣、低價值的工作流程，例如賬務處理、報表生成、審批流程等。而RPA機器人可以自動編制與輸入會計分錄、自動生成資產負債表等各種報表、自動校驗申報數據、自動完成申報工作等，減少人工操作的時間和錯誤率，提高數據輸入的準確性和一致性，提高工作效率和準確性。

5.RPA技術可以提高會計工作的可擴展性

目前不同的企業如果使用同一個會計軟件，都是一樣的操作界面和模塊。 RPA技術可以根據企業的需求進行定制和擴展，以客戶為核心，了解企業想要什么，以企業需求為導向，滿足不同的會計工作需要，提高可擴展性和可定制性。

6.RPA技術可以用于財務風險的監控和防范

會計人員通常需要對企業的財務風險進行監控和防范，例如欺詐、漏洞等。而RPA機器人可以自動對財務數據進行分析和比對，幫助會計人員更好地了解企業的財務狀況和趨勢，發現并排除潛在的風險，提高財務風險的防范能力。

7.RPA技術可以不間斷提供服務

傳統人工模式下，員工工作時間有限，有效工作時間基本為5天×8小時。但是當財務工作量龐大或者工作量異常增多時，財務人員會不堪重負。應用RPA技術后，可以全天候工作，高效率、不間斷地7天×24小時提供服務，彌補人力疲勞導致工作效率低的缺點。

（二）RPA技術在會計工作中面臨的問題與挑戰

1.RPA機器人需要進行開發和維護，需要具備一定的技術和人力資源支持，需要專業人員進行開發和維護，增加了技術門檻和人力成本。

2.適用范圍有限制。RPA技術主要適用于重復性、繁瑣、低價值的會計工作，對于復雜的會計工作和判斷性任務，RPA技術的應用受到一定限制。

3.RPA機器人的應用需要與企業的財務系統進行整合和銜接，需要對系統進行升級和調整，增加了系統整合的難度和成本。

4.RPA機器人需要考慮信息安全和隱私保護，防止信息泄露和濫用，需要加強安全控制和審計。

為了克服以上問題，會計人員需要加強對RPA技術的學習，掌握相關技術，提高技術水平。同時，企業需要加強對RPA技術的推廣和應用，建立健全RPA機器人開發和維護體系，為企業提供更加高效、精準和可靠的財務服務。

總之，RPA技術在會計工作中的應用具有廣泛的前景和潛力，可以為企業提供更加高效、精準和可靠的財務服務。而面臨的挑戰和問題可以通過加強學習和應用、克服難關，實現更好的發展。

四、案例分析與實證研究

GR企業是一家上市公司，公司財務管理面臨的困難和挑戰主要是以下幾個方面：首先，企業涉及的業務很多，供應鏈越來越長，客戶越來越多樣化，報表填寫越來越復雜；第二，跨地區、跨行業的分子公司很多，管理控制風險增大；第三，記賬、編制報表、報銷等任務繁雜、工作重復性高，如果財務人員在未完全掌握財務流程的情況下，還會出現數據整合、處理不當的問題，很大程度上增加了企業復核工作耗費的時間。因此，會計工作的改革創新是GR企業新形勢下的必然要求。通過RPA技術，GR煙草在以下方面有所提升：

（一）財務報表生成

GR企業采用RPA技術自動化生成財務報表，減少了人工操作的時間和錯誤率，并提高了報表的準確性。報表生成的時間縮短約50%，錯誤率減少約90%，從而提高企業財務報表的質量和效率。

（二）財務數據處理

GR企業原來將從各業務部門收到的信息條目錄入財務系統時，需要手動復制和數據轉錄，采用RPA技術自動化處理財務數據，將數據處理的時間縮短約85%，減少錯誤率約95%，提高了財務數據的質量和效率。

（三）財務審批流程

GR企業采用RPA技術自動化財務審批流程，當員工提交費用信息時，RPA可以自動收集所有的相關信息，將智能提單、自動付款、自動賬務處理、費用分析等功能結合在一起，統一發送給財務經理審批。減少了員工粘貼報銷費用的時間，并做到了及時分發給各部門，確保財務信息能夠在各部門中實現高效流通，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了審批流程的準確性和及時性。數據處理的時間縮短約94%，減少錯誤率約95%。

（四）財務風險控制

GR企業采用RPA技術可自動化控制財務風險，發生對賬不一致的情況時，后續的審核需要對財務系統、Excel表中的數據和發票數據進行相互校驗。RPA作為三個數據源之間的橋梁，完成發票及各項數據差異的自動化比對，從而減少了人工操作的時間和錯誤率，并提高了風險控制的準確性。

（五）賬戶余額的查詢和比對

GR企業采用RPA技術自動進行賬戶余額的查詢和比對，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了賬戶余額的準確性。

（六）票據自動歸檔處理

GR企業采用RPA技術自動對發票進行處理并歸檔，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了發票處理的準確性。

（七）催收賬款

GR企業以往采用人工逐一打電話的方式催收應收賬款，工作量大，耗時長。通過分析業務邏輯，采用RPA技術自動化催收：根據應收賬款的收款時間，將催收數據通過郵件和短信方式自動發送給欠款人。該流程實現了郵件收發、Excel表格處理、短信發送等自動化操作，大大縮減了處理時間。

結論

RPA技術在會計工作中的應用具有廣泛的前景和潛力。通過RPA機器人的自動化和智能化，可以大大提高會計工作的效率和準確性，同時還可以幫助會計人員更好地監控和防范財務風險，優化和改進財務流程，減少人工操作的時間和錯誤率，為企業提供更加高效、精準和可靠的財務服務，節約成本，提高企業的競爭力。

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