SAP在企業管理中的應用

李 艷

一、引言

SAP軟件的使用費用是比較貴的，只有規模達到一定程度的規上企業才會用，在大公司上班的員工才有機會接觸、使用到SAP軟件，大公司因崗位又比較穩定，每個部門承擔的職責差距較大，很少有跨部門調動。操作者很難接觸到多個部門、每個模塊，都是在同一部門不同崗位轉崗。熟練掌握一個模塊都需要花費大量時間、經歷，同時學會SAP系統每個模塊幾乎是不可能的。一般的SAP學習都是通過資料學習，沒有親自實際上機模擬操作，只是理論知識沒辦法真正理解、熟練系統。

SAP大致包含十二個模塊，SD模塊的主要功能是依據銷售訂單管理，客戶信息資料完善、申請開具發票等。MM模塊主要物料管理模塊，物料的數量、單價，訂單收貨等，呆滯物料庫齡等功能優點是避免呆滯物料庫存，減少管理層工作量。PM、QM、PP在公司維護的組織架構內，依據工藝路線、BOM清單生產成本的歸集，并完成質量管理。AM資產模塊保證資產賬實、明細與總賬相符，CO 、FI財務模塊，CO生產成本分析，提升成本管理，為銷售定價提供依據，FI往來重分類、報表為管理數據分析提供資料。PS模塊功能是預算、項目管理、HR人事管理模塊，根據人臉考勤系統自動數據公司表，根據工序、工時、出勤自動算計件工資、WF模塊功能是流程管理、郵件等辦公自動化功能、IS方案設計，大多數公司較多使用的模塊是PP、MM、SD、PM、FI、CO、AM。

SAP受歡迎成為軟件的業界領袖，他從企業管理的角度幫助企業解決問題，已實現想要的結果為導向，幫助企業提升管理理念。SAP在全球多個國家設立研發中心，在世界各地招聘頂尖人才，每年在研發上投入巨資，并設立客服開發中心，SAP滿足客戶需求為目標，為客戶提供各種解決方案，并提供專業的管理服務。

二、SAP的使用基礎

使用SAP會使企業進步不止一大步，軟件使用得好不僅因為系統功能好，在實際操作過程中活學活用，制式框架邏輯存在的基礎上，需要根據企業實際情況貼合系統制定制度。在使用過程中的不斷完善、優化，才是企業成功的關鍵因素。

1.SAP是一個實際操作非常強的一個系統，要求操作者有理論經驗，不僅是基礎理論、概念闡述，更要求實際操作時能滿足業務需求。是所有新員工在上崗時，都需要進行崗前培訓，把理論知識與上機操作融合在一起，上機模擬考試合格后持證上崗。讓員工在不斷實踐過程中，扎實地掌握系統操作，使得在實際工作中遇到的問題及早地發現和解決。

2.所有人員、所有部門保持良好的溝通方式，業務部門與業務部門根據實際操作以及遇到的問題，開協調會。通常管理崗位的人員都是企業相關部門的管理人員，都是精英、人才，為了保證業財融合、所有業財內容保持溝通順暢。比如采購發票報賬不及時會導致實際成本費用與標準成本差異較大，需要采購及時簽合同、物料及時入庫后，及時發票報銷沖銷暫估。讓所有系統的使用人員橫、縱交叉、有渠道反饋系統操作中遇到的問題，根據遇到的問題進行專門分析，看一下是制度、管理問題，還是系統問題，是否需要調整系統配置或是開新的功能，來滿足生產需求。

3.企業規章制度、管理水平、公司規模需要跟SAP相匹配。使用SAP項目需要相關的軟、硬件相配合，組織架構單一也不適用，后期在運行的時候需要非常多的部門配合。沒有使用SAP的公司在協同、效率、報表出具上會顯得明顯疲軟。上線后的系統，核對業務模式、操作方式、管理理念、相關制度都需要改變，一定是企業適應SAP系統，不是系統適應企業。雙方在磨合的過程中，不斷調整，而不是像Excel管理的那樣，隨意調整自由刪減。

4.內部的業務需求要清晰，對于使用SAP規范、提升哪些模塊，處理、解決什么樣的問題，達到什么樣的要求，這些都是在使用SAP時要想好的，甚至是在SAP上線前要考慮的事情，針對問題選擇的不同，還有公司實際情況，設定需要上線的業務模塊。如果單純地為了上項目，不貼合公司的實際業務和需求，反而會適得其反。

5.日常SAP的管理不僅僅是信息化部的事，在使用過程中是全公司每個部門的互動，相關模塊的上線，不是為了減少工作量、縮減人員，是為了解放人力，把簡單重復的數據運算交給系統，讓更多的員工解放雙手，把精力投入業財融合、分析中，這樣才能更改地提升管理，才是上線SAP的意義。

三、企業在日常管理中遇到問題

當企業的規模和產品線數量發展到一定階段之后，各個環節或部門在各自的目標驅動下，會提出很多要求，需要從系統的角度加以思考，幫助解決問題，達成目標。

1.關于銷售目標需求的準確預測，預測一段時間內，所有銷售商品的種類、數量，并制定價格區間，用來支持實體經營規劃、生產計劃，難的是對于預測的準確性要進行校正，以便執行過程中預測不斷地改進。

計劃部根據銷售訂單種類、數量、要求，制定生產排期。其中包括抓取產成品庫存，結合企業商品生產工藝、路線、計劃排產等，及時補充安全生產原料庫存，根據班次生產安排，完成訂單生產，出門發貨訂單交付。其中還要參考產能、半成品、原材料、設備配置情況、安全庫存、物料采購到達時間、外協加工件，完成時間是否可控。

2.建立供應商交貨績效制度，明確考核方法和目標及所需物料采購入庫，為了保供公司都會要求物料供應商按時交貨，并對物料供應商進行交貨績效考核，供應商為了完成考核目標，多數公司會要求供應商設立寄售庫，轉變復雜的系統領料手續、提高工作效率。

寄售庫存有最低和最高庫存點，方便企業生產，縮短供應半徑，降低存貨風險，節約物流成本。寄售庫物料是先使用后付款，采購公司不設庫存，物料存貨由供應商建立，一般在采購公司生產廠房旁邊。減少企業呆滯物料、加速資金周轉、減少流動資產占用和利息支出，寄售庫的這種隨取隨用，比市場采購價格更低，先用后付款方式，更會促使供應商不斷完善服務，提高質量。

3.生產訂單投料準確性，所需物料的出入庫管理。生產訂單操作屬于PP、CO模塊，主要是歸集生產產品所需的原材料主料、輔料，生產費用中直接費用、輔助分配費用的過程。

在整個生產過程中，移動物料的價格是標準價格進行計算，在實際操作過程中，物料已經被使用，賬務因為商務合同未完成，無法完成發票入賬，只能已暫估價格入賬，成本計算的整個過程是按標準成本結賬，在一段時間后合同才簽訂，取得發票報賬過程中會產生發票二次校驗差異影響成本核算的準確性。

商務合同未按時完成簽訂，會造成物料已經實際被使用，在倉庫MM系統中沒有，無法在計劃環節投料。實際使用物料數量不等于工藝BOM清單數量，會影響成本、存貨物料準確性。在后期補簽合同完成時，物料對于已經TECO訂單需要解除關閉狀態，再重新投料，對成本、財務報表中單款物料的毛利影響非常大，會對前段銷售報價產生非常大的影響。

4.SD銷售模塊業務，根據客戶信息在系統中維護主數據、銷售價格，用有可能產生的最少壞賬準備，來博弈公司有可能產生應收賬款的安全性，并防止營運中的風險。系統內設置的客戶信用等級，是為了確保公司最大限度地利用客戶信用，擴大市場份額。按訂單發貨、申請開票、FI根據會計期間生成應收賬齡表，減少應收賬款資金占用時間，加快資金周轉率，提高資金的使用頻次。用方便的系統隨時對大量銷售數據管控。

5.保證每個月資金計劃執行的準確率較高。財務根據每個部門的資金計劃需求，整理每月資金計劃并導入SAP系統，原則資金需求平衡，銷售回款等情況能滿足，各項計劃所需開支，資金計劃在評審完畢后，轉發所有部門知悉。當月所有部門嚴格按要求執行，有計劃按計劃執行，沒有計劃根據需求緊急程度特批，保證現金流的充足，不能出現現金流危機，為企業良性、有序、流暢的管理提供系統支持，提高資金效率，創造出更高的效益。

6.SAP系統培訓更需要提升

SAP的崗前培訓、考試都是傾向于簡單的初級操作，考試過后如果在日常操作中不使用，也就漸漸被忘記。SAP的功能很多，員工日常也只是使用少數菜單，大量的菜單如果不接觸也就是形同虛設。員工在掌握基本操作后更應該針對系統原理、操作技巧做鞏固培訓，尤其是離職率較高的公司更應該著手標準操作手冊或是定期培訓。

全球500強最大的10家企業，有9家在用SAP系統，利潤最高的10家企業中有8家在用SAP管理，500強市值最高的、投資回報最好的前10家還是在用SAP。SAP是一個先進的管理軟件，它通過參與企業實際的生產、經營、管理整個過程，以結果為導向，對現場操作進行管控。

SAP是多個模塊的管理集合，不僅僅有財務模塊，還有很重要的業務模塊，比如采購、存貨、生產計劃等，隨著應用范圍的不斷擴大，越來越多的企業依賴它。系統有效地解決了生產、管理中的各種問題，給企業帶來了管理水平的全面提升，SAP系統除了解決問題、實現經營目標、提升管理外，幫我們打開思路。把公司每個部門、所有的員工、客戶、供應商和業務伙伴整合成一體，更緊密地合作，愿我們借助SAP這個工具在管理上不斷創新、提升，找到更貼近、適合企業管理方案。