基于生命周期的機關事務管理局項目的內部審計

蘇 劍 李 琦

（沈陽大學商學院，沈陽 110041）

引 言

機關事務管理局項目（以下簡稱“項目”）是有始有終的一種一次性活動，從概念到完成所經歷的一系列階段就構成了項目的生命周期，其各個階段的表現特點不同但是有著緊密的邏輯關系。每個項目的規模雖然各不相同，但不管其規模大小或復雜性如何，一般分為啟動階段、規劃階段、執行階段和結束階段?；诟鱾€階段工作內容有所不同，內部審計工作也同樣有不同的工作要點。

一、項目生命周期各階段的工作內容

（一）啟動階段

機關事務管理局相關人員根據本局的戰略部署、科研要求和資源條件確定項目總體需求，進行以預測為前提的可行性研究，從技術和經濟的雙重視角審視項目的主要問題，預測項目投產后的社會效益和經濟效益，并在確定的范圍內選擇方案論證，使項目達到預定的社會效益和經濟效益，在確定可行性的基礎上提出明確的項目目標。為使項目負責人在開展項目活動時充分利用資源，機關事務管理局應在項目啟動時授予項目負責人相關權利。具體包括以下內容。

1.項目立項

機關事務管理部門應確定項目的需求，并對所申請項目進行專家評審與政府決策相結合的項目審批。項目批準后，項目承擔單位應當在計劃下達后的規定時間內與科技管理部門簽訂項目任務書，明確項目的研究目標、進度、項目成果及后續執行情況。需要注意的是，其任務書中標明的研究對象和技術指標必須與所申請的內容一致，不可偏差。

2.確定項目利益相關者

項目利益相關者是指參與項目工作的個人和組織，或其利益將因項目的實施和成功而直接或間接受到正面或負面影響的個人和組織。一旦確定所有的利益相關者，就可以開始對他們進行排序，以其對項目的重要程度為標準，明確他們對項目的影響大小來識別主要利益相關者，全面了解他們對項目的參與和展望，以最大限度滿足其需求達到預期，才能確保項目實施的成功。

（二）規劃階段

進入規劃階段，項目實施方應根據之前啟動階段的可行性研究和項目方案，充分考慮項目的性質、背景、研究方向，進而明確項目的研究范圍，優化項目的研究目標，并挖掘支持項目的技術手段。在研究過程中還需要開展監測和管理活動，具體來說包括以下內容。

1.制訂項目計劃書

項目計劃書是關于如何計劃、實施、監控和結束項目的主要信息來源。計劃書中要劃分明確的項目工作范圍，進一步完善項目目標和可交付結果，可采用網絡圖法科學分解項目所涉及的全部工作，將項目研究過程中的研究活動順序進行排列，并科學預算研究活動總共消耗的時間，將所要使用的資源整理出清單，并根據已有資源材料制訂項目進度計劃。結合項目總體目標和進度計劃來編制項目的子計劃，并進行恰當的整理綜合和協調。根據研究活動的工作內容和所需技能進行分配，規劃項目組的人員數量。

2.設計項目活動

作為確認和描述項目的特定活動，項目活動把項目的組成要素進行細化分解，以便項目團隊更加理解項目，項目負責人更容易管理項目。創建工作分解結構是設計項目活動最為有效的方法，在充分考慮項目需要和可能性的基礎上，把項目分解為多個可控制的基本活動，通過控制管理各個基本活動，從而達到控制管理整個項目的目的。

3.項目估算和預算

在項目研究過程中，需要估算開展各種項目活動所需的材料、人員、設備和物資的類型與數量，然后根據估算結果估算完成各項活動所需的工作時間。還需要估算完成所有項目活動所需的資金金額，然后匯總所有單項活動的估算成本，遵循一定的原則制定項目預算，使其切實可行并富有彈性，并檢查預算的合理性是否符合基本邏輯，是否符合業內的規范。此外，應該保證項目團隊了解項目估算預算，以便在個人職責范圍內避免超支風險。

4.項目風險管理

在這一過程中，計劃和判斷如何實施項目風險管理活動是工作重點。充分熟悉項目的性質，在風險發生前，運用各種方法系統、持續地關注項目可能面臨的各種風險，弄清楚導致風險的潛在因素，全面分析可能影響項目的各種風險，探析各種風險之間是否存在某種關系。制定量化的風險目標和應對措施，并對這些風險對項目可能產生的影響進行量化分析，隨時監控風險的發展和變化，以確定某些風險的消失是否會帶來新的風險。

（三）執行階段

執行項目計劃并監督和控制項目是項目執行階段的主要任務。具體而言，要根據項目計劃和項目規劃的內容，篩選項目成員，合理分配資金、工具和采購材料等，并嚴格按照進度計劃去實施項目。在確保計劃有效性和權威性的基礎上，根據變更情況合理調整項目計劃，最終努力實現項目計劃和預定目標。具體來說，主要包括以下內容。

1.管理項目實施

在此過程中，要按照要求有效實施項目計劃確定的工作，為了保證項目研究工作有序展開，應謹慎選擇合理的質量標準和研究方法，授權相關人員開展工作，制定項目實施規章制度，打破相關制約因素，嚴格控制工程質量，最終實現項目目標。在實施過程中，還應分析影響項目進度的因素，提前或及時采取必要措施，實現對項目的主動控制，從而有效控制進度。

2.管理項目團隊

在這個過程中，需要把項目研究的需要和本單位的實際工作結合利用，協調所需的人力資源，并為項目研究建立必要的工作團隊。項目團隊一經成立，應必須密切關注團隊成員的績效，建立工作反饋機制，及時發現問題并解決問題，如果需要可以進行適當的管理變更，以優化項目績效。在管理團隊時，要充分關注團隊建設，提高績效，促進團隊間的互動，加強團隊成員之間的溝通，改善團隊氛圍，這也有助于提高項目績效。

3.項目監測

項目監測是為了準確有效地實現項目管理計劃中確定的績效目標，主要包括跟蹤、審查和調整項目進度與績效判斷，以及識別和啟動相應的計劃變更。為了達到這一目的，需要在這一過程中跟蹤、收集并根據需要發布項目進度、項目交付、項目文件、項目預算或項目管理計劃中的績效信息和變更。在整個項目研究過程中，為確保相應措施有效實行，必須嚴格執行風險應對計劃，并實時監測項目執行的完成度和合同履行的一致性，以便在出現偏差時立即采取適當的變更和糾正措施。

（四）結束階段

項目計入結束階段就意味著項目的所有過程完成，項目管理過程中的所有活動也完成，具體表現為項目目標的完成和合同履約責任的正式終止，主要包括以下工作內容。

1.結束項目并進行項目驗收

在這一過程中將完結該項目管理過程中的所有活動，項目負責人按照規定時間向機關事務管理局提出項目驗收申請，并提交相關驗收材料，機關管理局驗收并進行項目后評價。為了增強項目評價效果，驗收組織中可以包括相關管理人員，也可以包括一些項目實施過程中的監管人員。項目驗收組有權要求匯報人如實匯報項目實施過程中遇到的問題，以便于驗收組更加全面地了解項目實施過程。為避免驗收工作流于形式，可以聘請專業、獨立的第三方評審機構，杜絕出現“既當裁判，又當球員”的現象。

2.項目收尾

在這一過程中，應告知相關成員提供項目記錄和存檔清單，將項目各階段的主要資料、文件進行檢查并分類，把缺少的文件補充完整，將所有相關項目文件及主要資料歸檔完結項目工作?？偨Y項目數據資料作為對新項目進行估算的參考依據，將項目研究過程中的經驗教訓整理成書面的形式，以便于流傳給其他類似項目組借鑒。

二、項目生命周期各階段的內部審計工作要點

（一）啟動階段

1.審計立項

重點關注擬立項的項目是否符合機關事務管理局的戰略發展，是否符合行業技術發展方向；立項前是否按需要與項目合作方充分溝通，或者經過充分的市場調查，并有相關的書面記錄；立項前是否與相關部門充分溝通，并有相關書面記錄；是否編寫立項報告，報告是否經過獨立評審后報經有關領導審批；報告中行性分析、經濟效益分析、風險分析等內容是否完備、準確；是否編制項目計劃并經審批；開發計劃是否包括各階段的任務、人員分工、進度等內容。

2.可行性研究審計

可行性研究是項目前期工作的核心內容，項目決策者根據可行性研究的評價結果決定項目是否進行建設與投資?？尚行匝芯繉徲嬁梢詮囊韵聨讉€方面入手：項目建議書是否真實、客觀、完整地反映項目內容；是否充分調查擬建項目；經濟上是否可行；資金上是否有保障；相關專家的意見是否客觀真實；是否進行多個方案的比較和對比；方案是否能夠滿足需求。

3.審核批準和授權

項目獲得批準以后，內審人員應在實施審核前出具正式報告，并報機關事務管理局審核、批準和授權，然后對簽署合同的真實性、完整性、合法性和有效性進行審核。

（二）規劃階段

1.審核項目計劃書

根據項目計劃投入的人力資源、時間、配套資金等內容，評估項目的技術路線和產出是否清晰，能否保證項目的立項；相關方案及相關費用的計算是否合規合理；結果是否符合成本效益原則；是否存在低水平施工或侵權風險；是否對項目后續發展有合理保障；該項目是否對機關事務管理部門實現戰略目標具有支持意義。

2.審計承擔單位的內部控制

項目管理流程和制度是否健全；內部控制制度是否適當有效；評估項目領導決策機構的健全程度，各職能部門和技術部門的權責清晰程度；該流程是否能確保各部門各司其職，有效運作，遵守法律和政策，參與項目規劃、采購、進度、質量、資金等方面的管理，防止因項目管理不善而造成的風險和舞弊，造成空缺和錯位。

3.相關審計工作

一是編制初步審計計劃，說明審計目標、范圍和具體程序。審計工作完成后，即為審計工作的記錄。

二是做好審計計劃，包括審計報告的提交方式、時間和對象等內容。

三是發布審計公告。審核前，審核員應事先確定好審計時間及范圍，明確審計目的，并按規定告知項目承擔單位，向其說明需要準備和配合的相關事項。

（三）執行階段

1.審計經費

費用使用與項目進度的匹配；資金預算調整審批程序健全；項目資金是否進行獨立編制計劃、獨立核算、建立?？顚Ｓ觅~戶；最高限價的計算是否合理，是否存在虛假支出、私人金庫等；是否存在截留、挪用資金的行為；各項費用支出是否嚴格按照計劃和合同支付；申請勞務費和專家咨詢費的理由是否充分。還要注意項目配套資金的使用情況，有無補齊配套資金、拆東墻補西墻的情況，及時發現和糾正資金使用中存在的問題，提高資金利用率。

2.審計進度

對進度進行跟蹤審核，有利于加強對項目計劃執行過程的控制，避免項目延遲交付。根據項目任務書和項目計劃，內審員應明確項目的期限和責任人，對項目進度進行日常登記、檢查、通知和評估，建立和規范項目進度臺賬，并及時向主管領導反饋項目進度。

3.其他審計工作

內審員應通過實質性測試、合規性測試和詳細審查，收集充分、可靠、相關的審計證據，利用比率分析法和趨勢分析法等對各項指標進行分析以發現異常情況，便于采取更詳細的審計程序來審查關鍵領域。

（四）結束階段

1.審計項目驗收

項目驗收是否按照嚴格的程序和要求組織，合同履行是否全面、真實，是否存在違約行為，相關手續是否齊全，是否按要求進行專業驗收。內部審計可以從資金、績效、檔案管理和管理等方面評估項目驗收的有效性。在資金驗收方面，內審員應注意各項費用的預算執行率、大額支出的真實性和與項目的匹配性；檢查項目剩余資金的處理和使用是否符合規定。審核項目績效報告的真實性，計算成本效益和投入產出比，分析結果，檢查是否與預期目標一致，評估項目的社會效益及項目取得的直接效益、間接效益。

2.審計項目結束

查閱審核資料，查看是否存在未處理的遺留項目，是否妥善管理了項目產生的知識產權和資產，各類文件目錄清單是否齊全，重點項目的相關資料是否完整，歸檔是否及時，項目文件質量是否合格。

3.其他相關審計工作

一是整理審計檔案及資料。收集內部審計人員的審計工作底稿及相關證明材料，并對其詳細審核，整理裝訂，報審計部門。

二是提交審計報告。報告包括審計目標、審計范圍、審計人員執行的審計程序和審計結論等，還應適當表明審計人員的意見。

三是進行跟蹤審核。是否妥善解決審核中發現的問題，是否將暫時無法解決的問題報給主管領導批準。

四是審計評價。包括審計人員的自我評價、項目負責人的項目評價和審計部門負責人的總結評價。完成所有審計項目后，審計部門負責人應告知相關人員提供書面總結和評估，并根據所審的實際情況簽署相關意見和建議。

結 語

項目按照生命周期理論可以劃分為啟動階段、規劃階段、執行階段、結束階段，準確掌握每個階段的工作內容，全過程、全周期考慮項目，對此開展各個階段的內部審計工作，明確審計工作核心要點，以進一步保障項目質量和效益。