基礎教育領域財務報銷流程再造探究

王琪

（淄博市淄川實驗中學，山東 淄博 255100）

一、財務報銷流程再造概述

財務報銷流程再造是業務流程再造（Business Process Reengineering，BPR）理論在財務報銷領域中的應用，其核心理念是擺脫多人工、高重復的財務核算模式，融入現代信息化手段，借助多元化信息平臺，對財務報銷流程進行重新設計和變革，以降低財務運行成本，提高財務核算的準確性和教職員工的財務滿意度，最終實現財務的高效益運轉[1]。

二、財務報銷流程再造設計

財務報銷流程再造的基礎是信息化平臺的集成與建設，財務報銷系統的信息化集成包括財務報銷系統、政府采購云平臺、差旅商務平臺、OCR技術平臺、發票查驗平臺、在線答疑交流平臺、電子簽名系統、公務卡交互系統、銀校互聯系統。該信息化集成中，財務報銷系統處于核心地位，其余為財務報銷系統順利運行的輔助系統，具體構思設計如下。

（一）網上采購

在經濟業務發生之初，報銷人員可以利用政府采購云平臺、差旅商務平臺與財務報銷系統的集成，直接在財務報銷系統中進行相關的采購業務。比如，報銷人員在接到外出培訓的通知時，可以自行登錄財務報銷系統，借助差旅商務平臺，網上填制出差申請單，隨時隨地發出出差申請，并可以實時跟蹤審批詳情，這樣，報銷人員可避免僅就出差申請單往返領導辦公室簽字的情形。出差申請得到批準后，報銷人員可以在財務報銷系統中進行車票、酒店、餐飲館的預定，無須登錄其他網站進行差旅采購的相關預定。同時，公務卡支付功能的開通可解決線下有些采購不能使用公務卡結算、報銷人員需自己墊付現金的問題。

（二）網上填制、識別單據

財務報銷系統中的模塊設置可以按照經濟業務的性質和種類進行分類，具體如差旅費報銷模塊、培訓費報銷模塊、辦公費報銷模塊等，在每個模塊中預先設定相應的報銷制度、報銷指南路徑和填制樣本，開設歷史報銷票據的信息查詢功能，導入規范粘貼單據的講解視頻。這樣，在經濟業務發生之時，報銷人員可以預先登陸財務報銷系統查詢相應的制度要求，明確報銷標準、發票要求、所需附件類型，做到心中有數，在填制報銷單據時，可以參照樣本或具體的歷史報銷票據進行填制[2]。財務報銷系統中引入的OCR（Optical Character Recognition）技術，通過掃描、拍照，可以實現對票據的自動識別、讀取和存儲功能，可提高后續財務結算和記賬的效率和準確率[3]。同時，OCR平臺還可以將提取的發票代碼、發票專用章等信息自動上傳至稅務系統的發票查驗平臺中，查驗平臺對發票的真偽進行實時驗證并同步反饋驗證結果。

（三）網上“審核+審簽”

借助財務報銷系統中開設的審核功能，財務人員可以依據財務制度對系統中的待報銷事項進行審核，包括票據填制是否規范、報銷金額是否超標、附件是否符合要求、發票是否偽造等，同時可以借助在線答疑交流平臺對不明確的地方進行詢問、請示。如果票據存在問題，財務人員可以進行網上退單，并提出修改完善意見，票據便可自動退到“網上填制、識別單據”環節，報銷人員據此完善票據信息后，財務人員再次進行網上審核，最終審核無誤后，待報銷票據自動進入待審簽環節。待審簽環節中，可以依托電子簽名系統，在財務報銷系統中設置審批流程，明確審批權限。待報銷的票據進入審批流程后，財務報銷系統自動逐級向有審批權限的領導發出待審批的消息提醒，審批領導可以在自身權限范圍內對待審批事項進行詢問、提出意見或建議，待無疑義后進行本級簽批。

（四）網上結算

在銀校互聯模式下，財務報銷系統可與開戶銀行的業務系統實現無縫對接。網上審簽環節完成后，報銷人員將待報銷的紙質票據交到財務科辦公室，財務人員將其與財務報銷系統中的電子票據進行核實，核實無誤后，待支付信息可以自動傳遞到銀行的業務系統中，實現在線支付。在線支付完成后，財務人員可登錄網上銀行，自行打印銀行回單，及時完成記賬。

三、財務報銷流程再造效果分析

（一）財務報銷流程再造將實現財務報銷的高效性

財務報銷流程再造利用信息化技術，依托多元化平臺，將財務報銷由線下轉移到線上、由依靠人工完成轉變成依靠信息技術完成。財務報銷系統中開設的歷史報銷票據的查詢功能，報銷人員在填制新的報銷單據時可以隨時隨地進行參考借鑒，對不明確或遺忘的地方通過自行查閱制度、歷史單據解決。通過網上查閱粘貼單據的講解視頻，報銷人員可以自主完成單據整理工作，可有效減少對財務人員時間上的低效益占用。借助OCR技術，財務人員無須再人工登陸查驗平臺、手工錄入發票代碼等信息，對于查不到的發票也無須電話請求稅務局幫忙核驗，系統的自動驗證將會提高財務運行效率、降低差錯風險。網上“審核+審簽”待報銷票據的實施，可有效避免報銷人員反復往返于財務科、各級領導辦公室之間審核、簽字情形的出現。

同時，財務報銷手機APP的應用將會打破時間空間的限制，財務人員在忙碌時節可以實現集中審核，節約財務時間，領導人外出時也可以對緊急事項進行審簽，保證工作順利推進。在線支付的實施使得系統自動識別待支付金額，避免了反復重開支票現象的發生。銀行回單的網上打印，可有效解決出納跑去銀行人工打印回單帶來的財務支付附件滯后、后續逐筆添加銀行回單的問題，減少了財務人員的時間耗費。財務報銷流程再造將會極大縮短整個財務報銷流程、顯著提升財務報銷效率[4]。

（二）財務報銷流程再造將推動財務建設的信息化

財務報銷流程再造依托互聯網技術，可實現系統外網與財務內網的有效融合，打破信息資源的割裂狀態，促進數據信息的流通與共享，比如利用多元化平臺的智能集成，報銷人員和財務人員僅僅在財務報銷系統中就可以分別完成差旅商品的采購和發票的自動查驗、在線結算支付，無須逐個登陸外網進行相關操作。財務報銷系統對財務制度、報銷指南、講解視頻等單元的集中設置，將打破財務制度信息閉塞的狀態，充分實現財務資訊的共享。在財務報銷系統中，從經濟業務發生之初直至整個報銷流程的結束，財務信息只需被采集一次便可實現后續環節的數據共享，信息通道的打通，將極大提高財務核算的準確率。同時，財務報銷系統對發生的每一筆經濟業務進行實時記錄，報銷人員可以實現對單據的實時跟蹤，單據在流轉過程中自動形成了信息流，報銷人員可隨時隨地掌握待報銷單據在各個環節中的反饋信息，信息查詢既方便又快捷。

（三）財務報銷流程再造將提高內控機制的嚴密性

財務報銷流程再造將有利于風險評估體系的建立健全，可以有效規避內部控制的潛在風險。結合云計算技術，財務報銷系統可以對財務報銷數據進行自動管理，對潛在的財務風險進行評估分析，自動形成具有一定規律的風險特征，財務人員可以依據該風險特征制定相應的應對措施，在風險不慎發生時，相關人員可以迅速做出反應，最大程度降低財務風險帶來的損失。財務報銷流程再造將實現對預算的實時控制，在經濟業務發生之前，報銷人員可以進行預算模擬測試，在財務報銷系統中錄入虛擬支出，系統則依據經濟分類自動與年初已錄入的預算指標進行分析比對，對超預算支出和無預算支出發出預警，事前將報銷支出控制在合理范圍內。財務報銷流程再造將強化財務內部的監督與監測，利用大數據技術的分析比對功能，財務人員可以及時發現財務差錯，以對公支付結算為例，通過在線讀取報銷金額，財務報銷系統的在線支付功能將有效避免付款金額的錯誤或重復付款情況的出現，很大程度上會降低賬實不符的風險。

（四）財務報銷流程再造將推動管理會計的實踐化

財務報銷流程再造將打破時空限制，財務人員可以利用多種工具方法對實時共享的數據信息進行分析與整理，實現財務數據對業務決策的指導，財務分析的重要性將會在戰略管理中凸顯出來，有利于國有資源的有效配置。同時，財務報銷系統在對費用支出實現自動橫向分析比較的基礎上，也將會實現與歷史支出數據的比對，有利于財務人員把握成本支出趨勢，可以為管理者制定目標提供有力的數據支撐，進而實現對成本的科學控制，提高財政資金的使用效益。財務報銷流程再造下，重復性的財務工作被計算機取代，這將為財務人員的順利轉型提供前提條件，有利于財務人員實現從會計核算人員向會計管理人員的轉變，更進一步可以實現從會計到財務負責人再到財務分管領導的職業發展[5]。

四、財務報銷流程再造實施建議

（一）強化組織保障

財務報銷流程再造是數字化校園建設的重要組成部分，其順利實施離不開強有力的組織保障。單位應當成立財務信息化建設領導小組，由校長擔任組長、副校長擔任副組長、財務人員和各科室主任擔任成員，負責組織和領導財務信息化建設的落實。在組織實施財務信息化之前，學校“一把手”應當首先轉變思維理念，提高財務數據對決策重要性的認知，以戰略眼光看待財務管理工作，將財務管理視為單位管理的重要組成部分，在財務報銷中積極推動信息技術的充分融入。其次校長要加強思想引導，財務信息化的引入涉及管理權限的重劃與調整，勢必影響到某些科室主任的個人利益[6]，應對其著重加強引導，使其服從大局。在財務信息化建設領導小組成員思想得到統一后，學校要加強宣傳，引導其他教職員工轉變財務報銷理念，以開放的姿態接受先進的管理理念，逐步推進財務報銷流程再造的實施。最后學校要加強各科室間的協調配合，對其進行統一管理，建立統一的信息平臺、使用統一的數據交換中心、采用統一的財務管理軟件以及信息編碼標準，保證數據得以順利傳輸，促進財務信息資源的整合。

（二）強化技術支撐

財務報銷流程再造是多元化平臺的智能集成，其順利運行離不開信息技術的支撐。中小學校應當積極調研，選取既能熟練掌握信息技術又能熟知財務知識的信息平臺開發商進行平臺的研究與開發。在財務軟件的研發階段，單位應當與技術人員充分溝通，對單位廣大教職員工的信息技術水平和財務收支特點進行說明，便于技術人員依據單位現狀及未來可能的需求設置財務報銷系統的主界面，主界面應當簡潔明了，便于日后財務人員與廣大非財務人員的順利操作。同時，在這個多元化平臺中，教職員工為開展業務需要隨時切換財務內網與外網，數據的交互使財務信息安全面臨嚴峻挑戰，因此，技術人員既要安裝防火墻軟件，防止黑客、木馬以及病毒的肆意侵入，又要安裝防水墻系統，防止財務信息從內部泄露，通過“兩道墻”的雙重保護，確保財務信息的安全可靠。在財務軟件的運行階段，操作人員應當及時反饋系統存在的問題或者可以進一步優化的意見，技術人員據此進行軟件的再設置，同時，技術人員要不斷進行系統的更新換代與升級，升級過程中做好信息的防護，避免財務信息失真。

（三）強化資金支持

財務報銷流程再造是一項巨大的工程，需要耗費大量的財力。從調研項目、交流學習、考察開發商、機構整合到系統軟件、配套硬件設備的購入，再到財務報銷系統的試運行、廣大教職工的培訓、后期運維與更新換代等，財務報銷流程再造無不需要資金做后盾，僅靠撥付的日常公用經費難以推行。因此，學校可以向主管部門、財政部門申請專項資金，請求相關部門的支持，以此避免擠占公用經費而影響單位的正常運轉。專項經費下撥后，學校要嚴格實行專項管理，單設明細科目進行收支核算，規范支付結算方式，嚴格控制開支范圍，精打細算，對每一項開支都要求問效。同時，要嚴守財經紀律，做到教學業務經費對專項經費的“不擠占、不擴面”，杜絕挪用侵吞財務報銷流程再造的專項經費，財務信息化建設領導小組和相關部門要不定期對專項經費的使用情況進行自查和監督，確保專項經費花在刀刃上，保障財務報銷流程再造的順利推進。

（四）強化隊伍建設

財務報銷流程的再造離不開高素質的人才隊伍。首先，應該擴大財務人員規模，招錄會計專業人才，合理安排人員配置，安排專人對財務報銷流程再造進行研究，參與財務報銷流程再造的調研工作，為財務報銷流程再造的實施提供充足的人力資源。其次，設置財務報銷助理，基層學校的財務人員除財務報銷工作外，往往還有諸如預決算編制、工資調整、社保金繳納等其他工作事項，工作任務重、工作壓力大，缺乏充足的時間向報銷人員解讀財務報銷流程再造中的具體政策等，此時財務報銷助理便可發揮橋梁作用，既能為報銷人員答疑解惑又能減輕財務人員的工作量，有效緩解了報銷人員和財務人員之間的矛盾。最后，加強培訓，提高財務人員信息技術的應用水平，財務人員不僅要掌握軟件操作的基本知識，更要提高利用系統軟件反饋的數據進行進一步財務分析、決策的能力，促使財務人員向復合型人才發展，同時，加強全體教職員工的培訓，引導下載手機智能APP，提升其運用PC端和手機移動端進行網上報銷的能力。