行政單位內部控制存在的常見問題及對策

張瑞霞

（張家口市生態環境局涿鹿縣分局，河北 張家口 075600）

行政單位是我國社會體系的重要組成，主要負責國家的文化建設、組織經濟建設以及行政管理的公共服務單位，在維護社會公共秩序、促進國家發展中扮演著重要的角色[1]。自改革開放后，我國加大了對行政單位的扶持力度，各地區的社會經濟與城市建設腳步在不斷加快，各級行政單位得到更多發展空間，取得比較理想的建設成果，但隨之而來的，是一系列的發展難題。對于行政單位來說，想要促進行政單位的穩定發展，實現自身的穩定長遠發展，就必須要全面加強內部控制管理，逐步營造良好的內部環境氛圍，杜絕不良行為的出現。

一、行政單位實施內部控制的必要性

（一）是防治違規違紀的關鍵手段

相比于社會企業組織，行政單位無論是在社會性質，還是經營方向都大不相同，因此做好內控管理具有重要的現實意義。眾所周知，行政單位的財政資金多數來自國家的財政資金扶持，屬于國家資產，對于管理工作具有超高要求，需要通過內部控制，對每項工作流程，尤其在財政資金使用方面加強管理，可以保證財政資金的優化配置，避免不良行為的出現，造成巨大的國家財產損失。并且，內部控制的有效實施，可以在“決策、執行、監督”三個環節的管控下，在每個環節甚至源頭處規避違規問題，促進行政單位“廉潔文化”建設，進而營造出一個“風清氣正”的環境氛圍。

（二）是提高管理效益的基礎保障

行政單位屬于公共性社會組織，其存在的根本意義，就是維護人民群眾的合法權益，為其提供優質的公共服務，因此行政單位的日常工作被公認為整個社會活動正常運轉的重要環節[2]。以內部控制為導向的管理工作，可以使行政單位的辦理流程得到規范與簡化，以部門需求為基礎，實現內部資源合理調配，最大限度實現資源節約，杜絕資源浪費，有助于行政單位管理效率的提升。事實上，內部控制已經成為我國行政單位必不可少的管理舉措，在制度體系、管理舉措的協調配合下，可以使單位內部控制流程變得更加嚴謹規范，在提高管理效益的同時，樹立良好的社會形象，進而不斷擴大行政單位的社會影響力。

（三）是保證會計信息質量的首要選擇

會計信息中記錄著行政單位每項活動的全部信息，與單位整體發展有著密切的關聯。通過內部控制的準確落地，對各部門的工作行為加以管控，使財會部門的工作流程得到有效規范，對財會人員的個人行為進行約束，以此更好開展系統性的會計數據信息搜集、分析、加工、匯總與處理，在保證會計信息質量的前提下，為單位領導干部提供更準確的數據參考，提高會計信息的參考價值，用數據來說話，實現國家資產的合理調配與使用，將社會效益發揮至最大化。

二、現階段行政單位內部控制面臨的問題

（一）缺乏良好的內控執行環境

環境是開展工作的重要場所，也是影響工作效果的主要因素之一。現階段，許多行政單位缺乏良好的內控執行環境，無法為內部控制提供良好的環境保障。而產生這些問題的根本原因，多數來自領導干部的不關注、不重視，對于內部控制的積極作用認識并不到位，管理重心更加傾向于事業發展與自身政績方面。個別領導認為，行政單位不同于營利性機構，對于內部控制的需求量并不高，即便已經著重開展內部控制，但更多關注在預算控制管理與政府采購流程管理方面，這使得內部控制的貫徹落實受到嚴重阻礙，無法充分發揮其根本價值，將會對行政單位的整體發展帶來不利影響。

（二）制度體系不夠健全

制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度體系能夠起到良好的規范與引導作用，嚴格規范工作流程，約束部門人員的工作行為。無論對任何工作來說，都需要通過制度來提供保障，如果行政單位不能切合實際，落實相應的制度體系，在制度缺位、不完善的情況下，將會失去應有的嚴謹性與約束性，不能對各項工作流程做出明確規定，執行追蹤管控更是難上加難，不利于預期目標的順利實現。在崗位職責落實方面，如果缺乏完善的管理機制，將會出現崗位職責不清晰的現象，在面對突發情況時，各部門之間相互推諉、推卸責任，整體工作變得更加混亂、無序[3]。

此外，財務控制屬于行政單位內部控制的核心內容，內部流動資金多數來自財政撥款，如果內部控制不能準確落實到位，在制度體系缺位的情況下，不能對各部門職責進行清晰劃分，將會嚴重影響財政資金的高效利用，降低財務管理水平，還會使內部控制流于表面，無法實現深入滲透。

（三）內控管理與會計管控之間不夠協調

行政單位是國家各項行政事務進行組織、管理、監督和指揮的國家機關。相比于其他社會組織，行政單位的涉及行業與領域比較廣泛，加之自身行業的特殊性，難免會產生大量的數據信息，需要通過會計部門進行系統化的分析與處理工作，而會計部門同樣也是內控管理中的重要組成。對于行政單位的內部控制來說，會計控制屬于本身工作的核心內容，兩者之間有著密切的關聯，起到“相互牽制、相輔相成”的作用，如果單位人員不能正確認識到二者的關系，借助會計管控助力內部控制，充分發揮協同效應，將會使內部控制執行受到一定阻礙，極易出現不同程度的管理問題，很難順利達到全面控制的目的。

（四）內部控制缺乏規范化

就目前來看，雖然大部分的行政單位已經著手開展了內部控制，完成了前期與具體安排，但依然存在一些不規范的弊端問題，無法實現科學合理的內控管理工作，實際執行效果并不理想。例如：行政單位更多關注社會職能履行，對于內部控制的法規政策了解并不深入，現有的制度體系存在一定局限性，不能與行政單位實際情況保持高度配合，并且在會計內控制度不完善、缺位的情況下，許多工作需要進行更深度的強化與改進。此外，人員是工作的參與者、執行者，他們的專業水平將直接影響工作效率，但往往許多行政單位的人員教育培訓并不及時，無法保證內部控制的合理性，規范化建設更是難上加難。

三、優化行政事業單位財務內控制度對策與建議

（一）注重行政單位內控環境的改善

作為單位的第一領導人、第一責任人，領導干部需要具備良好的內部控制意識，給予該項工作高度重視，以身作則，充分發揮自身表率作用，全力加大內部控制的宣傳力度，在單位內部樹立正確的內部控制思想，進而形成一股良好的內控管理風氣[4]。在此基礎上，行政單位需要適時開展培訓與交流工作，在條件允許的情況下，邀請專業人士進入單位內部進行實地培訓，面向全體職工講解內部控制的專業知識與優秀案例，加大內部控制重要性的宣傳與普及力度，進而加深基層職工對內部控制的認識與理解程度，杜絕認知空白現象，深刻意識到該項工作在單位整體發展中起到的積極作用，在潛移默化中增強自身思想意識，逐步營造良好的環境氛圍，為內部控制的順利實行打好扎實的人員與環境基礎。

（二）構建完善內控管理體系

第一，梳理業務流程，促進內部控制制度建立。建立全員參與機制，要求各部門給予內部控制高度配合，認真梳理各業務流出，分析并確定風險點，對各項業務活動中可能存在的風險隱患、突發事件做出超前預判，根據其基本性質建立相對應的制衡體系，逐步建立符合自身發展需要的內部控制管理制度，并結合內外部環境，及時補充并調整制度內容，確保切合實際。當需要委托中介機構進行制度編制時，應要求其進入單位蹲點，在確認對單位內部的部門設置、職責劃分、業務特點充分掌握后，編制出一套具有科學性、操作性、合理性的內部控制制度。

第二，以業務活動為基礎，健全項目審核控制機制。充分考慮到行政單位的機構設置、相關活動、社會職責等諸多管理要素，由此進行相關活動崗位的合理設置，保證各個崗位之間保持緊密連接、權限相互牽制，打造“各司其職，相互監督”的美好局面。在此基礎上，嚴格遵循“三權分立”基本原則，建立項目審核與審批制度，針對重大業務事項，要求單位領導全員參與集體決策，按規定權限與程序審批一般業務。

第三，明確執行目標，合理劃分職責。明確內部控制執行目標，以內控目標為導向開展工作，明確劃分內部控制的工作職責，將內控責任準確精細化到各個部門，準確落實到每個崗位和每個員工中，同時需要構建嚴格的崗位責任制度，使企業全體人員都能清晰認識自己應該做些什么，不應該發生哪些行為，以便后期績效考核管理工作的順利進行[5]。

第四，完善財務制度，做好預算管控。行政單位要意識到財務制度在內部控制中的核心位置，以提高管理水平、增強風險防范能力為目標，對現有的財務管理制度進行補充、完善，重點強化財政資金、固定資產管理，明確設定財政經費申請、使用以及審批程序，保證做到在制度體系與法律規章的規定范圍內合法、合理執行。此外，行政單位應適當引入全面預算管理，結合自身發展戰略，靈活選用“固定預算、彈性預算、增量預算、零基預算”等多種成熟的預算編制方法，提前預測未來一段時間內財務活動中的收支情況，加大預算編制與執行管控力度，落實配套的預算審批機制，對各項財政資金實施有效管控，嚴厲杜絕“徇私舞弊、違規操作”等不良行為的出現。

（三）健全內部會計管控制度

為推動內部控制的準確落實，行政單位應從大局觀角度出發，認真梳理內部控制、會計控制之間的關系，正確認識到二者的協同作用，在此基礎上健全內部會計控制機制，最大限度保證二者的協調性，促進共同發展。

首先，內控管理機構的設立與健全。以單位發展戰略為基礎，充分考慮各部門業務情況、內控管理需求，設立獨立的內部控制組織機構，賦予該部門足夠的獨立自主權，免受其他部門或人員的干擾影響。堅持“因事設崗、以崗定人”的基本原則，將不同業務活動合理分配到實際崗位中，并以此為基礎，在所分類的工位上安排具體的會計控制人員。

其次，落實職務分離機制。為避免出現徇私舞弊、濫用職權等不良情況，行政單位應嚴格落實“不相容職務崗位分離”制，保證會計工作分工到位，針對重要崗位，應至少配備兩名或兩名的人員，共同進行會計賬目的整理、清算與核對工作，要求雙方相互監督和合作，嚴厲杜絕“一人多崗”，盡可能保證“賬實相符”。

最后，提高會計信息質量。會計信息作為會計工作的開展前提，需要行政單位給予高度重視，重點加強對會計賬簿的監督管理，在啟用賬簿時需填寫相關的內容，經核實確認沒有差錯情況后，進行賬目登記和編號，保證會計信息的準確性、真實性，以便更好為行政單位內部控制提供數據參考，取得更理想的工作成果。

（四）開展規范化的內部控制

規范是行業發展的生命線，行政單位要加強規范化建設，使內部控制工作的整體質量得到保障。在此期間，應全面彰顯制度體系的根本性作用，根據各崗位需求，落實配套的管理機制，在法律法規的正確帶領下，對內部控制的工作流程作出明確規范。針對工作執行力管控，需要在做好人員意識建設的基礎上，使其正確認識到自身崗位的重要性、社會價值，以此擺脫傳統模式下的束縛與局限，對各部門的職責權限作出明確規定，開展內外部監督管理，推動內部控制得以穩定運轉，進一步提升工作的有效性[6]。

以監督角度入手，對行政單位的財務活動、業務活動等重要項目進行監督管控，充分發揮審計部門的監管作用，對各項業務活動開展系統性的指導、監督、服務、檢查、決策輔助等，要求財務部等相關部門參與到其中，及時告知部門實際情況。建立內控管理委員會，在各部門的全力配合下，做好內部控制工作問題的快速發展、妥善處理。注重內部控制、廉政建設二者的有機結合，以此為基礎搭建“廉政風險點”的監測機制，重點加強領導人員的工作檢查與指導，最大限度避免“廉政風險”的出現，進而促進行政單位的良性發展。

四、結束語

綜上所述，在社會經濟快速發展的今天，行政單位應切實做好內部管理，將其作為首要任務來抓，將其深刻貫穿在單位內部，在制度體系等多重保障手段下，實現內部控制的準確落實，不斷提高內控管理水平，更好為社會大眾提供優質的公共服務。