高校檔案進館工作中存在的問題及對策

摘 要：高校檔案工作是學校發展基礎性工程之一。為實現好高校檔案服務學校管理、教學、科研等功能，檔案要有質量保證。為確保高校檔案的規范性、完整性，檔案進館是重要環節。本文分析了新時代背景下加強高校檔案工作的重要性，結合安順學院檔案工作實際，梳理檔案進館工作中存在的問題，總結做好高校檔案進館工作的思路。

關鍵詞：高校檔案；進館；問題；對策

在慶祝中國共產黨成立100周年的重大歷史時刻，7月6日，習近平總書記對檔案工作做出重要批示，要求把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾。這也是對高校檔案工作者極大的鞭策和鼓舞，為做好新時代高校檔案工作提供了根本遵循。

1 高校檔案工作的重要性

高校檔案工作是高校的重要基礎工作之一，是衡量高校教育水平和管理水平的一個重要標志。高校檔案記載著學校發展的歷程，為學校高質量發展提供歷史參考與借鑒。發展好、利用好高校檔案，可以讓學校在發展中吸取有用經驗、全面認識教育之發展規律，為學校未來各項事業發展提供智力保證。新時代做好高校檔案工作具有十分重要而深遠的意義，高校檔案人要以高度的責任感與使命感更加堅定自覺地做好檔案工作。

1.1 高校檔案匯聚學校發展歷史記憶

高校檔案是高校歷史發展的記憶憑證和智慧結晶，是原始第一手資料和寶貴財富。通過檔案可以查詢高校的辦學歷史、重大事件、杰出人物以及高校所取得的成就、做出的貢獻。檔案也是學校前輩們的智慧結晶和精神所在，是歷史的文化積淀。通過檔案可以看出一所高校的情懷、信仰、文化及教育精神的傳承。

1.2 高校檔案服務之能潤物無聲

檔案承擔著“存史、資政、育人”的神圣使命，肩負著“為黨管檔、為國守史、人民服務”的宗旨。當前，高校檔案也有著查詢利用等服務功能。當下，全國高校檔案館（室）類目劃分大致一致，包括黨群類、行政類、教學類、基建類、科研類等11個大類，不同大類的檔案資料記載著不同歷史時期學校發展的脈絡和印記。11個大類檔案資料能為學校行政、教學、科研、基建等高質量發展提供資料參考和經驗借鑒，通過傳承本土文化基因，發揮檔案育人價值，在助力人才培養，傳承學校文化等方面貢獻檔案智慧和力量。

2 安順學院檔案進館工作中存在的問題

2.1 缺乏系統理論指導性文件

安順學院因歷史原因，檔案工作起步較晚，檔案館人員緊缺，現有人員專業結構極度不合理，專職檔案人員沒有檔案學專業背景，又缺乏專業理論功底，使得檔案工作在摸索中前進。檔案館在檔案的接收、管理、利用等方面的制度不健全，缺乏系統的業務指導性文件，欠缺基本規章制度為檔案工作提供制度保障，不能真正實現有據可依，有章可循。

2.2 檔案意識淡薄，檔案隊伍不穩定

目前，學校部分人員對檔案工作的認識仍然停留在傳統的檔案收集、保管階段，對檔案的價值和檔案工作的重要性認識不足[1]。各立卷單位領導對該工作重視程度低，缺乏對相關法律法規和管理規定的了解，檔案意識淡薄[2]。對學校組織的檔案培訓積極性不高，近兩年全校檔案員培訓平均到會率僅為60%。近年來，學院檔案工作雖已起步但進度緩慢，從工作完成情況看，按時完成度低。

檔案隊伍建設不被重視，專職檔案員卻身兼數職，無法做到“專”職。目前檔案隊伍中精通檔案管理信息技術的復合型人才十分匱乏，總體來看專業化水平較低。各立卷單位檔案員更換頻繁，缺乏一支穩定隊伍來開展檔案工作，無法保證檔案工作的持續性，檔案工作銜接出現斷裂。以各部門報送兼職檔案員名單、參加培訓人員名單與當下承擔檔案工作人員做對比，50%以上部門兼職檔案員已經更換。參訓人員不做檔案工作，有的部門兼職檔案員更換達三次，導致最終檔案歸檔工作效率不高，出現多次返工的現象。

2.3 進館檔案不符合規范

從檔案館目前進館的檔案資料來看，進館檔案多數不符合規范，檔案完成質量跟不上。表現在對一份資料是否有保存價值，是否該歸檔判斷不準，很多有保存價值的資料沒有收集整理歸檔；進館檔案存在實體分類錯誤，出現不同分類檔案混淆在一起，檔案保管期限界定不準確，裝訂不規范，歸檔章填寫錯誤，卷內目錄、卷內備考表、移交清單填寫不完整，檔案管理系統錄入錯誤等問題。

2.4 檔案收集不齊全、種類不豐富

從當前進館的檔案來看，存在收集不齊全、種類不豐富的情況。例如：有的學院移交的整年度的檔案只有幾份黨建檔案，沒有體現二級學院的教學、行政、科研類工作；有的部門移交的年度檔案中僅有幾份檔案資料展示具體工作事項；有些部門收集整理的檔案只有請示、沒有批復，或只有批復，沒有請示，這將不能再現工作的完整度。從當前進館的檔案資料看，部門移交的檔案資料單一，不僅種類單一，且總量少。對照各部門的年度工作總結來看，進館的檔案資料是十分不完整的。從整體上看，全校檔案歸檔種類不全，目前館內檔案僅集中體現在行政、黨建、教學、科研、財會等方面。

3 新時期高校做好檔案進館工作的對策探討

3.1 完善高校檔案工作規章制度

高校檔案工作要順利有序開展，制度要承擔起先行者的重擔。檔案館要依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》，結合自身高校發展實際，在檔案的收集、整理、歸檔、立卷、移交進館等環節中擬定相關的管理辦法、規則、標準、規定等，確保學校各立卷部門在開展具體檔案工作的過程中，有標準可循、有制度可依。有了指導性文件，才能為檔案工作準確開展保駕護航。完善檔案管理各項規章制度，統一學校檔案工作標準，不僅有利于檔案工作科學有效開展，還能為檔案進館工作提供理論支撐。

3.2 建立健全檔案工作體制機制

高校檔案工作是一項系統性強、環環緊扣的工作。僅僅依靠檔案部門自身力量或者說部分檔案工作人員將無法完成如此龐大的系統工程。為確保檔案工作的順利有效進行，學校應根據發展實際加強對檔案工作的統一領導，實行分級管理的辦法開展好高校檔案事業。為了更為科學、合理管理檔案工作，實現檔案在學校發展中的基礎性作用，檔案工作成效起到關鍵作用。如何保障高校檔案工作成效，建立健全檔案工作體制機制是核心。鑒于此，高校應建立完善統一的檔案工作領導機制，校級層面集中統一領導，檔案館歸口負責，各部門各負其責的檔案工作體制，確保分工明確，各司其職，密切配合、形成合力，統籌推動學校檔案工作有序開展。

高校應將檔案工作開展情況納入學校目標考核和黨政領導班子、領導干部綜合考核評價內容，進一步壓實各級黨政領導特別是部門“一把手”的領導責任。健全檔案管理體系，高校需要成立檔案工作領導小組，工作組由組長、副組長、成員共同構成，組長由黨政領導擔任，副組長由分管檔案工作的副校長擔任，成員由各二級部門負責分管檔案工作的領導負責。檔案工作領導小組設在檔案館，指定專人負責檔案管理工作，通過健全檔案管理體系，層層壓緊、壓實任務和責任，強化檔案工作統籌協調，使檔案工作科學、有序、合理推進。

3.3 增強檔案責任意識，夯實隊伍建設

3.3.1加強學校各級領導對檔案工作的重視。檔案工作是一項基礎性、持續性、長久性的工作，是一項功在當代、利在千秋的事業[3]。高校要把檔案工作視為學校發展的基礎性工作常抓常新。經驗證明，學校領導對檔案工作的重視程度決定檔案事業的順利度和成效性，有了領導對檔案工作的重視，檔案工作運行體制機制才能更加順暢，檔案工作開展才能更加可為，才能提供更好更廣的發展空間和環境，實現檔案工作因“有為”而“有位”。

3.3.2把檔案工作納入學校發展整體規劃中。為確保高校檔案工作長期、持久、科學推進，將檔案工作納入學校發展整體規劃是勢所必然，要確保人力、物力，財力得到支持。要把檔案考核指標納入學校年終高質量考核中，完善細化指標，檔案歸口部門對各立卷單位進行考核打分，將考核結果壓實到立卷部門。進一步深化人事制度改革，強化政策引導，讓檔案人員與教學人員在編制和崗位設置、職稱評審、績效工資分配等方面享受同等的待遇[4]。將檔案工作納入到學校激勵和考核評價機制，編制科學的專職檔案工作人員崗位職責和目標任務，建立完善考核體系，將績效與工作業績結合。

3.3.3完善檔案隊伍建設。當前高校檔案工作普遍存在編制短缺、專業人員緊缺、檔案隊伍穩定性不強、上升渠道窄、業務能力弱等問題[5]。完善檔案隊伍建設，是高校檔案工作良性發展的客觀要求。穩定檔案隊伍，著重考慮兼職檔案員隊伍建設，高校兼職檔案員是推動檔案工作中的主力軍，是各部門完成各類基礎檔案信息收集、整理、歸檔的主要依靠力量，在推動整個學校檔案事業的發展中起著關鍵性作用。要給予兼職檔案員客觀的工作認可，學校可利用定期檔案培訓會議或檔案工作會議等機會對檔案工作完成較好、責任心強、表現突出、能及時完成學校檔案工作的兼職檔案員予以表揚和肯定，增強其工作動力；各立卷單位要給予檔案員公正的工作量評價，提升對檔案工作的認同感，充分調動其工作積極性，實現檔案工作良性循環。學校還應從檔案事業大局與長遠出發，對長期從事檔案工作的專兼職檔案員提供晉升渠道和機會，充分考慮和解決其切身利益、職業生涯發展、經濟待遇等實際問題，給予專兼職檔案員檔案系列職稱評定通道，為安心本職工作、走職業化、專業化道路提供平臺和保障，激發全校專兼職檔案員工作熱情和檔案歸屬。只有這樣，檔案隊伍才能引來人才，留住人才，夯實檔案事業人才隊伍。

3.3.4提升檔案員業務能力。切實加強全校檔案員專業素養和職業能力培養。作為一名高校的檔案工作者，首先要提高對檔案工作重要性的認識，全校檔案人只有充分認識到檔案工作的重要性，熱愛自己的本職工作，端正思想，才能發揮自己的主觀能動性，切實做好檔案工作[6]。全校檔案員要熟悉掌握檔案管理工作相關制度、規定、管理辦法。熟練掌握各級檔案主管部門對做好檔案工作出臺的相關法律法規的，積極爭取參加檔案相關培訓，學習交流活動，主動謀求學歷提升、業務能力提升機會。學校要提供資金支持以滿足專職檔案員外出參加培訓、學習交流機會，檔案館每年組織一至兩次全校性培訓，為保證培訓活動能引起重視，邀請校領導出席會議，由檔案館館長或專職檔案員為全校兼職檔案員做業務培訓，總結學校檔案工作中存在問題、解決辦法。通過交流工作經驗與心得，及時彌補因人員更換導致檔案工作出現斷層情況，助推檔案工作有序開展。

3.4 嚴把檔案進館環節

3.4.1嚴格進館檔案質量。為實現好檔案的存史、資政、育人功能，踐行好高校檔案館“為黨管檔、為國守史、為民服務”宗旨，掌握好進館檔案質量這個關鍵點。對于檔案移交工作中存在的不規范、不標準、質量不符合要求的檔案要及時要求整改，對文件收集不齊、種類單一的情況要及時補齊。針對進館檔案存在問題，共性問題集中指導，個性問題單獨輔導，對于專項檔案，檔案館要派專人負責跟蹤專項檔案收集、整理、立卷、歸檔工作，確保進館檔案資料的真實性與完成度。確保進館檔案在數量、種類、質量上達標。除了嚴把規范標準外，做好新時代檔案工作，檔案館還應嚴把檔案政治關，必須始終牢牢把握正確的政治方向。對于形成的相關檔案材料的思想意識是否正確、表述準確與否、政治站位高不高、是否遵循黨的大政方針政策等都需要嚴格把關。檔案館還應對進館檔案的真實性嚴格把關[7]，對于真實性存在疑惑的檔案要及時要求立卷部門認真整改、完善，確保檔案的真實可靠。

3.4.2檔案館專人負責檔案移交工作。為實現檔案移交標準統一與規范，檔案館應安排專人負責檔案移交工作，嚴把檔案移交環節。除了嚴格按照檔案管理相關制度規范要求，做到標準統一，還應實行檔案立卷部門負責人終審定稿制，最終定稿須經主要負責人審核簽字，并加蓋公章后方能完成移交。

結語

綜上所述，對于高校檔案進館中存在的各種問題，學校根據自身發展特點采取有針對性、實效性措施予以解決，以檔案進館為抓手，加強檔案管理建設，為學校高質量發展貢獻檔案智慧與力量。

參考文獻

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作者簡介：陳清嬋（1986— ），碩士研究生學歷，安順學院講師，研究方向：思想政治教育。