新形勢下信息化技術在中學檔案管理中的應用探索

摘 要：近幾年來，學校檔案在教育教學改革中發揮著越來越重要的作用。為更好發揮檔案價值，需要加強信息技術在檔案管理中的應用。本文認為，新時代學校檔案管理還存在思想轉型不夠、數字技術應用不足、支持保障不到位等問題，迫切需要在制度標準化、專題數據庫建設、檔案安全防護等方面進行探索和創新。

關鍵字：信息化技術；中學檔案管理；創新路徑

隨著教學改革的深入和新教學技術的應用，中學檔案種類日益多樣，成為記錄學校變遷、教學成果、學生成長的第一手資料，這些檔案對于內部管理和教學提升具有重要參考價值。在新一代信息技術應用下，檔案管理者要轉變思想觀念，加大新技術新成果的檔案應用，更好發揮檔案在教育教學中的作用，推動教育事業高質量發展。

1 信息技術在中學檔案管理中的實踐向度和意義

1.1 信息技術在中學檔案管理的實踐向度

信息技術已經融入學校檔案管理的全過程。目前來看，學校檔案信息化建設初具規模，深化信息技術的應用場景。一是綜合檔案實現集成化管理。綜合檔案是學校檔案管理的基礎。大部分中學已完成存量數字化工作，增量電子化正有序途徑，電子文書檔案實現了系統化管理。有的學校搭建了基于OAIS功能模型和對檔案生命周期的全流程管理，能夠實現與學校教學檔案、會計檔案、學籍檔案的一張網覆蓋查詢。系統集成綜合檔案收集管理、教學檔案同步閱覽、學生檔案管理個性化管理、遠程服務利用、新聞信息抓取采集等業務功能，能夠實現對學校各類檔案的綜合管理、遠程服務利用和對檔案資源的深度挖掘利用。二是學籍檔案實現數據化管理。中學學籍檔案是反映學業情況、學校管理的重要憑證，也是查詢利用率最高的學校檔案。根據學籍檔案的唯一性、保密性要求，中學學籍檔案已從紙質模式轉型為電子管理，并實現了教育系統和檔案部門資源互聯互通，異地查詢為學生提供學歷證明更加便利。三是專業檔案數據庫日益完善。中學檔案管理以文書檔案、學籍檔案為重點，人事檔案、教學檔案、科研檔案等專業檔案為支撐的管理模式。部分學校已針對專題檔案建立了特色數據管理系統，比如以學科為單位的教學檔案數據系統，能夠實現學科教學檔案高質量利用查找，極大提升了教學科研效率。

1.2 信息技術對中學檔案管理的意義分析

一是檔案共享利用化。信息化中學檔案管理帶來的最直接的影響就是檔案的共享利用程度加深。在互聯網技術的加持下，打破了學校在檔案利用層面上的時空限制，使用者可以根據實際快速查找資源，提升了檔案的應用價值比如，對于教學檔案來說，過去的教學資源以個人或者年級管理為主，教學檔案管理平臺使全校的優質教學資源得以集成，更有利于發揮了優質教學資源引領作用。二是檔案查詢便捷化。信息化賦能檔案查詢，實現了檔案服務更優質便捷，在傳統管理模式中，查詢檔案需要在檔案室內靠人工翻閱查找，效率低，也造成了對檔案實體的破壞。檔案信息化運轉系統后，工作人員只需動動手指在電腦上查找“電子檔”即可查閱檔案資料，省時省力，改變了傳統查找查閱檔案模式[1]。三是實體檔案安全化。傳統的檔案室存儲安全性保障不足。目前，有的中學檔案室建設通過計算機管理控制，通過計算機、自動報警器、煙感器、監控攝像機等聯網監控設備，在關鍵位置安裝紅外線探測器，進行24小時無死角監測和報警，相關信息輸入中央控制臺并通過電腦實現聲光報警、自動攝像并記錄，滿足檔案安全管理數字化、網絡化、智能化發展需求。

2 當前中學檔案信息化應用中存在的問題

2.1 信息化任務繁重，工作效果不顯著

中學檔案類型眾多，包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、財務檔案等，這些檔案資源在學校發展不同領域都至關重要，因此，對大部分學校來說，信息化規劃前都是同步進行的，未區分主次關系。伴隨信息化的普及，建設費用也是水漲船高，有的學校每年信息化建設費用直接攀升到百萬級別。對于單位來說，信息化資金投入不僅是一勞永逸的，需要同步科技進步進行升級提升，維護費用也是巨大的壓力。因此，有的學校在信息化推進中對利用率較高的檔案類型進行優先數字化，造成了檔案種類在信息率上不均衡性，檔案信息化建設的整體質量受到影響。

2.2 支持保障不到位，推進效果不理想

一是思想轉型不到位，檔案信息化意識薄弱。有的管理人員認為學校不屬于行政序列，與民生需求關系不大，無需進行檔案服務利用轉型，造成了檔案管理事業在先天上的不足，資金投入難以保證，系統搭建和安全管理投入不多，檔案信息化建設進程不順暢。同時，領導的不重視也導致檔案管理人員進行信息化建設的積極性不高，最終導致了檔案信息化建設無法破局，未能最大限度地彰顯檔案信息化優勢。二是制度建設滯后。大部分中學在信息化過程中忽視制度建設，只增加了對外包公司信息化安全保密條款，忽視了內控制度機制建設。

2.3 新技術應用不足，質量效果不明顯

隨著大數據、區塊鏈、互聯網+技術的異軍突起，為檔案信息化帶來前所未有的發展空間。比如，區塊鏈技術能夠保障電子文件數據不被篡改和丟失，是目前電子文件保障最新技術成果；大數據通過算法模式能夠精準把握利用者的傾向和愛好，為檔案服務提供可參考數據，也為信息化建設重點指明方向。從目前來看，中學檔案管理還未能充分新技術優勢，信息化工作停留在系統搭建和查詢利用的趨向上，還未從利用者角度優化服務，對電子檔案安全保障技術不夠。從技術層面來看，中學檔案信息化還處于較低水平。

2.4 檔案管理思維弱，創新動力不充足

檔案管理工作的思維定式未能從根本上扭轉，無法緊跟形勢，形成了檔案工作的條條框框和思想障礙。檔案工作和教學工作結合不緊密，過去學校檔案管理工作以文書檔案和學籍檔案管理為主，且不同部門管理。近年來，中學檔案管理面臨的時代環境和需求利用都發生了很大的變化，特別是新教學技術應用，產生了大量的教學數據資源，這些資源是提升教學質量、展現教學成果的重要檔案元數據，如果依照原來的管理方式，這些檔案數據處于分散狀態，無法滿足教師檔案利用的需要，導致檔案管理跟不上時代發展，影響學校教學工作進程。

3 信息技術在中學檔案管理中的創新策略

3.1 以“三合一”制度為標準，提升檔案規范化水平

“三合一”制度對提升中學檔案基礎業務和信息化水平，建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的學校檔案資源體系重要意義。該制度將學校檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表在一個規定中規范，更有利于提升信息化的規范化水平。學校檔案管理部門要科學制定檔案分類方案。檔案門類應當包括本單位所有檔案門類，分類方法應當采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項相結合的方法進行復式分類。檔號結構以《歸檔文件整理規則》確定的編制規則為基礎。要科學確定歸檔范圍，學校檔案門類多，要明確各門類文件材料歸檔范圍，確保檔案資料能夠全面系統地記錄學校真實面貌。教學檔案要以提升教學水平為中心，將優質的教學課件、學案等納入歸檔范圍，為后期查詢奠定制度基礎。要準確劃分檔案保管期限，要根據學校檔案特點，全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值，準確地判定檔案的保管期限。學籍檔案查詢利用率較高，根據學生需求可設置為永久保存。隨著學校活動和記錄模式的多元化，學校檔案載體形式日益多樣化，在規范管理文書檔案的基礎上，也要重點做好照片、錄音、錄像、網頁信息、實物等門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作。

3.2 以專題檔案庫建設為引領，提升檔案信息化實效

專題數據庫是推動中學檔案利用的創新手段和形式，也是進行檔案數字化主要目標之一，能夠為學校決策、教育教學和服務學生提供快捷精準的檔案利用。中學檔案專題數據庫的編制主要包括三個環節：一是確定數據庫類型。結合學校發展、教師和學生需求，按照輕重緩急原則，科學劃定學校檔案數據庫的類型。現在比較成熟的劃分有學科教研數據庫、學生成長數據庫等，要借鑒吸收已有的成熟經驗做法，建立符合學校實際的主題類別。二是數據采集。文書檔案、財務檔案可按照常規數字化流程進行加工。對于教學檔案、學生檔案要分類施策，因地制宜。其中，教學檔案數據庫是建設重點，在教學檔案中有教案、學案、試卷，也有成績分析、教學效果評價、教學比賽資料等，數量大、類型多。在搭建教學檔案數據庫時，凡是在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體都納入數字化范圍，要對這些類型劃分模塊，加強教學資源的數字源描述，突出檢索利用功能。三是整合利用。不同類型的數據庫要統一模式和格式，便于日常查詢。要建立數據庫訪問關口設置、身份驗證，對學籍檔案、文書檔案管理要設置有限訪問模式，確保學校數據安全。

3.3 以資源共享為著力點，提升檔案信息服務能力

師生對檔案信息的需求日益強烈，檔案信息化應用場景打造，能夠破解海量檔案分散管理、群眾查檔利用困難、檔案信息資源共享性差等難題，實現匯集檔案資源、打通在線檔案數據等功能。首先要打造查詢利用一體化管理系統。以檔案服務為主軸建設檔案駕駛艙，集成搭建“我的檔案一鍵通”“查檔一體化”“檔案收集”“檔案管理”“檔案利用”功能模塊，上線多個子場景[2]。“我的檔案一鍵通”可以一屏查閱與學科教學相關聯的各類檔案數據。“檔案收集”可實現教師自主上傳檔案資源，使教師既是利用者也是歸檔者。其次，推廣移動終端查詢模式。在政府服務領域，移動客戶端查詢模式經驗已成熟，并廣泛應用推廣。對于中學檔案管理來說，要借鑒手機查詢檔案服務，讓利用者隨時隨地“指尖查檔”的經驗，一是使用微信掃描二維碼，通過實名認證后即可登錄查檔。二是下載學校APP，通過實名認證后選擇有權限的欄目，點擊進入即可實現秒查檔案。手機查詢企業登記檔案服務讓查檔像“網購”一樣方便，更符合移動互聯網時代的用戶習慣，更有助于節省辦事成本，降低學校行政資源消耗。最后，要建立共享思維和激勵機制。從教師來說，要更新觀念，轉變思維，充分認識檔案資源共享在自身成長中的重要意義和價值，把共享作為加快優質資源建設的一條重要渠道[3]。從學校來說，要設立專項資金，支持檔案共享工作的開展。對教師優質的檔案資源，可以采取贖買的政策，讓局部優質教育資源發揮更大作用，激勵教師自覺主動參與共享。

3.4 以信息技術為保障，提升檔案資源安全水平

檔案安全是中學檔案管理的重中之重，信息化帶來便利的同時，也為數據安全建設帶來了挑戰，特別是隨著網絡技術的發展，檔案管理系統泄密事件逐漸高發。一是要加強數據管理。加強數據管理。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節。利用現代化手段全方位做好檔案安全加密防護，加強檔案數字化外包服務企業安全約束性管理，建立檔案數字化外包保密制度和檔案數字化外包流程操作規程；落實技防措施，嚴格計算機設備、網絡、數據光盤等載體管理，建立健全數據庫質量，嚴防失密事件發生。二是強化應急演練處置。結合安全態勢和工作重點，選取終端計算機感染勒索病毒、檔案信息化搬遷發生安全事故等應用場景，以桌面推演結合實戰操作的方式，進行從發現、響應、報告、處理到總結評估的全流程應急處置工作演練，完成檢驗網絡安全應急處置能力、鍛煉網絡安全應急工作隊伍、完善網絡安全應急預案的目標。三是落實相關制度。堅持檔案查閱、復制、摘抄相關制度，完善查閱、復制、摘抄審批程序，履行網絡登記簽字等手續，發掘檔案利用價值，提高檔案利用率。

3.5 以要素支撐為基礎，提升檔案信息化水平

中學檔案信息工作的轉型發展，離不開學校重視、資金保障和人才支撐等關鍵要素支撐。一是強化組織領導，實現檔案信息化管理常態化。領導的重視和支持決定了中學檔案信息化建設的成敗。中學要成立專業化的領導小組，將檔案信息化工作列入重要議事日。加強宣傳引導，引導全校教職工樹立信息化思維，自覺從傳統的檔案理念中走出來，為信息化建設奠定思想基礎。二是強化業務水平，實現檔案管理工作專業化。組織檔案工作人員進行檔案管理方面的專業知識和技能培訓，認真學習辦公軟件系統操作，重點鉆研教學檔案、文書檔案、財務檔案、項目檔案的信息化工作，熟悉信息化流程和服務利用。三是強化制度建設，實現檔案管理的科學化。結合學校檔案管理工作實際，制定《檔案信息化規范流程》《檔案保密制度》《檔案查詢利用》等規范，完善檔案的立卷歸檔、信息化安全保管、調閱、檔案利用等各方面內容，使檔案信息化管理有章可循，實現檔案管理的規范化、標準化和科學化，確保全部檔案資料齊全完整、高效利用、安全可靠。

參考文獻

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[3]紀復勇，改變“有車缺油”和“有槍沒彈”的尷尬 山東省寧陽縣教育局[N].中國教育報，2017（04）：29.

作者簡介：公衍國，大學學歷，山東省臨沂第三十九中學館員，研究方向：檔案管理。