數(shù)智賦能檔案服務(wù)的微觀機理與效應(yīng)剖析

■袁少瓊，李秀麗

（1.廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院，廣東 珠海 519000；2.嶺南師范學(xué)院，廣東 湛江 524000）

數(shù)智賦能作為一種新興的技術(shù)方向，正在逐漸應(yīng)用于檔案服務(wù)領(lǐng)域。通過運用先進的數(shù)字技術(shù)和數(shù)據(jù)分析方法，數(shù)智賦能可以提高檔案管理和服務(wù)的效率、準確性和可靠性，從而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗。本文通過對數(shù)智賦能在檔案服務(wù)中的微觀機理和效應(yīng)進行深入剖析，從數(shù)據(jù)數(shù)字化、智能化、可視化和安全性等方面入手，探討數(shù)智賦能對檔案服務(wù)的影響和作用。通過本文的研究，可以更加深入地了解數(shù)智賦能在檔案服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展趨勢，為進一步推進數(shù)字化檔案管理和服務(wù)提供有益的參考。

一、數(shù)智賦能檔案服務(wù)的理論基礎(chǔ)

檔案管理是指對構(gòu)成檔案內(nèi)容信息的基本粒子及其形成、聚合、運動的深層機理進行分析和探索。因此，從微觀層面深入分析和研究檔案內(nèi)容信息的內(nèi)在機制，可以更好地認識檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的緊迫性需求。同時，通過深入分析數(shù)據(jù)和記錄之間的因果關(guān)系，以及檔案和記錄的邏輯聯(lián)系和微觀結(jié)構(gòu)，可以探究數(shù)據(jù)和檔案的共存機制和演化路徑，從而為當(dāng)前中國的檔案數(shù)字化實踐提供基礎(chǔ)理論指導(dǎo)。

（一）檔案作為記錄載體的內(nèi)在結(jié)構(gòu)

檔案的記錄殼層結(jié)構(gòu)模型包含四個層次（見圖1），分別是記錄核、記錄幔、記錄殼和記錄表。這個模型類似于地球地質(zhì)構(gòu)造的殼層結(jié)構(gòu)，由內(nèi)向外分別為：記錄核(Record Core) 是指檔案文本中承載著核心信息的部分，可以反映檔案形成者對于特定歷史時期社會系統(tǒng)各類實體及其屬性、關(guān)系的描述結(jié)果。記錄幔(Record Mantle)是指在記錄因子之外的檔案文本中存在但語義關(guān)系不明確的命名實體符號，如人名、機構(gòu)名、地名、物品名等。這些命名實體雖然不屬于核心語義信息，但仍是檔案內(nèi)容信息的重要組成部分。記錄殼(Record Crus)是指記錄的物質(zhì)載體，是任何可以承載語義符號的現(xiàn)實物質(zhì)，在實踐中一般分為紙質(zhì)載體和電子載體兩種類型。記錄表(Record Surface)是指附著于記錄載體之上的自然語言文本或其他符號，用于對特定歷史時期社會系統(tǒng)狀態(tài)特征及其演變過程進行表達和描述[1]。

圖1 檔案的記錄殼層結(jié)構(gòu)模型

這個模型描述了檔案作為記錄載體的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和信息內(nèi)容，可以幫助人們更好地理解和使用檔案信息。

（二）數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系演化歷程

隨著歷史的不同階段，數(shù)據(jù)和檔案之間的關(guān)系會呈現(xiàn)不同的重要性和層次。在20 世紀80 年代前后，主要的技術(shù)驅(qū)動因素是辦公自動化，這促進了數(shù)據(jù)和檔案之間的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)是輔助檔案管理的附屬資源；在20 世紀90 年代，計算機輔助檔案管理成為主要驅(qū)動因素，檔案管理元數(shù)據(jù)成為關(guān)注的焦點；而2000 年以后，隨著“檔案數(shù)字化”和“電子文件管理”的興起，數(shù)據(jù)和檔案的重要性逐漸平衡。檔案管理元數(shù)據(jù)仍然非常重要，但是現(xiàn)在它涉及更多的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和檔案內(nèi)容信息。近年來，數(shù)據(jù)的重要性不斷凸顯，“檔案數(shù)據(jù)化”成為推動粗粒度檔案文件管理向細粒度檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素，數(shù)據(jù)成為整體性管理的中心，RDF 數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)本體ADO 成為關(guān)鍵性資源。

總體上，數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系經(jīng)歷了三個階段，從以檔案為中心，數(shù)據(jù)為輔助資源，到數(shù)據(jù)與檔案并重，再到以數(shù)據(jù)為中心的整體性管理。這個演化過程打破了不同階段對用戶檔案利用的制約，使得用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)直接獲取與其需求高度契合的精準化檔案內(nèi)容信息，不再需要以人工閱讀方式在相關(guān)檔案文件中查找所需內(nèi)容。同時，每一類新型檔案管理和檢索工具是在之前階段檔案信息化建設(shè)實踐基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，不會影響原有檔案管理模式的正常運行。

（三）數(shù)智賦能檔案服務(wù)的相關(guān)理論

波普爾在三個世界理論的基礎(chǔ)上提出的“信息三個世界”理論，該理論將現(xiàn)實世界、信息世界和機器世界三個層面聯(lián)系起來，為人們理解數(shù)據(jù)與檔案之間的關(guān)系提供了參照體系[1]。在過去，檔案管理活動主要是在“信息世界”中進行，依靠文本、圖像等類型的檔案，而數(shù)據(jù)庫等機器工具只是輔助資源。但隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理活動開始在“信息世界”和“機器世界”中并存，成為一種非平衡型的共生形態(tài)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們開始認識到數(shù)據(jù)與檔案是密不可分的資源，需要同時兼顧數(shù)據(jù)管理與檔案管理，呈現(xiàn)出相對平衡的雙軌共生關(guān)系。而在數(shù)智賦能下，將檔案文本轉(zhuǎn)化為機器可處理的數(shù)據(jù)，例如，利用RDF 數(shù)據(jù)生成檔案數(shù)據(jù)本體ADO 等新技術(shù)，成為檔案管理的新趨勢。在未來，檔案管理活動可能會進入一個新的時代，以“機器世界”為中心、以“信息世界”為表征的雙軌融合型共生時代。這個時代下，機器和信息將會共同作為檔案管理活動的核心要素，并相互融合以達到更高效的管理目標。

（四）數(shù)智賦能檔案服務(wù)的微觀機理

數(shù)智賦能檔案服務(wù)的微觀機理主要是基于檔案的記錄殼層結(jié)構(gòu)模型和三個世界理論，應(yīng)用數(shù)智技術(shù)實現(xiàn)數(shù)智賦能。

檔案的記錄殼層結(jié)構(gòu)模型提供了一個基于檔案的信息組織和管理的框架，包括不同層次的記錄單元、記錄組織和記錄關(guān)聯(lián)等內(nèi)容。這種結(jié)構(gòu)模型可以使檔案信息的存儲、檢索、利用和分析更加高效和便捷。通過數(shù)智技術(shù)，如自然語言處理、機器學(xué)習(xí)、知識圖譜等，可以更好地理解和分析檔案信息的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案信息的智能化加工和應(yīng)用。

三個世界理論提供了一個理論框架，用于描述信息的不同層次和類型，包括個體心智世界、符號交互世界和物理世界[2]。通過這個理論，可以更好地理解檔案信息的內(nèi)涵和意義，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息的知識化整合和智能化應(yīng)用。

數(shù)智技術(shù)，如自然語言處理、機器學(xué)習(xí)、知識圖譜等，可以幫助檔案管理機構(gòu)更好地理解和分析檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的智能化加工和應(yīng)用。例如，可以利用自然語言處理技術(shù)對檔案文本進行自動化處理和抽取，將其轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，方便后續(xù)的分析和利用；可以利用機器學(xué)習(xí)技術(shù)對檔案信息進行分類和推薦，實現(xiàn)個性化的信息服務(wù)；可以利用知識圖譜技術(shù)對檔案信息進行語義化整合，建立檔案信息之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)知識的跨領(lǐng)域應(yīng)用[3]。

綜上所述，數(shù)智賦能檔案服務(wù)的微觀機理主要包括，檔案的記錄殼層結(jié)構(gòu)模型、三個世界理論和數(shù)智技術(shù)的應(yīng)用。通過這些機理的相互作用和協(xié)同，可以實現(xiàn)檔案信息的智能化加工和應(yīng)用，為各個領(lǐng)域提供更加高效、更加便捷的信息服務(wù)。

二、數(shù)智賦能檔案服務(wù)的應(yīng)用場景與特點

為更全面地認識數(shù)智賦能技術(shù)在檔案服務(wù)領(lǐng)域的優(yōu)勢和局限性，分析應(yīng)用場景與特點，從而更加客觀地評價數(shù)智賦能在檔案服務(wù)中的作用和價值。

（一）數(shù)智賦能檔案服務(wù)的應(yīng)用場景

數(shù)智賦能在檔案服務(wù)領(lǐng)域具有廣泛的應(yīng)用場景，主要包括以下幾個方面。

1.數(shù)字化檔案管理

數(shù)智賦能可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和存儲。數(shù)字化檔案管理可以提高檔案信息的可訪問性和可用性，為用戶提供更加便捷的服務(wù)。隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進步，數(shù)字化檔案管理逐漸成為檔案管理的主要形式。許多檔案服務(wù)機構(gòu)已經(jīng)推廣數(shù)字化檔案管理，并逐步完善相關(guān)的技術(shù)和管理體系，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.檔案信息挖掘

數(shù)智賦能可以通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，對檔案信息進行深入挖掘和分析，發(fā)掘出其中有價值的信息。檔案信息挖掘可以幫助用戶更好地了解檔案信息，為用戶提供更加精準的服務(wù)。

3.智能化檔案檢索

數(shù)智賦能可以通過人工智能等技術(shù)，實現(xiàn)智能化的檔案檢索和查詢。利用人工智能、自然語言處理等技術(shù)，智能化檔案檢索可以實現(xiàn)精準的檔案檢索和查詢，提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為用戶提供更加高效的服務(wù)。

4.客戶化與可視化

數(shù)智賦能可以根據(jù)客戶的需求和要求，定制個性化的檔案服務(wù)方案，為用戶提供更加貼心的服務(wù)。客戶化檔案服務(wù)可以提高用戶的滿意度和忠誠度，促進服務(wù)商與用戶的深入合作。數(shù)智賦能還可以將檔案信息以可視化的形式呈現(xiàn)，讓用戶可以更加直觀地了解檔案信息。檔案信息可視化可以提高用戶對檔案信息的理解和認知，為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

（二）數(shù)智賦能檔案服務(wù)的特點

數(shù)智賦能檔案服務(wù)具有數(shù)字化管理、智能化服務(wù)、客戶化服務(wù)、數(shù)據(jù)挖掘和分析、高效性和安全性等特點，是檔案管理和服務(wù)的一種重要形式。一是實現(xiàn)數(shù)字化管理。數(shù)智賦能檔案服務(wù)具有數(shù)字化管理的特點。通過數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理和服務(wù)實現(xiàn)了全面數(shù)字化，實現(xiàn)了信息化管理和智能化服務(wù)。二是具有智能化服務(wù)。通過人工智能、自然語言處理等技術(shù)，實現(xiàn)了檔案信息的智能檢索、智能分析和智能推薦等服務(wù)，提高了服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。三是數(shù)智賦能檔案服務(wù)具有數(shù)據(jù)挖掘和分析的特點。通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，挖掘出有價值的信息和知識，為用戶提供更加精準的服務(wù)。四是數(shù)智賦能檔案服務(wù)具有高效性和安全性的特點。通過數(shù)字化管理和智能化服務(wù)，提高了服務(wù)效率和質(zhì)量。同時，通過數(shù)據(jù)保護和安全管理等措施，保證了檔案信息的安全性和可靠性。

三、提高數(shù)智賦能檔案服務(wù)的效應(yīng)微觀層面路徑

（一）檔案平臺數(shù)字化

數(shù)字檔案平臺是利用數(shù)字技術(shù)手段，集成、管理、共享全社會數(shù)字化檔案資源的開放平臺。數(shù)字檔案平臺可以實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理、全文檢索、多媒體展示、數(shù)字化保護和長期保存等功能，為檔案管理和服務(wù)提供了全方位的支持。通過構(gòu)建數(shù)字檔案平臺，可以實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，同時也可以促進檔案資源的共享和利用。

1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案平臺的核心。該系統(tǒng)可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、管理、查詢、共享和保護。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時，需要考慮系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)據(jù)安全、接口集成等方面的問題。智能化管理系統(tǒng)需要具備多維度的數(shù)據(jù)分析能力，包括數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)可視化等功能，可以為檔案管理者提供數(shù)據(jù)分析和決策支持。

2.推行檔案數(shù)據(jù)基因系統(tǒng)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)基因系統(tǒng)建設(shè)可以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可靠性。“檔案數(shù)據(jù)基因系統(tǒng)”是建立國家檔案大數(shù)據(jù)體系的基礎(chǔ)規(guī)則，通過相關(guān)規(guī)章和技術(shù)規(guī)范作為行業(yè)標準，由國家檔案行政機關(guān)推行，以確保檔案數(shù)據(jù)化成果的規(guī)范性和邏輯的一致性，同時減少耗時費力的檔案數(shù)據(jù)整合任務(wù)。這些規(guī)范和標準的推行可以大幅提高檔案數(shù)據(jù)化的效率和質(zhì)量，為檔案管理提供更好的支持和保障。具體內(nèi)容為：建立數(shù)字化檔案標準，包括數(shù)字化檔案的格式規(guī)范、數(shù)字化過程的標準流程和數(shù)字檔案管理的規(guī)范要求等。此外，還需要制定數(shù)字檔案質(zhì)量控制標準和數(shù)字檔案的備份和恢復(fù)標準等，以保障數(shù)字檔案的可靠性和完整性。

3.實現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和互聯(lián)互通

數(shù)字化檔案平臺的最終目標是實現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和互聯(lián)互通，便于各部門之間的信息共享和協(xié)作。通過建立跨機構(gòu)、跨地域的信息共享平臺，使得各個部門、單位之間能夠共享檔案信息和資源。同時，還需要加強檔案數(shù)字資源的共建共享，實現(xiàn)數(shù)字化檔案互聯(lián)互通，使得不同機構(gòu)和地區(qū)的數(shù)字檔案資源能夠互相訪問和使用。實現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和互聯(lián)互通需要考慮到數(shù)字檔案的安全、數(shù)據(jù)格式兼容性等問題，可以通過建立數(shù)字檔案的交換平臺和制定數(shù)字檔案數(shù)據(jù)交換標準等來實現(xiàn)。

（二）管理技術(shù)虛擬化

1.推廣數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名技術(shù)是一種基于密碼學(xué)原理實現(xiàn)的電子認證技術(shù)，可以用于保證電子文檔的完整性、真實性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有簽名和印章來確保檔案的真實性，但是數(shù)字檔案在互聯(lián)網(wǎng)上的傳輸不具備這樣的功能，因此，需要借助數(shù)字簽名技術(shù)來實現(xiàn)身份驗證。在檔案服務(wù)中，數(shù)字簽名技術(shù)可以用于實現(xiàn)檔案鑒別、審計、檢索、傳輸和存儲等環(huán)節(jié)的電子認證。通過數(shù)字簽名技術(shù)，可以有效防止檔案篡改、丟失和偽造，提高檔案服務(wù)的可信度和安全性。有效解決檔案信息傳送的身份驗證問題，首先，建立數(shù)字簽名驗證體系。確保接收者能夠?qū)ξ募系暮灻M行核實，如果雙方對于簽名的真?zhèn)未嬖诋愖h，則需要第三方進一步驗證簽名的真?zhèn)蝸泶_定事實。這樣可以保證數(shù)字檔案在傳輸過程中的真實性和完整性。其次，建立強制簽名確認機制。在文件發(fā)送完成后，要求發(fā)送者承認自己對文件的簽名，確保數(shù)字檔案在傳輸過程中不會被篡改。如果發(fā)送者不確認簽名，文件則無法傳輸，這樣可以有效地防止信息發(fā)送者否認簽名，保證檔案的安全性。最后，限制簽名權(quán)限。數(shù)字簽名技術(shù)確保只有信息發(fā)送者可以簽名，其他任何人皆不可偽造簽名或篡改傳送的信息。因此，在數(shù)字檔案服務(wù)中需要限制簽名權(quán)限，只有授權(quán)人員才能簽名。

2.構(gòu)建云計算體系

云計算體系是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的計算和數(shù)據(jù)服務(wù)體系，可以實現(xiàn)資源共享以及易擴展性等功能。在檔案服務(wù)中，云計算體系可以用于實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、處理和分析，提高檔案服務(wù)的響應(yīng)速度和質(zhì)量。同時，云計算體系還可以實現(xiàn)檔案服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析等手段，為檔案管理和服務(wù)提供更加科學(xué)、精準的支持。

（1）建立云存儲體系

云存儲是一種基于云計算技術(shù)的存儲方式，它將數(shù)據(jù)存儲在互聯(lián)網(wǎng)上的遠程服務(wù)器上，用戶可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)訪問數(shù)據(jù)。建立云存儲體系可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲、共享和備份。同時，云存儲可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余備份，保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在建立云存儲體系的過程中，需要選擇穩(wěn)定可靠的云服務(wù)提供商，保證存儲空間、訪問速度和數(shù)據(jù)安全。

（2）搭建云計算平臺

搭建云計算平臺可以為檔案管理工作提供更加高效、智能的服務(wù)。一是通過建立全文檢索引擎和搜索算法，用戶可以通過關(guān)鍵字、時間等多種檢索方式快速找到需要的電子檔案，提高檢索效率。二是提供大規(guī)模數(shù)據(jù)分析服務(wù)，使得檔案管理可以對檔案數(shù)據(jù)進行動態(tài)分析，例如，數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)聯(lián)分析、預(yù)測分析等。這些分析結(jié)果可以為檔案管理提供更加準確、全面的數(shù)據(jù)支持。三是提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)服務(wù)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、丟失等問題，可以及時通過云端備份的數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。

3.開發(fā)云應(yīng)用服務(wù)

云應(yīng)用服務(wù)是指基于互聯(lián)網(wǎng)的一種軟件服務(wù)模式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將軟件、硬件等資源提供給用戶使用，用戶無需安裝在本地計算機上，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行訪問和使用。在檔案管理中，云應(yīng)用服務(wù)可以具有很多便利和優(yōu)勢，可以支持多種業(yè)務(wù)場景。開云應(yīng)用服務(wù)可以包括，檔案數(shù)字化處理、檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析、檔案共享和交流等。

首先，云應(yīng)用服務(wù)可以提高檔案管理的靈活性和可擴展性。由于檔案管理涉及大量的數(shù)據(jù)和信息，需要相應(yīng)的硬件和軟件支持。使用云應(yīng)用服務(wù)可以避免購置和維護大量的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，可以根據(jù)實際需求對服務(wù)進行擴展和收縮，從而降低檔案管理的成本和風(fēng)險。其次，云應(yīng)用服務(wù)可以提高檔案管理的安全性和可靠性。云服務(wù)提供商會投入大量的資源和技術(shù)保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，例如，數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)、安全認證等，可以有效防范數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。最后，云應(yīng)用服務(wù)可以提高檔案管理的效率和協(xié)作性。云服務(wù)可以實現(xiàn)多人協(xié)作，不同部門和用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問同一份檔案資料，可以實現(xiàn)信息共享和協(xié)同處理，大大提高了工作效率和協(xié)作效果。