探討企業數字化轉型下財務共享相關問題及措施

■郭瑞敏

(太原城市職業技術學院，山西 太原 030027）

一、財務共享服務模式相關內涵

財務共享模式于20 世紀80 年代出現，最初起源于國外，其具體分為任務分配、處理和存檔三個步驟，普遍基于企業的長期發展戰略，通過特定的系統搭建、組織架構、再造流程及管理運營，在提升價值的同時節約成本，不僅可以提高工作效率，對于企業成本效益的控制也起到了關鍵作用。其本質上屬于分布型管理模式，借助計算機信息技術以及大數據平臺，實現財務與業務之間的合作協同。財務共享服務模式是互聯網技術和財務發展到一定階段的必然產物，充分適應時代發展的潮流，相對于傳統財務的管理形式，應用財務共享服務模式，可以讓企業內部的財務業務流程得到有效簡化，使得財務人員能夠不再被復雜繁瑣的處理程序約束，從重復的工作中解放出來，將更多的精力投入到高難度的工作中，從而推動財務職能轉變與升級，這在企業發展方面發揮著重要意義。讓財務工作能夠通過財務績效評價與全面預算管理等方式，為運營目標提供更為有效的決策支持。

二、企業財務數字化轉型的重要性

隨著大數據時代的到來，云計算、互聯網、人工智能、區塊鏈等已經融入我們生活的方方面面，改變著每個人的生活方式，時刻提醒著我們進入了數字化時代，當前數字化逐漸成為信息化時代的發展特點，對于企業來說，要適應時代發展趨勢，唯有加快自身的數字化轉型，盡快投身于數字化潮流中，不斷提升自身的核心競爭力，并將數字化轉型作為企業管理的戰略核心。財務工作作為企業核心，通過數字化轉型，能夠全面監管財務工作，讓財務工作效率得以提升，共享財務信息，實現對財務的精細化與統一管理，提升市場的競爭力。企業財務的數字化轉型過程中，其核心主要體現在三個方面。第一，實現客戶間的數字化連接。以大型企業為例，若與客戶間無法實現實時傳遞數據，無法全面了解客戶的具體情況及實際需求，就會在遭遇問題時無法及時采取有效措施予以處理。第二，實現供應商間的數字化連接。數字化轉型過程中，要全面了解供應商情況，詳細知曉供應商和其他企業間的交流，并對新技術進行分析，了解其對于供應商的影響。第三，實現投資主體、政府、銀行與債權人之間的數字化連接。企業公開自身財務信息后，可以從投資主體、政府、債權人與銀行方面獲得更大信任，提升自身信譽程度，進而降低運營成本。

三、企業財務共享服務的必要性

（一）促進財務管理制度標準化發展

集團公司與分子公司的財務部門在規則理解方面存在差異，子公司經常出現標準不一致，數據來源不統一，數據挖掘不徹底，核算方法不一致，對集團公司的策略理解不到位，甚至業務操作不規范等情況。通過財務共享服務，能夠集中處理某一特定服務，通過對流程和標準進行統一，促進財務管理制度的標準化發展。

（二）促進財務人員轉型，提升其專業化能力

分子公司較多會出現各自為政的情況，導致總部管控效果下降。財務共享服務讓集中管理替代分散管理，有助于在財務人員內部實現專業化分工，提升專業程度。針對當前各分子公司財務人員工作中大部分為基礎核算的情況，把大量的時間和精力投入簡單重復的工作中，推行財務共享服務，可以讓其將重心轉移到核心業務，讓財務人員擁有更多的精力和時間開展高增值業務活動，提升財務人員自身業務的同時，使企業的核心競爭力也得到提升。

（三）使企業的財務管理成本下降

所有的分子公司都需設立財務部門，所以集團內財務人員隊伍龐大，存在較高的管理費用與人工成本，工作效率也低下。通過共享服務部門的設置，對組織結構進行調整，再造財務流程，減少審批環節，讓工作效率得到進一步提升，使財務管理成本下降，同時形成了一個以大數據為中心的財務圈，實現移動化辦公，跨部門跨企業合作。財務部門只是企業的一個部門，在實際工作中，還需要和采購部門、倉儲部門等實現工作的對接，財務共享之下，整個企業打通了財務與業務、企業內部到外部的溝通渠道，大大提高了企業的整體凝聚力，降低了管理成本。

（四）提升企業的財務支撐效率

通過財務共享服務，能夠整合處理相同的經濟業務，實現解決一個問題、解決一類問題，在短時間內能夠迅速收集到所需信息，建立相應的數據模型，并對數據及時處理，使得財務支撐的工作效率得以提高。財務人員在外出的情況下，通過電腦、手機等移動設備能實現輕松辦公。財務共享的實現，使得辦公的時間和地點也不受限制，工作場合和工作應酬變得更加靈活，企業高管人員也可以隨時隨時查閱企業信息，進行監管。

四、數字化轉型背景下企業財務共享服務存在問題

（一）流程設計與制度管理存在欠缺

數字化轉型背景下，財務共享流程的設計合理性，對其模式的完善性與共享效果產生直接影響。例如，若財務報銷單據未滿足相關規定，一旦將此類報銷單據發送出去就無法繼續修改，出現問題會被退回，為簡化工作流程，財務人員選擇修改單據金額，并低于原始金額，后續填補單據漏洞時，會耗費大量的精力。再如，對于費用報銷處理工作，企業員工參與度較高，若相關制度存在諸多漏洞，會導致報銷工作的準確率和效率低下。報銷費用的過程中存在授權審批環節，對于差旅費的授權審批，若制度存在漏洞，就有可能導致工作環節出現問題。此外采購和應付流程設計的影響程度也較大，該工作和單據的提交、授權審批采購費用及支付等工作直接相關，常見付款方式為預付賬款和掛賬付款等，若企業組織設計的采購及應付流程缺乏健全的管理制度，會影響付款單據信息準確性，影響處理流程的規范性。

（二）風險管控存在問題

企業經營工作全過程存在風險，項目開發、財務數據信息共享、業務處理、構建與升級信息系統等都可能存在諸多風險。如業務處理環節，業務處理的風險直接受財務共享系統的可操作性、財務人員專業能力及業務處理流程規范性影響，未能及時升級財務共享系統，財務人員專業能力較差，或業務處理流程存在漏洞，這些可能導致業務風險的增加。此外，企業擴大自身經營規模，每天會形成諸多單據報銷申請，一旦出現延誤報銷或錯誤報銷情況，就會出現相關風險。信息系統角度方面，建立和使用財務共享服務模式，需要擁有諸多先進信息化技術支持。若企業自身的信息化水平相對低下、區域網絡波動較大，財務數據信息的安全性和傳遞及時性產生影響。同時，財務人員和其他工作人員的非規范操作，或未能明確區分職責，嚴重影響數據的安全傳輸，出現信息不對稱的問題，降低企業會計信息的質量，讓財務共享服務中心失去應有作用。

（三）財務人員自身專業水平不足

建立和應用財務共享服務中心，使得財務人員面臨更高的要求，財務人員在掌握自身專業知識的基礎上，還需要具備較強的計算機能力，掌握信息化的管理技術，能對大量的數據進行處理和挖掘。我國中小企業中，部分財務人員的專業水平存在不足，對于大數據技術的掌握有一定的困難，且自身的工作思維與傳統理念未能得到轉變，無法緊跟時代的發展，更多場合之下，財務人員更加傾向于在自己熟悉的崗位上，處理自身熟練的工作，不愿意接受新技術，有意規避個人認知外的風險，導致對于財務共享服務的相關工作無法有效勝任，缺乏較強的財務共享意識。

五、數字化轉型背景下企業財務共享服務相關措施

（一）對流程設計方案與管理制度進行優化

財務共享服務模式屬于全新的財務管理模式之一，不同企業在此方面的構建存在一定區別，主要體現在四個方面。第一，建設財務共享服務中心的目標存在區別；第二，運營財務共享服務中心的模式存在區別；第三，定位財務共享服務中心的職能存在區別；第四，建設財務共享服務中心的模式存在區別。在對設計方案和流程及管理制度進行優化的過程中，需要充分結合企業實際情況，考慮這些方面的差異。針對流程設計存在的欠缺，要按工作需求，量化流程并科學控制。例如，處理費用報銷單據時，務必按日常單據報銷量大、人員參與度高等特點，合理應用信息化技術，讓企業報銷費用單據流程的自動化處理能力得以提升，通過相關管理制度，規范和約束處理費用報銷的流程。報銷差旅費方面，要增加事前申請這一環節，按企業具體情況，合理確定常規性的單據報銷事項及種類，確保操作標準和流程的指導方案合理與完善，盡量降低人為方面因素的影響。就員工所提交的事前申請及報銷申請，因歸入常規信用審批，交由管理系統完成自動的審批和核對。針對特殊報銷申請，須按相關標準落實上級審批的制度，讓費用報銷更為合理。針對授權審批流程不合理的情況，要按企業內部情況采取必要的分析工作，增設加簽審批流程，保障業務處理效率，提升審批流程準確性。在設計企業采購及應付流程時，嚴格遵守統一性、規范性與標準化原則。制定企業付款業務的詳細操作流程、填寫單據的格式、申請材料的審批流程的標準。此外，需要對工作人員的操作行為予以規范和約束，在考核體系增加日常工作行為。并充分結合信息化時代的特點，及時更新采購與應付流程中的付款申請功能，讓工作人員對于業務流程的處理進度及時了解，避免工作失誤。

（二）健全風險控制機制

要結合企業的戰略發展目標，根據不同風險的確定性及層次性，就企業自身的具體情況，完善風險的等級處理制度，確保相關緊急事項擁有對應的處理方案。突發情況的出現會對企業造成高風險威脅，財務共享模式下，多個緊急事件同時出現，會導致管理人員及系統的判斷受到影響，一旦出現判斷失誤，就會對其處理效率產生影響，并導致更大的風險。所以，必須要在企業審批流程中增加緊急事項的處理，并根據緊急事項的對應等級落實必要的審批工作，對緊急事項、常規事項與特殊事項正確區分，確保處理措施正確合理，讓事項的處理效率與質量得到有效提升。此外，財務共享服務模式下的企業內部業務流程連接更為緊密，所以，通過加強手機、對講機、ipad 等移動智能終端和財務共享服務平臺的連接，強化信息傳輸的準確性。通過對單據審批與客戶服務平臺渠道的拓展，讓信息系統的應用效果得以提升，確保財務信息系統得以高效、標準且規范的運行。

（三）強化企業財務人員專業能力

數字化轉型背景下，企業需根據會計崗位，對財務人員予以引導，促進其提升自身的專業技術操作、創新經營管理與領導能力。

專業技術操作能力方面，要求初級財務人員能夠完整的獲取并正確分析管理會計應用環境相關信息，落實成本管理工作，并能夠對人工智能正確應用。中層財務管理人員，需要能夠熟練且正確應用管理會計工具方法，落實企業內部控制，對各類財務風險正確識別。在日常工作中，要就各類戰略選項提出建議，提升企業戰略高度。并落實全面預算管理質量，結合企業實際情況科學調整財務預算。預算執行過程中，需予以全面監督，避免其流于形式。會計人員需編制完善的預算報告，并及時上交上級部門，確保在財務決策制定和戰略方案制定方面起到必要的輔助作用，有效降低企業財務與經營風險的出現幾率。高級財務人員要能對大數據處理技術熟練應用，通過云計算相關功能持續強化企業對重大風險的應對能力。財務管理必須貫徹落實與時俱進的思想意識，對自身工作方式持續改進，強化大數據資源使用力度，挖掘其所蘊含的高價值信息，并能夠對各類風險有效規避。

經營管理能力方面，財務人員要具備過程管理、項目管理和經營關系管理等方面能力。初級財務人員負責輔助企業落實過程管理工作，對生產、銷售、設備物資采購、資金及庫存的管理流程強化管控。中級財務人員需客觀評估項目的投資風險與收益，強化項目的質量控制，保證項目有序進行，以在此基礎上獲得期望收益；高級財務人員的經營能力主要體現在經營關系管理能力方面，一般對內和對外關系共同組成經營關系，對內是指強化財務和其他部門間的交流合作，協調各部門間關系；對外是指企業和產業鏈上下游及稅務機關、工商部門間關系。通過對此類關系的妥善處理，能夠更好地實現企業經營目標。數字化轉型背景下，高級財務人員需要通過對財務共享服務平臺的合理利用，實現與各部門間的信息共享溝通。財務人員需持續創新，推動財務管理工作向智能化、信息化和數據化方向發展，以更好的順應時代發展需求。融資工作開展時，財務人員需努力適應市場的多變性，積極拓展多個融資渠道，借助財務信息化管理平臺對財務風險進行預測，并進行財務信息的共享。

領導能力方面，財務人員需具備專業的領導能力，如此才能建立高素質的會計團隊。領導能力分為初級、中級與高級三部分。初級領導能力主要為業績驅動能力。要求初級財務人員在掌握業績驅動技能同時，落實員工考核，對內部員工績效完成情況進行監督，使得員工業績和企業整體業績得以提升。中級領導能力為建立團隊，并做好相關的培訓與監督管理工作。中級財務人員要能夠建立高質量的管理團隊，確定團隊目標，并就目標科學分工，為團隊成員提供培訓指導，監督其工作全過程，在實現團隊目標的同時，讓企業戰略目標逐漸實現。高級領導能力主要為鼓舞和激勵員工與職業調整。要求高級財務人員憑借自身的專業素養與職業道德，為員工樹立榜樣，引導全體員工認真做好本職工作、恪守職業道德。共同努力，強化財務信息共享，提升企業經濟效益。

六、總結

提升效率與節約成本是財務共享的最初目標，但其絕非企業財務管理發展變革的最終目標。數字化轉型可以促進企業提質增效，在此基礎上需要對財務管理在企業戰略目標實現方面的作用予以充分關注，切實體現共享的價值。企業財務數字化轉型目標的實現，除需依靠構建相關財務共享體系以外，還需要充分結合企業在數字化轉型過程中所存在的各類問題，尋找其中的不足之處。信息化是一把利劍，是大勢所趨，中小企業應該趁著這股潮流，不斷革新，應用共享、數字化的財務管理模式，讓現代財務管理的意義得以充分體現，并保障財務服務的管理效果，促進企業轉型，把企業打造成信息化、規范化的現代化企業，讓企業能夠更快更好地實現自身發展目標，實現可持續發展，促進社會的共同進步。