基于醫院內部控制的合同審計成效

姚遠 貴州省人民醫院

引言

單位實施內部控制主要是指為了達到控制的目標及要求，借助于制定合適制度，提供管理的措施以及執行管理的流程，針對單位中的經濟事項活動風險進行防范和監控的特殊模式，醫院的內部審計是實施內部控制建設監督評價的有效途徑和方法，也是相應的保證。伴隨著醫院的持續性發展，已經簽訂了更多的經濟合同，而合同管理又會涉及醫院經濟活動的全過程，包括醫院的預算管理、采購管理、項目管理、資產管理、合同管理等多個方面的業務內容，這些都是醫院開展經濟活動業務的過程中需要做好風險評估的重點。基于內部控制管理為基礎實施的醫院合同審計，有助于發現其中潛藏的問題，并對風險作評估，了解問題產生的原因，讓醫院的內部控制管理效果得到提高和增強。

一、醫院實施醫院合同審計的主要流程

首先，做好醫院中合同的分類。新醫改政策讓醫院的管理制度及模式產生了較大的變化，根據現行醫院的運行規律及特點，可以將醫院中所掌握的合同劃分為不同的類別，包括醫療設備器械以及維修保養類合同、信息軟件以及維護類合同、服務類合同、基礎建設類合同以及貨物類合同等多元的內容。在分類的過程中，不僅包括合同本身也要涉及合同全生命周期的其他材料和信息，例如針對醫療設備的采購計劃及申請，還有采購預算定額、請購的申請、各項審批的手續流程、投招標文件、材料的驗收入庫、付款記賬憑證以及相關的信息記錄等，這種合同的分門別類管理有助于讓合同審計的效率及質量得到提高，及時發現在合同管理中存在的關鍵問題，并對其做進一步的優化和突破，讓合同在材料的審核效果更加優良，也能在這個過程中了解到醫院實施內部控制管理時存在的缺陷之處，對相關的問題做進一步的解決和革新。

其次，收集以及整理內部控制制度結構體系涉及相關聯的內容以及文件資料都是要收集的重點包括醫院實施內部控制管理的制度流程方案以及相對應的規范性文件，讓基于醫院內部控制的合同審計工作的開展更加順利，也能有相應的參照要求以及各項標準。

再次，對合同審計編制的控制要素進行明確。要根據醫院中不同合同簽訂的需求以及簽訂的過程，簽訂的審批，還有合同條款中的內容細節，合同的解除方式以及合同的執行來對業務流程的控制要素進行相對應的編制，在編制過程中需要進一步明確關鍵的環節以及風險控制的要點、交接內容和信息，做進一步的整理，編制成表單，為相關工作人員實施控制管理也提供說明。這樣的模式相對來說更加完善，其中的細節更加完整和清晰，因此在應用的過程中更具合理性以及條理性，針對性更高，最終呈現出更加優質的成效，展現出合同審計在醫院管理過程中所具有的重要價值和意義，推動醫院進步。

最后，合理應用審計的結果。要將醫院的內部控制作為出發的關鍵點，借助于合同審計途徑來了解在不同的流程業務中存在的不合理問題以及不規范的現象，也能夠尋找其中的薄弱環節和效率較低的狀態，了解到內部控制中的關鍵問題，形成更具可執行性和可參考性的內部控制實施方法，讓內部控制的建議在醫院的發展過程中得到靈活的應用。

二、合同審計中發現存在的主要問題

（一）缺乏醫院專用的合同范本

醫院在建設以及發展的過程中會涉及很多的經濟業務，事實上也會牽扯到諸多的業務部門以及外部交流，在這個過程中簽訂的合同數量相對比較多，他們可以劃分成不同的類型，在前述合同分類環節已經有所體現。根據過去已經簽訂的合同內容，很多情況下使用的都是對方提供的合同文本，而沒有結合醫院自身的情況做好相對應的合同內容文本要求對方在其中簽字，這種合同管理的模式體現出了一定的混亂性，可能工作人員在簽訂合同時并沒有對合同中的細節進行深層次的挖掘及分析，對于簽訂合同雙方的職責以及義務履行的要求都并不明確，因此而導致醫院可能會存在一些潛在的風險，致使醫院的利益遭受到了損失，讓醫院自身的發展受到限制，也會致使醫院的內部控制工作開展比較困難。

（二）醫院合同管理規范性不高

針對醫院中簽訂的各項合同缺乏專人實施管理。具體的歸口部門以及職能部門在實施管理工作中會各自建立Excel 臺賬表單，這種模式沒有辦法保證合同數據的準確性、全面性以及完整性，同樣針對合同進行歸檔管理時的各項要求并不統一和嚴格，合同管理的資料并不是十分完整，在后續追查信息以及獲得關鍵資料時，速度較為緩慢，效率相對較低，也影響到了之后合同執行監督、查詢以及預警等功能的順利實現。醫院中的歸口管理部門并沒有實現及時的合同歸檔管理，在監管的環節存在較大的薄弱之處以及很多的漏洞，存在著監管不足的現象，還有一些醫院中的部門在合同管理上缺乏足夠的認知，甚至在上月簽訂合同的基礎上和對方的單位之間發生業務往來，還可能會出現倒簽合同的現象，致使醫院自身的發展受到了限制及影響。

（三）采購管理質量不高

醫院中有一些采購項目在具體的執行環節并沒有嚴格遵循內部控制的流程，也沒有掌握合適的內部控制方法。針對采購的主體物資，缺乏完善的技術論證、客觀的討論以及市場的調查和分析，雖然有一些采購環節開展了這些工作，也體現出表面化和形式化的現象，包括采購的招投標資料不充足，還有一些具體的采購項目并沒有嚴格按照采購的流程和程序篩選物資的供應商，并與之長期簽訂合同，建立合作關系，或者是整個采購計劃相對比較復雜，在實踐中并沒有嚴格按照最初設定的采購計劃來實施采購的任務，存在著一些臨時性采購的項目。有一些貨物在合同簽訂之前就開始了使用，導致合同管理的流程不清晰，執行的成效相對較弱，出現了醫院補簽合同的現象和問題，致使合同管理工作的實施太過困難。由于當時的醫院并沒有設立專門的物資采購部門來負責物資的采購各項事項的協商和管理，導致醫院中的物資采購缺乏固定的流程和形式，開展的過程中有著明顯的隨意性特點，因而導致相對應的合同管理成效不良，也致使內部控制極度混亂。

（四）付款不遵守合同約定

醫院中某些特殊項目的貨款支付和合同中的規定不匹配，沒有嚴格按照合同的要求來執行，比如，如果醫院購置信息化軟件合同中要求的是在雙方簽約之后交首付，在軟件安裝并且試運行三個月沒有任何問題之后進行驗收，并合格按照實際情況采取分期支付的方式，但也有些醫院在采購信息軟件時，并沒有按照合同中的規定來做支付，他們在收到了信息化軟件之后就一次性付清，因此而導致合同無法得到嚴格的執行，醫院負責付款的申請部門在控制管理的過程中缺乏內控意識，在實際內部控制過程中缺乏足夠的經驗和權限，可能會只憑借自己的經驗來完成管控，因此而導致內部控制太過于隨意付款的管理成效不良，可能會出現潛在的問題，導致醫院中出現貨款流失的現象，還可能會潛藏著合同乙方事項約束力下降的隱患，致使內部控制的成效達不到理想狀態。

三、加強醫院內部控制管理的有效途徑

（一）強化內部控制意識

首先要求醫院針對內部控制問題做進一步的宣傳和推廣，讓一些更加專業的人員前來醫院，為醫院的員工提供知識方面的培訓以及教育，更要求所有的醫院工作人員都能夠及時參與到其中，形成包括醫院的領導以及基層員工共同參與的培訓模式，讓所有的員工都能對內部控制產生認同，自覺主動地配合到內部控制管理的實施過程中，體現出內部控制的優良成效，讓內部控制的價值得到充分體現。也要制定醫院內部控制建設工作的流程及方案，將其看作醫院管理工作中的一個重點，讓內部控制建設工作實現制度化以及常態化的目標，并借助于宣傳和培訓工作。另外，醫院領導也要提高對內部控制建設的高度重視，讓這項制度能真正得到落實，使醫院的員工能學會怎樣使用內部控制制度以及執行內部控制制度，展現出優良的成果[1]。

（二）制定醫院獨屬的合同范本

醫院發展和建設過程中，要求各部門根據自身的業務特點和流程規范對近幾年簽訂的合同做全面以及精細化的整理和參考，在此基礎上對合同的類型做進一步的劃分，并且和財務人員、審計人員以及醫院的法務工作人員相互合作，交流討論，結合有關方面的要求，對醫院中各方面的問題做統一的規范，并針對主要的業務制定醫院讀書專用的合同范本，真正意義上為標準化合同條款管理奠定堅實的基礎，這種方式能幫助維護醫院的合法權益，也能讓合同管理的效率及質量得到升級。現如今，很多醫院中所使用的合同都是往期簽訂的合同，這些合同的內容相對比較豐富，整理起來存在一定的困難，在這些內容的基礎上，編制合同的模板添加有修改的意見，更容易保證醫院的經濟效益，確保醫院的內部控制活動實施順利，經濟業務完成更快，也能夠防止在簽訂其他的類似合同時遇到內容不清晰的現象而影響到合同的效力。

（三）實現信息化合同管理，強化內部控制

醫院的信息化管理平臺中要融入合同管理的功能模塊，減少在合同管理過程中存在的人員操作風險，讓信息的安全問題得到最大程度的提升和保障，讓醫院中的各項交易結果處理更加真實、準確和完整，實現更加長效的合同管理目標。由于醫院中有著不同類別的合同，他們的金額比較大，但采取手工管理的合同管理模式會存在著很多的不足，導致合同管理的信息不夠集中以及實時性不強，對合同進行查找和使用的速度相對比較緩慢等現象，這樣的機制無法滿足當前社會環境下對于醫院提出的要求。近年來，信息技術的使用，對于合同管理產生了更大的影響，合同的信息化管理，能對業務控制的流程做進一步的優化和編制，錄入關鍵的信息內容，進而實現針對合同的全過程管理目標，在此基礎上，醫院的合同管理水平得到了升級，效率得到了增長，同樣有關部門也能在開展內部控制管理的過程中規范各自的行為，提高管理的水平[2]。

（四）設置物資采購部門

醫院可以對設置的機構做進一步的調整，讓物資采購部門獨立于其他業務部門之外單獨負責物資采購工作任務。這就需要對物資采購部門人員的職責范圍以及權限做明確，并針對負責物資采購的工作人員展開系統性的培訓，讓他們樹立更新穎的物資采購管理理念，形成更具現代化的學思維和方法。在醫院內部，這種完善的采購管理部門的構建有利于采購理念的順利落實，也有助于物資采購招標體系的構建，可以讓物資采購工作朝向標準化以及規范化的方向發展，防止在物資采購過程中存在著不良問題而影響到內部控制成效[3]。

（五）強化內部審計

醫院領導應當對內部審計工作加大重視的力度，在其中提供內部監督以及評價內部控制建設的權利，并配備專業的負責內部審計的工作人員，讓人才的作用得到充分的發揮，醫院的內部審計部門要針對審計工作負責，了解審計工作中存在的問題及不規范之處，對其進行相應的處理，這就需要在合同管理制度中對合同的審批流程進行明確和規范，必須經過具體的使用部門、業務管理部門、財務部門、審計部門等多個環節的審批，也會明確審計的主要流程以及管理的辦法，讓審計工作的實施更加順利和方便。醫院中的審計部門要提前審計經濟合同，判斷其是否符合法律方面的規定及要求，是否具備可操作性和可執行性，又是否符合當前醫院的水平和條件，針對醫院的經濟合同開展的事前審計工作，有助于醫院管理水平的提高[4]。

（六）構建完善的內部控制制度

內部控制是醫院全部部門及人員都需要配合的工作，在其中發揮人員的價值及作用，要優化崗位流程，明確崗位職責，也要做好合同管理制度的進一步修訂和優化，遵循合同管理環節不相容崗位相互分離的原則，并采取人員的崗位輪換制度，讓每一個人員都能了解合同管理中不同崗位的具體要求、執行的細則、對合同的簽訂以及履行登記等多方面問題做進一步的確定。將醫院辦公室作為合同歸口管理部門，由合同執行部門針對合同的起草、簽訂以及其中的一些細節做認真的把關，財務部門則需要把控好資金的收付監察，審計部門強化內部控制，讓醫院的內部控制制度更加完善，對合同的審計效果進行保障，最終提高合同管理的水平[5]。

結語

總而言之，醫院內部控制體系的建設對醫院自身的持久發展具有關鍵影響，應當對內部控制的建設情況做進一步的審查和評價，讓醫院的內部控制體系更加優良，風險管理成效更高。經濟合同的管理本身就是醫院管理工作中的重點，在經濟合同的內部控制管理過程中，需要投入更多的精力，加大重視，提出合同審核及管理的有效措施和方法，使醫院的內部控制管理提高到一個更高的水平。