提高檔案管理科學化水平的路徑探討

崔晨

摘 要：目前，檔案管理在我國檔案事業發展中扮演著至關重要的角色，不僅是檔案工作的核心內容，還是現代社會發展的基礎。隨著社會的進步，檔案管理技術也取得了長足的進步，科學的檔案管理不僅有助于推動我國檔案事業的發展，還能有效促進檔案管理工作的創新和完善。因此，加強我國檔案管理的科學性、規范性，是促進檔案管理事業發展的關鍵步驟。本文旨在深入探討如何有效改進和完善，實現其科學化管理，以期為檔案管理的開展帶來積極的影響。

關鍵詞：檔案管理；科學化；新路徑

檔案是一種記錄歷史的方式，也是促進企業可持續發展的關鍵因素。檔案不僅記錄了企事業單位的發展，更集結了一個時代的文化。隨著科學信息技術的進步，為檔案管理提供了非常重要的途徑，在社會經濟高速發展的21世紀，實現檔案管理科學化發展是大勢所趨，也是推動企業檔案管理工作穩定發展的必要條件。檔案管理科學化先要做到信息檢索的科學化，傳統的檔案管理存在紙質卷宗多、翻閱麻煩和查找困難等諸多問題，在信息化背景下，科學的檔案管理可以更好地滿足人們查閱檔案的需求，不僅做到了檔案管理與時俱進，還真正實現了檔案管理的多元化與信息化發展，這些均是檔案管理信息化發展的必然要求。

一、檔案管理工作的作用

檔案管理具有重要的社會意義，是一項具有管理性、服務性和具有重大政治意義的工作。檔案管理工作雖然不能帶來實際的經濟利益，也無法被單純的檔案機構或者個體所掌控，但卻可以為社會發展提供寶貴的資源，包括收集、整理、分析、歸類以及統計等多種方式，從而發揮出其獨特的管理價值。檔案管理系統并非孤立存在，它是社會管理體系中不可或缺的一部分。檔案管理的重要性在于它能夠為社會實踐提供有價值的信息，這與傳統的檔案職能有所不同。盡管檔案部門也致力于研究和編輯檔案，但它們的目標仍然是為了更好地滿足社會需求，并為其服務。因為檔案的重要性涉及國家的安全、發展和繁榮等重大問題，因此，無論是中國還是其他國家，都嚴格遵守保密措施，其中一些涉密檔案將永久封存，只有在規定時限結束時，方可向公眾開放，此類檔案管理的重點在于確保其機密性。檔案管理系統對于建立和維護國家文獻信息體系至關重要，不僅可以提升信息查閱的便利性，而且可以作為社會信息體系的核心支柱。檔案管理無疑是一項重要的工作任務，它既可以為當前的工作提供指導，還可以為未來的發展提供支持，更可以為整個社會帶來持久的發展動力。

二、檔案管理科學化的必要性

1.提升檔案管理時效

從目前情況來看，檔案管理工作涉及的內容和形式具有較為明顯的復雜性特點，提高此項工作的科學化水平，能夠讓工作實效性和科學性充分體現出來，后續管理工作和創新工作就可以正常開展。現階段，人類文明發展速度較快，在這個過程中出現了更加復雜且多元化的檔案種類，檔案的數量也會逐漸增加。企事業單位要想讓檔案管理工作人員積極投入日常工作當中，就要提高他們的綜合素質，使其充分了解日常管理工作中的具體難度，不僅可以有效減輕工作任務量，而且可以讓檔案管理科學化水平得到穩定提升。只有這樣，檔案管理才能發揮出它的作用，發揮它的優越性，為構建和諧社會提供依據，為市民的健康發展創造一個更好的空間與環境。同時，隨著我國在國際市場上的競爭，我國的綜合國力和國際地位得到顯著提高，我們必須從宏觀發展的高度把握好檔案工作的本質，把握好新時期檔案管理工作的重點，從科學文化建設的實際出發，改進工作方式和工作手段，保證檔案管理工作穩定運行。

2.順應數字化發展要求

目前，人們日常生活和工作都會與信息技術、互聯網技術有著緊密的聯系，提升檔案管理科學化水平，能夠將更多信息技術應用到檔案管理工作的各個環節當中，對數字化發展的現實條件綜合考慮，在這個過程中要緊跟時代發展節奏，最終實現檔案管理科學化目的。企事業單位可以根據實際情況建立實體檔案和電子檔案，將規范化管理落實到檔案管理工作中，進一步提高檔案資源整體的開發利用率。各個部門要對文檔資料開展統一管理，還可以向電子文檔數據中心提交，通過相關系統來達到統一管理和集中存儲的效果，提高整體檔案管理工作效率和質量。

3.促進檔案工作順利開展

眾所周知，檔案管理在推進精神文明建設中可以發揮良好的作用。進入信息化時代以來，我國整體的科學技術水平得到了較大程度的提高，外部環境的變化給檔案管理工作帶來相應的影響，檔案管理工作人員要對檔案管理科學化予以足夠的重視。只有具備較高的科學化水平，才能夠將自身價值和優勢充分體現出來，為建設和諧社會奠定良好的基礎。

4.有利于實現檔案管理的提檔升級

隨著經濟社會的發展，檔案的內容變得越來越豐富，種類也在不斷增加，檔案管理工作模式也得到極大的創新和進步，相應的檔案管理工作量也在不斷增加，難度也在不斷提升，這對檔案管理工作提出更高的要求。隨著現代化的推進，傳統的檔案管理方式已無法適應當今的需求，企事業單位必須采用最新的科技管理思想，結合現代化的技術，加強檔案的管理，從而有效促進經濟社會的可持續發展，實現更高的社會效益。這需要檔案管理部門在收集、分類、編目、上架和管理等各個技術環節都有所改進，以提高整體的檔案管理效率。

三、我國檔案管理中存在的不足之處

1.檔案管理意識薄弱

隨著時代的進步，許多企業的管理者開始意識到信息化和數字化的重要性，但對于檔案管理工作的重視還有待加強。他們沒有正確認識自己的職責，在處理檔案管理問題時出現了許多偏差。由于一些檔案管理工作人員缺乏責任感，對于檔案的處理缺乏重視，導致檔案信息不完整、不準確，甚至可能出現檔案損壞的狀況。由于管理者未能充分認識到檔案工作流程的重要性，導致檔案管理工作的推進速度變得緩慢，而且容易出現失誤，從而使得整個發展過程陷入困境。此外，檔案管理人員的綜合素質有待提升，專業技能水平不足，對現代化科學技術不熟悉，就無法以時代發展的視角，整合利用現代化信息技術創新檔案管理對策及手段。

2.檔案管理信息化水平低

盡管信息技術已經廣泛應用于各行各業，但許多單位仍然依賴傳統的工作模式，缺乏現代化的管理能力。雖然一些單位采用了最新的技術和設備設施，但仍然無法充分利用這些資源，也無法有效地實現檔案信息的共享與利用。隨著科技的進步，許多企事業單位開始使用先進的技術來提高檔案管理的效率，但是，由于不同部門之間的溝通不暢，以及使用不同的設備設施和軟件系統，使得檔案管理的標準化和統一化受到了影響，嚴重拖累了檔案管理工作的開展。

3.傳統檔案管理工作機制落后

當前，有的企事業單位檔案管理方式比較落后、流程復雜，不利于檔案的查閱和修改。例如，如果有其他部門工作人員想要查閱相關的檔案資料，需要通過多道檔案查閱手續，浪費了大量的時間和精力。檔案管理仍以紙質檔案為主，不利于檔案的保存和管理，更不利于檔案的信息查閱和共享。隨著技術的進步，傳統的人工檔案管理方法已經無法滿足當今社會對高效、準確的檔案管理的需求，因此，必須采取更先進的技術手段，建立完善的數據庫系統，實施全面的數據共享，提高數據的可靠性和準確性，從而更好地滿足社會的需求。通過科學的方法來提高檔案管理的效率，可以大幅提升檔案管理的整體水平，這將是一項至關重要的任務。通過科學化的檔案管理，可以更有效地解決問題，保證檔案管理工作的順利進行，并能實現工作質量和效率的穩定提升。

四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

1.提升檔案管理人員素養

檔案管理工作有著明顯的復雜性、系統性等特點，該工作在企事業單位占據著不可或缺的位置，相關工作人員面臨的工作壓力和負擔比較大。為了有效應對新時代檔案管理工作中的變化，檔案管理工作人員應該不斷加強學習，重視并充分利用所掌握的知識和技能，以便更好地調整和改進工作流程，提高工作效率和質量。檔案管理工作人員需要與其他部門工作人員相互溝通和交流，為其他工作人員提供相應的支持和幫助，讓他們獲得學習的機會和提升空間，使檔案管理工作的重點和難點得到全面的提升和改進。檔案管理工作人員還要樹立終身學習的理念，充分分析和研究不同的檔案管理環節，在掌握該工作核心的同時，檔案管理工作也會變得更加生動和形象，檔案管理工作才能夠得到有效的突破。

2.提高檔案管理的信息化水平

檔案管理科學化離不開信息設備設施的投入，在此過程中相關部門需要做好增加設備設施的準備，一般情況下需要從軟件和硬件兩方面入手，傳統紙質版的檔案管理形式并不能滿足當下人們對檔案的需求，在促進檔案管理信息化的同時，也要對檔案管理增加計算機方面的應用，保證檔案數據的安全。通過互聯網可以查詢、檢索檔案信息，大幅提升了檔案管理人員的工作效率。由于檔案可能涉及企業內部的機密，所以，一定要做好檔案的安全保護工作。對于一些有保密要求的檔案，更應當增設機密數據管理權限功能，利用電腦端系統，可以實現對機密文件的輸入、保存、更新和移動的全面控制。檔案管理科學化可以實現不同形式、不同格式的檔案存儲，較為常見的有XML或TXT格式，除了文字數據外，較為常見的視頻數據也可以使用MPEG格式存儲。檔案管理信息化建設要配備專業的人員，需要注意的是，有了信息化的檔案管理模式也不能完全摒棄傳統的紙質化檔案管理，因二者各有利弊，很多時候還需要用最原始的檔案方式查證真偽。相比之下，信息化檔案管理更為方便、快捷，在日常的工作中要懂得巧妙應用信息技術，對信息的收集、歸納和整理都要做到有條不紊，游刃有余地做好檔案管理工作，在發揮檔案信息最大價值的同時，也要做好檔案管理的創新發展。

3.應用科學化管理方式

檔案管理利用計算機技術，可以更好地實現云儲存模式，對于一些較為重要的檔案資料可以采取加密的管理方式。在需要查找的時候，需要經過層層審批、上報，得到相應權限才能通過互聯網端借閱檔案。但如果遇到較為緊急和特殊的情況，也可以通過手機端登錄，為檔案的查找開通綠色通道，采取靈活的方式開展權限管理。無論任何單位，其內部檔案管理的性質并不是將信息整理好永久封存，而是要充分發揮檔案的最大價值。同時，一定要注重檔案級別的劃分，對于一些較為重要的檔案要做好保密工作，而對于一些沒有價值的信息可以有選擇地保存，最大化發揮檔案的價值，在提升管理質效的同時，也會進一步提升檔案的經濟效益。科學化管理方式是前提條件，更是不可或缺的內容，隨著時代的進步和社會的發展，各個單位對檔案管理工作提出了新的要求，傳統的檔案管理模式已經不能滿足人們的實際需求，想要更好地實現與時俱進，就應當做到不斷突破傳統，打破瓶頸，不斷創新。在引進先進檔案管理方式的同時，硬件設備設施和軟件系統也要跟上，才能推動檔案管理的科學化開展。

4.轉變檔案管理觀念

近年來，我國的檔案工作取得了巨大的成就，但由于缺乏先進的檔案管理理念，難以應對當今社會對日益增加的檔案數據的需求。為了更好地滿足當前的需求，企事業單位必須迅速改變傳統的工作思維，根據實際情況，不斷完善檔案管理的機制與模式，從而提升科學化管理水準。通過引入先進的信息技術，大幅提升檔案管理信息化水平，有效推動檔案管理走向標準化、規范化和現代化的發展方向。為了更好地實現檔案管理的目標，各部門應當給予充分的重視和加強管理，提升檔案工作者的職業道德，明確檔案管理目標，準確把握檔案工作的核心，以期取得最佳效果。通過全面的檔案管理改革，可以大幅提高檔案管理的效率。

5.積極開展檔案標準化與信息化建設

建立檔案工作的標準化流程，能夠大大提高檔案管理工作的科學化水平。首先，良好的工作環境是必不可少。要想做到工作環境的優化就需要企事業單位投入大量資金和人力，完善檔案工作的基礎設備設施建設，一套現代化的設備會使檔案管理的工作效率得到快速提升。其次，檔案的移交也是檔案管理工作中的重點。提高檔案管理監督的有效性，及時完成檔案的審批、復查和存儲工作，可以盡量避免檔案管理中的失誤，為開展日后工作提供保障。在檔案管理過程中，移交至關重要，它不僅能夠增強監督的有效性，還能夠及時完成審核、檢驗和存儲，從而最大限度地減少管理過程中的錯誤，為日后的工作提供堅實的基礎。

五、結語

在信息技術發展不斷加快的情況下，檔案管理的特殊性會對社會的經濟發展造成影響，所以，構建更加完善的檔案管理體系，提升檔案管理科學化水平，是順應時代發展的需要。本文主要論述了關于提高檔案管理科學化水平的路徑等內容，通過分析可以發現，在如今的檔案管理工作中，科學化、智能化和多元化的檔案管理模式是主要的發展方向，只有跟上時代的發展潮流，適應現階段檔案管理制度，通過科學化的管理手段提高檔案管理的工作水平，建立規范化、科學化的檔案管理體系，才能擺脫傳統被動式的檔案管理模式。同時，在管理模式上，要懂得創新、大膽改革，積極引進先進的管理理念，不僅要注重培養人員的專業能力，還要在管理制度上注重創新，確保檔案管理工作朝著可持續化的方向發展。

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（作者單位：巨野縣人力資源和社會保障局）