城建檔案管理的現狀及對策研究

趙向英

摘 要：城市建設步伐隨著經濟的不斷發展隨之加快，在此形勢下，城市建設項目數量逐年遞增。然而，在城市建設項目發展中還存在較多問題，如城市建設檔案管理力度不高，對城市建設項目的運行和擴建產生了不利影響。在此背景下，本文以城建檔案管理為研究核心，探究城建檔案管理發展現狀，并提出完善建議，供各部門參考。

關鍵詞：城建檔案；現狀分析；對策

城建檔案管理屬于帶有社會公益特點的項目，人們越來越關注檔案管理工作。據調查，在城建檔案管理中，檔案管理人員技能不足、引進的檔案設備設施相對陳舊、檔案管理制度不完善等問題，都影響了城建檔案管理的效率，因此，加大管理力度，實現檔案管理的創新發展刻不容緩。

一、城建檔案管理意義

1.推進城市規劃建設

城市規劃是在原有城市風貌基礎上的新建和改造工程，因實施的工程項目過程不可逆，所以，在建設和規劃中要以城建檔案數據和信息為參照，提升規劃方案的完整性和科學性，在保證市民正常生產生活的基礎上進行針對性的建設。城建檔案管理對工程項目起著指導和借鑒作用，不但可以推進城市規劃的建設發展，對降低工程造價、縮短施工周期都有實際意義。

2.為科學研究提供數據支撐

新時期，人們更加關注外部因素對建筑結構性能的影響，因此，在項目建設發展中，除了關注人身的安全，也要堅持以人為本的原則，為居民提供舒適宜人的居住環境，還要考慮項目工程周期的經濟成本。項目建設會對周邊環境產生污染，也會產生噪聲污染，引發空氣粉塵，對人類的生存居住環境產生了破壞。因此，各部門應響應國家號召，大力推廣和應用綠色施工技術，探究經濟型和環境型綠色建筑。做好城建檔案管理工作，可以參照建筑結構性能結合檔案數據信息，為建設部門提供數據參照，也能保障科研成果的有效性，為推進建筑行業的穩定發展奠定基礎。

3.為項目修繕提供依據

很多早期的建筑已變成了老舊房屋，這些建筑經時間的流逝，內部結構構件開始老化破損，無法發揮原有功能，不但影響居民的人身安全，也不利于社會城市化的穩定發展。我國在此形勢下開展房屋的改造工程，構筑管理平臺，在改造老舊房屋的同時，為房屋的適用性和耐久性提供數據支撐。同時，在城建檔案管理期間能記錄真實有效的建筑信息，了解建筑物的結構類型和應用年限，以此制定針對性的改造方案，如可以采取加固防塌等對策維護建筑后期的使用。

二、城建檔案管理工作發展現狀

傳統的紙質檔案隨著社會經濟的發展和信息技術的完善，已經無法滿足城市發展的需求。新時期，電子檔案的出現可對傳統紙質檔案管理的弊端加以改善，但是紙質檔案并不會被完全取代，檔案管理部門要實現二者的融合，發揮彼此優勢，實現相互依存和取長補短。

1.紙質檔案管理

紙質檔案能對外提供精準直觀的建筑項目信息，方便人員查閱，此種性質的檔案管理具備唯一性，需要的審批流程和簽字環節較多，可以保障文件的真實性。紙質檔案管理雖具有較多優勢，但是在大數據時代，也存在較多問題，建筑項目會涉及大量的數據和信息，給紙質檔案管理帶來了難度。城建檔案資料和數據日益增多，加大了人工作業量，傳統的人工管理在工程量不斷增多的形勢下，容易發生漏頁和錯錄等現象。再加上紙質檔案管理對存儲空間和環境要求較高，需要防火防蟲，對空間規模有較大的需求，給人員查閱帶來了不便。城建工程檔案種類多元，工作人員面對海量的信息無法清晰分類和存檔，一些檔案彼此交叉，內容容易混淆，降低了工作效率，也影響檔案分類管理工作的進行。

2.電子檔案管理

隨著信息技術的不斷發展，各行各業開始將目光聚焦在互聯網平臺的建設上，城建部門也不例外，電子檔案管理對比傳統的紙質檔案管理來說，具備較多優勢，不僅錄入、管理和查詢信息效率較高，還能節省檔案數據存儲的空間，對提升檔案管理效率有實際意義。同時，在互聯網平臺展開檔案備份，能實現跨區域檔案信息的存儲，能夠避免出現數據遺漏和檔案丟失等問題，不但保障了檔案數據信息的完整，也提高了電子檔案管理的力度。在互聯網信息平臺，可以實時發布城建信息內容，做好宣傳和推廣工作，在為建設項目提供數據支持的同時，更好地服務大眾。國家發布的文件中也特別強調要發揮大數據技術優勢，借助電子檔案管理，構筑開放的城建檔案管理平臺，為公眾提供實時查閱數據的機會，以實現共享檔案信息的目的。但電子檔案管理屬于一把雙刃劍，在提升管理效率的同時，也存在不少問題，如容易受到病毒和黑客的入侵，對電子檔案信息的安全性和保密性產生威脅，影響檔案信息的唯一性。再加上電子檔案管理對信息技術和電子設備具備較強的依賴性，一旦設備受損，會導致電子檔案數據的丟失。

三、城建檔案管理存在的問題分析

目前，我國城建檔案管理工作取得了不小的成就，但受到各種因素的影響，導致城建檔案管理工作依舊存在不少問題，如各個地區發展差異大，檔案管理發展不平衡，地區差異明顯，一些經濟更為發達的地區在城建檔案管理工作上效率也更高。同時，各地區發展呈現多樣性特點，構筑的發展路徑、發展模式以及發展思路均有所不同，未設立統一的標準。

1.城建檔案管理意識相對薄弱

近些年，各地區開始將關注重心集中到城建檔案管理工作上，但依舊有一些基層單位在城建檔案管理上存在意識薄弱等問題，關注項目建設，忽略檔案管理，很多人認為，城建檔案管理涉及海量的數據信息，管理起來相對麻煩，不但無法帶來政績，還會為企業帶來較高的成本，在思想和行為上未認識到城建檔案管理的重要性，在工作中缺少責任感。在施工期間，參建單位因施工流程和任務繁雜，未重視城建檔案管理工作，會將建設重心集中在施工質量和資金控制上，等到工程快要竣工驗收之時，才會安排人力、物力突擊收集整理檔案資料，應付各部門的檢驗。此種管理模式無法保障城建檔案工作的準確性和真實性，因數據缺乏成套性，也影響日后工程檔案的管理和應用。與此同時，城建部門構筑的管理機制不夠完善，未能結合大數據和信息技術搭建成熟的管理網絡系統，在梳理部門人員權責和義務上力度不夠，各部門缺少溝通和交流，信息傳遞具備滯后性，影響了檔案數據的完整性。

2.工作人員技能不足，檔案設備設施不夠完善

專業的檔案管理人員是保障檔案管理工作順利進行的基礎，據調查，我國缺少專業的檔案管理人員，甚至一些人員在上崗之前未受到過專業的培訓，掌握的理論知識不足，在面對突發事件時無法發揮應變能力及時解決問題，因技能的不足容易造成歸檔不齊全，案卷不規范等問題，個別地方的城建檔案管理工作出現了空心化的現象。因城建單位未充分認識到檔案管理的重要性，所以招收的檔案人員綜合素質參差不齊，人員招收門檻不高，無法培養出社會需要的創新型和復合型人才。

同時，引進的檔案管理設備設施相對落后。因檔案管理意識薄弱，各部門在基礎設備設施上投放的資金不多，設備簡陋，未能引進現代化的管理設備，無法輔助檔案工作人員完成工作。雖然城建單位會針對檔案管理制定制度和標準，但缺少執行力度，影響檔案管理工作的規范性。還有個別單位在歸檔文件上隨意性較強，未能嚴格按照規范和標準來整理卷宗，導致業務容易出現問題。

3.數字化檔案平臺建設緩慢

城建檔案管理工作中還存在技術力量薄弱，經費不多，基礎設備設施落后等問題，因技術規范和標準不統一，也影響了城建檔案信息化建設的效率。同時，在城建檔案管理工作中，管理系統平臺建設和軟件研發力度不夠。在新時期，城建單位應借著技術發展的東風，發揮大數據技術優勢，建設數字化檔案平臺，提升管理效率，但受到經費較少和信息化人才匱乏的影響，我國城建單位在數字化檔案平臺建設上相對緩慢，影響城建檔案管理的有效性。

盡管現階段的城建檔案管理工作已經與計算機技術有效的融合，但是還經常會因為相互銜接不到位而導致數字檔案平臺建設呈現十分緩慢的現象。如果不能從根本上改變以往數字化檔案建設管理的方式，檔案管理本身的信息轉化也就難以順應社會的發展，嚴重的會直接阻礙我國城建檔案管理工作效能以及優勢的提升。

四、城建檔案管理存在問題的對策研究

1.革新管理思想、完善管理制度

城建單位的管理層要革新傳統的管理理念，了解城建檔案管理的重要性，在內部向員工宣傳檔案管理的內容和價值，讓每一位員工能認識到城建檔案管理的作用。管理層應鼓勵工作人員引導他們在檔案管理中融入創新思維，同時，管理層要盡可能地爭取資金扶持，為城建檔案管理爭取更多的人力和物力。此外，管理層要正確認識檔案管理存在的問題，借鑒其他地區的檔案管理經驗，總結本地區管理經驗特點，在此基礎上解決城建檔案管理問題。

同時，要完善城建管理制度。傳統的檔案管理需要經過各部門的審批，耗費的人力和物力較多，在發展中還會面臨信息被泄露的風險，對此，建立完善的管理制度至關重要，要科學分類工程資料，保留主要文件的審批流程，精簡非主要文件的審批流程，定期對檔案管理工作展開檢查和監督，避免出現信息泄密和丟失現象，管理層要提升工作人員的保密工作意識，在檔案管理期間嚴格落實保密工作第一負責人制度，并定期開展保密自查工作。

不同區域范圍內加強對城建檔案工作機構的分析，并配置專門的工作人員，這樣就能夠保證城鄉規劃以及檔案建設工作的合理開展。通過對以往城市檔案管理思想的了解，也應該創新并升級城建檔案管理制度，進而更好地在網絡環境的應用背景下，為電子檔案的接受與收集提供支撐，促進我國城市檔案建設管理工作的長久以及穩定性發展。

2.加強人才建設和定期更新設備設施

據調查，部分檔案管理人員專業素養較低，掌握的知識不夠，一些工作人員缺少培訓機會，導致理論和實踐能力不足，再加上各部門人員交流不多，業務在發展中存在信息滯后，流程銜接受阻等問題。傳統的管理人員在新時期已無法滿足當前的工作需求。城建檔案管理工作會涉及計算機、管理和工程等領域，作為管理人員要樹立終身學習意識，在生活和工作中主動了解城建檔案業務，合理銜接各專業工作。管理人員也要提升招收檔案工作人員的門檻，定期培訓員工，引導員工樹立創新意識，為培育出復合型檔案人員保駕護航。城建單位可以采購現代化的軟硬件設備設施，采用先進智能的檔案管理技術，進一步培養員工的實踐技能。

城建單位要關注數字化設備設施的更新，對內引進專業的軟件及設備設施，保障其能夠兼容城建檔案系統的數據庫，并要順應城建檔案電子化管理的需求。城建單位要實現城建檔案工作的電子化發展，應按照重點分批和逐步逐層的原則來實施各項工作，在檔案原文電子化發展基礎上，科學、合理地展開異地數據備份工作，將城建檔案管理的作用充分發揮出來，為社會各界和城市項目規劃提供精準的服務。

3.構建城建檔案信息化管理平臺

第一，擴大城建檔案管理信息化應用的范疇。互聯網技術隨著社會的不斷發展，應用的范圍越來越廣泛，為人們的生產生活提供了便捷。因此，城建部門要順應時代發展步伐，將檔案技術和數據資料以電子文件的形式在網絡平臺發布，為外界提供遠程查閱和檢索功能，并構建數字化和影視化的檔案管理平臺。

第二，加大檔案信息化建設的資金投入。政府財政投入是現階段城建檔案管理資金的主要渠道，因此，檔案部門管理人員可以爭取上級領導的支持，爭取多方資金投入，實現信息化基礎設備設施的建設和管理。同時，部門人員在采購設備設施時要參照實際情況選擇主流產品，選擇的技術和設備設施要適用城建檔案管理實際情況，避免片面追求最新的技術和設備，以免浪費資金，通過此種方式為資源共享提供保障。

第三，發揮信息技術優勢，信息管理傳統途徑隨著互聯網技術的發展越來越廣，信息傳播速度也越來越快。借助現代技術，以互聯網平臺為基礎，推進電子檔案管理的信息化發展。城建檔案管理涉及數據眾多，在傳統的管理中，存在分類材料不詳細和資料文件不全等問題，管理人員應發揮先進技術的作用，及時鑒定檔案數據，方便查缺補漏，對提升檔案數據的質量也有現實意義。工作人員要善用信息技術的優勢，創新服務模式，為施工單位和工程設計部門提供電子檔案庫中存儲的設計構圖以及技術信息，便于工程和施工部門參考。工作人員要注意，在應用信息技術的過程中，要在不改變傳統紙質管理模式情況下，對文件的查閱權限進行規定，監督網絡溝通軟件的應用情況，合理應用涉密文件，保障電子數據資料的準確和安全，發揮紙質管理和電子化檔案管理的優勢。同時，實現信息化管理也能全周期開展檔案工作，從前期的接收鑒定資料到整理和入庫，再到后期的數據查詢和應用，都能在信息平臺上完成，保障檔案管理工作得以順利進行。

五、結論

城建檔案管理工作在城市建設發展中起著助推作用，也是保障社會秩序良好發展的基礎，更是做好合理城市規劃的依據。本文分析了城建檔案管理的重要性，探究了新時期城建檔案管理的發展現狀，介紹了紙質檔案管理和電子檔案管理的模式和優劣勢，分析城建檔案管理存在的問題，并在完善管理制度、提升管理人員專業素養和實現電子檔案信息化管理等方面提出了措施，結合了傳統紙質管理和電子檔案管理的模式，對管理流程加以規范，發揮信息技術優勢，盡可能地提升城建檔案管理水準。同時，構筑智能化檔案管理平臺，在為各部門提供便捷，助推城市化的建設和發展。

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（作者單位：泰安市城市建設檔案館）